供应商管理准则

供应商管理准则一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》及行业反商业贿赂标准，结合企业供应链管理现状，解决供应商选择不规范、合作风险管控不足、履约过程监督缺失等问题，核心目标是建立公平、透明、高效的供应商准入与退出机制，保障原材料供应稳定，降低采购成本，防范法律与运营风险。

1、规范供应商信息收集与评估流程，确保来源合法合规，资质齐全有效；

2、设定明确的供应商准入与淘汰标准，提升供应链整体质量与稳定性。

(二)适用范围：覆盖采购部、生产部、质检部、财务部等部门及对应岗位，适用于所有向企业采购原材料、零部件、辅料及提供相关技术服务的供应商，包括现有合作供应商及潜在新供应商，临时性合作需求除外，特殊情况由采购部报总经理审批。

1、采购部负责供应商信息的收集、评估与选择，主导合同谈判与签订；

2、生产部、质检部参与供应商产品质量的评估与反馈，财务部负责付款审核。

(三)核心原则：坚持公开透明、公平竞争、质量优先、风险可控、合作共赢原则，结合中小型制造企业特点，强调供应商资质审核的严肃性与合作过程的动态管理。

1、公开供应商选择标准与流程，接受内部监督；

2、优先选择质量稳定、价格合理、交付及时的供应商，建立长期稳定合作关系。

(四)层级与关联：本制度为专项管理制度，适用于公司级供应商管理，与《采购管理办法》《合同管理制度》《质量管理制度》等关联制度协同执行，制度冲突时以本制度为准，特殊情况报总经理审批。

1、采购部主导本制度执行，相关部门配合；

2、供应商信息档案由采购部统一管理，财务部凭合同付款。

(五)相关概念说明

1、合格供应商：通过企业资质审核、质量评估，获得合作资格的供应商；

2、核心供应商：满足企业关键物料需求，战略合作关系紧密的供应商。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：企业设立采购部作为供应商管理的归口部门，部门负责人为第一责任人，下设采购专员负责具体执行，生产部、质检部、财务部为协作部门，总经理为最终决策者。

1、采购部统筹供应商全流程管理，包括信息收集、评估、谈判、合同签订与履约监督；

2、生产部提供物料需求清单，参与供应商产品质量验证；

(二)决策与职责：总经理负责供应商选择、重大合同谈判的最终审批，采购部负责人制定选择标准与流程，采购专员执行具体操作，各部门按职责提供支持。

1、总经理决策范围包括核心供应商选择、重大合同条款审定；

2、采购部每月向总经理汇报供应商履约情况，重大异常即时汇报。

(三)执行与职责：采购部职责包括供应商信息收集、资质审核、样品检测、价格谈判、合同签订、履约监督；生产部职责包括物料需求确认、来料检验配合；质检部职责包括产品质量抽检与反馈；财务部职责包括付款审核。

1、采购专员每月收集供应商资质更新信息，季度复核一次；

2、生产部每月向采购部反馈物料供应满足率，低于90%的需说明原因。

(四)监督与职责：质检部每月对核心供应商产品质量进行抽检，采购部每季度对供应商履约情况进行评估，结果存档，与绩效挂钩。

1、质检部抽检不合格的供应商，采购部需制定改进计划并跟踪；

2、采购部评估结果直接影响供应商合作续约。

(五)协调联动：建立部门间信息共享机制，采购部每月召集生产部、质检部、财务部召开供应商管理例会，聚焦物料供应、产品质量、付款进度等关键节点，重大问题提请总经理协调。

