合同管理自查报告(3篇)

合同管理自查报告(3篇)第一篇为全面落实国资委《关于加强中央企业合同管理风险防控的通知》要求，切实防范合同履约风险、堵塞管理漏洞，我司于2024年3月12日至4月2日组织开展全公司2023年度合同管理专项自查工作，本次自查覆盖公司总部各职能部门、7个全资子公司、12个在建工程项目部，共梳理2023年1月1日至2023年12月31日期间签订的各类合同共计1872份，涉及合同总金额217.94亿元，其中工程总承包类合同721份、金额168.37亿元，材料设备采购类合同582份、金额27.42亿元，劳务分包类合同329份、金额12.85亿元，服务类合同240份、金额9.3亿元。本次自查共抽查合同卷宗420份，占总合同量的22.4%，访谈各级合同经办人、项目经理、子公司负责人共55人，核实履约凭证、付款记录、变更签证等佐证材料1200余份，现将自查情况报告如下：一、自查工作组织实施情况本次自查由公司总法律顾问牵头，风控法务部、财务部、工程管理部、采购部联合组成专项自查小组，制定《2023年度合同管理专项自查工作方案》，明确自查范围、核查标准、时间节点和责任分工，按照“全面梳理、重点核查、立查立改”的原则开展工作。自查阶段分为三个环节：第一环节为台账梳理，要求各单位在3月20日前完成本单位2023年度所有合同的台账填报，明确合同名称、签订主体、标的金额、签订时间、履约状态、经办人等核心信息，由风控法务部统一汇总核验，排查漏报、错报情况；第二环节为重点核查，针对工程总承包、大额采购、劳务分包三类高风险合同，按照不少于20%的比例抽取卷宗，核查合同审核流程、条款合规性、履约跟踪记录、变更签证手续、归档完整性等内容，同时对2023年发生过合同纠纷、履约逾期的项目进行全量核查；第三环节为问题核实，对核查中发现的疑似违规问题，通过约谈经办人、调取原始凭证、核实项目实际推进情况等方式确认问题真实性，形成问题清单后反馈至各责任单位确认。本次自查共梳理出各类问题72项，覆盖制度建设、流程管控、履约管理、归档管理四大类，所有问题均已明确责任主体和整改要求。二、当前合同管理工作基本成效近年来公司持续完善合同管理体系，整体管控能力稳步提升，主要体现在四个方面：一是制度体系基本健全，先后出台《公司合同管理办法》《合同分级授权管理细则》《制式合同文本管理规定》《合同纠纷处置流程》等4项核心制度，明确合同从立项、磋商、起草、审核、签订、履约、归档全生命周期的管理要求，建立“总部-子公司-项目部”三级授权体系，明确1亿元以上合同由总部总经理审批，5000万-1亿元合同由总部总法律顾问审批，5000万元以下合同由子公司总经理审批，有效兼顾管控效率和风险防控。二是审核机制不断完善，建立“业务部门初审-财务部门核价-风控法务部终审”的三级审核机制，所有非制式合同必须经过法务人员逐条款审核，2023年全年共审核合同1872份，提出修改意见8900余条，否决不符合合规要求的合同17份，有效规避了条款瑕疵、主体不适格、权利义务不对等等风险。三是制式合同覆盖率持续提升，目前已发布工程总承包、材料采购、劳务分包、咨询服务等12类制式合同文本，覆盖公司90%以上的常规业务，2023年制式合同使用率达到87%，有效降低了合同起草的随意性，提升了审核效率。四是履约管控力度逐步加大，建立合同履约动态跟踪台账，要求各单位每月上报合同履约情况，对逾期付款、逾期交付、应收账款逾期的合同提前30天发出预警，2023年共发出履约预警47次，有效化解履约风险29起，全年合同纠纷发生率为0.8%，较2022年下降0.5个百分点。三、自查发现的主要问题本次自查共排查出四大类23项具体问题，具体如下：（一）制度建设层面存在漏洞。