关于加强机关机要工作规范化管理的指导意见

关于加强机关机要工作规范化管理的指导意见为深入贯彻落实新时代保密工作方针政策，全面提升机关机要工作规范化、科学化水平，切实保障党和国家秘密安全，现就加强机关机要工作规范化管理提出如下意见：一、强化制度体系建设，构建全流程管理框架制度建设是机要工作规范运行的根本保障。各机关单位要立足机要工作全链条、各环节，结合《中华人民共和国保守国家秘密法》《党政机关公文处理工作条例》及上级机要部门相关规定，制定覆盖文件管理、设备运维、应急处置等领域的制度体系，确保每项工作有章可循、有据可依。（一）健全机要文件管理制度。重点规范“收、传、存、销”四大环节：收文环节需严格执行“双人核对”制度，收文人员与移交人员共同核验文件数量、密级、文号、封装完整性，确认无误后填写《机要文件接收登记表》，记录文件标题、密级、份数、接收时间、移交人及接收人签名等信息；传文环节实行“分级审批+专人传送”机制，普通密件由机要部门负责人审批后，指定政治可靠、业务熟练的专职人员传递，绝密级文件须经单位主要领导审批并由2名以上机要人员共同押送，传递过程中严禁滞留、转借或擅自变更路线；存文环节需设立独立机要室，配备密码文件柜（符合国家保密标准BMB19-2006要求），按密级分类存放，建立《机要文件保管台账》，每月25日前开展库存清点，形成《机要文件盘库报告》，盘库结果与台账差异率须控制在0.5%以内；销文环节严格执行“鉴定-审批-监销”程序，由机要部门会同保密委员会办公室对拟销毁文件进行密级复核，提出销毁意见后报单位主要领导审批，选择具有国家秘密载体销毁资质的单位实施物理粉碎或化学销毁，销毁现场须由2名以上机要人员全程监销，留存销毁过程录像（保存期限不少于3年），并形成《机要文件销毁记录》。（二）完善机要设备管理制度。建立《机要设备管理档案》，详细记录设备名称、型号、序列号、启用时间、使用部门、维护记录等信息。涉密计算机、传真机、打印机等设备须与互联网物理隔离，安装符合国家保密要求的终端安全管理系统（如三合一保密设备），禁止安装与工作无关的软件；非涉密机要设备（如普通文件交换设备）需单独划分网络域，设置访问控制权限，定期进行安全检测（每季度1次）。设备维修实行“申报-审批-现场监督”机制，维修前须经机要部门负责人审批，删除设备内存储的敏感信息（必要时拆除存储介质），维修过程由机要人员全程监督，维修记录需注明故障原因、更换部件、维修时间及维修人员签名，存档备查。（三）制定机要应急管理制度。针对文件丢失、设备故障、网络攻击等突发情况，制定《机要工作应急预案》，明确应急响应流程、责任分工及处置措施。每半年组织1次应急演练（包含文件追踪、设备故障排查、数据恢复等场景），演练结束后形成《应急演练评估报告》，重点分析预案漏洞、响应时效、处置能力等问题，及时修订完善预案。建立24小时应急值班制度，值班人员须熟悉应急预案内容，掌握关键设备操作方法，确保突发事件“第一时间发现、第一时间报告、第一时间处置”。二、规范业务操作流程，提升精细化管理水平流程规范是机要工作质量的直接体现。各机关单位要以“严谨、高效、安全”为目标，细化业务操作标准，建立“可追溯、可管控、可评估”的工作链条。（一）文件流转流程标准化。收文时，接收人员需核对送文单位介绍信、送文人员工作证（或身份证），确认无误后拆封，逐份清点文件并与《文件交接清单》核对，发现数量不符、封装破损等问题立即登记《收文异常记录表》，并在30分钟内反馈送文单位。登记环节使用统一格式的《机要文件登记本》，登记内容包括文件编号（按年度、密级、类别编制唯一标识，如“2024-绝-001”）、标题、密级、份数、来文单位、收文时间、经办人签名等，登记信息需与电子台账同步更新（电子台账存储于涉密计算机，设置访问密码及操作日志）。传阅环节实行“专人专送+限时收回”制度，根据文件内容确定传阅范围（绝密级文件仅限指定人员阅读），填写《机要文件传阅单》，记录传阅人员、开始时间、结束时间及签名，每份文件传阅时间原则上不超过2个工作日（特殊情况需经机要部门负责人批准），传阅结束后立即收回并检查文件完整性，发现缺失或污损及时报告。归档环节在文件办理完毕后5个工作日内完成，由承办部门整理文件正本、签批单、办理结果等材料，移交机要部门审核，审核通过后按《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）分类编号，存入密码文件柜长期保管（绝密级文件保管期限一般为30年，机密级20年，秘密级10年）。（二）电子机要业务规范化。严格执行《电子文件管理暂行办法》，电子机要文件须通过国家密码管理局认可的电子政务内网传输，使用符合国密算法的加密设备（如SM2、SM3、SM4）进行加密处理，传输过程中生成加密日志（记录发送时间、接收方、文件大小、加密方式等信息）。接收电子文件时，需通过数字证书验证发送方身份，解密后与纸质文件（如有）核对内容一致性，确认无误后存入涉密电子档案管理系统（具备访问控制、操作日志、防篡改等功能）。电子文件存储介质（如移动硬盘、U盘）须专用，禁止交叉使用，存储介质外标注密级、责任人及启用时间，定期进行数据备份（每月1次，备份介质与原介质分地存放）。（三）会议机要服务精准化。重要会议（如党委常委会、党组会）机要服务实行“会前准备、会中保障、会后清理”全流程管理。