1、生产部需提前一周提供物料需求计划，确保采购部预留谈判时间；

2、财务部付款前需确认采购部提供的合同与验收单完整合规。

三、供应商准入与筛选

(一)供应商信息收集：采购部通过行业名录、展会、现有供应商推荐、网络平台等渠道收集供应商信息，建立潜在供应商台账，包括企业资质、生产能力、主要客户、行业口碑等。

1、每年年初制定供应商开发计划，明确重点开发领域与目标数量；

2、采购专员负责信息收集与台账维护，确保信息真实有效。

(二)资质审核：对潜在供应商进行资质审核，重点包括营业执照、生产许可证、行业认证、财务状况、纳税记录、环保合规等，核心供应商需实地考察。

1、营业执照、生产许可证等关键资质需在有效期内；

2、财务报表需显示企业近三年盈利稳定，无重大负债。

(三)质量评估：邀请潜在供应商提供样品，由质检部进行性能测试，核心物料需第三方检测机构验证，测试结果存档作为合作依据。

1、样品测试周期不超过10个工作日；

2、第三方检测报告需加盖机构公章，有效期一年。

(四)价格谈判：采购部与供应商就价格、付款方式、交货期等进行谈判，形成比价报告，提交总经理审批。

1、比价范围至少包含三家供应商；

2、价格谈判结果需记录在案，接受财务部抽查。

(五)合同签订：采购部与供应商签订正式合同，明确合作期限、质量标准、交货要求、违约责任等条款，合同归档后由财务部备案。

1、合同签订前需经法务部（或委托第三方）审核；

2、核心供应商合同需设定年度评审机制。

(六)过渡期安排：新供应商合作初期设定三个月观察期，采购部、生产部、质检部每月联合评估履约情况，无重大问题后方可正式合作。

1、观察期内发现一次严重质量问题，终止合作；

2、过渡期表现优异的供应商，可优先纳入核心供应商体系。

四、供应商履约监督

(一)管理目标与核心指标：确保供应商按时、按质、按量履约，核心指标包括交货准时率、质量合格率、价格达成率，每月统计，年度评估。

1、交货准时率不低于95%；

2、质量合格率不低于98%，核心物料零重大事故。

(二)专业标准与规范：制定供应商履约评价标准，包括交付、质量、价格、服务四个维度，明确评分细则，高风险点增设现场抽检。

1、交付维度重点关注交期稳定性；

2、质量维度由质检部主导，抽检频次不低于每月一次。

(三)管理方法与工具：采用简易评分卡进行履约评估，每月采购部汇总数据，结合生产部反馈形成评价报告。

1、评分卡权重分配：交付40%、质量30%、价格20%、服务10%；

2、评价结果与续约、价格谈判挂钩。

五、供应商绩效评估

(一)主流程设计：采购部每季度发起绩效评估，生产部、质检部提供数据支持，部门负责人审核，总经理审批，结果存档。

1、评估周期为季度，每月15日前完成数据收集；

2、评估结果在次月10日前公布。

(二)子流程说明：核心供应商需进行年度深度评估，包括实地考察、财务审计，流程衔接于季度评估后启动。

1、实地考察由采购部组织，质检部、财务部参与；

2、审计报告需由双方确认签字。

(三)流程关键控制点：设定评分阈值，低于80分启动改进计划，连续两个季度低于75分终止合作，高风险点（如质量事故）直接终止。

1、改进计划需包含具体措施、时间表；

2、质检部对改进效果进行验证。

(四)流程优化机制：每年12月评估评估流程有效性，采购部提出优化方案，次年1月实施。

1、优化重点为简化数据收集环节；

2、方案需经总经理批准。

六、供应商关系管理

(一)权限设计：采购专员负责日常沟通与协调，部门负责人审批重大合作调整，总经理决策核心条款，权限区分常规需求（如价格小范围调整）与特殊需求（如合作模式变更）。

1、常规需求由采购专员审批，时限不超过3个工作日；

2、特殊需求需采购部提交报告，总经理审批。

(二)审批权限标准：采购合同金额低于10万元由采购部负责人审批，10-50万元需总经理审批，超过50万元提请董事会审议，审批时限分别为1、3、5个工作日。

1、审批依据为合同金额与风险评估；

2、越权审批需补办手续。

(三)授权与代理：采购部授权专人处理日常事务，授权期限不超过一年，临时代理需部门负责人签字，最长不超过15天。

1、授权书需明确权限范围；

2、交接时需当面核对资料。

(四)异常审批流程：紧急交付需求需采购专员说明情况，部门负责人审批；权限外需求需总经理特批，加急情况优先处理，但需附书面说明。

1、紧急需求需提供生产部证明；

2、特批事项需记录在案。

七、供应商风险防控

(一)执行要求与标准：采购部每月核对供应商资质，生产部、质检部对来料进行抽检，财务部监控付款风险，异常情况即时上报。

1、资质核对需覆盖营业执照、生产许可等；

2、抽检不合格的供应商需整改，整改期不超过30天。

(二)监督机制设计：建立“月度常规检查+季度专项审计”机制，采购部牵头，每年至少两次覆盖所有供应商，重点关注质量、交付风险。

1、常规检查由采购专员执行；

2、专项审计需第三方参与。

(三)检查与审计：检查内容包括合同履约、质量记录、价格变动，采用查阅资料、现场访谈方式，结果形成报告，明确整改期限与责任人。

1、报告需包含问题清单、整改措施；

2、逾期未整改的，启动淘汰程序。

(四)执行情况报告：采购部每月向总经理提交报告，含供应商评分、风险预警、改进建议，报告简化为核心数据与关键事项。

1、报告需附上期问题整改情况；

2、作为续约依据。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：采购部年度考核权重60%，生产部、质检部各20%，财务部10%，指标包括供应商合格率、交付准时率、价格控制率、合作风险事件数，评分标准为优（90-100）、良（80-89）、中（70-79）、差（低于70），考核对象为采购部负责人及专员。

1、供应商合格率以年度抽检合格率计算；

2、合作风险事件数按重大、一般分类计分。

(二)评估周期与方法：采购部每季度考核一次，生产部、质检部提供数据，财务部核对成本，采用评分法，重点评估上一季度履约情况。

1、数据收集截止每季度末前10天；

2、考核结果用于绩效改进与资源分配。

(三)问题整改机制：采购部发现供应商问题后3日内通知，供应商7日内提交整改计划，采购部、生产部10日内复核，重大问题需总经理介入。

1、一般问题整改期不超过15天；

2、逾期未整改的，降低评分或暂停合作。

(四)持续改进流程：每年12月采购部汇总考核、检查结果，提出优化建议，次年1月提交总经理审批，修订后发布。

1、优化建议需包含具体措施与预期效果；

2、修订内容需在次月5日前培训全员。

九、奖惩机制

(一)奖励标准与程序：奖励情形包括供应商重大贡献、长期合作优质履约、创新降本等，类型为现金奖励、优先采购权，标准由采购部提出，总经理审批，金额低于5000元由采购部负责人审批，超过需附详细说明。

1、现金奖励按贡献比例分配；

2、优先采购权期限不超过一年。

(二)处罚标准与程序：违规行为分为一般（如信息提供不及时）、较重（如质量事故）、严重（如商业贿赂），对应处罚为警告、扣减评分、终止合作，程序为采购部调查，当事人申辩，总经理审批。

1、警告需记录在案；

2、严重违规需移交法务。

(三)申诉与复议：当事人可在收到处罚决定5日内申诉，采购部受理，10日内复议，结果书面通知，不服可提请总经理复核。

1、申诉需提交书面材料；

2、复议结果为最终决定。

十、附则

(一)制度解释权：本制度由采购部负责解释。

1、涉及其他部门事项由采购部协调；

2、解释需报总经理备案。

(二)相关索引：关联《采购管理办法》《合同管理制度》《质量管理制度》，条款对应关系见各制度索引表。

1、本制度补充供应商管理细节；

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