教学材料《会计》-模块五

5.1账簿的意义、种类及基本内容5.1.1账簿的意义设置和登记账簿对加强企事业单位的经济核算，充分收集会计信息，提高经营管理水平具有十分重要的意义，概括起来有如下几个方面：（1）通过设置和登记账簿可以为企事业单位的经济管理提供系统、完整的会计信息。（2）通过账簿记录，可以反映企事业单位各项资产、损益、负债、权益以及收支的增减变动及结存情况，有利于保护各项资产的安全完整下一页返回5.1账簿的意义、种类及基本内容（3）通过利用设置和登记账簿所形成的会计资料，可以考核和评价单位整体以及单位内部各有关部门的经营活动及经营成果。（4）通过账簿记录，能够为编制会计报表提供较为完整的主要信息。（5）通过设置和登记账簿，既有利于保存会计资料和日后查阅使用，又有利于会计工作的分工。上一页下一页返回5.1账簿的意义、种类及基本内容5.1.2账簿的种类（参见图5-1）（1）序时账簿。序时账簿亦称日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔顺序登记的账簿。序时账簿又可分为普通日记账与特种日记账。（2）分类账簿。分类账簿也称分类账，是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。分类账簿又可分为总分类账簿和明细分类账簿两种。上一页下一页返回5.1账簿的意义、种类及基本内容（3）备查账簿。备查账簿又称辅助账簿，是对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。2.账簿按其外表形式分类（1）订本式账簿。订本式账簿亦称订本账，是在启用之前，就将若干账页固定地装订成册，并对账页进行连续编号的账簿。总分类账、现金日记账和银行存款日记账都必须是订本式。（2）活页式账簿。活页式账簿亦称活页账，是指在启用之前和使用过程中，不把账页固定地装订成册的账簿。上一页下一页返回5.1账簿的意义、种类及基本内容(3)卡片式账簿。卡片式账簿亦称卡片账，是指用印有记账格式的卡片登记各项经济业务的账簿。比较常见的是固定资产卡片账。3.账簿按其账页格式分类(1)三栏式账簿。三栏式账簿是指由设置借方、贷方和余额三个金额栏的账页组成的账簿。明细分类账簿有很多种，比如：应收账款明细账、制造费用明细账。(2)多栏式账簿。多栏式账簿是指由在借方、贷方两个基本栏次中按需要又分设若干专栏的账页所组成的账簿。(3)数量金额式账簿。数量金额式账簿亦称三大栏式账簿，是指由在借方、贷方和余额三大栏内，又分设数量、单价、金额三个小栏目的账页组成的账簿。

上一页下一页返回5.1账簿的意义、种类及基本内容案例5-1

浙江省磐安机械设备有限公司董事长朱某为了规避检查和方便支出，经董事会、监事成员商议，设立了账外账，开设“小金库”。“小金库”的收入资金主要来自现金销售款、废铁末的出售以及公司内的山诚农机经营部销售的差价等方面，主要用于职工福利发放、企业业务费支出等。“小金库”设立后，时任公司董事长的朱某每季度召集企业主要负责人和财务经理等人核对“小金库”收支账目，经核对无异议后，将收入中的部分会计凭证、现金日记账账页和部分支出单据销毁。后经金华市检察司法会计中心鉴定，不能提供的会计凭证、会计账簿涉及金额计人民币2512642.90元。请问该公司的行为是否触犯了会计法规？上一页下一页返回5.1账簿的意义、种类及基本内容评析：该公司的行为已触犯了《中华人民共和国会计法》。根据《会计法》第16条的规定：“各单位发生的各项经济业务事项应当统一核算，不得违反本法和国家统一的会计制度的规定，私设会计账簿登记、核算。”《会计法》第43条规定：“伪造、变造会计凭证、会计账簿，编制虚假财务会计报告构成犯罪的，依法追究刑事责任。”《会计法》第44条规定：“隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，要追究其行政责任和刑事责任。”上一页下一页返回5.1账簿的意义、种类及基本内容

