某医药公司采购准则

某医药公司采购准则一、总则

(一)目的：依据《药品管理法》及相关行业基础标准，结合公司药品生产特性，针对采购环节存在的供应商资质审核不严、采购价格偏高、物料质量不稳定等核心问题，制定本准则。旨在规范采购行为，防控采购风险，提升采购效率，确保药品质量安全。

1、明确采购流程与标准，防止无序采购；

2、强化供应商管理，确保采购源头可控；

3、优化采购成本控制，提升经济效益；

4、保障药品生产所需物料的及时供应与质量稳定。

(二)适用范围：覆盖公司采购部、生产部、质量部、仓储部等部门及对应岗位，包括采购员、生产主管、质检员、仓管员等。正式员工、外包质检人员适用本准则。临时性采购需求（单次金额低于5000元）可由部门负责人直接审批，主责部门为采购部。

1、采购部负责采购计划制定、供应商选择、合同签订、到货验收等全流程管理；

2、生产部负责提供物料需求计划，参与到货验收；

3、质量部负责供应商资质审核、到货抽样检验；

4、仓储部负责到货清点、入库管理。

(三)核心原则：坚持合规性原则，确保采购行为符合法律法规；遵循权责对等原则，明确各岗位职责与权限；实施风险导向原则，重点管控关键物料采购风险；秉持效率优先原则，简化审批流程；倡导持续改进原则，定期评估采购效果。补充专项原则：药品采购须优先保障GMP要求，优先选择具备药品生产质量管理规范认证的供应商。

1、所有采购活动必须符合《药品管理法》及相关行业标准；

2、采购决策必须基于质量、价格、服务综合评估，禁止利益输送；

3、关键物料采购必须进行供应商现场审核，审核结果存档备查；

4、采购价格原则上不得高于市场平均水平，每年开展至少一次价格比对。

(四)层级与关联：本准则为公司专项管理制度，适用于中小型企业管理架构。与《公司内部控制制度》《供应商管理制度》《药品生产质量管理规范》等制度关联，冲突时以本准则为准，特殊情况报总经理审批。

1、采购活动须符合《公司内部控制制度》中关于授权审批的要求；

2、供应商管理须严格执行《供应商管理制度》中的资质审核标准；

3、药品采购须满足《药品生产质量管理规范》中关于物料控制的要求。

(五)相关概念说明：

1、关键物料指直接接触药品的包装材料、药用辅料等，其采购须进行严格检验；

2、市场平均水平指采购部每季度对同类物料在至少三家供应商处进行的价格测算结果；

3、供应商现场审核指采购部组织质量部人员对供应商生产现场、质量管理体系进行的实地考察。

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二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设总经理1名，下设采购部、生产部、质量部、仓储部等部门。采购部为采购业务归口部门，设采购主管1名、采购员2名。生产部设生产主管3名、班组长若干。质量部设质检主管1名、质检员4名。仓储部设仓管员2名。总经理对采购决策负总责，采购部负责具体执行，质量部负责监督验收。

1、总经理负责批准年度采购预算、关键物料采购计划及合同金额超过20万元的采购事项；

2、采购部负责制定采购计划、执行采购流程、管理采购合同；

3、生产部负责提供物料需求计划，参与到货验收确认；

4、质量部负责供应商资质审核、到货抽样检验、检验报告审核；

5、仓储部负责到货清点、入库登记、储存管理。

(二)决策与职责：总经理每月召开采购工作例会，审议采购部提交的月度采购计划。采购部采购员负责执行采购任务，每项采购须填写《采购申请单》，经部门负责人审核、总经理审批后方可实施。合同金额低于1万元的采购，由采购部负责人审批。

