学校食堂采购询价制度及流程(2024版)-1

学校食堂采购询价制度及流程(2024版)为进一步规范2024学年学校食堂食材、物资及服务采购行为，堵塞采购环节廉政风险漏洞，保障食堂供餐品质、成本可控及师生饮食安全，严格落实《中华人民共和国政府采购法》《学校食品安全与营养健康管理规定》《农村义务教育学生营养改善计划专项资金管理办法》及属地教育、市场监管、财政部门关于校园食堂采购的最新监管要求，特制定本采购询价制度及全流程操作规范，覆盖食堂所有非集中招标类采购项目的询价发起、供方筛选、比价评审、结果确认、合同履约、监督问责全链条环节。制度适用边界本制度覆盖学校自营食堂、委托运营食堂所有涉及公共资金、学生伙食费的采购行为，适用品类包含三大类：一是食材类，即米、面、粮、油、肉、禽、蛋、奶、蔬菜、水产、豆制品、调味品等直接用于餐食加工的原料及辅料；二是物资类，即一次性环保餐具、清洁消杀用品、厨房低值易耗器具、餐用具等保障食堂日常运营的消耗品，以及单价1万元以下的小型厨房设备；三是服务类，即厨房设备零星维修、烟道清洗、病媒生物防制等单次或批量预算金额在公开招标限额以下的服务项目。对于已纳入政府集中采购目录且达到公开招标数额标准的采购项目，严格按照政府采购法定流程执行，不适用本制度；对于因突发食品安全事件、极端天气保供、设备突发故障影响正常供餐、临时紧急供餐任务等应急场景下的采购，可启动应急询价流程，由询价工作组现场核实需求紧迫性后，直接联系合格供方库内具备相应能力的主体开展议价采购，采购完成后3个工作日内补全需求说明、验收记录、凭证留存等全套备案材料，应急采购单次总金额不得超过1万元，同一供方连续承接应急采购的次数不得超过2次，严禁以“应急采购”为借口化整为零规避正常询价流程。组织架构与岗位职责学校成立食堂采购询价工作组，实行双牵头负责制，组长由分管后勤工作的校级领导、学校纪检监察机构负责人共同担任，全面负责询价工作的统筹部署、规则审定、争议裁决；副组长由后勤保障处主任、食堂运营负责人担任，负责询价流程的具体组织、日常协调；工作组成员由四类人员构成，分别是财务室预算审核岗1名（负责采购预算核对、资金合规性审核）、教代会推选的教师代表2名（每学期轮换一次，不得由后勤、财务岗位人员兼任）、校级家委会膳食委员会推选的家长代表2名（每季度轮换一次，优先推选有食品安全、财务、法律相关从业背景的家长）、学校食堂专职食品安全管理员1名（负责采购物资的质量标准把关），具备条件的校区可邀请属地市场监管所食品安全监管人员作为特邀监督员参与询价评审过程。工作组严格落实岗位分离制衡机制，明确询价岗位、验收岗位、付款审批岗位不得由同一人或存在直系亲属关系的人员担任：询价岗位人员负责供方筛选、询价组织、比价评审，不得参与后期到货验收与资金支付审批；验收岗位人员负责到货质量、数量核验，不得参与前期供方遴选与价格谈判；付款审批岗位人员负责资金审核支付，不得干预前期询价与验收环节。所有工作组成员在参与询价工作前必须签订廉政承诺书，明确廉洁纪律要求，相关承诺存入个人廉政档案；工作组成员若与参与报价的供方存在亲属关系、经济利益关联的，必须主动申请回避，不得参与当次评审工作。询价工作核心原则一是安全优先原则，始终将食品安全作为询价评审的首要门槛，所有参与报价的供方必须具备完备的食品安全资质，所供产品必须符合国家食品安全标准，严禁为压低采购价格选择无资质、无溯源、质量无保障的供应主体，对2024年国家卫健委、市场监管总局明确列入校园食品禁用名录的食材，包括无溯源凭证的进口冷链食品、亚硝酸盐含量超标的腌制食品、高糖高盐高脂预包装零食、无正规资质的预制菜产品等，一律不得纳入询价采购目录。二是质价匹配原则，摒弃“最低价中标”的粗放评审逻辑，在保障食材质量、营养标准达标的前提下，综合比对市场公允价格，选择性价比最优的供应主体，坚决防范供方以低价为噱头中标后，通过降低产品品质、缺斤短两、以次充好等方式弥补利润缺口。