第二章-账务处理系统初始化的主要操作步骤

第二讲

账务处理初始化一、系统初始化的含义二、准备工作三、系统启动四、系统初始化的工作流程五、数据管理一、系统初始化的含义在会计电算化系统中“系统初始化”有两个含义：

1、电算化会计软件初次使用时的初始设置

2、正常使用会计软件过程中的周期性初始化（如账务处理的年初）二、

准备工作1、新建企业使用账务处理软件前的手工准备工作。2、已建有账簿体系的单位使用账务处理软件前的手工准备工作。‌软件准备硬件准备人员准备规程准备数据准备1、新建企业使用账务处理软件前的手工准备工作⑴根据本单位的经济业务情况设置会计科目⑵确定各科目的期初余额（三个等式）期初借方余额之和＝期初贷方余额之和‌总账科目余额＝有关明细科目余额之和‌上级科目余额＝下级科目余额之和‌（最好列表作手工准备作业）⑶准备系统初始化所用的其他原始资料。其他原始资料主要有：凭证类型、银行结算方式、会计核算形式、结账日期等内容。⑷明确使用账务处理软件的财务人员的工作分工。列表作手工准备作业科目代码科目名称期初余额数量辅助核算账页格式2、已建有账簿体系的单位使用账务处理软件前的手工准备工作。⑴整理本单位所用全部科目‌⑵清理各个会计科目的期初余额‌⑶确认凭证类型、银行结算方式、往来单位、下属单位、各部门的名称。‌⑷列出记账凭证的常用标准摘要语及其代码，列出常用的记账凭证。‌⑸列出期未结转费用、成本、利润等业务的各种结转记账凭证及凭证中科目的金‌额来源与结转顺序、结转时间。‌⑹初次编制银行存款余额调节表所需的企业未达账、银行未达账及两者的期末余‌额。‌⑺确认本单位涉及的外币业务所用的币种与汇率。‌⑻确认会计电算化后账务处理的财务人员的工作分工及操作要求*三、系统启动由系统管理员启动1．系统管理员为自己设置新密码2．第一次使用软件时，必须进行的工作3．操作员设置（即定义操作员）系统管理员设置新密码方法一：在“桌面”上双击“用友财务及企管软件UFERP-M8.11”图标，依次双击“系统服务”、“系统管理”图标。根据提示设置新密码。方法二：在“桌面”上单击[开始]按钮，依次指向“程序”、“用友财务及企管软件UFERP-M8.11”、“系统服务”，然后单击“系统管理”子菜单。根据提示设置新密码。1、以Admin身份注册；2、建立角色、用户；3、建立账套；4、为角色、用户授权。第一次使用软件时，必须进行的工作操作员设置

1、设置内容：操作员姓名（即定义操作员）

2、使用该功能模块的人员：系统管理员

3、使用该功能模块的时间⑴在设置账套后，首次使用时；⑵新增会计人员

4、操作员设置上机操作⑴增加操作员（最好先定义一名账套主管）⑵删除操作员⑶修改操作员信息⑷

刷新操作员信息四、所有账务处理软件都有的主要工作流程操作人员权限管理设置账簿建立会计科目录入期初余额系统初始化的工作流程（用友U8）设置新账套操作员权限管理设置账簿总账系统启用设置定义外币及汇率建立会计科目建立辅助核算录入期初余额录入辅助账的余额设置凭证类别设置银行结算方式设置常用凭证设置转账凭证

㈠设置新账套

（注：账务软件提供多套账使用，才需该步骤）1、设置内容：账套号、账套名称(即核算单位名称)、启用会计期、单位信息、核算类型等基础参数。2、使用该功能模块的人员由软件设计者指定的人员，通常是系统管理员。3、使用该功能模块的时间正常使用该功能模块的时间是系统初始化的第一项工作。如果已设账套既不能满足当前需要，又无修改的价值，这种情况应设置新账套，也可以先删除无用的已设账套，再设置新账套。4、上机操作由系统管理员注册进入“系统管理”，系统进入系统管理界面…㈡操作员权限设置1、设置内容：操作员权限2、使用该功能模块的人员：系统管理员、账套主管或会计主管3、使用该功能模块的时间⑴在设置账套后，首次使用时；⑵更换账套主管或会计主管；⑶会计人员的内部工作调整，这种情况应调整权限，以区分工作责任。4、操作员权限设置上机操作以系统管理员或账套主管的身份登录后，单击功能菜单“权限”中的[操作员设置]选项……⑴更换账套主管或会计主管⑵给一般操作员赋权限⑶权限赋错的修改⑷删除操作员权限⑸会计人员的内部工作调整⑹

