中学档案管理制度

中学档案管理制度一、总则学校档案是学校在长期教育教学、行政管理、党群活动及其他各项工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。它是学校历史的真实写照，是教育教学研究的重要依据，也是学校管理水平的集中体现。为规范我校档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效地保护和利用档案资源，根据国家有关档案法律法规及教育行政部门相关规定，结合我校实际，特制定本制度。本制度适用于学校各部门、年级组、教研组及全体教职员工在各项工作中形成的应归档材料的收集、整理、保管、利用和销毁等管理工作。档案工作是学校整体工作的重要组成部分，全校各部门和全体人员均有保护学校档案的义务和责任。二、管理机构与职责学校档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。1.学校领导：校长对学校档案工作负总责，分管副校长具体负责档案工作的领导与协调，将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，保障档案工作所需的人员、经费和设施设备。2.档案室（或指定专人）：是学校档案工作的职能管理部门，负责全校档案的统一收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。具体职责包括：*贯彻执行国家及上级部门关于档案工作的法律法规和方针政策；*制定和完善学校档案管理各项规章制度并组织实施；*指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作；*负责对各部门移交的档案进行规范化整理、编目、上架；*维护档案的完整与安全，做好档案的保密工作；*开展档案利用服务，编制必要的检索工具，满足学校各项工作对档案信息的需求；*组织档案管理人员的业务学习和培训，提高档案管理水平。3.各部门：各部门负责人是本部门档案工作的第一责任人，应指定专人（兼职档案员）负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、积累、整理和定期向学校档案室移交。各部门兼职档案员应熟悉本部门业务，了解档案归档要求，确保应归档材料的齐全、完整和规范。三、档案分类与归档范围学校档案按照其形成的领域和内容性质，一般可分为以下几大类：1.党群工作类：包括学校党组织的会议记录、工作计划、总结、报告、决议、决定、通知、请示、批复；党员发展、教育、管理材料；纪检、工会、共青团、少先队等群众组织的工作材料。2.行政管理类：包括学校发展规划、年度工作计划、总结；学校章程、各项规章制度；上级来文、学校发文；人事任免、奖惩、考核、职称评聘材料；会议纪要、大事记；校园安全、后勤保障等方面的材料。3.教学工作类：包括教学计划、教学大纲、课程设置、教学改革方案；招生计划、录取名册、学生学籍管理材料（含转学、休学、复学、退学等）；教学进度表、课表；教材、讲义、教案、教学参考资料；各类考试组织、成绩统计与分析材料；教研活动记录、教学成果（论文、著作、获奖等）；实验教学、电化教学、信息技术教育等方面的材料。4.学生工作类：包括学生学籍卡片、毕业生登记表；学生奖惩材料（含优秀学生、优秀学生干部、违纪处分等）；学生体质健康档案；学生社会实践、社团活动材料；毕业生就业指导与服务材料等。5.基建类：包括学校基本建设规划、设计图纸、施工图纸、竣工图；工程预决算、验收报告；建筑物、构筑物维修改造材料等。6.设备类：包括教学仪器、办公设备、图书资料等固定资产的购置计划、合同、说明书、图纸、验收记录、维修保养记录、报废材料等。7.财会类：包括会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料；财务管理制度、预决算报告、审计报告等。（按财政部门规定年限和要求管理）8.声像与实物类：包括学校各项活动形成的照片、录音带、录像带、光盘等；学校获得的奖状、奖杯、奖牌、礼品等实物。9.其他类：不宜归入上述各类，但具有保存价值的其他材料。四、归档要求与整理方法1.归档时限：*党政管理类、教学管理类等常规性文件材料，一般应在次年第一季度末前整理完毕并向档案室移交。*学生学籍档案在学生毕业或离校后一个月内整理归档。*基建项目档案在工程竣工验收后三个月内整理归档。*设备档案在设备验收合格投入使用后一个月内整理归档。*财会档案在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案室。*声像档案、实物档案应在活动结束或获得后及时整理归档。2.归档材料质量要求：*归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，真实有效。*文件材料应字迹清楚、图样清晰、签章完备，符合长期保存要求。手写材料应使用蓝黑墨水、碳素墨水或墨汁书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色书写工具。*复印件作为归档材料时，必须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。*声像材料应附文字说明，注明事由、时间、地点、人物、拍摄（录制）者等。3.整理方法：*各部门兼职档案员负责本部门文件材料的初步分类、排序、编写页码、填写卷内目录和备考表。*档案室接收后，按照《归档文件整理规则》或相关档案整理规范进行系统化整理，包括分类、组卷（件）、排列、编号、编目、装订、装盒等。*档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持案卷（件）内文件的系统联系，便于保管和利用。*电子档案的整理应符合国家关于电子文件归档与管理的相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。五、档案保管与利用1.档案保管：*档案室应具备适宜档案长期保存的条件，保持清洁、干燥、通风，避光、防高温、防潮、防虫、防鼠、防盗、防火、防尘、防磁。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和防盗设施。*档案装具应符合国家标准，做到统一规范。档案入库前应进行检查、消毒，防止有害物质带入。*建立档案库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。*定期对档案进行清点核对和安全检查，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。*积极推广和应用档案管理现代化技术，逐步实现档案管理数字化、信息化。2.档案利用：*档案利用应遵循“为学校发展服务、为教育教学服务”的原则，严格遵守国家保密法规和学校档案管理规定。*学校内部因工作需要查阅档案，须由所在部门负责人签字同意，档案室工作人员核对身份后提供查阅。查阅重要或涉密档案，须经分管校领导批准。*校外单位或个人查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经学校分管档案工作领导批准。*查阅档案一般在指定的阅档室进行。档案原件原则上不得带出阅档室。确因特殊情况需借出档案，须经学校分管档案工作领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期间，借阅者对档案的安全、保密负全部责任。*查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄。如需复制、拍摄，须经档案室同意。*查阅涉及个人隐私、商业秘密或其他不宜公开的档案信息，应严格遵守保密规定，不得泄露。*利用档案时，应在《档案利用登记簿》上详细记录利用目的、内容、时间和结果等。六、档案鉴定与销毁1.档案鉴定：学校应成立档案鉴定小组，由分管档案工作的校领导、档案室及相关部门人员组成，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。2.销毁程序：*对经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报学校主管领导批准后，方可销毁。*销毁档案时，必须有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案材料。*《档案销毁清册》应永久保存。七、安全保密档案属于党和国家的核心信息资源，档案安全和保密工作是档案工作的生命线。1.严格遵守国家《保密法》及相关保密规定，建立健全档案保密制度，定期进行保密检查和保密教育。2.档案管理人员应严守档案纪律，恪守职业道德，不得泄露档案内容。3.涉密档案的管理应严格按照国家秘密载体管理规定执行，划定密级，专人保管，专柜存放。4.对档案管理系统及计算机设备应采取严格的安全保密措施，防止信息泄露和网络攻击。5.发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。八、责任追究对于在档案工作中做出显著成绩的部门和个人，学校予以表彰和奖励。对违反本制度，造成档案损坏、丢失、泄