三是公开透明原则，所有询价环节的信息，包括采购需求、参与报价的供方名单、报价明细、评审结果、成交价格，全部通过学校官方网站、食堂入口公示栏、家长委员会公开渠道进行公示，公示期不少于3个工作日，全程接受师生、家长及社会监督，不得隐瞒任何环节信息。建立采购成本定期公开机制，每月将食堂各类食材的采购均价、采购总量、总金额在公示栏公开，确保学生餐伙食费中食材占比不低于60%，符合国家学生餐成本核算的硬性要求。四是公平竞争原则，不得针对参与报价的主体设置排他性、歧视性准入门槛，不得违规限制本地农业合作社、个体工商户、小微企业等小微经营主体参与报价，同一采购项目邀请的合格报价主体不得少于3家，确保充分竞争；严禁将存在股权关联、实际控制人为同一人的多个市场主体同时纳入同一品类的合格供方范围，防范同主体换壳围标的风险。五是溯源可查原则，所有通过询价采购的食材、物资必须具备全链条溯源凭证，确保来源可查、去向可追，落实食材采购索证索票要求，形成完整的溯源闭环。六是成本管控原则，对接属地发展改革部门每周发布的农副产品批发价格指数、周边3公里范围内大型连锁商超、标准化农贸市场的同期零售价格，建立采购价格动态比对数据库，食堂常用食材采购价格原则上不得高于同期本地农副产品批发价的10%，不得高于周边大型商超同品质产品零售价的15%，确保学生伙食费足额用于食材采购，严控采购环节的跑冒滴漏。全流程操作规范采购需求归集与预算预审建立周度、月度采购需求归集机制，食堂管理员根据每周供餐食谱、食材库存消耗数据、设备运维需求，提前编制采购需求清单，清单需明确标注采购物资的名称、品类、规格、质量等级、执行标准、预估采购数量、交货时间、交货地点、售后服务要求，不得使用“优质大米”“新鲜蔬菜”等模糊表述，例如采购大米需明确标注为一级粳米、当季新米、非转基因、真空包装25kg/袋、符合GB/T1354标准；采购猪肉需明确标注为当日屠宰的冷鲜肉、具备两证一报告、不含瘦肉精、部位为前腿肉/五花肉等具体要求；采购蔬菜需明确标注为新鲜应季菜品、农药残留检测合格、无腐烂变质、净菜配送。需求清单编制完成后，首先提交后勤保障处初审，重点审核需求是否与供餐计划匹配、是否存在超量采购造成食材浪费、是否纳入校园食品禁采名录，初审通过后流转至财务室开展预算审核，财务室对照学期食堂采购预算总额、对应资金列支渠道（学生伙食费、营养改善计划专项资金、公用经费等），核对采购需求是否在预算额度内、资金使用是否符合财务规定，对超预算、无预算的采购需求一律不予通过，确因特殊情况需要追加预算的，需提交校长办公会审议通过后方可启动后续流程。预算审核完成后，将加盖后勤、财务部门审核章的采购需求单提交至询价工作组，正式启动询价程序。合格供方库动态管理打破临时找供方、每次询价临时对接主体的零散模式，2024版制度要求建立学期动态更新的合格供方库，由询价工作组在每学期开学前2周，通过学校官网、官方公众号发布供方公开征集公告，面向社会公开招募符合资质的食堂采购供应主体，明确供方准入资质要求：一是具备合法有效的营业执照、对应品类的食品经营许可证（涉及食品生产的需提供食品生产许可证，涉及服务类的需提供对应行业经营资质），经营许可范围覆盖所报价品类，且在有效期内；二是近3年无食品安全类行政处罚记录，无经营异常名录、严重违法失信名单记录，通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”查询无失信惩戒记录；三是具备固定的经营场所、与供应规模匹配的仓储设施（含冷链仓储、常温仓储）、符合卫生要求的配送车辆，直接接触食材的配送人员持有有效健康证明；四是具备配套的质量检测能力，能够提供所供批次产品的合格证明、农残/兽残检测报告，对批量供应的食材可配合学校开展入场快速检测；五是针对特殊品类供方设置专项准入要求，如猪肉供应主体必须为属地生猪定点屠宰企业或授权经销商，学生奶供应主体必须为获得“中国学生饮用奶”生产资质的企业授权经销商，消杀服务供应主体必须具备有害生物防制服务资质。