公司档案管理办法

公司档案管理办法第一章总则第一条为规范分公司档案管理，充分发挥档案资料在分公司生产经营中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《电子档案管理办法》《会计档案管理办法》等最新法律法规，特制订本制度。第二条档案分级管理原则一、分公司及各项目生产经营管理过程中，须按照规定做好各类档案资料（含电子档案）的管理工作，明确各层级、各岗位档案管理责任人，落实岗位责任制。二、工程结束后，项目全部档案资料（含纸质档案、电子档案及元数据）须按规定时限上交分公司统一管理，确保档案归档的完整性与规范性。第二章档案管理人员和职责第三条分公司设专职档案员，分公司各部门、项目部设兼职档案员。档案室及档案员工作业务由综合办公室统一管理，接受上级档案主管部门的监督指导。第四条档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备、档案库藏（含电子档案存储载体及系统权限）进行全面清点，制作移交清册，明确移交范围、数量及状态，经交接双方签字确认后完成移交。具体职责如下：专职档案员职责：一、负责各类档案资料（含纸质、电子、声像、实物等）的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等全流程管理工作。二、负责档案材料的保管、借阅、催还和销毁的全流程管控，严格执行审批程序。三、严格执行保密制度及数据安全规定，做好档案密级划控、守密、解密工作；对涉及国家秘密、商业秘密、个人信息的档案实施专项管理。四、负责电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性管控，包括电子档案元数据管理、安全检测、长期保存技术保障及系统权限管理等。五、指导兼职档案管理人员开展档案收集、整理及电子档案规范化归档工作。兼职档案员职责：分公司各部门、各项目部档案管理人员须接受综合办公室的业务指导、监督和检查，履行以下职责：一、对本部门、项目部已办结工作产生的各类文件材料（含文字资料、图纸、声像资料、电子文件等）及时收集、整理，按规定向档案室移交。二、负责本部门、项目部文件资料的整理、统一编号及内部提供利用工作，确保档案使用规范。三、严格执行安全保密及个人信息保护规定，负责本部门、项目部档案资料的安全管控，每年向分公司综合办公室报告档案管理情况，接受监督检查。四、建立档案初步整理记录（清单），档案移交必须办理交接手续，填写《档案交接清单》（见附件1），形成正式清册，交接双方各执一份归档留存。五、负责本部门、项目部电子文件资料的规范形成、备份及元数据采集工作，确保电子文件来源真实、过程可追溯，按规定与纸质文件同步归档。第三章文件材料的形成和归档第五条档案按照记述内容的不同，与各管理系统划分一致：综合行政、技术质量、安全环保、计划合同、设备物资、财务会计、党群系统；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格、电子公文等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等，其中电子档案包括电子会计凭证、电子合同、电子签章文件等各类电子信息记录。第六条项目与工程竣工相关的档案资料移交时，综合办公室须会同工程管理、技术质量、财务等相关部门共同验收，重点核查档案的完整性、规范性及电子档案的真实性、安全性，验收合格后方可办理归档手续。第七条分公司档案归放实行分类分项原则：分类按各管理系统区别；分项在一类中按各项目分开，电子档案须按规定建立与纸质档案的检索对应关系。第八条各管理系统需归档的资料范围，由分公司各部门拟定，报分管领导审核，经分公司主要负责人批准后执行。第九条档案管理工作列入部门、项目部年度及项目竣工考核指标，考核内容涵盖档案收集完整性、归档及时性、电子档案规范性及保密制度执行情况等。第十条归档时间和归档程序一、分公司各部门可根据工作需要，随时将已办结的档案资料移交档案室归档。二、项目档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内，由兼职档案员完成整理并移交分公司档案室；因特殊情况需推迟移交的，须经综合办公室同意，且推迟时间不得超过一年。三、会计档案按照《会计档案管理办法》规定执行：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由会计管理机构临时保管一年，再移交档案室保管；临时保管最长不超过三年，且出纳人员不得兼管会计档案。