学校档案制度汇编

学校档案制度汇编引言学校档案是学校在长期教育教学、行政管理、科学研究以及其他各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是学校历史的真实写照，是学校管理工作的重要组成部分，也是教育事业发展的宝贵财富。为规范我校档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度汇编。本汇编依据国家有关档案法律法规，结合我校实际情况编制，是我校档案工作的基本遵循。第一章总则第一条目的与依据为加强学校档案管理，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及相关教育法规，结合本校实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体师生员工在从事与学校职能相关的各项活动中形成的，对学校具有保存价值的各种载体档案的管理。第三条基本原则档案工作遵循统一领导、分级负责、规范管理、安全保密、便于利用的原则。学校档案实行集中统一管理，确保档案的完整、系统、安全和有效利用。第四条管理体制学校档案工作实行校长领导下的档案机构统一管理体制。学校设立综合档案室，作为档案管理的职能部门，负责统筹、协调、指导和具体实施全校的档案管理工作。各部门、各单位应指定专人负责本部门档案的收集、整理、移交等工作。第二章档案的形成与收集第五条档案形成责任学校各部门、各单位及其工作人员在公务活动中形成的具有保存价值的文件材料，均有责任及时、准确地收集、整理，并按规定向学校综合档案室移交。第六条收集范围档案收集范围包括：1.行政管理类：学校发展规划、工作计划、总结、报告、会议纪要、规章制度、机构设置、人事任免、奖惩、财务、审计、基建、设备等方面的文件材料。2.教学类：教学计划、课程大纲、教学改革、招生录取、学籍管理、成绩管理、毕业生、教材、教学研究、教学评估等方面的文件材料。3.科研类：科研项目立项、研究过程、成果鉴定、专利、学术论文、著作等方面的文件材料。4.学生类：学生学籍档案、奖惩材料、党团组织材料、毕业生登记表等。5.基本建设类：校园规划、工程立项、设计、施工、监理、竣工验收等方面的文件材料。6.仪器设备类：各类教学、科研、办公仪器设备的申购、验收、使用、维修、报废等文件材料。7.声像及实物类：反映学校重要活动、人物、事件的照片、录音、录像、光盘、实物等。8.其他具有保存价值的文件材料。第七条收集要求各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整、准确。对于具有永久或长期保存价值的文件材料，应在办理完毕后及时收集；对于周期性形成的文件材料，应按阶段或年度收集。第三章档案的整理与归档第八条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第九条归档要求1.时限要求：各部门形成的文件材料，一般应在次年上半年内整理完毕并向综合档案室归档。基建项目、科研项目等专项档案，应在项目完成后三个月内归档。2.质量要求：归档的文件材料应质地优良、字迹清楚、符合归档规格。手写材料应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色书写工具。复印件须注明原件保存处。3.整理规范：归档文件材料应按照《归档文件整理规则》进行分类、排列、编号、编目、装订。第十条归档手续档案移交时，移交部门与综合档案室应办理交接手续，填写《档案交接文据》，双方签字盖章，各执一份。第四章档案的保管第十一条保管条件综合档案室应具备符合国家规定的档案库房，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等设施设备，确保档案安全。第十二条库房管理档案库房应保持整洁、干燥，严格控制温湿度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第十三条档案装具档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜等装具进行存放，做到排列有序，便于管理和查找。第十四条安全保密严格执行档案安全保密制度，定期进行安全检查，发现问题及时处理。对涉密档案应按国家保密规定进行管理。第十五条定期检查档案管理人员应定期对所保管的档案进行清点核对，发现破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等补救措施。第五章档案的利用第十六条利用原则档案利用应遵循为学校教学、科研、管理等工作服务的原则，同时遵守国家有关保密规定和学校档案管理规章制度。第十七条利用范围与权限1.学校内部单位因工作需要查阅档案，须由本单位负责人签字同意，档案管理人员根据权限提供查阅。2.教职工因个人工作或研究需要查阅本人相关档案，须出示有效身份证件。3.学生因学业等正当理由需查阅本人档案中公开信息，须经相关部门批准。4.校外单位或个人查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经学校档案管理部门负责人批准。5.涉密档案的查阅，须严格按照国家及学校保密规定执行。第十八条利用手续查阅档案须填写《档案查阅登记表》，写明查阅目的、范围、内容等。档案管理人员应对查阅人进行必要的指导。第十九条利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.未经许可，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门批准，并由档案管理人员负责复制。3.查阅的档案一般不得带出阅档室。确因特殊情况需要借出的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅单位或个人对档案的安全、保密负全部责任。4.归还档案时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可注销借阅手续。第六章档案的鉴定与销毁第二十条鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由分管档案工作的校领导、档案管理部门负责人及相关业务部门人员组成，负责对档案的保存价值进行鉴定。第二十一条鉴定标准档案鉴定应依据国家有关档案保管期限的规定，结合学校实际，确定档案的永久、长期、短期保管期限。第二十二条销毁程序对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报档案鉴定小组鉴定审核，经学校主管领导批准后，由两人以上负责监销，并在指定地点进行销毁。销毁前应编制《档案销毁清册》，监销人须在清册上签字。第七章档案人员职责与要求第二十三条政治素质档案工作人员应热爱档案事业，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，具有良好的政治思想素质和职业道德。第二十四条业务能力档案工作人员应熟悉档案业务知识，掌握档案管理技能，具备相应的专业素养，能够胜任档案管理工作。学校应重视档案人员的业务培训，支持其参加专业学习和学术交流。第二十五条工作纪律档案工作人员应严格遵守国家档案法律法规和学校档案管理制度，不得泄露档案秘密，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。第八章附则第二十六条解释权本制度由学校综合档案室负责解释。第二十七条生效日期本制度自发布之日起施行。以往学校有关档案管理的规定与本制度不符的，以本制度为准。第二十八条修订本制度根据国家法律法规变化和学