一是部分特殊业务缺乏专项合同指引，针对PPP项目、涉外工程、EPC+O等新型业务模式，尚未出台专项合同管理规范，现有制度仅对常规业务作出要求，本次自查发现的12份PPP项目合同、3份涉外工程合同均为非制式合同，起草过程中缺乏统一的条款标准，部分合同存在风险分配不合理、违约责任约定模糊等问题，其中一份东南亚某国道路建设工程合同，未约定外汇汇率波动的风险分担条款，2023年因当地货币贬值造成公司汇兑损失1200余万元。二是子公司制度与总部制度衔接不畅，7家子公司中有3家未结合自身业务实际制定合同管理实施细则，直接套用总部制度，部分授权要求不符合子公司业务特点，比如某主营小额市政工程的子公司，500万元以下的合同占比达到90%，但按照总部授权要求所有500万元以上合同需要上报总部审批，导致流程冗长，多次出现因审批不及时错过项目投标截止时间的情况。三是合同管理考核机制不完善，现有绩效考核体系中合同管理指标权重仅为5%，仅考核合同纠纷发生率，未对合同审核时效、履约完成率、归档完整性等指标进行考核，也未明确违规签订合同的问责标准，部分单位对合同管理的重视程度不足。（二）流程管控层面存在违规操作。一是部分项目存在先履约后补签合同的情况，本次自查发现共有27份合同存在“先上车后补票”的问题，涉及金额3.72亿元，其中XX高速项目部12份劳务分包合同、XX安置房项目部8份材料采购合同、XX产业园项目部7份服务类合同，均是在项目启动1-3个月后才补签合同，补签时间最长的是XX高速项目部的一份钢筋采购合同，2023年2月就开始供货，2023年7月才签订合同，涉及金额1200万元，补签前未经过法务审核，合同条款完全按照供应商的要求制定，存在价格虚高、违约责任不对等等问题，给公司造成了不必要的损失。二是部分合同审核留痕不完整，抽查的420份合同中有11份合同的审核表仅法务人员签字，缺少业务部门、财务部门的审核意见，其中3份大额采购合同未经过财务部门核价，合同约定的付款比例高达90%，远高于公司规定的70%的上限，导致公司资金占用成本增加。三是部分合同签订主体不适格，有7份劳务分包合同的签订主体为不具备相应资质的个人或者个体工商户，不符合住建部门关于劳务分包的资质要求，存在被行政处罚的风险，其中一份劳务分包合同的签订主体为某个体工商户，施工过程中发生安全事故，因主体无赔付能力，公司承担了连带赔偿责任，损失80余万元。（三）履约管理层面存在薄弱环节。一是应收账款逾期问题突出，截至2023年底共有8份工程结算合同的应收账款逾期，涉及金额3.27亿元，最长逾期时间18个月，其中某地方政府投资的产业园项目，结算款2.1亿元逾期12个月，未及时采取法律手段催收，目前已接近诉讼时效。二是合同变更管理不规范，共有17份合同的变更仅为口头约定，未签订书面补充协议，涉及变更金额4200余万元，其中某安置房项目的设计变更，仅由甲方项目负责人口头通知，未出具书面变更签证，后续结算时甲方不认可变更内容，导致公司无法收回变更部分的工程款，涉及金额1200万元，目前正在走诉讼程序。三是履约跟踪不到位，部分单位未建立动态的履约台账，对合同履行情况掌握不及时，共有9份合同存在逾期交付的情况，未及时主张违约责任，其中一份设备采购合同，供应商逾期交付3个月，按照合同约定应当支付违约金30万元，但因经办人未及时跟进，后续付款时未扣除违约金，给公司造成了损失。（四）归档管理层面存在不规范问题。一是部分合同原件丢失，3家子公司共有32份合同原件丢失，仅留存扫描件，其中有2份涉及金额5000万元以上的工程总承包合同原件丢失，后续如果发生纠纷，无法提供原始证据，存在很大的法律风险。二是合同归档内容不完整，抽查的卷宗中有47份合同仅归档了合同正文，未留存审核表、谈判记录、中标通知书、履约凭证、验收单等佐证材料，无法还原合同签订和履行的全流程。三是电子归档和纸质归档不一致，共有29份合同的电子版本和纸质版本内容不一致，主要是修改后的条款未同步更新电子版本，后续查阅时容易出现混淆。