对提交报名材料的供方，由工作组安排不少于2名人员（其中至少1名纪检部门人员）开展现场核验，实地查看经营场所卫生状况、仓储条件、配送能力，不得仅凭纸质材料审核资质，核验通过的供方按品类纳入合格供方库，每个采购品类的库内合格供方数量不得少于5家，满足日常询价抽选需求。建立供方动态退出机制，每学期末由工作组、食堂、师生代表、家长代表共同对库内供方开展履约评价，评价维度包含食材质量、配送时效、价格合理性、服务响应速度等，对评价得分低于60分、出现过食材质量不达标、缺斤短两、配送不及时、不配合验收等问题的供方，直接清退出合格供方库，2年内不得参与学校食堂任何采购项目的报价。分类组织询价实施根据采购品类属性、预算金额差异，采取差异化的询价组织方式，避免流程一刀切。一是定期集中询价，针对米、面、油、调味品等保质期长、用量稳定的大宗食材，以及烟道清洗、病媒防制等服务周期长的服务类项目，每学期开展1次集中询价，确定学期定点供应主体及基准供货价格，每半个月根据市场价格波动情况对价格进行动态调整；针对肉、禽、蛋、奶、蔬菜、水产等价格波动频繁的生鲜食材，每周开展1次周度集中询价，确定当周各品类的供货价格及对应供应主体。集中询价实施时，由工作组纪检人员在场监督，从对应品类的合格供方库中随机抽选不少于3家供方，提前3个工作日向抽中的供方发送加盖学校公章的询价通知书，明确告知采购需求、报价要求（为包含税费、配送费、装卸费的落地全包价，不得在报价外额外收取其他费用）、报价截止时间、评审标准、样品提交要求、交货规则及违约责任；报价文件由供方密封后在截止时间前统一提交，严禁提前拆封，到截止时间后由工作组全体在场人员共同拆封、公开唱价，逐家登记报价信息并由在场人员共同签字确认；2024年全面推广智慧后勤系统线上询价功能，所有集中询价通过系统下发通知，供方在线提交加密报价文件，到达报价截止时间系统自动解密、公开唱价，全程留痕不可篡改，减少人工干预风险。二是零散询价，针对单次采购预算金额在500元以上、5000元以下的低值易耗物资、小型设备配件采购及零星维修服务，由询价工作组从对应品类合格供方库中抽选不少于3家供方，通过电话、官方微信、线上沟通渠道问询报价，做好沟通记录截图、语音留存，明确记录报价时间、对接人身份、报价金额、服务承诺，相关记录全部上传智慧后勤系统备案，无需走密封报价流程，但不得由单人对接供方确定价格。三是单一来源询价管控，针对因专利、专有技术、官方指定供应等原因只能从唯一供方处采购的特殊项目，如学生饮用奶属地定点供应、专用厨房设备原厂配件采购等，可采取单一来源询价方式，但必须由工作组出具书面的单一来源论证说明，明确只能从该主体采购的原因，公示3个工作日无异议后方可开展议价，严禁将具备竞争条件的采购项目拆分为零散小额项目，刻意规避多方比价要求。询价过程中严格排查串标风险，如发现参与报价的供方存在报价文件排版一致、报价金额呈规律性差异、联系人或联系电话重合、存在关联关系等串标嫌疑的，立即作废本次询价结果，将涉事供方纳入采购黑名单，情节严重的通报至属地市场监管部门依法处理。综合评审与成交方确定改变以往单纯以价格为核心的评审模式，建立量化综合评审机制，评分权重设置为质量资质40%、合理报价35%、服务能力15%、过往履约评价10%，总分100分。质量资质评审环节重点核查供方提供的产品质量检测报告有效期、资质合规性、样品感官品质、营养指标，对所供食材不符合学生餐营养要求、质量检测不合格、样品感官指标不达标的供方，直接淘汰出局，不进入后续评分环节；针对质量合格的供方，重点核查报价合理性，计算所有合格供方报价的算术平均值，对报价低于平均价10%以上的供方，要求其提供书面成本说明，证明其能够在保障质量的前提下按低价供货，无法提供合理说明的按恶意低价竞争处理，取消评审资格，报价评分在剔除恶意报价后，以合理区间内的最低报价为基准价，按报价比例折算得分，不鼓励超出合理范围的低价竞争。