询价文件模板

询价文件模板一、询价文件的核心价值与编制原则询价文件作为采购方向潜在供应商发出的正式邀约，其核心价值在于建立采购方与供应商之间的信息桥梁，明确采购标的、数量、质量、价格、交付方式、服务要求及合同主要条款等关键信息。编制询价文件应遵循以下原则：1.公平性与公正性：文件内容不得含有任何歧视性、倾向性条款，确保所有符合资质的供应商都能平等参与竞争。2.完整性与准确性：需求描述清晰、准确，避免模糊不清或容易引起歧义的表述，确保供应商能够全面理解采购意图。3.合规性与严谨性：符合国家相关法律法规及企业内部采购政策，条款设置严谨，逻辑清晰。4.经济性与效率性：以合理的成本获取满足需求的产品或服务，同时兼顾采购流程的效率。二、询价文件模板结构与内容说明（一）封面与目录封面示例：[采购单位全称][项目名称]询价文件文件编号：[自行设定]发布日期：[YYYY年MM月DD日]目录（根据文件具体内容列出章节标题及对应页码，便于供应商查阅）（二）询价公告/邀请函本部分旨在向潜在供应商发出正式询价邀请，介绍项目基本情况及参与方式。1.项目名称：准确、规范的项目全称。2.采购人信息：包括采购人全称、地址、联系人、联系电话、电子邮箱等。3.项目概况：简要介绍采购内容、项目背景、实施地点（如适用）等。4.询价内容及需求概述：列出主要采购标的名称、数量、主要技术参数或服务内容概要。5.供应商资格要求：明确参与本次询价的供应商应具备的基本资质和特定条件（如营业执照范围、相关行业经验、财务状况、无不良记录等）。6.询价文件的获取：*获取时间：起始日期和截止日期。*获取地点及联系人（如适用）。7.报价文件的递交：*递交截止时间：精确到年月日时分。*递交地点/方式：明确的physicaladdress或指定的电子投递系统/邮箱。*报价文件份数：正本、副本数量。8.询价时间及地点（如组织现场询价）：如不组织集中询价，可注明“本项目采用书面评审方式”。9.联系方式：重申采购人联系人、电话、邮箱，以便供应商咨询。10.其他说明：如本次询价是否包含后续谈判、采购人保留的权利（如取消询价、修改需求等）。（三）供应商须知本部分是对询价过程中供应商应了解和遵守的各项规则的详细说明。1.总则：解释询价目的、资金来源（如适用）、合格供应商定义、保密要求等。2.询价文件：*文件组成：列出询价文件的所有组成部分。*文件的澄清与修改：供应商提出澄清要求的时间和方式，采购人对文件进行修改的程序和通知方式。3.报价文件的编制：*报价文件组成：明确要求供应商提交的文件清单（如报价函、报价表、资格证明文件、技术方案、售后服务承诺等）。*报价要求：币种、报价包含的内容（如货物价款、税费、运输费、安装调试费、服务费等）、报价有效期（自报价截止日起计算）。*报价货币：明确报价所采用的货币种类。*编制要求：字迹清晰、内容完整、签署盖章有效。4.报价文件的递交：*密封要求：报价文件是否需要密封，密封标识要求。*递交截止时间：强调截止时间的严肃性，逾期递交的处理方式。*递交方式：同询价公告。5.报价的修改与撤回：在报价截止时间前，供应商修改或撤回报价的程序。6.询价与评审：*询价小组的组成。*评审原则：如公平、公正、科学、择优，以及价格优先或综合评估（需明确权重）。*评审方法及标准：详细说明评审指标、评分细则（如为综合评分法）。通常询价采用最低评标价法，但需明确是否考虑偏离因素。*废标条款：列出导致报价无效的情形（如资格不符、报价不完整、未实质性响应需求、低于成本价且无法合理解释等）。7.确定成交供应商：*成交标准：如何根据评审结果确定成交候选人及最终成交供应商。*成交结果通知：通知方式和时间。8.合同签订：成交供应商在规定时间内与采购人签订合同的要求。9.纪律与监督：对供应商参与询价过程中的纪律要求，以及采购过程的监督机制。（四）项目需求与技术规格本部分是询价文件的核心，需详细、准确地描述采购标的的具体要求，是供应商提供响应方案和报价的依据。1.项目背景与目标（如适用）：进一步阐述项目的背景信息和期望达成的目标。2.