四、问题原因分析一是思想认识不到位，部分业务部门重项目落地、轻合同管理，认为合同只是走流程的形式，为了赶项目进度，忽略合同审核环节，甚至出现先履约后补签的情况，对合同条款的严谨性、合规性重视不足，没有意识到合同是维护公司权益的核心依据。二是人员能力不足，基层项目部和子公司的合同管理员大部分为兼职，没有专业的法律背景，7家子公司中仅有2家配备了专职法务人员，12个项目部均没有专职合同管理员，均由工程人员兼职，每年组织的合同管理培训次数不足2次，部分经办人对合同管理的流程和要求不熟悉，容易出现操作失误。三是信息化支撑不足，目前使用的OA系统合同模块功能不完善，仅能实现合同审批的线上流转，没有履约预警、到期提醒、台账自动生成、逾期催收提醒等功能，履约跟踪完全依赖人工，容易出现遗漏。四是监督问责不到位，针对合同管理中的违规操作，没有明确的问责机制，此前出现的先补签合同、合同条款瑕疵等问题，仅要求整改，未追究相关责任人的责任，导致部分人员存在侥幸心理。五、整改措施及下一步工作计划针对本次自查发现的问题，公司制定了详细的整改方案，明确了整改时限、责任单位和责任人，确保所有问题在2024年9月底前全部整改到位。一是完善制度体系，2024年6月底前出台《PPP项目合同管理指引》《涉外工程合同管理规范》《EPC+O项目合同审核标准》三项专项制度，填补新型业务的制度空白；组织各子公司结合自身业务实际制定合同管理实施细则，优化分级授权体系，将子公司的审批权限按照业务类型进行差异化调整，兼顾管控效率和风险防控；修订《合同管理考核办法》，将合同管理指标的考核权重提升至15%，增加合同审核时效、履约完成率、归档完整性等考核指标，明确违规签订合同的问责标准，对造成损失的，按照损失金额的10%-20%追究相关责任人的责任。二是优化流程管控，明确所有合同必须先审核后签订，严禁先履约后补签合同，因特殊情况需要提前启动项目的，必须先签订框架协议或者意向书，明确核心条款、定价标准和违约责任，经过法务审核后才能启动项目，对未按要求提前启动项目的，不予报销相关费用，同时追究部门负责人的责任；完善审核留痕机制，明确所有合同必须经过业务、财务、法务三个部门的审核，缺少任何一个部门的审核意见，不得进入下一流程，审核意见必须具体明确，不得仅签署“同意”等模糊意见；加强合同签订主体资质审核，所有分包、采购合同的签订主体必须具备相应的资质，法务部门审核时必须核验资质原件，留存资质复印件，对不具备资质的主体一律不予通过审核。三是强化履约管理，2024年6月底前完成所有逾期应收账款的催收工作，对接近诉讼时效的应收账款，通过发送催款函、律师函、协商签订还款协议等方式中断诉讼时效，对拒不还款的，及时启动诉讼程序，确保国有资产不流失；完善合同变更管理机制，所有合同变更必须签订书面补充协议，经过审核后才能生效，口头变更一律不予认可，变更签证必须由甲方、监理、施工方三方签字确认，留存原件；建立履约动态跟踪机制，要求各单位每月上报合同履约情况，风控法务部每季度对履约情况进行抽查，对逾期交付、逾期付款的合同提前30天发出预警，及时主张违约责任，避免损失扩大。四是提升支撑能力，2024年9月底前完成OA系统合同模块的升级，增加履约预警、到期提醒、台账自动生成、逾期催收提醒、电子归档等功能，实现合同全生命周期的线上管理；加强人员培训，每季度组织一次合同管理员培训，邀请外部律师、行业专家讲解合同管理的相关知识，培训结束后进行考试，考试合格才能上岗，要求所有子公司在2024年6月底前至少配备1名专职法务人员，项目部至少配备1名专职合同管理员；规范合同归档管理，2024年6月底前完成所有合同的梳理归档工作，丢失原件的要及时补盖双方公章，确保所有合同原件齐全，归档内容包括合同正文、审核表、谈判记录、中标通知书、履约凭证、验收单等所有佐证材料，电子版本和纸质版本保持一致，由专人统一保管，借阅需要履行审批手续。