5.1.3账簿的基本内容会计账簿记录的经济业务内容不同，账页格式也多种多样，但各种账簿一般应包括以下基本内容：1.封面封面上应注明会计账簿的名称，如总分类账、银行存款日记账和现金日记账等。2.扉页扉页主要填列账簿的使用信息，其主要包括以下内容：单位名称、账簿名称、账簿页数、启用日期、经管人员一览表、经管人员交接记录和账户目录，并加盖名章和单位公章。账簿使用登记表格如图5-2所示。上一页下一页返回5.1账簿的意义、种类及基本内容3.粘贴印花税票（1）粘贴印花税票的账簿，印花税票一律粘在账簿扉页启用表的右侧，并在印花税票中间画两条出头的横线，以示注销；（2）使用缴款书缴纳印花税，在账簿扉页启用表的左上角注明“印花税已缴”及缴款金额，缴款书作为记账凭证的原始凭证登记入账。上一页下一页返回5.1账簿的意义、种类及基本内容4.账页账页是会计账簿的主体，按反映经济业务的内容不同，账页格式也不尽相同，但账页一般都包括以下基本内容：（1）账户的名称，即会计科目的名称，包括一级会计科目、二级会计科目或明细科目名称；（2）登账的日期栏，包括年、月、日；（3）记账凭证的种类和号数栏；（4）摘要栏，即记录经济业务的简要说明；（5）金额栏，分为借方金额栏、贷方金额栏；（6）借或贷栏，即余额方向栏；（7）页次，明细账包括总页次和分页次。上一页返回5.2账簿的设置和登账5.2.1账簿的设置原则设置账簿的原则如下：（1）账簿的设置必须能保证反映和监督企业的各项经济业务，提供全面、系统、连续的会计资料，满足企业经营管理的需要。（2）账簿的设置要与企业规模和会计分工相适应。设置账簿在遵循国家统一会计制度规定的前提下，应当根据自身规模、经济业务繁简、业务量和会计人员的多少等实际情况，合理、规范地设置会计账簿。下一页返回5.2账簿的设置和登账（3）账簿的设置要与账务处理程序紧密配合。各单位应根据自身采用账务处理程序的类别，合理设置会计账簿，避免重复设账、记账。（4）账簿的设置要与会计报表的编制要求相衔接。会计账簿是会计报表的直接依据，设置账簿时，要尽可能使账户的种类、明细科目与会计报表的种类与指标做到口径一致，从而在编制会计报表时，报表中的有关指标，能从有关总分类账户或明细分类账户中直接取得或分析计算填列，减少编表时的汇总或分解等计算工作，加快报表的编制和报送速度。上一页下一页返回5.2账簿的设置和登账

5.2.2账簿的启用规则和记账规则1.账簿的启用规则为了保证账簿记录的严肃性和合法性，明确记账责任，保证资料真实完整，在启用账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，在账簿扉页上应附使用登记表，填写表中内容，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。启用订本式账簿，应当从第一页至最后一页顺序编写页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编订页码，另加账户目录，记明每个账户的名称和页次。上一页下一页返回5.2账簿的设置和登账2.账簿的记账规则（1）内容准确完整。（2）登记账簿要及时。（3）注明记账符号。（4）书写留空。（5）正常记账使用蓝黑墨水。（6）特殊记账使用红墨水。（7）顺序连续登记。（8）结出余额。（9）连续账页内容之间的衔接。（10）登记发生错误时，必须按规定方法更正，严禁刮、擦、挖、补，或使用化学药物清除字迹。上一页下一页返回5.2账簿的设置和登账案例分析：林敏暑期在一家外贸公司实习，财务经理安排她主要进行一些外贸单证的填制及保管工作。一天，销售部的杨建华前来要求查询去年一笔销售业务的原始单据。林敏首先征求了财务部王经理的同意，然后根据杨建华回忆的业务发生的大致时间，将去年6—8月份的几十本凭证拿出来，很快就找到了杨建华要查找的凭证。你知道林敏为什么能在这么多的原始凭证中快速的查找到所需的资料吗？上一页下一页返回5.2账簿的设置和登账解析：林敏要在这么多的原始凭证中快速的查找到所需的资料，首先她应该是先根据业务发生的大致时间查阅相关账簿，因为在账簿上已经把零星的经济业务按经济业务类型进行了分类汇总，只要知道业务发生的大致日期及业务类型就能比较方便的进行查找。在账簿中确定相应的业务之后，根据账簿中记录的凭证号数即可快速找到相应的记账凭证，而原始凭证就应附于该张记账凭证之后。上一页下一页返回5.2账簿的设置和登账

