机关部门章使用管理制度

机关部门章使用管理制度为规范机关部门印章管理，维护印章使用的严肃性、合法性和准确性，保障机关各项工作依法依规有序开展，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《党政机关公文处理工作条例》等相关规定，结合本部门实际，制定本制度。本制度所称“印章”，包括机关单位公章、内设机构章、业务专用章（含合同章、财务章、人事章等）及法定代表人签字章（以下简称“法人章”）。一、管理原则与职责划分（一）管理原则。坚持“统一管理、分级负责、严格审批、全程留痕”原则。印章作为机关行使职权的法定凭证，其使用直接关系公文效力和单位公信力，必须严格遵循制度规范，严禁随意用印、越权用印或违规用印。（二）管理职责。1.办公室为印章归口管理部门，负责统筹制定印章管理制度，组织印章刻制、备案、启用、变更、注销等全周期管理，监督各部门印章使用情况，定期开展专项检查。2.各内设机构（以下简称“用印部门”）负责本部门业务范围内印章的申请使用，对用印事项的真实性、必要性、合规性承担直接责任；部门主要负责人为第一责任人，需严格履行初审职责。3.印章保管人（原则上由办公室指定专人，业务专用章可由用印部门指定专人）负责印章日常保管、用印登记及台账管理，对用印操作的规范性和印章安全性负直接责任；保管人须政治素质过硬、责任心强，经办公室审核备案后方可上岗。4.分管领导或主要负责人根据审批权限对用印事项进行最终审定，对用印决策的合法性、合理性承担领导责任。二、印章刻制、启用与注销（一）刻制流程。新设立机构或因机构调整需刻制印章的，由用印部门提出申请，经办公室审核后，报主要负责人审批。审批通过后，由办公室持《机构编制批复》《刻章申请审批表》等材料，到公安机关备案的刻章单位刻制，严禁未经审批私自刻制或委托非正规机构刻制。（二）启用与备案。印章刻制完成后，办公室需留存印模，填写《印章启用登记表》，注明印章名称、规格、启用日期、保管人等信息，报上级主管部门备案（如有要求），并通过内部公告明确启用时间及使用范围。（三）变更与注销。因机构更名、职能调整等需变更印章的，按刻制流程重新办理；因机构撤销、合并或印章损毁、丢失需注销的，用印部门应及时书面报告办公室，由办公室收回原印章（丢失的需附情况说明及登报声明），填写《印章注销登记表》，报主要负责人审批后，按规定程序销毁或交上级部门处理。销毁印章需由2名以上工作人员现场监督，并留存销毁记录。三、使用范围与禁止情形（一）适用范围。印章仅限用于与机关职责相关的正式事项，具体包括：1.以本机关名义制发的公文（含请示、报告、通知、函等）；2.对外签订的合同、协议、备忘录等法律文件；3.出具的各类证明（如身份、资格、权属等）、介绍信及其他具有法律效力的文书；4.上报或对外提供的统计报表、财务票据、人事档案材料等；5.经批准的其他重要事项。（二）禁止情形。有下列情形之一的，不得用印：1.用印事项超出本机关职权范围或违反法律法规、政策规定的；2.文件内容不完整、表述不清晰，或存在明显错误未修正的；3.未经审核审批程序，或审批手续不全、签字缺失的；4.涉及个人私务（如贷款担保、私人合同等）且与公务无关的；5.空白纸张、空白表格、空白证书等无具体内容的载体（因特殊工作需要使用空白模板的，须经主要负责人审批，并明确使用范围、有效期，用印后及时回收未使用部分并登记核销）；6.其他不符合用印规范的情形。四、审批流程与用印操作（一）一般审批流程。用印需严格履行“申请—初审—审核—审批—用印—登记”程序：1.申请。