第二篇为落实《网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》及工信部《互联网企业合规管理指引》相关要求，排查合同全生命周期管理风险，我司于2024年4月10日至4月30日组织开展2023年4月至2024年3月期间的合同管理专项自查，本次自查覆盖公司研发部、市场部、采购部、数据合规部、行政部及6个区域分公司，共梳理各类合同共计2419份，涉及合同总金额37.62亿元，包含数据服务类合同682份、金额12.73亿元，技术开发类合同527份、金额9.46亿元，广告营销类合同471份、金额8.25亿元，物资采购类合同412份、金额4.17亿元，劳动用工及其他类合同327份、金额3.01亿元。本次自查共抽取高风险合同726份，占总合同量的30%，重点核查涉数据、涉个人信息、涉境外业务的合同合规性，核实合同审核留痕、履约记录、电子存证等材料1800余份，现将自查情况报告如下：一、自查工作开展情况本次自查由公司总法律顾问任组长，风控合规部、数据合规部、财务部、内审部联合组成自查小组，制定《合同管理专项自查工作方案》，明确“合规优先、全面覆盖、重点突出”的自查原则，重点排查数据合规、知识产权、格式条款、垄断风险四类核心风险。自查工作分为四个步骤：第一步是台账全量梳理，由各部门、各分公司在4月15日前完成本单位所有合同的台账填报，明确合同类别、签订主体、标的金额、是否涉数据、是否涉个人信息、履约状态等核心信息，由风控合规部统一汇总，排查漏报、错报情况，共补报遗漏合同37份；第二步是分类核查，针对数据服务类、技术开发类、广告营销类三类高风险合同，按照30%的比例抽取样本，核查合同条款的合规性，尤其是涉数据权属、数据使用范围、个人信息处理、数据销毁、知识产权归属等核心条款；第三步是风险核验，对核查中发现的疑似合规风险，通过约谈经办人、调取业务数据、核实数据来源合法性等方式确认风险等级，形成风险清单；第四步是问题反馈，将风险清单反馈至各责任单位，确认问题后制定整改方案。本次自查共排查出各类问题87项，涉及制度建设、流程管控、数据合规、履约管理、归档管理五大类。二、当前合同管理工作基本成效近年来公司高度重视合同合规管理，结合互联网行业特点构建了较为完善的合同管理体系，主要成效体现在三个方面：一是合规制度体系基本完善，先后出台《合同管理办法》《涉数据合同审核规范》《知识产权类合同管理规定》《格式条款审核指引》4项核心制度，明确各类合同的审核标准和流程，建立了包含28类制式合同的文本库，覆盖90%的常规业务，有效降低了合同起草的随意性。二是多级审核机制运行顺畅，建立“业务部门初审-财务部门核价-数据合规部涉数据条款审核-风控合规部终审”的四级审核机制，明确所有合同无论金额大小都必须经过合规审核，2023年全年共审核合同2419份，提出修改意见12000余条，否决不符合合规要求的合同29份，其中否决涉个人信息的不合规数据采购合同7份，有效规避了数据合规风险。三是履约管控能力稳步提升，建立合同履约动态跟踪台账，每个合同指定专人跟进，对逾期付款、逾期交付、数据合规风险提前15天发出预警，2023年共发出履约预警68次，化解风险42起，全年合同纠纷发生率为0.3%，远低于互联网行业1.2%的平均水平，未发生重大数据合规类合同纠纷。三、自查发现的主要问题本次自查共排查出五大类27项具体问题，具体如下：（一）制式合同覆盖不足，新型业务缺乏规范。一是部分新型业务没有制式合同文本，随着公司AI业务、海外SaaS业务的快速发展，现有制式合同库未覆盖AI训练数据采购、海外数据服务、定制化大模型部署三类新型业务，本次自查发现的127份此类合同均为非制式合同，每份都需要重新起草，审核效率比制式合同低70%，且部分条款存在合规漏洞，其中19份AI训练数据采购合同，未明确数据来源的合法性，存在采购非法获取的个人信息的风险。