企业合同管理制度-合同管理办法

企业合同管理制度-合同管理办法前言为规范企业合同管理，防范合同风险，保障企业合法权益，提高经济效益，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本办法。本办法旨在为企业合同管理提供清晰指引，确保合同从起草、审核、签订到履行、归档的全过程均处于有效控制之下。第一章总则第一条目的与依据为加强企业合同管理，规范合同行为，防范经营风险，维护企业合法权益，促进企业健康发展，根据国家有关法律、法规及企业章程，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于企业及所属各部门、各分支机构（以下统称“各单位”）对外签订、履行的各类合同、协议及其他具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。劳动合同的管理另行规定。第三条基本原则合同管理应当遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律、法规及行业规范。（二）平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，应当遵循自愿、公平、诚实信用的原则订立和履行合同。（三）风险控制原则：坚持预防为主，强化合同事前、事中、事后全过程的风险识别、评估与控制。（四）效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同的经济效益和社会效益最大化。（五）权责明确原则：明确各部门、各岗位在合同管理中的职责权限，确保责任落实到人。第四条管理目标通过建立健全合同管理制度，规范合同管理流程，提升合同管理水平，有效防范合同风险，保障企业资产安全，促进企业持续、稳定、健康发展。第二章合同管理机构与职责第五条企业合同管理部门企业指定法务部门（或综合管理部门，根据企业实际情况确定，下同）为合同管理的归口管理部门，负责统筹、协调、监督本企业的合同管理工作。其主要职责包括：（一）组织制定和修订企业合同管理相关制度和流程；（二）审核企业重大合同及标准合同文本；（三）参与企业重大合同的谈判与起草；（四）监督、检查各单位合同管理制度的执行情况；（五）组织合同管理培训，提供合同法律专业咨询服务；（六）负责合同专用章的管理；（七）负责企业合同档案的统一归档和管理（或指导、监督各单位的档案管理）；（八）参与合同纠纷的处理。第六条业务承办部门各业务部门是合同的发起和履行部门，为合同管理的第一责任单位，其主要职责包括：（一）负责合同项目的可行性论证和初步洽谈；（二）对合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查和核实；（三）负责合同的起草（或根据对方提供的文本进行初步审核）、洽谈；（四）按照本办法规定的流程办理合同的审核、审批手续；（五）负责合同的履行、跟踪，及时报告履行中出现的问题；（六）负责收集、整理和保管合同履行过程中的相关资料，并按规定移交归档；（七）参与合同纠纷的协商、调解等处理工作。第七条财务部门财务部门在合同管理中的主要职责包括：（一）对合同中涉及的价款、支付方式、税务处理等财务条款进行审核；（二）根据生效的合同办理款项收付等财务手续；（三）对合同履行过程中的财务风险进行监控。第八条其他相关部门根据合同性质和内容，需要其他相关部门（如技术、质量、审计等）参与合同审核的，相关部门应就其职责范围内的事项进行审核并发表明确意见。第九条合同经办人合同经办人是指具体负责合同洽谈、起草、履行、资料收集等工作的业务人员，对其所经办合同的真实性、合规性、完整性负责。第三章合同的订立第十条合同相对方的资格审查在订立合同前，业务承办部门应对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况、有无不良记录等情况进行必要的调查和核实，并索取相关证明文件（如营业执照、资质证书、授权委托书等）。重大合同或对相对方情况不明的，应进行更深入的尽职调查。第十一条合同的起草与审核（一）合同一般应由我方或我方为主起草。起草时应优先采用国家或行业标准合同文本，没有标准文本的，应参照企业发布的标准合同范本。（二）合同文本应内容完整、条款明确、逻辑严谨、表述规范。一般应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。（三）合同起草完毕后，业务承办部门应填写《合同审批表》，连同合同草案、相对方资质材料及其他必要附件，按规定程序报请相关部门审核。第十二条合同审核合同审核实行分级审核、会签制度：（一）业务承办部门负责人审核：对合同的真实性、必要性、可行性及业务条款的合理性进行审核。（二）法务部门审核：对合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式适当性等进行法律专业审核。