药品经营·质量管理规范

药品经营·质量管理规范一、人员管理人员是药品经营质量管理的核心要素，其专业能力、合规意识直接决定质量管理体系运行的有效性。（一）关键岗位人员资质要求药品批发企业法定代表人、企业负责人应当具备大学专科以上学历，具有中级以上专业技术职称，熟悉药品管理法律法规，掌握GSP相关要求；其中企业负责人应当负责企业日常管理，明确质量方针、质量目标，保障质量管理部门人员配备与职责履行，不得干预质量管理部门依法履行职责。质量管理部门负责人应当为执业药师，具有3年以上药品经营质量管理工作经历，能够独立解决经营过程中的质量问题，且不得在其他企业兼职。质量管理人员应当具备药学或者医学、生物、化学等相关专业学历或者专业技术职称，其中从事药品验收工作的人员应当具备药学中专以上学历或者初级以上专业技术职称，从事中药材、中药饮片验收工作的应当具备中药学中专以上学历或者中药学初级以上专业技术职称，直接收购地产中药材的验收人员应当具备中药学中级以上专业技术职称。药品零售企业法定代表人或者企业负责人应当为执业药师，负责处方审核，指导合理用药；营业员应当具备高中以上文化程度或者符合省级药品监管部门要求，中药饮片调剂人员应当具备中药学中专以上学历或者中药学初级以上专业技术职称或者中药调剂员资格。据2023年国家药监局统计，全国零售药店执业药师配备率达到92.3%，其中连锁药店配备率达到97.1%，较2018年提升19.6个百分点，关键岗位资质合规性大幅提升。（二）人员培训与健康管理企业应当建立年度人员培训计划，针对不同岗位制定培训内容，培训内容包括药品管理法律法规、GSP要求、专业知识、质量管理文件、岗位操作规程等，培训后应当进行考核，考核不合格人员不得上岗。对于从事冷藏、冷冻药品储存运输的岗位人员，还应当专项培训冷藏冷链设施设备操作、温度应急处置等内容，考核合格后方可上岗。企业应当建立员工健康档案，直接接触药品的岗位人员每年进行健康检查，患有传染病或者其他可能污染药品疾病的人员，应当立即调离直接接触药品的岗位，治愈后符合要求方可重新上岗。2022年某省级药监局飞行检查数据显示，12.7%的不合格企业存在健康档案不完整、过期未体检等问题，是常见的合规风险点。二、设施与设备管理设施设备是药品储存、运输质量保障的硬件基础，需根据药品储存要求配置符合标准的硬件条件。（一）仓储设施配置要求药品批发企业应当有与经营规模、经营范围相适应的仓库，仓库选址应当远离污染源，避免对药品质量造成影响，仓库面积应当符合要求：经营处方药、非处方药批发业务的不低于1000平方米，经营生物制品、冷藏冷冻药品的应当单独设立冷藏仓库，冷链药品储存总容积不得低于50立方米。仓库应当划分不同功能区域，包括待验区、合格品区、不合格品区、发货区、退货区，各区应当有明显标识，实行色标管理：待验区、退货区为黄色，合格品区、发货区为绿色，不合格品区为红色。中药材、中药饮片应当分别设置储存仓库，中药饮片应当设置专门的净选、炮制加工场所。储存冷藏、冷冻药品的冷库应当实现双回路供电，配备备用发电机组，保证断电后制冷系统持续运行，冷库温度应当自动监测、自动记录、自动报警，记录频率不得低于每1分钟1次，报警阈值设置应当符合药品储存温度要求，当温度超出规定范围10分钟内应当触发短信报警至企业质量负责人和冷链管理负责人。据中国医药商业协会2023年调研数据，国内规模以上医药批发企业冷库自动温度监测系统配备率达到100%，其中89.2%的企业实现双回路供电，较2019年提升26.8个百分点。药品零售企业应当有与经营药品相适应的营业场所，营业场所面积不得低于100平方米，其中饮片专卖店不得低于80平方米，营业场所应当避光、通风、防潮、防虫、防鼠，陈列药品的货架、柜台应当整洁牢固，冷藏药品应当配备符合温度要求的冷藏陈列柜，冷藏陈列柜应当配备温度监测设备。（二）设施设备维护与校准企业应当建立设施设备管理档案，对仓库、冷库、冷藏运输车辆、保温箱、温湿度监测系统等设施设备定期进行检查、维护、校准，记录维护校准结果。温湿度监测设备、计量器具应当每年定期送法定计量机构校准，校准证书应当留存归档，冷藏运输用温度记录仪校准周期不得超过1年。冷藏冷链设施设备应当定期进行验证，验证包括使用前验证、定期验证、停用时间超过6个月重新启用前验证，验证报告应当经过质量管理部门审核批准，验证数据应当留存5年以上。根据GSP要求，冷库验证周期不得超过1年，冷藏车、保温箱验证周期不得超过2年，验证内容包括温度分布均匀性、开门温度恢复时间、断电保温时间等指标。