中医理疗公司供应商合同管理制度

中医理疗公司供应商合同管理制度1总则1.1制定目的1.1.1为规范中医理疗公司总部及各连锁门店合作供应商合同的洽谈、起草、审核、签订、归档、履约、变更终止全周期管理工作，统一全公司供应商合作合同的标准化管控口径、审核流程、履约监督及追责机制，解决理疗行业耗材采购、设备维保、场地装修、宣传服务、物料供应等供应商合作中合同条款不规范、审核流程缺失、履约无人监管、合同资料散乱、变更无手续、纠纷处置无序等常态化管理问题。中医理疗连锁企业日常经营涉及理疗耗材、养生产品、理疗仪器设备、门店软装物料、保洁消杀、设备维保、品牌宣传等多品类供应商合作，合作频次高、供应商类型杂、单笔合作金额跨度大，多数中小供应商合同规范性不足，容易出现权责界定模糊、供货标准不清晰、售后维保无约束、付款节点不明确等问题。若缺乏专属的供应商合同管理制度，极易引发供货质量不达标、供货周期延误、售后推诿、资金损失、合作纠纷等风险，直接影响门店日常运营与标准化服务落地。为建立流程闭环、权责清晰、标准统一、风险可控的供应商合同管理体系，压实各部门合同管理岗位职责，规范各类供应商合作合同的全流程管控，有效规避合作风险、保障企业合法权益、稳定供应链合作秩序，依据《中华人民共和国民法典》合同编相关规定及企业内控管理要求，结合中医理疗连锁企业供应商合作实操场景，特制定本制度。1.2适用范围1.2.1本制度适用于公司总部各职能部门、所有直营及联营门店的全部供应商合作合同管理工作，涵盖理疗耗材采购、仪器设备购销、设备维保服务、门店装修修缮、宣传推广服务、物料定制、消杀保洁、系统运维等所有商务合作类合同、协议、补充条款、合作意向书的洽谈审核、正式签订、履约跟进、台账管理、归档留存、变更解除、纠纷处置等全流程工作。管控对象包含公司管理层、采购部门、行政审核人员、财务人员、门店对接人员及所有参与供应商合同洽谈与履约对接的岗位人员，是全公司供应商合同管理工作的唯一标准化执行依据。1.2.2本制度为中医理疗行业专属供应商合同管理制度，区别于通用企业合同管理模板，重点适配理疗行业轻资产服务型合作、高频小额采购、长期维保合作、门店批量供货等专属合作场景，针对性细化理疗耗材质量标准、设备售后维保、门店服务履约等特殊合同条款的审核管控要求，明确小额简易合同、常规合同、重大合作合同的分级管理模式，规避通用制度场景适配性差、分级标准模糊、实操性弱的问题，全面适配理疗连锁企业供应链合同管控需求。1.3核心管理原则1.3.1合法合规、权责明晰原则：所有供应商合同签订与履约严格遵循国家法律法规，合同条款权责对等、内容清晰、无模糊歧义，杜绝无效条款、霸王条款及违规合作约定。1.3.2先审后签、流程闭环原则：严格执行合同分级审核流程，所有合作合同未经审核通过不得签订、不得履约，全程留存流程痕迹，实现从洽谈至终止的全流程闭环管理。1.3.3风险前置、严控履约原则：提前排查合同合作风险，重点管控质量标准、供货周期、付款条件、售后维保、违约责任等核心条款，全程跟进合同履约进度，及时处置履约异常问题。1.3.4统一规范、动态管控原则：全公司执行统一的合同模板与审核标准，建立动态合同台账，实时更新合同履约、变更、终止状态，保障所有合作可控可追溯。1.4制度效力1.4.1本制度为公司供应商合同管理工作的最高执行标准，效力优先于各部门零散的合同对接、审核、管理临时规定，全公司所有供应商合作合同的洽谈、签订、履约、归档、处置工作均以本制度为唯一执行依据。1.4.2本制度依据《中华人民共和国民法典》相关合同管理规定制定，贴合中医理疗连锁企业供应链合作特点，公司可根据合作模式升级、监管政策更新、企业内控标准优化，适时修订本制度条款，修订版本经总部审批下发后即时生效。2管理职责与流程2.1各级岗位职责2.1.1公司管理层职责：负责审批重大金额供应商合作合同、长期框架合作协议、合同核心条款变更、重大合同纠纷处置方案，统筹把控企业供应链合同整体风险，决策疑难合同管理问题，对公司重大合同合规及风险管控成效承担最终管理责任。