二是现有制式合同部分条款不符合最新合规要求，2023年国家出台了《生成式人工智能服务管理暂行办法》《个人信息出境标准合同办法》等新的监管规定，但现有制式合同未及时更新，比如数据服务类制式合同中未增加生成式AI训练数据的合规性承诺条款，海外业务制式合同未纳入个人信息出境标准合同的相关内容，共有32份已签订的合同不符合最新监管要求。（二）数据合规条款存在漏洞，监管风险突出。一是部分涉数据合同未明确核心合规条款，抽查的205份数据服务类合同中，有32份合同未明确数据权属、数据使用范围、数据存储期限、数据销毁要求等核心条款，其中18份是向第三方采购用户行为数据用于AI模型训练，未要求供应商承诺数据来源合法，也未明确数据使用的范围仅限于模型训练，存在超出授权范围使用数据的风险；14份是向客户提供数据标注服务，未明确数据交付后我方的销毁义务，存在数据泄露的风险。二是涉个人信息的合同未履行合规义务，抽查的87份涉及个人信息处理的合同中，有21份合同未约定个人信息处理的目的、方式、范围，未明确双方的个人信息保护责任，其中7份广告营销类合同，约定我方需要向客户提供用户的浏览记录、消费偏好等个人信息，但未取得用户的单独同意，不符合《个人信息保护法》的要求，存在被监管部门处罚的风险。三是涉外数据合同未按要求履行备案程序，共有9份涉及个人信息出境的合同，未按照《个人信息出境标准合同办法》的要求签订标准合同，也未向网信部门备案，存在最高5000万元的罚款风险。（三）流程管控存在漏洞，违规操作时有发生。一是部分分公司小额合同未走总部审核流程，本次自查发现6个区域分公司共有42份10万元以下的小额采购合同未上报总部审核，由分公司自行签订，其中3份办公设备采购合同的价格比市场均价高15%，涉及金额27万元，存在利益输送的风险；有7份广告投放合同未经过数据合规部审核，合同约定的用户画像标签涉及个人敏感信息，不符合合规要求。二是部分应急项目存在先履约后补签合同的情况，共有19份应急技术开发项目合同，为了赶项目上线时间，未经过合规审核就先启动项目，项目上线后1-2个月才补签合同，其中3份项目涉及个人信息处理，未进行个人信息保护影响评估，存在合规风险。三是格式条款未尽到提示义务，抽查的62份面向C端用户的服务协议、会员协议中，有17份协议的免责条款、限制用户权利的条款未采用加粗、下划线等方式进行提示，其中2份协议的免责条款被用户起诉到法院，认为属于无效格式条款，虽然最终与用户和解，但给公司品牌造成了不良影响。（四）履约管理存在薄弱环节，风险处置不及时。一是部分合同违约责任约定模糊，抽查的158份技术开发类合同中，有21份合同未明确约定延期交付的违约责任，其中7份项目供应商延期交付3个月以上，给公司造成损失共计120余万元，但因合同未约定违约责任，无法向供应商主张赔偿。二是应收账款逾期问题突出，截至2024年3月底，共有37份广告营销类合同的应收账款逾期，涉及金额2.13亿元，其中3份合同的逾期时间超过3年，已超过诉讼时效，无法通过法律途径主张权利。三是知识产权约定不明确，抽查的127份技术开发类合同中，有19份合同未明确知识产权归属，其中8份定制化开发项目的知识产权被乙方申请了专利，给公司造成了损失。（五）归档管理不规范，电子存证不足。一是部分电子合同未进行存证，共有78份电子合同仅存放在业务人员的私人邮箱或者本地电脑中，未上传到公司的合同管理系统，也未进行区块链存证，其中3份合同后续发生纠纷，无法提供具有法律效力的电子证据，导致公司败诉，损失30余万元。二是部分涉密合同未进行脱敏处理，共有23份涉及公司核心算法、用户数据的涉密合同，未对核心条款进行脱敏处理，存放在公共的文件服务器中，存在泄密风险。