中医理疗公司合同签订与履行管理制度

中医理疗公司合同签订与履行管理制度1总则1.1制定目的1.1.1为规范中医理疗公司总部及各连锁门店各类商务合同的洽谈定稿、分级审核、正式签订、履约跟进、变更终止、闭环归档的全流程管理，统一全公司合同签订标准、履约管控细则、问题处置规范，解决理疗行业普遍存在的合同先履约后补签、条款约定模糊、小额合作无书面合同、履约跟进缺位、变更无书面记录、收尾对账混乱等常态化管理问题。中医理疗企业日常经营涉及理疗耗材采购、仪器设备维保、门店装修修缮、品牌宣传推广、保洁消杀服务、系统运维等多类型合作，合作频次高、品类繁杂、小额零散合作居多，多数门店存在重合作落地、轻合同规范的管理短板，极易出现权责划分不清、供货标准不明、售后维保无约束、付款节点模糊、履约违约无法界定等问题，进而引发合作纠纷、资金损失、服务断层、供应链不稳定等经营风险。为彻底规避合同管理不规范带来的各类经营隐患，明确各部门、各岗位在合同签订与履约过程中的岗位职责、操作流程、时间节点与追责标准，构建流程规范、权责清晰、全程可控、闭环可溯的合同管理体系，依据《中华人民共和国民法典》合同编相关规定及企业内控管理准则，结合中医理疗连锁门店实际运营场景，特制定本制度。1.2适用范围1.2.1本制度适用于公司总部所有职能部门、各直营及联营中医理疗门店的全部经营性合同管理工作，全面覆盖物资采购类、设备维保类、服务外包类、工程修缮类、品牌合作类、技术服务类等所有商务合同、合作协议、补充协议、履约确认文件的签订审核、盖章留存、全程履约跟进、异常处置、变更解除、对账收尾、归档复盘等工作。管控范围包含所有参与合同洽谈、审核、签订、履约对接、台账管理的管理人员、行政人员、采购人员、门店负责人及专项对接人员，是全公司合同签订与履约管理工作的唯一标准化执行依据。1.2.2本制度为中医理疗行业专属合同管理体系文件，区别于通用企业合同管理制度，重点适配理疗行业小额高频合作、门店分散履约、耗材周期性采购、设备长期维保、本地化服务合作等专属场景，针对性细化简易合同、常规合同、长期框架合同的差异化签订与履约管控标准，规避通用制度条款宽泛、落地性差、不适配服务型连锁企业的问题，完全贴合理疗公司日常合同管控实操需求。1.3核心管理原则1.3.1合法合规、权责对等原则：所有合同签订严格遵循国家法律法规，条款内容公平合理、权责清晰、无歧义、无违规约定，杜绝无效合同、霸王条款及口头无效约定。1.3.2先审后签、流程合规原则：严格执行合同分级审核流程，所有合作项目必须完成审核、正式签订合同后方可履约，严禁先履约后补签、未审核私自签约等违规操作。1.3.3全程跟进、动态管控原则：合同履约实行全过程动态跟进，从合作启动、中期履约、末期对账到项目收尾全程管控，及时发现并处置履约异常问题。1.3.4闭环管理、追责到人原则：落实合同全生命周期闭环管理，所有合同做到签订有审核、履约有记录、变更有依据、收尾有归档、问题有追责，杜绝管理断层。1.4制度效力1.4.1本制度为公司合同签订与履约管理工作的最高执行标准，效力优先于各部门、各门店零散的合同对接、签约、履约管控临时规定，全公司所有商务合作合同的签订与履约工作均按照本制度严格执行。1.4.2公司可根据市场合作模式调整、法律法规更新、企业内控标准升级，适时修订本制度条款，优化合同审核标准、履约管控流程，修订后的制度版本经管理层审批下发后即时生效。2管理职责与流程2.1各级岗位职责2.1.1公司管理层职责：负责审批年度框架合作合同、大额资金合作合同、重大项目合作协议、合同核心条款变更、重大履约纠纷处置方案，统筹把控重大合同的合作风险，对公司重大合同签订及履约成效承担最终管理责任。2.1.2总部行政部职责：作为合同管理归口部门，负责制定标准化合同模板、审核流程及履约管控细则；统筹所有合同的合规审核、盖章管控、台账登记、资料归档；监督各合同履约进度，统计履约异常数据，组织合同管理复盘与考核工作，是合同规范化管理的第一责任部门。2.1.3总部采购及运营部职责：负责合同前期洽谈、合作细节确认、合同初稿拟定；全程跟进合同履约进度，核对供货质量、服务落地情况；对接合作方处理履约偏差、延期、质量不达标等问题；收集履约凭证、对账资料，保障合同正常闭环。