采购标的清单：*序号、品目名称、规格型号/技术参数、单位、数量、备注（如品牌参考，但需注明“或同等品质及以上产品”以避免倾向性）。3.技术规格与参数要求：*对每个品目的详细技术参数、性能指标、材质要求、执行标准等进行明确描述。应采用“可接受的最低标准”而非指定单一品牌型号（除非有特殊理由并经过审批）。*对于服务类采购，应明确服务范围、服务内容、服务标准、服务期限、人员配置要求、交付成果等。4.质量要求与验收标准：产品应符合的质量标准、行业规范，以及具体的验收方法、步骤和合格判定标准。5.交付（或服务提供）要求：*交付时间/服务开始与结束时间。*交付地点/服务地点。*运输方式及费用承担。*包装要求。6.伴随服务要求：如安装、调试、培训、技术支持、售后服务（响应时间、保修期限等）。7.样品要求（如适用）：是否需要提供样品，样品的规格、数量、递交时间及处理方式。8.资料交付要求：如产品说明书、合格证、检测报告、图纸、软件著作权等。（五）报价文件格式为方便供应商编制报价文件和采购方评审，应提供统一的报价文件格式模板。1.报价函（格式）：包含报价函标题、致采购人、对询价文件的确认、报价总金额、报价有效期、承诺事项（如完全响应需求、提供合格产品/服务、遵守合同条款等）、供应商盖章及法定代表人/授权代表签字、日期。2.法定代表人身份证明及授权委托书（格式）：如由授权代表签署，需提供。3.报价一览表（格式）：汇总各品目的报价、数量、总价及报价总金额。4.分项报价表（格式）：按采购标的清单逐项列出名称、规格型号、数量、单价、金额、备注等。5.技术规格响应/偏离表（格式）：将采购需求中的技术规格与供应商所提供产品/服务的技术规格进行逐项对比，说明响应情况（完全响应、正偏离、负偏离及偏离说明）。6.资格证明文件：*营业执照副本复印件（加盖公章）。*相关资质证书复印件（如询价文件要求）。*财务状况证明（如最近一期经审计的财务报表或银行资信证明，如要求）。*业绩证明材料（如近X年类似项目合同复印件，如要求）。*其他询价文件要求的证明文件。7.技术方案/服务方案（如适用，可提供格式框架或要求）：详细描述为满足项目需求所采取的技术方法、实施方案、组织架构、人员安排等。8.售后服务承诺与计划（格式或要求）：详细说明售后服务内容、响应时间、解决问题时限、保修期限、培训计划等。9.供应商认为需要提供的其他资料。（六）合同主要条款（草案）为确保采购双方的权益，应在询价阶段明确合同的主要条款，避免后续谈判中的重大分歧。1.合同双方当事人信息。2.采购标的：名称、规格型号、数量、单价、总价等，与成交结果一致。3.合同价款：总金额、支付方式（如预付款、进度款、尾款的比例和支付条件）、支付时间。4.交付（或服务履行）期限、地点和方式。5.质量标准与验收：与询价文件中的要求一致。6.双方权利与义务：采购人的收货、付款、提供必要配合等；供应商的按时按质交付、提供服务、售后服务等。7.违约责任：明确双方违约的情形及相应的责任承担方式（如支付违约金、赔偿损失、解除合同等）。8.不可抗力。9.知识产权（如适用）：明确产品或服务涉及的知识产权归属及侵权责任。10.争议解决方式：协商、调解、仲裁或诉讼（需明确仲裁机构或管辖法院）。11.合同生效条件及其他未尽事宜。（七）附件（如适用）可根据项目具体需要设置附件，如：*相关技术图纸、标准规范。*采购人营业执照复印件。*其他补充说明材料。三、编制与使用说明1.定制化调整：本模板为通用框架，采购方应根据具体采购项目的特点（货物、服务、工程）、规模、复杂程度等进行针对性修改和补充，确保内容的适用性。2.明确性与准确性：所有条款，特别是技术参数、数量、价格、时间、验收标准等关键信息，务必清晰、准确，避免模糊和歧义。3.重点突出：对核心需求和关键条款，可予以特别强调。4.合法性审查：重要或复杂的采购项目，其询价文件最好经过法律或专业采购顾问的审查，以确保符合相关法律法规要求。5.避免倾向性：技术参数和资格要求的设定应基于项目实际需求，不得为特定供应商“量身定制”。如引用品牌，应注明“或相当于”。6.及时更新：随着内外部环境变化