机关文印采购使用保密管理实施细则

机关文印采购使用保密管理实施细则第一条文印设备采购管理（一）采购需求论证各部门因工作需要申请文印设备采购时，需提前15个工作日向机关保密工作领导小组提交《文印设备采购保密审查申请表》，同步提供设备功能参数清单。采购需求应严格区分普通文印与涉密文印场景：普通文印设备（含打印机、复印机、速印机、扫描仪等）需满足基础办公需求；涉密文印设备需额外具备硬件加密、存储介质可分离、日志留存不少于180天、无远程控制接口等保密功能。需求论证环节由保密办会同技术部门、使用部门联合审查，重点核查设备是否存在无线传输模块、远程运维端口等潜在泄密风险点，禁止采购未通过国家保密科技测评中心认证的设备。（二）供应商选择与合同签订文印设备供应商须具备《商用密码产品销售许可证》《涉密信息系统集成资质》（如有涉密设备采购）等法定资质，且近3年内无保密违规记录。采购部门应通过公开招标或竞争性谈判方式确定供应商，签订合同时须附加《保密责任条款》，明确设备硬件安全标准、软件开源代码审查义务、售后服务保密要求（包括维修人员身份核验、维修过程全程监督、故障设备返厂前存储介质物理拆除等）。禁止与未签订保密协议的供应商开展合作，禁止采购二手设备或改装设备。（三）验收与备案管理设备到货后，由技术部门、保密办、使用部门组成验收小组，按照《文印设备保密技术指标对照表》逐项核验：检查设备物理接口是否封闭非必要端口（如USB-A口仅保留一个且加装物理锁），操作系统是否为正版且无预装第三方监控软件，随机存储介质（如硬盘、硒鼓芯片）是否可独立拆卸并标注“涉密专用”标识。验收合格后，填写《文印设备验收登记表》，登记设备序列号、存储介质编号、使用部门、管理人员等信息，涉密设备需同步在省级保密行政管理部门备案系统完成备案，普通设备在机关内部保密管理台账中登记。未通过验收的设备，须在5个工作日内作退货处理，不得投入使用。第二条文印设备使用管理（一）分类定责管理文印设备实行“一机一档、专人管理”。普通文印设备由使用部门指定1名责任心强、熟悉设备操作的人员担任管理员，负责日常清洁、耗材更换及基础故障排查；涉密文印设备由保密办统一调配，指定2名以上持有《涉密人员岗位资格证书》的专职人员共同管理（实行AB岗制度），管理员须签订《涉密文印设备管理责任书》，明确“谁管理、谁负责”的责任链条。（二）普通文印使用规范1.登记制度：所有普通文印操作须通过机关OA系统填写《文印使用登记表》，登记内容包括使用人姓名、部门、文印时间、文件标题（或内容摘要）、打印/复印数量、设备编号等，系统自动生成电子台账并留存1年备查。严禁使用私人移动存储设备连接文印设备传输文件，严禁在文印设备上安装非官方驱动程序。2.场所管理：普通文印室应设置在人员流动较少的区域，设备需与互联网物理隔离（仅连接内部局域网），室内安装无死角监控摄像头（录像留存90天），禁止无关人员随意进入。3.异常处理：发现设备卡纸、漏墨等故障时，使用人须立即联系管理员处理，禁止自行拆卸设备；发现打印内容与原稿不符（如出现乱码、重复页），须立即停止操作并报告管理员，由技术部门核查设备日志后确认无数据泄露风险方可继续使用。（三）涉密文印使用规范1.审批流程：涉密文件（含秘密、机密、绝密级）文印须经文件制发部门负责人审批，填写《涉密文印审批单》（须注明文件密级、份数、拟文印时间），绝密级文件需额外经机关分管保密工作领导签字批准。审批单需与文件原稿同步提交涉密文印室，管理员核对审批单与原稿密级、标题一致后方可操作。2.