三是合同归档内容不完整，抽查的726份合同中有47份合同仅归档了合同正文，未留存审核记录、谈判记录、履约凭证、验收单等材料，无法还原合同签订和履行的全流程。四、问题原因分析一是业务迭代速度快于制度更新速度，近年来公司AI业务、海外业务快速发展，新的业务模式层出不穷，但合同制度和制式合同的更新周期长达6个月，无法及时覆盖新型业务，导致新型业务合同缺乏规范。二是分公司合规管控能力不足，6个区域分公司均未配备专职合规人员，合同审核均由业务人员兼职，没有接受过系统的合规培训，对数据合规、知识产权等相关要求不熟悉，导致小额合同审核出现漏洞。三是业务人员合规意识薄弱，部分业务人员存在“重业务、轻合规”的思想，为了赶项目进度、冲业绩，有意跳过合规审核环节，甚至出现先履约后补签的情况。四是信息化支撑不足，现有合同管理系统未将数据合规审核、个人信息保护影响评估等环节设置为强制节点，部分业务人员可以绕过审核环节直接签订合同，也没有电子存证、履约预警等功能，无法实现全流程管控。五、整改措施及下一步工作计划针对本次自查发现的问题，公司制定了详细的整改方案，明确所有问题在2024年8月底前全部整改到位，具体措施如下：一是完善制度和制式合同体系，2024年5月底前完成制式合同库的更新，新增AI训练数据采购、海外SaaS服务、定制化大模型部署三类制式合同，修订现有数据服务类、技术开发类制式合同，增加生成式AI数据合规、个人信息出境等相关条款，符合最新监管要求；出台《涉生成式AI合同审核指引》《个人信息出境合同管理规范》两项专项制度，明确新型业务的合同审核标准；建立制式合同动态更新机制，每2个月梳理一次新出台的监管规定和新的业务模式，及时更新制式合同和制度要求。二是强化数据合规条款审核，2024年5月底前完成所有已签订涉数据合同的梳理，对未明确数据权属、数据使用范围、数据销毁义务的合同，签订补充协议完善相关条款；明确所有涉数据合同必须经过数据合规部审核，将数据来源合法性承诺、数据权属、使用范围、存储期限、销毁义务、个人信息保护责任等列为必备条款，缺少任何一项都不予通过审核；对涉及个人信息出境的合同，在2024年6月底前完成标准合同的签订和网信部门的备案工作，未完成备案的暂停相关业务。三是优化流程管控，明确所有合同无论金额大小、无论是否是应急项目，都必须经过合规审核，应急项目必须先签订框架协议，明确核心条款和合规要求，经过审核后才能启动项目，严禁先履约后补签合同，对未按要求操作的，不予报销相关费用，同时追究部门负责人的责任；将数据合规审核、个人信息保护影响评估设置为合同审核的强制节点，未经过相关审核的合同无法进入下一流程；完善格式条款审核机制，所有面向C端的格式条款必须经过风控合规部审核，对免责条款、限制用户权利的条款必须采用加粗、下划线等方式进行提示，同时通过弹窗、单独确认等方式确保用户知悉相关条款。四是强化履约管理，2024年6月底前完成所有逾期应收账款的催收工作，对已超过诉讼时效的应收账款，通过协商签订还款协议、发送催款函等方式中断诉讼时效，对拒不还款的及时启动诉讼程序；完善技术开发类合同的条款标准，明确约定延期交付的违约责任、知识产权归属等核心条款，避免后续出现纠纷；建立履约动态跟踪机制，每月梳理合同履约情况，对逾期交付、逾期付款的合同提前15天发出预警，及时主张权利，避免损失扩大。五是提升信息化支撑能力，2024年7月底前完成合同管理系统的升级，对接区块链存证平台，所有电子合同签订后自动上传到系统进行区块链存证，具备法律效力；增加数据合规审核、个人信息保护影响评估的强制节点，业务人员无法绕过审核环节；增加履约预警、到期提醒、应收账款催收提醒等功能，实现合同全生命周期的线上管控；规范合同归档管理，2024年6月底前完成所有合同的归档工作，所有合同必须上传到合同管理系统，涉密合同进行脱敏处理后存储在专用的加密服务器中，归档内容包括合同正文、审核记录、谈判记录、履约凭证、验收单等所有材料，由专人统一管理，借阅需要履行审批手续。