学校行政办公会议规则

学校行政办公会议规则为规范学校行政办公会议组织与运行，保障行政决策的科学性、民主性和效率性，根据《中华人民共和国教育法》《事业单位人事管理条例》等相关法律法规，结合学校实际，制定本规则。本规则适用于学校行政办公会议的筹备、召开、决议执行及监督等全流程管理。一、会议定位与职责边界学校行政办公会议是学校行政工作的核心决策与协调机构，主要负责贯彻执行党委决议、落实上级教育行政部门工作部署，研究决定学校日常行政运行中的重要事项，统筹协调跨部门工作。会议坚持“集体讨论、民主决策、分工负责、强化执行”原则，与党委会、校长办公会（如有）、教职工代表大会等形成有机衔接的决策体系。会议职责严格限定于行政事务范畴，具体包括：1.研究落实党委关于学校改革发展的重大决策部署的具体实施方案；2.审议学校行政工作年度计划、阶段性重点任务及执行情况报告；3.讨论决定教学管理、科研管理、学生管理、人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障、安全稳定等行政领域的重要事项；4.审议学校行政规范性文件、重要管理制度的制定与修订；5.研究处理上级教育行政部门交办的专项工作及学校突发公共事件；6.协调解决部门间职责不清、任务交叉的工作事项；7.其他需由行政办公会议决策的行政事务。会议不替代党委会对党建、意识形态、干部任免等事项的决策权限，不替代教职工代表大会对涉及教职工切身利益事项的审议权，不替代学术委员会对学术事务的学术判定权。二、会议组织与参会人员（一）会议召集与主持会议由校长召集并主持。校长因特殊情况无法参会时，可委托常务副校长或分管行政工作的副校长召集并主持。会议原则上每周召开1次，具体时间为每周二上午9:00（遇法定节假日或学校重大活动顺延，调整时间由行政办公室提前1个工作日通知）。如遇紧急事项需临时召开，由校长或受委托的副校长批准后，行政办公室于会前2小时通知参会人员。（二）固定参会人员会议固定参会人员为学校领导班子成员（校长、副校长）、校长助理、行政办公室主任、发展规划处处长、财务处处长、人事处处长、教务处（或教学部）处长、科研处处长、学生工作部（处）部长（处长）、后勤保障处处长、安全保卫处处长。上述人员因公务、出差、病假等原因无法参会时，需提前向主持人请假并委托本部门其他负责人（需具备决策授权）代为参会，代为参会人员须全程参与讨论并行使表决权。（三）列席人员根据会议议题需要，可安排相关部门负责人、教师代表、学生代表列席。列席人员由议题提交部门商行政办公室提出建议名单，经主持人批准后确定。列席人员仅参与所涉议题的讨论，无表决权。（四）参会纪律1.参会人员须提前10分钟到达会场，签到入场；2.会议期间关闭手机或调至静音模式，不得随意出入会场或从事与会议无关的活动；3.未请假或未委托他人代会的，视为缺席，缺席记录纳入部门年度考核；4.连续3次无故缺席或累计5次缺席者，由校长约谈并通报批评。三、议题管理与材料准备（一）议题征集与筛选1.议题来源包括：校长提出的决策事项；分管校领导提交的分管领域重要事项；各职能部门提交的需跨部门协调或涉及全局的事项；教职工代表、学生代表通过校长信箱、教代会提案等渠道反映的重大问题（经行政办公室归类整理后提交）。2.部门提交议题需填写《行政办公会议议题申报表》（附件1），内容包括：议题名称、提出部门、联系人及联系方式、拟讨论时间、核心内容概述、需会议决策的具体事项（需明确“是否需表决”“是否需形成决议”）。3.议题征集时间为每周五17:00前（临时议题除外），由行政办公室汇总后提交校长审定。校长根据工作优先级筛选议题，确定会议议程。4.以下事项原则上不列为会议议题：（1）属部门职责范围内可自行决策的事项；（2）未提前征求相关部门意见或存在重大分歧且未协调的事项；（3）材料不完整、数据不清晰或论证不充分的事项；（4）已由党委会、教代会等其他会议决策且需执行的事项。（二）材料准备与预审1.议题提交部门须在会议召开前3个工作日（临时议题提前1个工作日）将《议题说明材料》（附件2）报送行政办公室。