用印部门承办人填写《用印审批表》（附样表），注明用印事项名称、文件内容摘要、用印份数、用途说明、申请人及联系电话等信息，连同需用印的文件材料（纸质版及电子版）一并提交部门负责人初审。2.初审。部门负责人重点审核用印事项的真实性（是否为部门职责范围内事项）、必要性（是否需通过用印确认效力）及材料完整性（文件内容是否与实际一致、是否符合公文格式要求）。初审通过后，在《用印审批表》签署意见并签字。3.审核。初审通过的材料提交办公室，由办公室指定审核人员对用印事项的合规性进行复核，重点核查：（1）是否符合本制度规定的使用范围；（2）文件内容是否存在违反法律法规或政策的情形；（3）审批流程是否完整（如合同类文件需经法律顾问审核，财务类文件需经财务部门确认）。审核通过后，签署意见并签字。4.审批。审核通过的材料按权限提交审批：（1）一般事项（如常规公文、一般性证明）由分管领导审批；（2）重要事项（如涉及较大金额的合同、人事任免文件、向上级报送的重要报告）由主要负责人审批；（3）法人章使用需经法定代表人本人或其授权委托人签字确认。5.用印。审批通过后，保管人核对《用印审批表》与待用印文件的一致性（包括文件标题、内容、份数等），确认无误后实施用印。用印时须确保印章清晰、端正，加盖于文件落款日期处；多页文件需加盖骑缝章，骑缝章应覆盖所有页边且无遗漏；批量用印时需逐份检查，避免漏盖、错盖。6.登记。用印完成后，保管人须在《印章使用登记簿》中详细记录用印时间、事项名称、文件编号（如有）、用印份数、审批人、承办人等信息，《用印审批表》及文件复印件（或电子扫描件）一并归档保存，保存期限不少于10年。（二）特殊情况处理。1.紧急用印。因突发情况（如抢险救灾、应急处突等）需紧急用印且无法及时完成审批流程的，承办人需电话向分管领导或主要负责人请示，经同意后，由办公室负责人现场核实情况并监督用印，事后24小时内补全审批手续。2.外出用印。因工作需要携带印章外出（如现场签订合同、参加重要会议等）的，需填写《外出用印申请单》，注明外出时间、地点、用印事项及陪同人员，经主要负责人审批后，由2名以上工作人员共同携带（其中1人为保管人）。外出用印期间，印章须随身携带、专人保管，用印后立即返回并登记用印情况；严禁将印章交他人代管或用于申请事项外的其他用途。3.电子印章使用。已启用电子印章的，其使用流程参照实体印章执行，需通过电子政务系统完成线上申请、审批及用印操作，电子用印记录须同步生成并长期保存，确保可追溯。五、保管要求与责任追究（一）日常保管。1.实体印章须存放于带锁的专用保险柜或文件柜中，钥匙由保管人专人保管，严禁随意放置或转交他人。2.保管人临时离开岗位（如出差、休假等），需填写《印章交接登记表》，经办公室负责人批准后，将印章转交指定临时保管人（须为符合条件的正式工作人员），并做好交接记录；临时保管人需严格履行保管职责，原保管人返岗后应及时收回印章并核对状态。3.每日下班前，保管人须检查印章存放情况，确认保险柜上锁、门窗关闭；节假日前需进行专项检查，必要时加贴封条。（二）责任追究。1.对违反本制度的行为，视情节轻重追究相关人员责任：（1）因疏忽大意导致用印错误但未造成后果的，对责任人进行批评教育并责令整改；（2）未履行审核审批程序擅自用印，或因审核不严导致用印事项违规的，对直接责任人及相关负责人进行通报批评，取消当年评优评先资格；（3）利用职务便利私用、盗用印章，或因保管不善导致印章丢失、损毁并造成严重后果的，依法依规给予党纪政务处分；涉嫌违法犯罪的，移送司法机关处理。2.办公室每季度对印章使用情况进行自查，每年联合纪检、审计部门开展专项检查，重点核查用印台账与文件档案的一致性、审批