刷新㈢设置账簿（每年一次）1、设置内容首次使用，相当于准备空白帐簿；再次使用，相当于准备的帐簿中已登记基础内容（即：会计科目、操作员、部门、供应商、客户、往来个人等）2、使用该功能模块的人员：账套主管或会计主管3、使用该功能模块的时间⑴在设置新账套和操作员权限设置后的首次使用系统时。⑵上年结账后的下年年初。4、上机操作自动进行设置或软件自动提示进行设置㈣总账系统启用设置总账系统启用设置软件自动提示进行设置，有些软件无此功能㈤定义外币及汇率定义外币及汇率

（有些软件无此功能）㈥

建立会计科目（科目设置）

对原有手工科目进行优化组合及更详细、更具体的分类设置。1、内容：确定各级会计科目的科目代码、科目名称、科目用途等内容。2、使用该功能模块的人员一般的账务处理软件规定，只要赋有“建立会计科目”权限的软件操作员都可使用该功能模块；也有些账务处理软件规定使用该功能模块的人员是账套主管或会计主管。3、使用该功能模块的时间⑴首次使用系统

⑵上年结账后的下年年初

⑶平时允许增加同级科目4、上机操作⑴增加会计科目⑵复制一个会计科目⑶成批复制会计科目⑷修改会计科目⑸删除会计科目⑹

指定现金总账、银行存款总账㈦辅助设置有些软件无该功能，有该功能的软件其功能也有强有弱（注：辅助账相当于手工的备查账，辅助核算相当于手工的备查账内容的详细核算、管理）1、从会计工作中的账务处理要求来看，只有负责进行有关辅助核算的会计人员才能使用该功能模块。2、使用该模块的时间：首次建立会计科目时后；平时允许增加有关档案和有关分类、允许修改和删除未使用的有关档案和有关分类。辅助核算的内容⑴部门档案定义各具体部门⑵职工档案设置

①定义职工分类；②定义职工档案⑶客户档案设置

①定义客户分类；②定义客户档案⑷供应商档案设置

①定义供应商分类；②定义供应商档案对于业务较小的小型企业（可不进行辅助核算）如果您的企业属于实际经济业务比较简单，业务数据量较小的小型企业，那么您可以只使用总账系统，按照制单──审核──记账──查账──结账的业务流程进行日常业务处理。

如果企业核算业务较复杂，建议使用本系统提供的各种辅助核算进行管理，如：个人往来借款的管理，

部门管理项目管理客户及供应商管理。对于业务较复杂的企业对于机构设置较复杂的企业如果企业机构设置较复杂，则应使用部门核算管理，多级部门的设置将更方便的管理企业各部门的收入和支出。对于往来业务较多的企业如果企业的往来业务较频繁，则会有较多的往来客户、供应商。系统支持的应用模式：总账+往来模式（1）在这种模式时，您在选项中，将客户（供应商）核算选择在总账，才能在总账中查询供应商往来和客户往来辅助账。（2）科目可以设置为客户（供应商）往来核算科目；（3）期初余额录入时，客户（供应商）辅助核算的科目可以录入期初辅助数据；制单时，可以使用客户（供应商）辅助核算科目；（4）月末结账时，不必判断应收（应付）系统是否已经结账；（5）应收（应付）系统只有科目设置、制单、凭证查询等功能。对于往来业务很多的企业总账+应收（应付）模式（1）您在选项中，将客户（供应商）核算选择在应收（应付）核算。（2）科目可以设置为客户（供应商）往来核算科目，该科目为应收（应付）受控科目。（3）期初余额录入时，客户（供应商）辅助核算的科目只录入一个总数，不能录入期初辅助数据。（4）制单时，不能使用客户（供应商）辅助核算科目。（5）月末结账时，要判断应收（应付）系统是否已经结账。（6）在这种模式下，总账系统中没有客户（供应商）往来辅助查询。应收（应付）系统可以执行单据录入、核销、制单、查询等功能。㈧录入期初余额1、使用该功能模块的人员一般的账务处理软件规定，只要赋有“录入期初余额”权限的软件操作员都可使用该功能模块；也有些账务处理软件规定使用该功能模块的人员是账套主管或会计主管。2、使用该功能模块的时间⑴首次使用系统录入会计科目后⑵上年结账后的下年年初，在使用“结转上年余额”功能后调整期初余额3、录入期初余额有三种方法：⑴直接录入年初余额和开始使用月份的月初余额；⑵录入年初余额和元月至使用计算机前各月的发生额；⑶直接录入年初余额和开始使用月份的月初余额及元月至使用计算机前各月的发生额录入期初余额的操作步骤不同的账务软件，操作步骤会有所不同⑴输入期初余额；⑵刷新（有些软件无该功能）；⑶试算平衡；