5.2.3日记账的格式与登记三栏式现金日记账的基本格式包括“收入（借）”“支出（贷）”和“结余”三个栏目，分别用来登记库存现金每天的收入、支出和结存情况。由出纳人员根据审核无误的现金收款凭证、现金付款凭证和银行存款付款凭证（从银行提取现金的业务），按经济业务发生的先后顺序，逐日逐笔进行登记（表5-1）。上一页下一页返回5.2账簿的设置和登账三栏式银行存款日记账的格式与三栏式现金日记账的格式基本相同，由出纳人员根据审核无误的银行存款收款凭证、银行存款付款凭证和现金付款凭证（将现金存入银行的业务），按经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记（表5-2）。上一页下一页返回5.2账簿的设置和登账

5.2.4总账与明细账的格式与登记1.总分类账的设置与登记（1）三栏式总分类账。三栏式总分类账是通常采用的一种总账格式，是在一张账页上开设一个总分类账户，其基本格式为“借方”“贷方”“余额”三个栏目（表5-3）。（2）多栏式总分类账。多栏式总分类账是把全部总分类账户集中设立在一张账页上。（3）棋盘式的总分类账。棋盘式总账是利用矩阵的原理在一张账页上反映某一时期内全部经济业务的账簿。上一页下一页返回5.2账簿的设置和登账2.明细分类账的设置与登记（1）三栏式明细分类账。三栏式明细分类账的账页只设有借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。它适用于那些只需要进行金额核算而不需要进行数量核算的账户（表5-4）。（2）数量金额式明细分类账。数量金额式明细分类账的账页，在借方（收入栏）、贷方（支出栏）和余额（结存栏）三大栏内，再分设“数量”“单价”“金额”三小栏（表5-5）。上一页下一页返回5.2账簿的设置和登账（3）多栏式明细分类账。①借方多栏式明细分类账。借方多栏式明细分类账是在账页的借方设置若干专栏，贷方不分设专栏的明细账（表5-6）。②贷方多栏式明细分类账。贷方多栏式明细分类账是在账页的贷方设置若干专栏，借方不分设专栏的明细账。③借方、贷方多栏式明细分类账。借方、贷方多栏式明细分类账是在账页的借方和贷方均分设若干专栏的明细账。上一页返回5.3更正错账的方法