1、总经理每月5日前审批上月采购计划执行情况及本月采购预算；

2、采购部每月10日前提交下月采购计划，并附供应商资质清单；

3、采购员执行采购任务时须携带《采购申请单》及授权委托书。

(三)执行与职责：采购部采购员负责编制采购计划，每季度末提交下季度采购计划。生产部生产主管每月25日提交下月物料需求清单，经质量部审核后作为采购部制定采购计划的依据。质量部质检员负责供应商资质审核，每次审核结果须形成书面记录。仓储部仓管员负责到货清点，清点结果与供应商送货单核对无误后签字确认。

1、采购部采购员须每月至少与三家供应商进行价格谈判，形成《价格谈判记录》；

2、生产部生产主管须根据生产计划提前15天提交物料需求清单，质量部审核时限为3个工作日；

3、质量部质检员对供应商资质审核不合格的，须立即停止采购并报告采购部；

4、仓储部仓管员发现到货数量与送货单不符的，须当场拍照留证并通知采购部。

(四)监督与职责：质量部每月对采购部采购流程执行情况进行检查，检查结果纳入采购部绩效考核。采购部每月对供应商供货质量进行评估，评估结果作为供应商选择的重要依据。对检查中发现的问题须形成《整改通知单》，限期整改，整改情况须书面反馈质量部。

1、质量部每月5日前提交上月采购流程检查报告，检查内容包括采购申请、合同签订、到货验收等环节；

2、采购部每月15日前提交供应商供货质量评估报告，评估内容包括供货及时性、质量合格率、服务满意度等；

3、对供应商供货质量问题，须形成《质量问题处理单》，明确责任并要求供应商限期整改。

(五)协调联动：建立跨部门协调会议制度，每月10日召开采购协调会，参会人员包括采购部、生产部、质量部、仓储部等部门负责人。会议重点协调采购计划、到货验收、库存管理等事项。各部门须指定专人负责信息传递，确保信息及时准确。

1、生产部须在每月25日前将下月物料需求清单提交至采购部，采购部须在次月5日前反馈采购计划执行情况；

2、质量部须在每次到货验收后2个工作日内将检验报告提交至采购部，采购部须在次月10日前反馈供应商供货质量评估结果；

3、仓储部须在每月5日前将库存报表提交至采购部，采购部须在次月5日前反馈采购需求调整建议。

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三、采购流程

(一)采购计划制定：采购部每季度末根据生产部物料需求清单、库存情况及市场行情编制下季度采购计划，经部门负责人审核、总经理审批后执行。计划须明确物料名称、规格型号、数量、预算单价、预算金额、供应商建议等事项。生产部须在采购部编制计划前提供准确的物料需求清单，质量部须对清单中的关键物料进行审核。

1、采购部须在编制计划前至少与三家供应商进行询价，形成《询价记录》；

2、生产部提供的物料需求清单须经质量部审核，审核内容包括规格型号、数量、质量要求等；

3、采购计划须明确采购方式，优先选择招标采购、竞争性谈判等采购方式，金额小于5000元的可采用直接采购。

(二)供应商选择：供应商选择须遵循公开、公平、公正原则，采用招标采购、竞争性谈判、直接采购等方式。招标采购适用于金额超过10万元的采购项目，竞争性谈判适用于技术复杂或无法精确拟定技术规格的采购项目，直接采购适用于金额小于5000元的采购项目。采购部须根据采购金额、物料特性选择合适的采购方式，并形成书面记录。

1、招标采购须发布招标公告，公告期不得少于5个工作日，投标供应商不得少于3家；

2、竞争性谈判须邀请至少3家供应商参与谈判，谈判结果须按得分最高者确定；

3、直接采购须选择至少2家供应商进行询价，按价格最低者确定，但价格低于成本价的除外。

(三)采购订单签订：采购订单须明确采购双方信息、物料名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等事项。采购部须在签订订单前对供应商资质、产品质量、交货能力等进行全面评估，质量部须对评估结果进行审核。订单签订后须加盖公司公章，并报送财务部备案。