服务能力评审重点核查供方配送时效匹配度（是否能在每日早6点前将当日生鲜食材配送至学校食堂）、冷链运输保障能力、应急补送响应速度（是否能在食材质量不达标时1小时内完成补送）、售后服务承诺。履约评价评分参考供方过往为学校或其他单位供货的评价记录，对出现过食品安全问题、履约违约记录的供方相应扣减分数。评审过程由工作组所有成员独立打分，去掉一个最高分、一个最低分后计算平均得分，得分最高的主体确定为拟成交供方，评审全程由纪检人员监督，所有打分表签字后存入采购档案，严禁任何个人私自确定成交方，严禁在评审过程中给特定供方打人情分。结果公示与合同签订拟成交供方确定后，工作组将本次询价的全流程材料，包括供方抽选记录、所有供方的报价文件、打分表、评审记录、拟成交价格及质量标准，整理后在学校公示平台进行公示，公示期3个工作日，同时公布异议反馈渠道，接受师生、家长监督。公示期内收到异议的，工作组需在2个工作日内完成核查，出具书面核查答复，确实存在评审不公、流程违规问题的，立即废止本次询价结果，重新组织开展询价。公示无异议的，在5个工作日内由学校与成交供方签订正式采购合同，合同需明确采购产品的质量标准、成交价格、配送要求、验收规则、付款节点、违约责任，重点明确食品安全责任条款，约定若因供方配送食材质量问题造成食品安全事件的，供方需承担全部医疗赔偿、法律责任及声誉损失；同时约定按学期采购金额的5%预留质量保证金，学期末无质量问题、无履约违约情况的，将保证金无息返还供方。涉及营养改善计划的采购合同，签订后需报属地教育行政部门后勤管理机构备案。到货验收与履约管控建立三方联合验收机制，货物送达食堂后，由独立于询价工作组的2名以上验收人员（食堂仓管员、当日值班的教师/家长膳食委员会代表）共同开展验收，不得由询价人员单独验收。验收内容包含四个维度：一是票证核查，核对随货同行的溯源凭证、检测报告、动物检疫合格证明等材料是否齐全，票货是否一致，严禁无票证食材入库；二是质量核查，现场检查食材感官品质，查看是否存在腐烂变质、过期、包装破损、掺假掺杂问题，对蔬菜、水果类食材现场开展农药残留快速检测，检测不合格的当场拒收；三是数量核查，使用经计量检定合格的称重设备逐样称重，核对实际送货数量与采购订单是否一致，严查缺斤短两问题；四是价格核查，核对送货单标注的单价是否与询价确定的成交价格一致，严禁供方私自提价。验收合格的，由所有参与验收的人员共同在验收单、送货单上签字，相关凭证上传智慧后勤系统后方可办理入库；验收不合格的，当场拍摄照片留存证据，出具拒收通知书，要求供方在规定时间内补送合格产品，同时将违约情况记入供方履约评价档案。建立价格动态调整机制，询价工作组每周安排专人采集本地批发市场、商超的食材价格，当某类食材市场价格波动幅度超过10%时，及时与供方协商调整供货价格，既避免市场价格上涨时供方供货质量下降，也避免市场价格下跌时采购成本虚高。资金支付与档案管理每月底由食堂管理员汇总当月所有验收合格的采购凭证，连同采购合同、验收单、正规发票提交至财务室，财务室逐笔核对凭证真实性、一致性，确认价格与询价结果匹配、数量与验收单一致、票据合规后，按照学校财务支付流程办理付款，所有采购资金直接划转至供方对公账户，严禁向个人账户转账，严禁使用现金结算。所有采购询价相关档案，包括采购需求单、预算审核表、供方资质材料、询价通知书、报价记录、评审打分表、公示截图、采购合同、验收单、付款凭证，全部按采购项目整理归档，保存期限不少于6年，其中涉及农村义务教育学生营养改善计划的采购档案永久留存，随时接受教育、财政、审计、市场监管等部门的监督检查。监督与问责机制建立多维度监督体系，内部监督层面，学校纪检监察部门每季度对食堂采购询价流程开展一次专项督查，重点核查是否存在未按流程询价、私自确定供方、吃拿卡要、验收放水等问题，督查结果纳入相关岗位人员的年度绩效考核；外部监督层面，每学期邀请家长膳食委员会成员参与不少于2次集中询价现场观摩、不少于4次到货验收，在食堂显著位置张贴采购监督举报电话、邮箱，对收到的问题线索第一时间核查处置。明确问责情形