四、凡属归档范围的电子档案，须随其对应的纸质档案或相关材料一同归档，同步移交电子档案元数据；特殊格式的电子档案须一并移交读取平台及相关技术说明。第十一条归档要求一、归档的文件、资料必须完整、系统，原则上使用原件；确无原件的，复印件须注明来源并加盖相关单位公章，确保其真实性。二、归档文件须明确划分保管期限，填写《档案案卷归档目录》（见附件2），做到分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰，案卷排列方法统一，保持案卷之间的有机联系。三、电子档案实行全过程管理，须符合国家网络安全、数据安全、密码管理等相关要求，确保形成、办理、整理、归档、保管等环节系统安全可靠，全过程可追溯；电子档案与纸质档案实行双轨制归档，特殊情况下符合国家规定条件的电子档案可仅以电子形式归档保存。四、各类文件归档一般一式一份，对分公司重要决策、核心业务、频繁利用的档案，可适当增加归档份数；电子档案须建立多重备份机制，防范自然灾害、意外事故和人为破坏风险。五、归档文件涉及个人身份信息的，须按照《个人信息保护法》规定进行专门标注或脱敏处理，严格落实个人信息保护要求。第四章档案保管期限的划分及鉴定第十二条档案保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为10年和30年。其中会计档案保管期限按《会计档案管理办法》执行，会计凭证、会计账簿等主要会计档案最低保管期限为30年，其他辅助会计资料最低保管期限为10年；其他类型档案保管期限根据各管理系统专门规定及档案价值确定。第十三条对分公司有长远利用价值、涉及核心权益的档案，须永久保存，包括但不限于分公司设立、合并、分立、注销等重大事项档案，重要决策文件，永久保存的会计档案等。第十四条对分公司在一定时期内有利用价值的档案，按规定划分为30年或10年定期保存，具体期限根据档案用途及相关法规要求确定。第十五条凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长确定；已到保管期限但仍有利用价值的档案，须重新划定保管期限并备案。第十六条档案鉴定工作由综合办公室牵头，组织会计、审计、纪检监察、业务部门及信息系统管理等相关人员共同进行，每年对已到保管期限的档案开展一次鉴定，形成《档案鉴定意见书》。对电子档案的鉴定还须包含技术状态评估，确保其可用性。第五章档案保密规定第十六条严格遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《数据安全法》等相关规定，落实保密责任制，做到不该知晓的事项不询问、不该泄露的信息不传播、不该接触的档案不触碰。第十七条接收和移出档案时，必须认真清点、核对交接清单，明确交接责任；电子档案移交还须核查数据完整性及安全状态，确保无篡改、无泄露风险。第十八条严格执行借阅审批制度，不任意扩大借阅范围；对需要出具档案证明的，须认真核对摘抄内容，确保证明信息真实准确，相关记录归档留存。第十九条整理档案须在指定办公区内进行，不得将档案带出办公区；电子档案操作须在安全管控环境下进行，严禁私自拷贝、传输涉密档案信息。第二十条档案、资料不准随意销毁，如需销毁必须按规定办理批准手续；涉及国家秘密、商业秘密、个人信息的档案销毁，还须符合专项保密管理要求。第二十一条非档案管理人员不得随意进入档案室；确因工作需要进入的，须经综合办公室批准，由档案管理人员陪同，并登记备案。第二十二条发现档案丢失、损坏、泄露或电子档案被篡改、窃取等情况，须立即向综合办公室及分公司相关领导报告，采取补救措施，并追究相关人员责任。第六章档案查阅、借阅规定第二十三条查阅档案资料时，须填写《档案查阅登记表》（见附件3），注明查阅目的、范围及期限，在档案管理人员的监控范围内查阅；查阅电子档案的，须通过指定系统登录，操作过程全程留痕。第二十四条档案资料一般仅限分公司内部人员查阅使用。外单位、个人查阅档案的，须持单位介绍信（个人持有效身份证明），说明查阅用途，经综合办公室领导批准并登记后，在档案管理人员监控范围内查阅，不得将档案带出档案室；涉及商业秘密、个人信息的，还须经分公司分管领导批准。第二十五条复印档案资料须填写《档案资料复印申请单》（见附件4），说明复印用途及份数，经批准后由档案管理员统一操作；复印涉及保密信息、个人信息的档案，须对敏感信息进行脱敏处理，复印件加盖档案证明章后生效。