六是加强人员培训，每月组织一次业务人员合规培训，重点讲解数据合规、知识产权、格式条款等相关要求，培训结束后进行考试，考试合格才能开展相关业务；要求6个区域分公司在2024年6月底前至少配备1名专职合规人员，负责分公司的合同初审工作，所有分公司的合同审核结果每月上报总部风控合规部核查，确保合规要求落实到位。第三篇为落实财政部《行政事业单位内部控制规范》及市文旅局《关于加强市直文旅系统合同管理的通知》要求，规范公共文化服务采购、项目合作、资产租赁等各类合同的管理，防范财务风险和廉政风险，我中心于2024年5月6日至5月26日组织开展2022年1月至2024年4月期间的合同管理专项自查，本次自查覆盖中心办公室、财务室、公共文化服务部、活动策划部、资产运维部5个内设部门及下属的市图书馆、市文化馆、市博物馆3个场馆，共梳理各类合同共计317份，涉及合同总金额1.29亿元，包含公共文化服务采购类合同92份、金额4273万元，文化活动合作类合同87份、金额2816万元，资产租赁类合同42份、金额2125万元，物资采购类合同58份、金额1892万元，工程修缮类合同38份、金额1794万元。本次自查共抽查合同127份，占总合同量的40%，逐份核查合同审核记录、招投标文件、履约凭证、验收记录、付款凭证等材料，访谈合同经办人、项目负责人共32人，现将自查情况报告如下：一、自查工作开展情况本次自查由中心主任任组长，纪检委员、财务负责人、常年法律顾问为成员的专项自查小组，制定《公共文化服务中心合同管理专项自查工作方案》，明确“防控风险、规范管理、堵塞漏洞”的工作目标，重点排查合同签订是否符合政府采购要求、审核流程是否合规、履约验收是否到位、资金支付是否符合规定、是否存在廉政风险五大核心内容。自查工作分为三个阶段：第一阶段是全量梳理，要求各部门、各场馆在5月12日前完成2022年以来所有合同的台账填报，明确合同名称、签订主体、标的金额、资金来源、采购方式、签订时间、履约状态等核心信息，由办公室统一汇总，共补报遗漏合同19份；第二阶段是逐份核查，对照台账逐份核查合同原件及相关佐证材料，对5万元以上的合同进行全量核查，5万元以下的合同按照30%的比例抽查，重点核查是否符合政府采购要求、审核流程是否完整、条款是否合规、履约验收是否到位；第三阶段是问题确认，对核查中发现的问题，约谈相关经办人核实情况，形成问题清单后反馈至责任部门确认。本次自查共排查出各类问题49项，涉及制度建设、流程管控、履约管理、归档管理四大类。二、当前合同管理工作基本情况近年来中心按照行政事业单位内部控制的要求，逐步完善合同管理体系，主要工作成效体现在三个方面：一是制度体系基本建立，先后出台《公共文化服务中心合同管理办法》《合同审核审批流程》《政府采购项目合同管理规范》三项制度，明确所有合同必须经过“部门申请-财务核价-法务审核-中心主任审批”四个环节，5万元以上的项目必须经过公开招投标，5万元以下的项目必须经过三家比价，从制度层面规范了合同管理流程。二是审核机制运行规范，建立法律顾问提前介入机制，所有合同在签订前必须经过常年法律顾问审核，2022年以来共审核合同317份，提出修改意见1200余条，否决不符合政府采购要求的合同9份，有效规避了合规风险。三是资金支付管控严格，明确所有合同款项支付必须核验履约情况，出具验收单后才能付款，2022年以来未发生违规付款的情况，也未发生合同纠纷。三、自查发现的主要问题本次自查共排查出四大类18项具体问题，具体如下：（一）制度建设不够细化，特殊业务缺乏规范。