1、采购订单须采用公司统一格式，一式三份，采购部、供应商、财务部分别执一份；

2、订单签订后3个工作日内，采购部须将订单副本报送质量部，质量部须在5个工作日内完成供应商资质审核；

3、财务部须在收到订单副本后2个工作日内核对付款方式，确保与公司财务制度相符。

(四)到货验收：供应商须按照采购订单约定的交货时间、交货地点、质量标准等事项组织供货。仓储部须在到货当日对数量、外观进行检查，质量部须在到货后2个工作日内进行抽样检验。验收合格后，仓储部须在《到货验收单》上签字确认，并通知采购部办理入库手续。验收不合格的，须立即通知供应商返厂整改，并形成《质量问题处理单》。

1、到货验收须核对送货单、采购订单、实物三者信息是否一致，不一致的须当场拍照留证；

2、质量部抽样检验须按照国家标准进行，检验结果须形成书面报告，并报送采购部、仓储部；

3、对验收不合格的物料，须立即隔离存放，并通知供应商限期处理，处理期间不得使用。

(五)付款管理：采购部须在验收合格后5个工作日内提交付款申请，财务部须在收到申请后3个工作日内完成审核。付款方式按照采购订单约定执行，采用银行转账方式的，须在付款前核对供应商账户信息是否准确。付款后，采购部须将付款凭证复印件报送财务部存档。

1、付款申请须附《采购订单》《到货验收单》《质量检验报告》等证明材料；

2、财务部审核时须检查采购订单是否合规、验收是否合格、发票是否合规；

3、对逾期付款的，采购部须与供应商协商制定付款计划，并报总经理批准。

四、采购标准与规范

(一)管理目标与核心指标：设定年度采购成本降低5%的目标，核心KPI包括采购计划完成率、供应商合格率、到货验收合格率。统计口径以采购部每月完成的《采购统计表》为准。

1、采购计划完成率指实际采购金额与计划采购金额之比，不低于95%；

2、供应商合格率指年度内合格供应商数量与总供应商数量之比，不低于90%；

3、到货验收合格率指检验合格批次与总验收批次之比，不低于98%。

(二)专业标准与规范：制定《药品采购管理办法》，明确采购流程、供应商选择标准、到货验收要求。标注高风险控制点：关键物料采购、供应商资质审核、到货验收，防控措施：关键物料采购必须进行三家以上供应商询价、供应商资质审核必须由质量部出具书面报告、到货验收必须由质量部与仓储部共同进行。

1、关键物料采购须符合《药品管理法》中关于药品采购的要求，采购前必须进行三家以上供应商询价，询价结果须形成书面记录；

2、供应商资质审核须符合《药品生产质量管理规范》中关于供应商管理的要求，审核内容包括供应商营业执照、药品生产许可证、质量管理体系认证等，审核结果须由质量部出具书面报告；

3、到货验收须符合《药品生产质量管理规范》中关于物料控制的要求，验收内容包括数量、外观、包装、标识等，验收不合格的须立即隔离存放，并通知供应商返厂整改。

(三)管理方法与工具：采用ABC分类法管理供应商，A类供应商（年采购金额超过100万元）每半年审核一次，B类供应商（年采购金额5-100万元）每年审核一次，C类供应商（年采购金额低于5万元）每两年审核一次。使用电子采购系统管理采购流程，实现采购申请、合同签订、到货验收等环节的电子化。

1、A类供应商审核须由采购部组织质量部、仓储部共同进行，审核内容包括供应商生产现场、质量管理体系、供货质量等；

2、B类供应商审核须由采购部组织质量部进行，审核内容包括供应商质量管理体系、供货质量等；

3、C类供应商审核须由采购部进行，审核内容包括供应商质量管理体系等。

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五、采购业务流程

(一)主流程设计：采购申请→采购计划→供应商选择→采购订单→到货验收→付款。采购员接收生产部物料需求清单，经部门负责人审核、总经理审批后制定采购计划，选择供应商，签订采购订单，组织到货验收，办理付款手续。每环节须填写相应单据，并留存电子记录。