2.1.4总部财务部职责：负责审核合同付款方式、结算周期、发票要求、资金支付节点、违约金财务条款等内容，把控资金结算风险；严格按照合同约定执行付款操作，核对履约票据与对账数据，杜绝违规付款、超合同结算等问题。2.1.5门店负责人职责：负责门店专属合作合同的现场履约核验，实时核查耗材到货质量、服务落地效果、设备维保进度，及时上报履约异常、服务缩水、供货延迟等问题，配合总部完成合同履约复核与资料留存工作。2.2合同分级签订标准2.2.1简易小额合同：针对单次小额耗材采购、零星临时服务等一次性合作项目，采用公司简易合同模板，简化审核流程，重点核对合作内容、金额、履约时限、售后保障四项核心条款，快速完成签约落地。2.2.2常规标准合同：针对月度周期性耗材采购、常规设备维保、短期宣传服务等重复性合作项目，使用标准合同模板，执行全流程审核，完整约定质量标准、履约周期、结算方式、违约责任、售后条款等全部内容。2.2.3重大框架合同：针对年度长期供应链合作、大额设备采购、门店整体装修、独家服务合作等长期、大额合作项目，采用定制化合同条款，执行多部门联合审核、管理层终审流程，全面排查合作风险，细化违约追责与风险防控条款。2.3合同分级审核与签订流程2.3.1初稿拟定自查：业务对接人根据合作实际情况拟定合同初稿，优先使用公司官方模板，严禁直接套用合作方单方未修改模板。初稿完成后自行核对合作内容、金额、时限、权责等基础信息，修正错漏及歧义内容后提交部门初审。2.3.2部门初审：业务部门负责人审核合同的合作合理性、价格合规性、履约可行性，确认符合公司经营需求及门店运营标准后，提交行政部合规审核。2.3.3合规与财务复审：行政部审核合同条款合法性、规范性、风险可控性，修正违规、模糊、高风险条款；财务部审核资金结算、发票、付款节点等财务条款，出具明确审核意见，审核不通过的合同退回业务部门修改重提。2.3.4终审与盖章：常规合同由分管领导终审，重大框架合同由总经理终审，审核全部通过后，由行政部统一登记盖章，留存合同备案原件，严禁无审批盖章、私自盖章签约。2.3.5正式签订归档：合同盖章后由甲乙双方完成签字盖章确认，确保签章信息完整、一致、有效，合同签订完成后三个工作日内，行政部完成纸质原件及电子版本归档，同步更新合同管理台账。2.4合同全程履约管控流程2.4.1履约前期对接：合同签订完成后，业务对接人第一时间梳理合同核心履约节点，明确供货时间、服务周期、验收标准、付款节点，同步告知门店现场对接人员，做好履约准备工作。2.4.2日常履约跟进：短期一次性合同全程跟进至履约收尾；长期框架合同每周复盘履约进度，核对阶段性供货、服务落地情况，记录履约数据，留存验收照片、对账单据等佐证资料。2.4.3履约验收核对：合同履约完成后，业务部门联合门店负责人开展整体验收，对照合同条款逐项核对服务质量、耗材标准、设备运行状态，验收合格后签署履约确认单据。2.4.4结算对账闭环：验收合格后，对接合作方完成对账开票，财务部依据合同约定节点完成资金结算，杜绝提前付款、超额付款、无验收付款等违规情况，完成结算后同步归档对账凭证。2.5合同变更、解除与终止流程2.5.1合同变更：合作过程中需调整合作内容、价格、履约周期、服务标准等核心条款的，必须签订书面补充协议，履行完整审核盖章流程，严禁口头变更、私自调整合同约定，变更记录同步纳入合同档案归档。2.5.2合同提前解除：因合作方履约不达标、严重违约、无法继续履约等原因需提前解除合同的，业务部门需提前梳理违约证据，上报总部审核后，正式出具解除通知，明确收尾事宜、追责事项，保障公司合法权益。2.5.3合同到期终止：合同到期自动终止的，对接人及时核对收尾履约、款项结清、售后收尾情况，确认无遗留问题后完成合同终止备案，更新台账状态，如需续约需提前十五个工作日启动续约审核流程。2.6履约异常处置流程2.6.1轻微履约偏差：出现小幅供货延迟、服务细节不达标等轻微问题，对接人当日对接合作方整改，限期完成优化，留存整改沟通记录，保障后续履约合规。2.6.2一般履约违约：出现耗材质量不达标、服务缩水、多次履约滞后等违约问题，正式发函告知合作方，依据合同条款要求整改、补偿，跟踪整改闭环。2.6.3严重履约违约：出现恶意违约、拒不整改、严重影响门店运营、造成公司经济损失的情况，由总部统筹启动追责流程，依据合同约定追偿损失，必要时通过法律途径维护企业权益。