⑷对账如果试算平衡而且正确无误，可单击[退出]按钮，返回“总账系统”界面。如果试算不平衡，应采用输入期初余额的方法修改；修改完毕，再进行刷新、试算和对账...1、年初建账（1月初，没有累计发生额栏）只需直接录入期初金额；2、年中建账（2～12月）先录入期初金额，再录入借贷方累计发生额，并手工检查年初数（必须检查）。建账时间不同，期初余额录入不同期初余额录入注意事项1、有辅助核算的会计科目：

1）必须先在会计科目设置中挂上辅助核算；

2）期初余额在辅助项中录入，累计额直接录入；2、数量、外币核算科目：

1）必须先录入本币余额，再录入数量、外币；

2）外币金额不能根据汇率自动计算，必须手工录入；3、红字余额，用负数录入；4、调整余额方向时，只能调整一级科目，且本科目或其下级科目尚未录入期初余额；5、录入期初余额后，必须先试算(手工试算年初)，再对账；6、期初余额试算不平衡，不能记账；7

、手工试算年初余额8、已经记过账，则不能再录入、修改期初余额。㈨录入辅助账的余额在建立会计科目时没有定义任何辅助核算的单位，该步骤无须进行。方法一：输入期初余额时随同输入方法二：单独输入辅助账余额(十)设置凭证类别1、使用该功能模块的人员一般的账务处理软件规定，只要赋有“设置凭证类别”权限的软件操作员都可使用该功能模块；也有些账务处理软件规定使用该功能模块的人员是账套主管或会计主管。2、使用该功能模块的时间⑴首次使用系统⑵上年结账后的下年年初⑶年中可增设凭证类别3、上机操作：根据软件提示选择或自定义。(十一)设置结算方式1、使用该功能模块的人员一般的账务处理软件规定，只要赋有有关权限的软件操作员都可使用该功能模块；也有些账务处理软件规定使用该功能模块的人员是账套主管或会计主管。2、使用该功能模块的时间⑴首次使用系统；⑵平时允许增加、修改和删除(十二)设置常用摘要、常用凭证1、使用该功能模块的人员一般的账务处理软件规定，只要赋有有关权限的软件操作员都可使用该功能模块；最好由“填制凭证”的系统操作员来设置，以充分满足填制凭证的需要。2、使用该功能模块的时间

⑴首次使用系统⑵使用前

⑶平时允许增加、修改和删除(十三)设置转账凭证1一般的账务处理系统常将转账凭证分为外部转账凭证和内部转账凭证两种。外部转账凭证是指将其他专项核算子系统生成的凭证转入总账系统中；内部转账凭证是指在总账系统内部把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。(十三)设置转账凭证2

1、内容：⑴

自定义结转

⑵

销售成本结转

⑶

期间损益结转

2、使用该功能模块的人员一般的账务处理软件规定，只要赋有有关权限的软件操作员都可使用该功能模块；最好由处理账务“期末”业务的系统操作员来设置，以充分满足期末账务处理的需要。

3、使用该功能模块的时间

⑴首次使用系统⑵使用自动生成转帐凭证功能前

⑶平时允许增加、修改和删除五、数据管理数据管理的主要目的是保证账务处理系统中的账务数据的安全可靠1.备份数据