1、采购员须在接到生产部物料需求清单后3个工作日内完成采购计划编制；

2、采购部须在采购计划编制完成后5个工作日内完成供应商选择；

3、采购部须在供应商选择完成后7个工作日内签订采购订单；

4、仓储部须在到货当日完成到货清点，质量部须在到货后2个工作日内完成抽样检验；

5、财务部须在验收合格后5个工作日内完成付款。

(二)子流程说明：供应商选择须包含询价、比价、谈判、确定等环节。询价须邀请至少3家供应商参与，比价须对供应商报价进行综合评估，谈判须明确谈判内容、谈判规则，确定须按谈判结果签订采购订单。采购员须在询价前准备询价文件，并通知供应商参与询价。

1、询价文件须包含采购需求、技术要求、商务条款等内容，并加盖公司公章；

2、比价须对供应商报价、质量、服务、信誉等进行综合评估，形成《比价报告》；

3、谈判须明确谈判内容、谈判规则、谈判结果，形成《谈判记录》；

4、确定须按谈判结果签订采购订单，并报送财务部备案。

(三)流程关键控制点：关键物料采购须进行三家以上供应商询价，供应商资质审核须由质量部出具书面报告，到货验收须由质量部与仓储部共同进行。高风险点增设双重校验：采购员须在签订采购订单前核对供应商资质，质量部须在到货验收前核对采购订单。

1、采购员须在签订采购订单前核对供应商资质，确保供应商具备药品生产质量管理规范认证；

2、质量部须在到货验收前核对采购订单，确保到货物料与采购订单一致；

3、仓储部须在到货当日完成到货清点，并通知质量部进行抽样检验；

4、财务部须在验收合格后5个工作日内完成付款。

(四)流程优化机制：每年11月对采购流程进行复盘优化，采购部须在12月10日前提交优化方案，经部门负责人审核、总经理审批后执行。优化方案须明确优化内容、优化措施、预期效果，并设定实施时间表。

1、采购部须在每年11月10日前完成采购流程复盘，并形成《采购流程复盘报告》；

2、采购部须在每年12月10日前提交优化方案，并报送部门负责人审核；

3、总经理须在每年12月20日前完成优化方案审批；

4、采购部须在审批后1个月内完成优化方案实施。

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六、权限与审批管理

(一)权限设计：采购部采购员对5万元以下采购项目拥有操作权限，对5-20万元采购项目拥有审批权限，对20万元以上采购项目拥有建议权限。生产部生产主管对物料需求清单拥有操作权限，质量部质检主管对供应商资质审核拥有操作权限。权限层级分为操作、审批、建议三级。

1、采购员对5万元以下采购项目拥有操作权限，包括编制采购计划、选择供应商、签订采购订单等；

2、采购员对5-20万元采购项目拥有审批权限，包括对采购计划、采购订单进行审批；

3、采购员对20万元以上采购项目拥有建议权限，包括对采购计划、采购订单提出建议；

4、生产主管对物料需求清单拥有操作权限，包括编制、修改、审核物料需求清单；

5、质检主管对供应商资质审核拥有操作权限，包括对供应商资质进行审核、出具审核报告。

(二)审批权限标准：5万元以下采购项目由采购部负责人审批，5-20万元采购项目由总经理审批，20万元以上采购项目由总经理办公会审批。审批时限：5万元以下采购项目3个工作日内完成审批，5-20万元采购项目5个工作日内完成审批，20万元以上采购项目10个工作日内完成审批。禁止越权审批，审批结果须留存电子记录。

1、采购部负责人须在接到采购申请后3个工作日内完成审批；

2、总经理须在接到采购申请后5个工作日内完成审批；

3、总经理办公会须在接到采购申请后10个工作日内完成审批；

4、审批结果须留存电子记录，并报送财务部备案。

(三)授权与代理：总经理可授权采购部负责人对10万元以下采购项目进行审批，授权期限为一年，每年12月31日前续期。临时代理须由部门负责人书面委托，代理期限不超过30天，代理期间须向部门负责人报告工作情况。