2.7工作禁止性条款2.7.1严禁未审核、未审批私自签订合同，严禁先开展履约后补签合同。2.7.2严禁私自修改合同核心条款、口头变更合作约定、私自续签到期合同。2.7.3严禁履约跟进缺位，隐瞒履约偏差、违约问题，拖延处置导致损失扩大。2.7.4严禁无验收、无对账凭证私自结算付款，违规造成企业资金损失。2.7.5严禁合同资料丢失、台账漏登、变更无记录，造成合同管理无法追溯。3监督考核3.1监督主体与监督方式3.1.1日常台账督查：总部行政部每日核查新增合同审核签约规范性、台账登记完整性，及时纠正签约流程瑕疵、信息登记错误等轻微问题。3.1.2月度履约核查：每月月末对所有在履行、当月完结合同开展专项核查，统计履约及时率、验收合格率、问题闭环率，梳理月度合同管理漏洞，形成专项核查台账。3.1.3季度综合考评：每季度结合日常督查、月度履约核查、违约问题处置、资料归档情况，对各部门、各门店合同签订与履约管理工作进行综合考核，落实奖惩与复盘优化机制。3.2季度考核评分标准（总分100分）3.2.1合同签约规范（30分）：严格执行分级审核、先审后签流程，合同条款完整、签章规范、无私自签约行为得满分，单次流程违规、条款疏漏、私自签约扣8分。3.2.2履约管控质量（25分）：全程跟进履约进度，无履约漏管、无拖延处置、无违约遗留问题，验收闭环完整得满分，单次跟进缺位、验收敷衍、轻微违约未处置扣6分。3.2.3异常处置成效（25分）：履约问题发现及时、处置规范、闭环高效，无损失扩大、无合作纠纷得满分，单次隐瞒问题、处置滞后、引发纠纷损失扣7分。3.2.4台账归档管理（20分）：合同台账更新及时、资料归档完整、变更记录可追溯得满分，单次台账漏登、资料缺失、归档滞后扣5分。3.3考核结果应用标准3.3.1考核90分及以上：评定为优秀等级，全额发放岗位专项绩效，纳入部门及个人季度评优加分，优秀合同管理经验在全公司推广应用。3.3.2考核75分至89分：评定为合格等级，全额发放绩效薪资，针对签约细节、履约跟进的轻微不足自主优化整改。3.3.3考核60分至74分：评定为基本合格等级，扣除30%季度专项绩效，三日内提交合同管理整改报告，完善岗位对接与履约管控流程。3.3.4考核60分以下：评定为不合格等级，扣除当季全部专项绩效，岗位责任人参加合同管理专项集训，部门负责人接受专项约谈，连续两次不合格取消年度评优晋升资格。3.4违规分级追责细则3.4.1轻微违规：存在台账登记小幅疏漏、归档轻微滞后、合同排版细节不规范等轻微问题，及时整改闭环、未造成履约风险与损失的，予以口头警示整改，记录工作档案，不扣除绩效。3.4.2一般违规：出现合同次要条款疏漏、履约跟进不及时、对账资料收集滞后等问题，未引发合作纠纷、未造成企业资金损失的，扣除对应岗位月度专项绩效，限期完成复盘整改。3.4.3严重违规：存在未审先签、私自改合同、隐瞒重大履约违约、违规付款、合同资料丢失等行为，引发合作纠纷、造成企业经济损失、影响供应链稳定的，予以公司内部通报批评，扣除季度及年度评优资格，依规追究岗位管理及经济责任。3.5申诉反馈规范3.5.1各部门、岗位人员对季度合同管理考核结果、违规认定存在异议的，可在结果公示两个工作日内，向总部行政部提交书面申诉及佐证资料。3.5.2总部行政部三个工作日内结合台账记录、签约资料、履约凭证完成全面复核，出具最终裁定结果，复核结论为公司最终执行依据，不再接受二次申诉。4附则4.1制度培训与知悉管理4.1.1本制度下发后，总部行政部组织采购、运营、财务及门店管理人员开展专项宣贯培训，逐条讲解合同分级签约标准、审核流程、履约跟进节点、异常处置方式、考核追责条款，结合理疗行业耗材采购、维保服务合作的常见合同违约案例开展实操教学，全员签字知悉存档，确保所有对接岗位熟练掌握本制度执行标准。4.1.2新入职业务、行政、财务岗位人员及新开业门店管理人员上岗前，必须完成本制度专项学习与考核，熟练掌握合同签约规范、履约管控要点、问题上报流程，考核合格后方可参与合同对接管理工作。4.2执行补充说明4.2.1本制度为公司合同签订与履约管理通用制度，与公司供应商管理制度、财务结算管理制度、内控风险管理制度互为配套补充，具备同等管理效力，全公司各部门、