（三）财务部门审核：对合同的付款方式、金额、税务处理、财务风险等进行审核。（四）其他相关部门审核：根据合同性质和内容，由相关专业部门对涉及本部门职责的条款进行审核。各审核部门应在规定时限内完成审核，并在《合同审批表》上签署明确的审核意见。对审核中发现的问题，应及时提出修改意见，退回业务承办部门修改。第十三条合同的谈判对于重大、复杂或标的额较大的合同，业务承办部门应组织法务、财务等相关部门人员共同参与谈判。谈判过程中应做好记录，重要谈判内容应形成会议纪要。第十四条合同的审批与签订（一）经过审核的合同，由业务承办部门按企业授权审批权限报请相应领导审批。审批人应对合同的整体情况进行审查，并对审批结果负责。（二）合同经审批通过后，方可正式签订。（三）法定代表人或其授权委托代理人是企业对外签订合同的合法签约人。授权委托代理人必须在授权范围内签订合同，超越授权范围的，须经法定代表人书面追认方为有效。授权委托书应明确授权范围、权限和期限。（四）签订合同时，应加盖企业合同专用章。合同专用章的使用和管理应严格按照企业印章管理规定执行。（五）合同文本一般应一式多份，合同当事人各方均应持有。第四章合同的履行第十五条履行原则合同依法成立后，即具有法律约束力。各单位及相关人员必须严格按照合同约定全面、及时、适当地履行合同义务，不得擅自变更或解除。第十六条履行跟踪与监控业务承办部门是合同履行的责任部门，应指定专人负责合同的履行跟踪，密切关注合同相对方的履约情况，及时掌握合同履行进度。对合同履行过程中的重要节点、潜在风险应进行记录和预警，并定期向企业领导和合同管理部门报告。第十七条合同的变更与解除（一）在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务承办部门应及时与相对方协商，并就变更或解除合同的理由、内容、方式等达成书面协议。（二）合同的变更或解除，必须按照本办法规定的合同订立审批流程办理审核、审批手续。未经审批，任何单位和个人不得擅自变更或解除合同。（三）变更或解除合同的协议与原合同具有同等法律效力。第十八条违约责任的追究在合同履行过程中，如发现相对方违约，业务承办部门应及时收集证据，立即向企业领导和合同管理部门报告，并积极采取措施，根据合同约定或法律规定追究其违约责任，维护企业合法权益。如我方发生违约行为，业务承办部门应立即报告，并采取补救措施，减少损失。第十九条合同履行中的争议处理合同履行过程中发生争议的，业务承办部门应首先尝试与相对方友好协商解决；协商不成的，应根据合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）及时处理，并及时向企业领导和合同管理部门报告，必要时由法务部门介入处理。第五章合同的档案管理第二十条档案范围合同档案是指合同从订立到终止全过程所形成的各种文件材料，包括但不限于：合同审批表、合同文本（正副本）、相对方资质材料、授权委托书、谈判记录、会议纪要、补充协议、变更或解除合同的协议、履约过程中的往来函件、送货单、验收单、付款凭证、发票、争议处理文件等。第二十一条归档要求合同履行完毕或终止后，业务承办部门应将合同档案材料收集齐全、整理规范，在规定时限内移交企业合同管理部门（或本单位档案管理岗）统一归档保存。档案材料应真实、完整、准确。第二十二条档案保管与查阅合同档案的保管期限、保管方式、查阅、复制、借阅等应按照企业档案管理规定执行。查阅合同档案须经相关领导批准，并履行登记手续，严禁涂改、抽换、损毁和泄密。第六章合同纠纷的处理第二十三条纠纷报告与处理原则发生合同纠纷时，业务承办部门应立即向企业领导和合同管理部门书面报告纠纷的起因、经过、现状及初步处理意见。处理合同纠纷应遵循合法、及时、有效、经济的原则。第二十四条纠纷处理程序（一）协商：纠纷发生后，业务承办部门应在法务部门指导下，积极与对方协商解决。（二）调解：协商不成的，可根据情况申请有关部门调解。（三）仲裁或诉讼：协商、调解不成，且合同中约定了仲裁条款或事后达成仲裁协议的，应向约定的仲裁机构申请仲裁；没有仲裁条款或仲裁协议的，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。（四）在纠纷处理过程中，业务承办部门应积极配合法务部门，提供必要的证据材料和信息。第七章监督检查与责任追究第二十五条监督检查机制企业合同管理部门应定期或不定期对各单位合同管理情况进行监督检查，重点检查制度执行、合同审核、履行跟踪、档案管理等情况，对发现的问题及时提出整改意见。第二十六条奖励与处罚对在合同管理工作中认真负责、有效防范重大风险、为企业挽回或避免重大损失的单位和个人，企业应给予表彰和奖励。对违反本办法规定，导致合同无效、被撤销、发生重大纠纷或造成企业经济损失的，企业将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。第八章附则第二十七条