1、总经理须在每年12月25日前完成授权续期，并形成《授权书》；

2、部门负责人须在临时代理前向总经理书面报告，并形成《委托书》；

3、代理期间须向部门负责人报告工作情况，并留存工作记录；

4、代理期满后须将《委托书》交回部门负责人存档。

(四)异常审批流程：紧急采购须由采购部负责人书面报告总经理，总经理可授权采购部负责人进行审批。权限外采购须由采购部负责人书面报告总经理，总经理办公会审批。补批须由采购部负责人书面报告总经理，总经理审批。异常审批须附简单书面说明，留存痕迹。

1、紧急采购须由采购部负责人书面报告总经理，总经理可授权采购部负责人进行审批；

2、权限外采购须由采购部负责人书面报告总经理，总经理办公会审批；

3、补批须由采购部负责人书面报告总经理，总经理审批；

4、异常审批须附简单书面说明，并留存电子记录。

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七、执行与监督管理

(一)执行要求与标准：采购员须按《药品采购管理办法》执行采购任务，填写《采购申请单》《采购统计表》等单据，并留存电子记录。生产主管须按生产计划提供物料需求清单，质量部须按《药品生产质量管理规范》进行供应商资质审核，仓储部须按《药品生产质量管理规范》进行到货验收。执行不到位须形成《整改通知单》，限期整改。

1、采购员须按《药品采购管理办法》执行采购任务，填写《采购申请单》《采购统计表》等单据，并留存电子记录；

2、生产主管须按生产计划提供物料需求清单，并经质量部审核；

3、质量部须按《药品生产质量管理规范》进行供应商资质审核，并出具书面报告；

4、仓储部须按《药品生产质量管理规范》进行到货验收，并填写《到货验收单》；

5、执行不到位须形成《整改通知单》，限期整改，并形成《整改报告》。

(二)监督机制设计：建立“日常+专项”双重监督机制，日常监督由采购部负责人每天检查采购流程执行情况，专项监督由总经理每月组织质量部、财务部对采购流程进行专项检查。监督周期：日常监督每天一次，专项监督每月一次。监督范围：采购计划、供应商选择、采购订单、到货验收、付款等环节。嵌入至少三个关键内控环节：供应商资质审核、到货验收、付款。说明简易落地要求：采购员须在接到生产部物料需求清单后3个工作日内完成采购计划编制，质量部须在到货后2个工作日内完成抽样检验，财务部须在验收合格后5个工作日内完成付款。

1、采购部负责人须每天检查采购流程执行情况，并形成《每日检查记录》；

2、总经理须每月组织质量部、财务部对采购流程进行专项检查，并形成《专项检查报告》；

3、监督范围包括采购计划、供应商选择、采购订单、到货验收、付款等环节；

4、嵌入至少三个关键内控环节：供应商资质审核、到货验收、付款；

5、简易落地要求：采购员须在接到生产部物料需求清单后3个工作日内完成采购计划编制，质量部须在到货后2个工作日内完成抽样检验，财务部须在验收合格后5个工作日内完成付款。

(三)检查与审计：每月对采购流程进行检查，检查内容包括采购计划、供应商选择、采购订单、到货验收、付款等环节。检查方法：查阅单据、现场检查、询问相关人员。检查频次：每月一次。检查结果形成简单报告，明确整改要求及责任人。

1、检查内容包括采购计划、供应商选择、采购订单、到货验收、付款等环节；

2、检查方法包括查阅单据、现场检查、询问相关人员；

3、检查频次为每月一次；

4、检查结果形成简单报告，明确整改要求及责任人。

(四)执行情况报告：采购部每月5日前提交《采购执行情况报告》，内容包括采购计划完成率、供应商合格率、到货验收合格率、存在风险、简单改进建议。报告简化，需含核心数据、存在风险、简单改进建议，作为考核与决策依据。