材料应包含：（1）背景与依据：政策文件、上级要求、学校现状分析等；（2）现状与问题：当前工作进展、存在的主要问题及原因；（3）方案与建议：至少2个可选方案（涉及经费支出的需附预算明细），明确各方案的利弊分析；（4）征求意见情况：已征求的相关部门、教师、学生意见及采纳情况，分歧意见需单独说明；（5）风险评估：可能引发的矛盾或问题，拟采取的防范措施；（6）其他支撑材料：如法律意见书、专家论证报告等（如需）。2.行政办公室负责对材料进行预审，重点审核：材料完整性（是否包含上述6项内容）、数据准确性（关键数据需与财务处、人事处等部门核对）、程序合规性（是否已履行必要的征求意见程序）。预审不通过的，退回原部门修改，修改后仍不符合要求的，该议题取消上会资格。3.预审通过的材料，由行政办公室于会前1个工作日发送至参会人员（涉密材料除外），确保参会人员提前熟悉内容。四、会议议事与决策程序（一）会议议程宣布会议开始后，主持人首先宣布本次会议应到、实到人数，确认列席人员名单，通报会议议程及每项议题的讨论时长（原则上每项议题不超过30分钟）。（二）议题讨论与发言1.每项议题由提交部门负责人汇报（时间不超过10分钟），重点说明材料中的核心内容、关键数据及需决策事项。2.分管校领导对议题提出指导性意见（时间不超过5分钟）。3.其他参会人员依次发言（每人不超过3分钟），发言应聚焦议题本身，提出明确观点及依据，避免重复讨论。4.主持人可根据讨论情况，要求相关人员补充说明或引导讨论方向，确保讨论充分但不超时。（三）决策形成与记录1.讨论结束后，主持人归纳总结意见，提出决策建议：（1）意见一致或多数同意的，宣布“通过”；（2）意见分歧较大但无原则性冲突的，宣布“原则通过，需根据讨论意见修改后报备”；（3）意见存在重大分歧或关键信息不明确的，宣布“暂缓决策，由分管校领导牵头进一步调研，下次会议再议”；（4）违反法律法规或学校现有制度的，宣布“不予通过”。2.需表决的事项（如涉及50万元以上经费支出、重要岗位人事调整等），采取无记名投票或举手表决方式，经应到会固定参会人员半数以上同意方为通过。3.会议全程录音，由行政办公室指定专人（记录员）如实记录，形成《行政办公会议记录》（附件3），内容包括：会议时间、地点、主持人、参会及列席人员、议题内容、发言要点、决策结果等。记录需经主持人签字确认。五、会议纪要与决议执行（一）会议纪要制发1.行政办公室在会议结束后2个工作日内，根据会议记录起草《行政办公会议纪要》（附件4），内容应简明扼要，明确决议事项、责任部门、完成时限及具体要求。2.纪要经行政办公室主任初审、分管校领导审核后，由校长签发。3.纪要印发范围为：校领导班子成员、相关职能部门、存档（电子档案同步录入学校OA系统）。（二）决议执行与督办1.责任部门须在决议印发后3个工作日内制定《决议事项落实方案》（附件5），明确具体措施、责任人、时间节点，报行政办公室备案。2.行政办公室建立《决议事项督办台账》（附件6），通过以下方式跟踪执行情况：（1）定期责任部门每周五17:00前报送本周进展，重大事项每日报送；（2）现场督查：对进展缓慢或涉及多部门协作的事项，行政办公室联合监察处实地调研，协调解决问题；（3）专题汇报：对超过1个月未完成的事项，责任部门须在下次行政办公会议上说明原因及改进计划。3.决议执行完成后，责任部门提交《决议事项完成报告》（附件7），经行政办公室核实、分管校领导确认后，予以结案。（三）决议调整与变更因政策调整、客观条件变化等原因需变更决议的，责任部门须提交书面申请（说明变更理由、调整方案），经分管校领导审核后，提交行政办公会议重新审议。未经重新审议，任何部门不得擅自调整决议内容。六、纪律与保密要求1.参会及列席人员须严格遵守会议纪律，不得泄露会议讨论过程中涉及的未公开信息（如人事调整动议、财务预算细节、敏感事件处理方案等）。2.会议记录、纪要及相关材料属内部文件，未经校长批准，不得复制、外传或用于其他用途。3.对违反保密规定