操作要求：涉密文印须在专用房间内进行（房间需满足“三铁一器”要求：铁门、铁窗、铁柜，安装电子门禁和红外报警装置），操作过程中严禁无关人员进入，管理员须全程监看设备运行状态。打印涉密文件时，须使用机关统一编号的涉密纸张（秘密级：白底黑字，编号前缀“MM”；机密级：灰底黑字，前缀“JM”；绝密级：红底黑字，前缀“JM”），输出后立即逐页清点并与审批单核对数量，多余纸张当场撕毁并投入保密柜暂存（当日集中销毁）。3.痕迹管理：涉密文印设备须启用“审计模式”，自动记录操作人姓名、时间、文件标题、页数、密级等信息，日志文件加密存储且不可修改，由保密办每月导出核查。严禁在涉密文印设备上打印非涉密文件，严禁将涉密文印设备连接任何非涉密网络或设备。第三条文印过程保密管理（一）人员保密要求文印工作人员（含专职管理员、临时使用人）上岗前须通过保密知识测试（内容涵盖《保守国家秘密法》、机关保密制度、文印泄密案例等），签订《文印工作保密承诺书》，每半年接受1次保密专题培训（培训内容包括新型窃密手段防范、设备异常情况识别、应急处置流程等）。涉密文印岗位人员须进行背景审查（核查近5年社会关系、出入境记录、经济状况等），审查不合格者不得从事涉密文印工作。（二）介质与数据管理1.纸质文件：文印输出的涉密文件须标注密级、保密期限和发放范围，当日未发放的涉密文件须存入密码保险柜（绝密级文件需双人双锁管理）。普通文件打印后超过24小时未取走的，管理员须联系使用人确认，无主文件作粉碎处理（粉碎颗粒不大于2mm×10mm）。2.电子数据：文印设备存储介质（如硬盘、内存）须视为涉密载体管理，普通设备存储介质每季度格式化1次（使用专业工具覆盖3次以上），涉密设备存储介质在设备报废前须由保密办监督物理销毁（采用消磁+切割方式，切割后碎片不大于5cm×5cm）。严禁将文印设备存储介质带离办公区域，严禁使用设备自带云存储功能传输文件。（三）技术防护措施1.设备加固：涉密文印设备须安装保密行政管理部门推荐的“文印安全管理系统”，实现打印内容智能识别（自动拦截敏感词、密级不符文件）、设备状态实时监控（如异常开机、端口连接）、违规操作自动锁定（如连续3次输入错误密码）。2.网络隔离：普通文印设备所在局域网与互联网之间部署单向网闸，禁止任何文件从互联网侧传输至文印局域网；涉密文印设备所在网络与其他网络物理隔离，仅连接机关涉密内网（IP地址固定且绑定MAC地址）。第四条监督检查与责任追究（一）日常检查保密办每月对文印设备管理情况开展专项检查，检查内容包括：设备台账是否完整、使用登记是否规范、保密技术措施是否生效、存储介质管理是否合规、工作人员保密意识是否达标等。检查采用“现场查看+系统抽检+人员提问”方式，发现问题当场下发《整改通知书》，要求责任部门在3个工作日内完成整改并提交书面报告。（二）专项审计每年度由机关纪委牵头，联合保密办、技术部门对文印管理全流程开展审计：核查采购环节是否存在违规选择供应商、使用环节是否存在超范围文印涉密文件、保密环节是否存在存储介质失管等问题。审计结果纳入部门年度考核（占比10%），对连续2次审计不合格的部门，取消当年评优资格。（三）责任追究1.因管理失职导致文印设备被非法接入、存储数据泄露的，对设备管理员和部门负责人给予通报批评；造成秘密级文件泄露的，视情节轻重给予警告或记过处分；造成机密级以上文件泄露的，依法依规追究党纪政纪责任，涉嫌犯罪的移送司法机关处理。2.文印工作人员违规操作（如使用私人设备传输文件、擅自拆卸设备、泄露文印日志信息）的，第一次给予批评教育并扣除当月绩效50%；第二次调离文印岗位并给予记过