2.1.2总部采购部职责：作为供应商合同对接归口部门，负责供应商初选、合同洽谈、初稿拟定、合作细节核对；跟进合同履约进度、对接供货及服务问题、收集履约凭证；提交合同审核资料，建立供应商合作台账，是合同前期对接与中期履约管理的第一责任部门。2.1.3总部行政部职责：负责合同标准化审核、条款合规性核查、流程规范性校验；统一管理合同模板、统筹合同归档、维护合同总台账；监督合同全流程落地，排查合同管理漏洞，组织合同管理复盘工作。2.1.4总部财务部职责：负责审核合同付款条款、费用结算方式、发票开具要求、资金支付节点等财务相关内容，核查条款合规性与资金安全性，按照合同约定执行付款结算工作，跟进履约票据回流。2.1.5门店对接人员职责：负责门店专属供应商合作的现场履约核对，核查供货质量、服务落地情况，及时上报履约异常、供货延迟、质量不达标等问题，配合总部完成合同履约核查与资料留存工作。2.2合同分级管理标准2.2.1简易小额合同：单次合作金额较低、一次性履约、无后续长期约束的物料采购、零星服务合作合同，实行简化审核流程，重点核对合作金额、供货标准、履约时限即可。2.2.2常规合作合同：月度及季度耗材采购、常规设备维保、短期宣传服务等常规重复性合作合同，执行标准全流程审核，逐项核查质量、履约、付款、售后、违约等全部核心条款。2.2.3重大框架合同：年度长期供应链合作、大额设备采购、门店整体装修、长期独家服务合作等大额、长期性合同，需经多部门联合审核、管理层终审，重点核查风险防控、长期履约保障、违约责任等条款。2.3合同洽谈与起草流程2.3.1前期洽谈：采购部根据公司及门店经营需求对接供应商，明确合作品类、质量标准、供货周期、服务内容、结算方式、售后保障、违约责任等核心细节，杜绝口头约定、模糊约定，所有合作关键内容必须落实为书面条款。2.3.2合同起草：优先使用公司统一标准化合同模板，结合本次合作实际情况填充具体内容，针对理疗耗材质量、仪器维保时效、门店服务标准等行业专属要求，补充专项约束条款，禁止直接使用供应商单方模板且未做风险修正。2.3.3初稿自查：合同起草完成后，采购部经办人自行核对合作信息、金额数据、履约时限等基础内容，修正错漏、歧义条款，确认无误后整理合同初稿及供应商资质资料，提交审核。2.4合同分级审核与签订流程2.4.1部门初审：采购部负责人审核合同合作内容、价格合理性、履约可行性，确认符合企业采购标准与门店经营需求后，提交行政部合规审核。2.4.2合规与财务复审：行政部审核合同条款合法性、规范性、风险可控性，修正违规及歧义条款；财务部审核付款结算、票据、资金风险等相关内容，出具审核意见，审核不通过的退回采购部修改重提。2.4.3管理层终审：常规合同由分管领导审批，重大框架合同提交总经理终审，审批通过后方可安排合同盖章签订，严禁先履约后补签、未审核先签订的违规行为。2.4.4正式签订：合同审核全部通过后，由授权对接人与供应商完成签字盖章，确保甲乙双方签章齐全、信息一致，合同一式两份或多份，公司留存份数不得少于两份，杜绝单方持有合同、手续不全的情况。2.5合同履约与动态管控流程2.5.1履约跟进：采购部全程跟进合同履约进度，按照合同约定核对供货时间、产品质量、服务落地情况，门店对接人员配合现场核验，每日跟进小额履约项目，每周复盘长期合作履约情况。2.5.2异常处置：发现供货延迟、质量不达标、服务缩水、售后推诿等履约异常问题，第一时间对接供应商整改，同步留存证据，依据合同违约条款追责处置，杜绝放任履约瑕疵持续发生。2.5.3结算核对：履约完成后，采购部核对履约完成情况、对账金额、票据信息，提交财务部完成结算付款，严格按照合同节点执行付款，杜绝超合同付款、提前付款、无履约付款。2.6合同变更、终止与归档流程2.6.1合同变更：合作过程中需调整合作内容、价格、周期、履约标准的，必须签订书面补充协议，履行完整审核签订流程，严禁口头变更、私自变更合同内容，所有变更痕迹统一归档留存。2.6.2合同终止：合同到期自动终止或提前解除合作的，对接人及时核对履约收尾、款项结清、售后收尾工作，确认无遗留问题后完成合同终止备案。2.6.3资料归档：合同签订、履约完成、终止后五个工作日内，由行政部统一归档合同原件、审核记录、履约凭证、补充协议、对账资料，建立电子及纸质双台账，做到一份合同一套档案，全程可追溯。