1、《采购执行情况报告》须包含采购计划完成率、供应商合格率、到货验收合格率、存在风险、简单改进建议；

2、报告简化，需含核心数据、存在风险、简单改进建议；

3、报告作为考核与决策依据；

4、采购部须在每月4日前完成报告编制，并报送总经理审批。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：设定采购计划完成率、供应商合格率、到货验收合格率、采购成本降低率四项核心考核指标，权重分别为30%、30%、30%、10%。评分标准：采购计划完成率、供应商合格率、到货验收合格率达到95%及以上得满分，90%-94%得80%，85%-89%得60%，低于85%不得分。采购成本降低率按实际降低比例计分。考核对象为采购部全体员工，每月考核一次。

1、采购计划完成率指实际采购金额与计划采购金额之比，不低于95%；

2、供应商合格率指年度内合格供应商数量与总供应商数量之比，不低于90%；

3、到货验收合格率指检验合格批次与总验收批次之比，不低于98%；

4、采购成本降低率按实际降低比例计分，每降低1%计1分，最高计10分。

(二)评估周期与方法：考核周期为每月一次，评估方法为采购部每月5日前提交《采购绩效考核表》，由部门负责人审核，总经理审批。考核重点：当月采购计划完成情况、供应商资质审核情况、到货验收情况、采购成本控制情况。

1、采购部须在每月4日前完成《采购绩效考核表》编制；

2、部门负责人须在每月5日前完成审核；

3、总经理须在每月6日前完成审批；

4、考核结果须报送财务部存档。

(三)问题整改机制：建立“发现-整改-复核-销号”闭环，一般问题整改时限为5个工作日，重大问题整改时限为10个工作日。按一般/重大分类，明确整改责任人及整改措施。一般问题由采购部负责人负责整改，重大问题由总经理负责整改。整改完成后须形成《整改报告》，由部门负责人复核，总经理销号。

1、一般问题由采购部负责人负责整改，整改时限为5个工作日；

2、重大问题由总经理负责整改，整改时限为10个工作日；

3、整改完成后须形成《整改报告》，由部门负责人复核，总经理销号；

4、整改情况须报送质量部存档。

(四)持续改进流程：基于考核、检查、业务变化及政策调整优化制度，每年11月收集意见，12月评估，次年1月审批。明确建议收集、简易评估、审批及跟踪机制，简化流程，确保可落地。

1、采购部须在每年11月10日前收集意见，并形成《制度优化建议收集表》；

2、采购部须在每年12月10日前完成评估，并形成《制度优化评估报告》；

3、总经理须在每年12月20日前完成审批；

4、采购部须在审批后1个月内完成优化方案实施。

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九、奖惩机制

(一)奖励标准与程序：奖励情形包括：采购成本显著降低、供应商管理取得显著成效、关键物料采购成功避免重大损失等。奖励类型包括：奖金、荣誉证书。奖励标准：采购成本降低超过5%奖励采购部集体奖金，供应商管理取得显著成效奖励相关责任人奖金，关键物料采购成功避免重大损失奖励相关责任人奖金。申报程序：采购部每月5日前提交《奖励申请表》，部门负责人审核，总经理审批。审核程序：采购部负责人审核，总经理审批。公示程序：在公司公告栏公示3个工作日。发放程序：财务部在审批后5个工作日内发放奖金。

1、采购成本降低超过5%奖励采购部集体奖金，奖金金额为降低金额的5%；

2、供应商管理取得显著成效奖励相关责任人奖金，奖金金额为1000元；

3、关键物料采购成功避免重大损失奖励相关责任人奖金，奖金金额为损失金额的10%；

4、申报程序：采购部每月5日前提交《奖励申请表》，部门负责人审核，总经理审批；

5、审核程序：采购部负责人审核，总经理审批；

6、公示程序：在公司公告栏公示3个工作日；

7、发放程序：财务部在审批后5个工作日内发放奖金。

(二)处罚