某第三方医药冷链验证机构2023年验证数据显示，11.3%的在用冷库存在温度偏差超过±2℃的问题，其中70%的问题源于未按要求定期维护制冷机组，因此设施设备定期维护是保障运行有效的关键环节。三、药品采购管理采购是药品流入经营环节的第一道关口，必须严格管控供应商与产品合规性，从源头保障药品质量。（一）供应商审核企业采购药品应当对供应商进行审核，审核内容包括供应商的《药品生产许可证》《药品经营许可证》营业执照、GMP/GSP认证证书，供应商销售人员的授权委托书、身份证明，审核通过后方可建立采购关系。对于首营企业、首营品种，应当进行额外的质量审核：首营企业应当审核其生产经营资质、质量保证能力，由质量管理部门对审核资料进行审核，批准后方可采购；首营品种应当审核药品注册批准文件、质量标准、检验报告书，包装标签说明书样本，必要时进行现场考察。企业应当每年对供应商进行质量评审，评审内容包括供应商产品质量、供货及时性、合规性等，建立供应商质量档案，对存在质量问题、合规风险的供应商应当纳入黑名单，停止合作。2023年国家药监局药品抽检报告显示，不合格药品中17.2%来源于未按要求审核的中小供应商，因此供应商动态管理是采购质量管控的核心。（二）采购记录管理采购药品应当建立完整的采购记录，采购记录内容包括药品通用名称、剂型、规格、生产批号、数量、价格、生产日期、有效期、生产厂商、供应商名称、供货日期、批准文号等，采购记录应当可追溯，保存期限不得少于药品有效期后1年，且不得少于5年，麻醉药品、第一类精神药品采购记录应当长期保存。随着药品信息化追溯体系建设推进，截至2023年底，全国已经实现化学药品、生物制品、中成药全品种追溯，药品经营企业采购药品应当核对追溯码，实现采购环节扫码入库，追溯数据上传至国家药品追溯平台，目前95.6%的批发企业实现全品种扫码追溯，有效提升了问题药品召回效率。四、药品储存与养护管理储存养护是药品经营过程中保障质量稳定的核心环节，需按照药品特性进行科学管理。（一）药品分类储存药品应当按照说明书标注的储存条件储存，按照温湿度要求分为冷藏（2-8℃）、阴凉（不超过20℃）、凉暗（避光且不超过20℃）、常温（10-30℃），不得将需冷藏药品存放于阴凉库或常温库。药品与非药品分开存放，处方药与非处方药分开存放，外用药与其他药品分开存放，中药材、中药饮片分库存放，特殊管理药品（麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品、放射性药品）应当按照国家规定设置专门的储存仓库，实行双人双锁管理。企业应当每天对仓库温湿度进行监测记录，人工记录的每天上午、下午各记录1次，自动监测的实时记录，当温湿度超出规定范围时，应当立即采取调控措施，比如开启除湿机、空调进行调整，记录调整措施和结果。据某医药批发企业2023年仓储数据统计，温湿度超标事件中83%发生在季节交替月份，其中夏季高温高湿时期超标占比47%，因此季节交替期间应当增加温湿度巡查频次。（二）药品养护管理企业应当配备专职养护人员，按照养护计划对库存药品进行养护，养护内容包括检查药品外观质量、储存条件、包装有效期，对过期、变质、被污染的药品应当及时放置不合格品区，上报质量管理部门处理。对近效期药品应当按月填报近效期预警表，近效期一般设定为距有效期不足6个月，特殊品种（效期不足1年的）设定为距有效期不足3个月。对储存条件有特殊要求的品种、近效期品种、易变质品种、摆放时间较长的药品应当增加养护频次，每年对中药材、中药饮片进行养护，防止生虫、霉变，对于阴凉冷藏储存药品每月至少检查1次。企业应当每年对库存药品进行一次全面盘点，做到账货相符，盘点记录应当留存归档。对于不合格药品，应当存放在专门的不合格品区，由质量管理部门进行审核，按照规定程序进行销毁，销毁记录应当保存5年以上。五、药品销售与出库管理销售与出库是药品流出经营环节的关口，需严格管控流向与质量合规性。（一）销售管理药品批发企业销售药品应当对采购方资质进行审核，审核采购方的《药品生产许可证》《药品经营许可证》《医疗机构执业许可证》，确认采购方具备合法资质后方可销售，不得将药品销售给无合法资质的单位或者个人。销售特殊管理药品应当严格按照国家规定，流向具备相应资质的单位。药品零售企业销售处方药应当凭医师处方销售，处方应当经执业药师审核签字后方可调配，调配后审核人、调配人都应当签字，处方保存期限不得少于5年，不得采用开架自选方式销售处方药，不得经营疫苗、麻醉药品、第一类精神药品（零售连锁企业经批准可经营第二类精神药品）。