2.7工作禁止性条款2.7.1严禁未审核、未审批私自签订供应商合同，严禁先履约后补签合同、私自变更合同条款。2.7.2严禁合同条款模糊不清、关键内容缺失，放任歧义条款、无效条款、高风险条款落地。2.7.3严禁履约跟进缺位，发现供货及服务异常隐瞒不报、拖延处置，造成企业损失。2.7.4严禁合同资料散落、丢失、私自销毁合同档案，不按规定完成台账登记与归档工作。2.7.5严禁超出合同约定付款、无依据对账结算，违规造成企业资金流失。3监督考核3.1监督主体与监督方式3.1.1日常台账督查：总部行政部每日核查新增合同审核流程、签订规范性、台账登记完整性，及时纠正轻微流程瑕疵，保障合同前期管理规范。3.1.2月度履约核查：每月月末核查存量合同履约进度、异常处置情况、票据回流、结算合规性，梳理月度合同管理问题，形成专项核查台账，跟踪问题闭环。3.1.3季度综合考评：每季度结合日常督查、月度核查结果，对采购部、门店对接岗位合同管理履职情况进行综合考核，落实奖惩与复盘优化机制。3.2季度考核评分标准（总分100分）3.2.1合同流程合规（30分）：严格执行分级审核、先审后签流程，无违规签约、无流程缺失、无私自变更条款得满分，单次流程违规、手续缺失扣8分。3.2.2条款质量管控（25分）：合同条款完整规范、无歧义、无高风险漏洞、贴合合作实际得满分，单次条款疏漏、关键内容缺失、风险把控不到位扣6分。3.2.3履约管控成效（25分）：全程跟进履约、异常及时处置、无履约纠纷、无企业损失得满分，单次履约漏管、异常拖延处置、产生轻微损失扣7分。3.2.4台账归档规范（20分）：合同台账登记完整、资料归档及时、档案齐全可追溯得满分，单次台账漏登、归档滞后、资料缺失扣5分。3.3考核结果应用标准3.3.1考核90分及以上：评定为优秀等级，全额发放岗位专项绩效，纳入部门及个人季度评优加分，合同规范管理经验全公司推广。3.3.2考核75分至89分：评定为合格等级，全额发放绩效薪资，针对流程细节、条款把控轻微瑕疵自主优化整改。3.3.3考核60分至74分：评定为基本合格等级，扣除30%季度专项绩效，三日内提交合同管理整改报告，补齐流程管控漏洞。3.3.4考核60分以下：评定为不合格等级，扣除当季全部专项绩效，岗位责任人接受专项约谈与制度集训，连续两次不合格取消年度评优晋升资格。3.4违规分级追责细则3.4.1轻微违规：存在台账登记小幅疏漏、归档轻微滞后、条款表述不严谨等轻微问题，及时整改闭环、未造成合作风险与企业损失的，予以口头警示整改，记录工作档案，不扣除绩效。3.4.2一般违规：出现合同审核遗漏次要条款、履约跟进不及时、票据回流滞后等问题，未造成资金损失、未引发合作纠纷、无不良影响的，扣除对应专项绩效，限期复盘整改，杜绝同类问题重复发生。3.4.3严重违规：存在未审先签、私自改合同、隐瞒履约重大异常、丢失合同档案、违规付款等行为，引发合作纠纷、造成企业资金损失、影响供应链稳定的，予以公司内部通报批评，扣除季度及年度评优资格，根据实际损失依规追究岗位责任与经济责任。3.5申诉反馈规范3.5.1合同管理岗位人员对季度考核结果、违规认定存在异议的，可在结果公示两个工作日内，向总部行政部提交书面申诉及佐证资料。3.5.2总部行政部三个工作日内结合流程台账、合同资料、履约记录完成全面复核，出具最终裁定结果，复核结论为公司最终执行依据，不再接受二次申诉。4附则4.1制度培训与知悉管理4.1.1本制度下发后，总部行政部组织采购人员、财务结算人员、门店对接管理人员开展专项宣贯培训，逐条讲解合同洽谈、审核、签订、履约、归档、追责等核心条款，结合理疗行业耗材采购、设备维保、门店服务合作的常见合同风险案例开展实操教学，全员完成签字知悉存档，确保所有对接岗位熟练掌握合同管理标准。4.1.2新入职采购、行政、门店管理岗位人员上岗前，必须完成本制度专项学习与考核，熟练掌握合同分级审核流程、风险管控要点、归档规范，考核合格后方可参与供应商合同对接管理工作。4.2执行补充说明4.2.1本制度为公司供应商合同通用管理制度，与公司采购管理制度、财务报销结算管理制度、内控风险管理制度互为配套补充，具备同等