第二十六条档案资料原则上不予借出；确因特殊情况（如外部审计、诉讼取证等）需携带外出的，须填写《档案借用申请单》（见附件5），经综合办公室及分公司分管领导双重批准，明确借用期限及保管责任，方可借出。第二十七条借出档案须在5日内归还；如需延长借阅期，须提前1个工作日办理续借手续，续借期限不得超过3日。到期未还且未办理续借手续的，档案管理人员应及时催还，对逾期不归还者，予以通报批评；造成档案损坏、丢失的，追究相关责任。第二十八条借阅档案人员须爱护档案，不准私自摘录、翻印、转借，不准圈注、涂改、污损、拆卷，严禁泄露档案内容。如发生上述情况，视情节轻重追究借阅人责任。第二十九条借出的资料因保管不善造成损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查补救；重要档案损坏或丢失的，须立即汇报分公司相关领导，如系人为造成，分公司将依法依规追究相关人员的责任。第三十条借出资料使用完毕归还时，档案管理人员须对档案进行详细检查，确认资料齐全、完整、无损坏后，在《档案借用申请单》上注明归还情况并归档；如发现涂改、缺页、损毁、遗失等问题，须立即报告并启动追责程序。第七章档案室管理规定第三十一条档案室实行专人负责制，非管理人员未经许可不得入内；档案管理人员须严格执行出入登记制度，妥善保管档案室钥匙及电子档案系统权限。第三十二条档案室内的档案柜须统一编号，档案存放做到有序规范、查找便捷；电子档案存储系统须符合国家安全标准，定期进行安全检测和维护。第三十三条爱护档案资料，在整理、搬移、上架和提供利用过程中轻拿轻放，保持档案整洁；发现档案破损、褪色的，须及时修补、复制；电子档案出现读取异常的，须及时修复并备份。第三十四条严格落实防火、防盗、防尘、防潮、防霉、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“九防”措施；电子档案存储环境须符合温度、湿度控制要求，配备必要的应急备份设备。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。第三十五条档案室内禁止存放与档案无关的物品，严禁存放易燃易爆、腐蚀性、磁性等危险品及食品，杜绝安全隐患。第三十六条下班前或节假日放假前，档案管理人员须认真检查档案室门窗、电源、消防设施及电子档案存储系统状态，确认无安全隐患后，关闭电源、锁好门窗。第三十七条每年定期对室内档案进行一次全面检查，包括纸质档案的保管状态、电子档案的完整性和可用性，形成检查报告，为优化档案管理工作积累资料。第八章档案销毁规定第三十八条按规定需要销毁的档案资料，须经档案价值鉴定确认无保存价值、且已达到保管期限，方可列入销毁范围；保管期满但未结清的债权债务档案、涉及未了事项的档案，不得销毁，须单独抽出立卷或转存，保管至未了事项完结时为止。第三十九条档案销毁必须严格办理审批手续：由综合办公室编制《档案销毁审批表》（见附件6），列明拟销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限等内容，经分公司主要负责人批准后实施。销毁时须由两人以上监销，电子档案销毁还须由信息系统管理机构人员共同监销。第四十条监销人员在档案销毁前，须按照销毁清册所列内容逐项清点核对；销毁后，须在销毁清册上签名或盖章，确认销毁完成。电子档案销毁须符合国家电子档案销毁技术规范，确保数据不可恢复。第四十一条严禁将拟销毁档案转作其他用途或私自留存；销毁过程须全程记录，相关审批表、销毁清册等资料须归档长期保存。第四十二条本制度条款由综合办公室负责解释。工程技术档案管理及电子档案管理如有特殊要求，可依据本制度制订专项实施细则。第四十三条本制度自发布之日起施行，原《公司档案管理办法》同时废止。附件1.档案交接清单2.（xx名称或代号）___________档案案卷归档目录3.档案查阅登记表4.档案资料复印申请单5.档案借用申请单6.档案销毁审批表7.电子档案归档检测记录表8.档案鉴定意见书（模板）附件1档案交接清单种类密级类号编号名称部门数量备注提交人：＿＿＿＿；接收人：＿＿＿＿；日期：年月日附件2（名称或代号）_________________档案案卷归档目录序号案卷题名页数编制部门编制时间保管期限密级备注123456789101112131415附件3NO：档案查阅登记表季度序号查阅时间查阅部门查阅人查阅人联系方式文件名称保管