药品零售企业销售中药饮片应当做到斗谱排列合理，标签准确，计量准确，饮片调剂应当按照处方要求进行，处方复核签字后方可交付。销售药品应当建立销售记录，销售记录内容与采购记录一致，保证药品可追溯，保存期限符合要求，特殊管理药品销售记录长期保存。2022年全国药监局查处的违法案件中，16.8%的案件为零售企业不凭处方销售处方药，是零售环节最常见的合规风险。（二）出库管理药品批发企业出库应当进行复核，复核内容包括药品名称、剂型、规格、批号、有效期、生产厂商、数量、销售地址，复核合格后出具随货同行单，随货同行单应当符合国家药监局要求，随货同行单应当加盖企业出库专用章，随货同行单数据应当与销售数据一致。冷藏、冷冻药品出库应当复核装箱前温度，记录装箱温度，确保出库时药品温度符合要求。出库复核应当坚持“先产先出、近期先出、按批号发货”的原则，防止药品过期，出库复核记录应当留存，记录保存期限符合要求。对于冷链药品，出库时应当附运输过程温度记录，温度记录随货同行，温度不合格的不得出库。2023年某省级药监局飞行检查显示，9.6%的批发企业存在出库复核不完整，漏项错项问题，因此应当强化出库复核岗位的考核管理。六、药品运输与冷链管理运输环节尤其是冷链运输是药品质量管控的薄弱环节，需严格管控运输过程温度条件。（一）一般药品运输要求企业应当根据药品包装、运输要求选择合适的运输工具，运输过程应当做好防护，防止药品破损、污染，运输药品应当密闭运输，防止日晒雨淋，特殊管理药品运输应当符合国家规定，防止发生丢失流弊。企业应当对运输车辆定期进行清洁消毒，防止污染药品，清洁消毒记录留存。（二）冷链药品运输管理运输冷藏、冷冻药品应当配备冷藏车或者保温箱，冷藏车应当具备自动调控温度、监测温度功能，保温箱应当具备防摔、保温功能，配备温度监测设备，能够实时记录温度。冷藏车、保温箱装车前应当预冷，预冷到规定温度范围后方可装车，装车过程应当尽量缩短开门时间，减少温度波动。运输过程应当实时监测温度，温度记录至少每5分钟记录1次，当温度超出规定范围时应当立即启动应急处置预案，采取保温或者降温措施，记录处置过程和结果。企业冷链运输应当制定应急预案，定期进行应急演练，每年至少演练1次，演练记录留存。据2023年中国医药商业协会冷链调研，我国医药冷链运输温度合规率从2018年的86.2%提升到2023年的96.7%，主要得益于冷链设施设备升级与全过程温度管控体系的建立。七、不合格药品管理与不良反应监测不合格药品处置与不良反应监测是保障公众用药安全的最后一道防线。（一）不合格药品管理企业应当建立不合格药品管理制度，对不合格药品的发现、报告、存放、审核、处置、记录全过程进行规范。质量管理部门负责不合格药品的审核与处置，不合格药品应当放置在专门的不合格品区，加锁管理，防止流入市场。对不合格药品处置应当进行调查，分析不合格原因，制定纠正预防措施，记录调查与处置结果，销毁不合格药品应当在符合环保要求的场所进行，由两人以上监督销毁，销毁记录包括销毁时间、地点、方式、品种、数量、批号、监督人签字。（二）药品不良反应监测企业应当建立药品不良反应监测管理制度，配备专职或者兼职人员负责不良反应收集、报告，发现药品不良反应应当详细记录，按照规定上报当地药品监管部门和药品不良反应监测机构，对发生严重不良反应的药品应当暂停销售，通知召回，配合监管部门调查。2023年全国药品不良反应监测网络收到经营企业上报的不良反应报告占总报告数的16.2%，较2018年提升8.7个百分点，经营企业不良反应监测主体责任落实不断强化。八、计算机系统与质量管理体系内审（一）计算机系统管理药品经营企业应当建立符合经营质量管理要求的计算机系统，实现药品采购、储存、销售、出库全过程可追溯，计算机系统应当能够对药品效期进行自动预警，对超效期药品自动锁定，禁止出库销售。计算机系统数据应当每天备份，备份数据存储在安全场所，防止数据丢失，数据备份保存期限不得少于数据保存要求，系统操作应当设置不同权限，关键岗位权限不得交叉，质量控制相关操作权限仅开放给质量管理部门人员。（二）质量管理体系内审企业应当建立质量管理体系内审制度，每年至少进行一次全面内审，内审内容包括人员、设施设备、采购、储存、销售、运输各环节合规性，评价质量管理体系运行有效性，发现存在缺陷的制定整改计划，明确整改责任人和整改时限，跟踪验证整改结果，当企业发生重大变更（比如企业负责人变更、仓库搬迁、经营范围增加冷藏药品、发生重大质量事故）时，应当及时进行专项内审。内审报告应当经过企业负责人审核批准，内审档案留