一是公益类合同缺乏管理规范，针对公益合作、志愿服务等无资金往来的合同，现有制度未明确相应的审核标准和流程，本次自查发现的29份公益合作类合同、17份志愿服务类合同，均没有统一的制式文本，部分合同条款过于简单，其中11份与本地文化机构合作的公益展览合同，未明确展览时间、展品安全责任、双方权利义务，有2份展览出现展品损坏的情况，因合同未约定责任划分，无法向合作方主张赔偿，损失共计12万元；18份与志愿者团队合作的公益文化活动合同，未明确志愿者的服务内容、安全保障责任，有1份活动中志愿者出现意外受伤，中心承担了全部医疗费用共计3.2万元。二是小额合同管理要求不明确，现有制度仅明确5万元以上的合同需要走招投标流程，但对1万元以下的小额合同未明确采购要求，导致部分小额合同采购不规范。三是合同管理考核机制缺失，未将合同管理纳入部门和个人的绩效考核，也未明确违规操作的问责机制，部分工作人员对合同管理的重视程度不足。（二）流程管控存在漏洞，违规操作时有发生。一是部分小额合同未履行比价程序，本次自查发现共有17份1万元以下的小额合同未经过三家比价，直接指定供应商，其中9份是文化活动文创产品采购合同、3份是办公物资采购合同、5份是活动场地租赁合同，有1份文创产品采购合同的单价为25元/件，比市场均价高6元，涉及金额1.2万元，造成了财政资金浪费。二是部分合同审核留痕不完整，抽查的127份合同中有23份合同的审批表仅中心主任签字，缺少部门负责人、财务、法务的审核意见，其中7份工程修缮类合同未经过财务核价，合同约定的价款比财政评审价格高8%，涉及金额37万元。三是部分合同签订主体不适格，下属的市图书馆、市文化馆、市博物馆均没有独立法人资格，但本次自查发现有7份合同是以场馆的名义签订的，其中3份是图书馆的图书采购合同、2份是文化馆的活动合作合同、2份是博物馆的展览合作合同，不符合合同签订主体的要求，存在法律效力瑕疵。四是部分政府采购项目合同签订不规范，有9份政府采购项目的合同内容与招投标文件不一致，其中3份公共文化服务采购合同，约定的服务内容比招投标文件减少了10%，但合同金额未相应调整，涉及金额42万元。（三）履约管理不规范，验收环节流于形式。一是部分合同履约验收不到位，抽查的37份公共文化服务采购合同中，有19份合同的验收单仅经办人签字，没有服务对象评价或者第三方验收意见，无法证明服务达到了合同约定的要求，其中8份农村公益电影放映合同，仅由经办人签字确认放映场次，未核实实际观影人数和群众满意度，有群众反映部分场次存在放映不及时、影片内容陈旧的问题。二是部分资产租赁合同租金收取不及时，共有4份商铺租赁合同的租金逾期，涉及金额12.7万元，最长逾期时间6个月，未及时采取催收措施，也未按照合同约定收取违约金。三是部分合同变更不规范，共有7份合同的变更未签订书面补充协议，仅为口头约定，其中3份工程修缮合同的变更内容，未经过财政评审，涉及金额23万元，不符合财政资金使用的要求。（四）归档管理不规范，资料留存不完整。一是部分合同原件未统一归档，共有12份合同原件保存在经办人手里，未交到办公室统一保管，其中2份工程修缮类合同的原件丢失，仅留存扫描件，后续如果发生纠纷，无法提供原始证据。二是合同归档内容不完整，抽查的127份合同中有42份合同仅归档了合同正文，未留存招投标文件、比价记录、审核审批表、履约凭证、验收单等佐证材料，无法还原合同签订和履行的全流程。三是合同台账更新不及时，现有合同台账仅登记到2023年10月，2023年11月以来的72份合同未及时登记到台账中，无法全面掌握合同签订和履约情况。四、问题原因分析一是思想认识不到位，部分工作人员认为公共文化服务项目都是公益性质的，不会产生风险，对合同管理的重视程度不足，觉得合同只是走个形式，对条款的严谨性、流程的合规性重视不够，甚至认为小额合同没有必要走比价流程，直接找熟悉的供应商更方便。二是制度不够细化，现有合同管理制度仅对常规的有资金往来的合同作出要求，未覆盖公益合作、志愿服务等无资金往来的合