会前3个工作日，机要部门与会议主办部门对接，明确会议密级、文件需求（包括领导讲话、汇报材料、决议草案等），提前1个工作日将会议文件按密级分类打印、封装（绝密级文件单独封装并标注“会后收回”），制作《会议文件分发清单》。会中安排专职机要人员值守，负责文件发放、回收及临时文件打印（临时文件需标注“内部资料会后收回”），严禁无关人员接触会议文件；使用电子表决系统的，需提前检测系统安全性，确保表决数据加密存储、全程留痕。会后2小时内完成文件回收，核对分发清单与回收数量，缺失文件立即启动追踪程序；会议记录（含电子记录）按密级归档，录音录像资料由机要部门统一保管，未经批准不得复制、外传。三、加强人员队伍建设，夯实专业化管理基础机要人员是机要工作的核心主体。各机关单位要坚持“政治过硬、业务精通、作风优良”标准，建立“选拔-培养-考核”全周期管理机制，打造一支高素质机要干部队伍。（一）严格选拔任用。机要岗位人员须具备中共党员身份（特殊岗位可放宽至预备党员），政治历史清白，无违法违纪记录，直系亲属无境外永久居留权或长期境外居住情况。选拔程序包括资格审查、政治考察、业务测试、面试测评四个环节：资格审查重点核查年龄（原则上不超过45周岁）、学历（全日制本科以上）、工作经历（从事保密或文书工作2年以上）；政治考察通过函调、谈话等方式，了解拟任职人员政治立场、社会关系、廉洁自律等情况；业务测试涵盖保密法规、机要流程、设备操作等内容（笔试占60%、实操占40%），成绩需达到85分以上；面试测评由单位分管领导、机要部门负责人、保密办主任组成评审组，重点考察沟通能力、应变能力和保密意识。通过选拔的人员需签订《机要岗位保密承诺书》，明确保密责任和违规后果。（二）强化培养培训。建立“岗前培训+在岗轮训+专题学习”三位一体培养体系。岗前培训不少于7天，内容包括保密法规解读（如《保密法》《保密法实施条例》）、机要工作流程实操（文件登记、设备使用、应急处置等）、典型案例分析（选取失泄密案例进行情景模拟），培训结束后进行考核，未通过者不得上岗。在岗轮训每季度1次，由机要部门负责人或业务骨干授课，重点讲解新出台的政策文件、工作中的常见问题及解决方案（如电子文件管理新规、设备故障排查技巧），轮训后组织交流研讨，分享工作经验。专题学习结合上级要求和工作需要开展，如配合“4·15”全民国家安全教育日，组织保密知识竞赛；针对新技术应用（如区块链存证、量子加密），邀请专家开展专题讲座。（三）完善考核激励。建立“日常考核+年度考核+专项考核”评价机制。日常考核以《机要人员工作日志》为依据，重点考核工作纪律（如是否遵守保密规定、是否按时完成任务）、操作规范（如文件登记准确率、设备维护及时率）、服务质量（如其他部门满意度），每周由科室负责人评分（满分100分，85分以上为优秀）。年度考核综合日常考核结果（占60%）、业务能力测试（占30%）、民主评议（占10%），分为优秀（前20%）、合格（60%-80%）、不合格（低于60%）三个等次，优秀人员在职务晋升、评优评先中优先考虑，不合格人员调整岗位并进行离岗培训。专项考核针对重大任务（如党代会服务、巡视整改）或突发事件处置，重点考核责任落实、应急响应、问题解决能力，考核结果与绩效奖金挂钩。对违反保密规定的人员，视情节轻重给予批评教育、调离岗位、党纪处分，涉嫌违法的移送司法机关处理。四、加强监督检查力度，筑牢常态化管理防线监督检查是确保制度落实的关键手段。各机关单位要构建“内部自查、上级抽查、交叉互查”相结合的监督体系，推动机要工作从“被动管理”向“主动防控”转变。（一）落实内部自查责任。机要部门每月开展1次全面自查，重点检查制度执行情况（如文件销毁是否按程序审批、设备维修是否全程监督）、流程规范情况（如文件登记是否完整、传阅时间是否超期）、人员履职情况（如工作日志记录是否详实、培训参与率是否达标）。自查前制定《自查清单》（包含30项具体检查点），自查过程中留存现场照片、台账复印件等佐证材料，自查结束后形成《自查报告》，列出问题清单（含问题描述、责任科室、整改期限），经单位分管领导审批后下发整改通知。整改完成后，机要部门进行复核，复核通过后将整改材料归档保存（保存期限5年）。（二）强化上级抽查指导。上级机要部门每半年对下级单位开展1次专项抽查，抽查比例不低于30%（重点抽查涉密程度高、文件流量大的单位）。抽查内容包括制度建设（是否覆盖全流程、是否及时更新）、档案管理（文件台账与实际库存是否一致、电子档案备份是否规范）、技术防护（涉密设备是否违规外联、加密系统是否正常运行）。抽查采取“听、查、看、访”方式：“听”即听取被抽查单位工作汇报；“查”即查阅制度文件、工作台账、培训记录等资料；“看”即实地查看机要室、设备间等场所的安全防护措施；“访”即与机要人员、相关业务科室人员谈话，了解工作实际情况。抽查结束后形成《抽查反馈意见》，对存在突出问题的单位下发《整改通知书》，并在系统内通报。（三）开展交叉互查交流。每年组织1次跨区域、跨部门的交叉互查，由各单位选派业务骨干组成检查组（每组3-5人），重点学习借鉴先进经验，发现共性问题。互查前组织检查组集中培训，明确检查标准和注意事项；互查过程中通过“现场观摩+经验交流”方式，深入了解被检查单位的特色做法（如某单位建立的