5.3.1查找错账的方法1.基本法基本方法包括正查法和逆查法两种。顺查法是指按账务处理顺序，从填制凭证起至登记账簿止整个过程进行普遍核对。逆查法是指与账务处理顺序相反，从后到前的检查方法。2.技术法(1)差额法。差额法是根据错账差额查找漏记账目的方法。即查找账簿中的全部金额有无与错账的差额相同的数字，检查其是否漏记或重记。下一页返回5.3更正错账的方法(2)除2法。除2法是用正确与错误金额之差除以2后得出的商数来判明、查找错账的一种方法。它用来查找记错方向而产生的记账错误。(3)除9法。除9法是用正确与错误金额之差除以9后得出的商数来判断、查找错账的一种方法。（4）尾数法。对于发生的角、分的差错可以只查找小数部分，以提高查错的效率。上一页下一页返回5.3更正错账的方法5.3.2更正错账的方法1.划线更正法这一方法适用于结账前发现的，记账凭证正确无误，只是账簿记录有错，而且该错误不影响以下数字计算的情形。使用这一方法应该注意：第一、文字错误可只划掉错误的字，数字错误则需划掉整笔数字，不能只划掉其中一个或几个写错的数字。第二、被划掉的文字或数字仍应清晰可辨，不得涂成模糊一片。【例1】苏明为节省时间,边接电话边登记现金日记账，结果将现金支出1385.20记为1358.20，当即发现，采用划线更正法给予更正。如：将1358.20整笔数字划掉，在其上方写上正确数字。上一页下一页返回5.3更正错账的方法2.红字更正法（1）记账凭证中使用的会计科目发生错误，并已按错误凭证登记入账，且记账凭证同账簿记录相吻合，那么此时应采用红字更正法。（2）记账凭证中使用的应借、应贷会计科目正确，只是所记金额大于应记金额，并已登记入账，且记账凭证和账簿记录相吻合，此种错账也可以使用红字更正法予以更正。上一页下一页返回5.3更正错账的方法【例2】青山伟业钢板有限责任公司以银行存款支付5000元购入原材料，材料已验收入库，会计吕小麦在编制记账凭证时，误作：借：原材料5000

贷：现金5000

并已登记入账，这时可采用红字更正法予以更正：先用红字填一份与原来错误会计凭证一样的凭证借：原材料-5000

贷：现金-5000

然后再填制一张正确的记账凭证：借：原材料5000

贷：银行存款5000

上一页下一页返回5.3更正错账的方法3.补充登记法这种方法适用于记账凭证中应借、应贷的会计科目正确，但记金额小于应记金额，并已登记入账，而造成的账簿记录金额少记的错账。【例4】青山伟业钢板有限责任公司接受外单位投资153000元，款项已存入银行，会计吕小麦在编制记账凭证时，误作：借：银行存款135000

贷：实收资本135000

上一页下一页返回5.3更正错账的方法发现错误后，此凭证已登记入账，并已结出余额，无法重新填制重新登记，这时可采用补充登记法予以更正，编制一份金额为补充少记金额的与原来记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，登记入账：借：银行存款18000

贷：实收资本18000

上一页返回5.4对账与结账5.4.1对账对账就是对各种账簿记录进行核对，做到账证、账账、账实相符，保证账簿记录和会计报表数字真实可靠。简单地讲就是核对账目。（1）账证核对。账证核对是指将各种账簿记录与有关原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额和记账方向进行核对，检查账证是否相符。（2）账账核对。账账核对是指将不同会计账簿之间的账簿记录进行核对，检查账账是否相符。下一页返回5.4对账与结账主要包括：①将总账中全部账户的期末借方余额合计数与期末贷方余额合计数进行核对。

②将总账中各账户的本期借、贷方发生额、期末余额与其所属各明细账借、贷方发生额合计数、期末余额合计数进行核对。

③将总账中“库存现金”账户和“银行存款”账户的期末余额分别与现金日记账和银行存款日记账的期末余额进行核对。④将会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账定期核对。上一页下一页返回5.4对账与结账（3）账实核对。账实核对是指将会计账簿记录与账产实有数额进行核对，检查账实是否相符。主要包括：①现金日记账的账面余额与现金实际库存数相核对②银行存款日记账的账面余额与银行送来的对账单相核对。③各种财产物资明细账的账面余额与财产物资实存数额相核对。④各种应收、应付款明细账的账面余额与有关债务、债权单位或个人相核对。上一页下一页返回5.4对账与结账（4）账表核对。账表核对是将会计账簿的记录与会计报表的各项目数据进行核对、检查账表是否相符。账表核对的重点是将账簿与会计报表所反映的金额进行核对，通过账表核对，可能发现或查证账表不符或者虽然相符却不合法、不合理的会计错弊。上一页下一页返回5.4对账与结账

5.4.2结账1.结账的基本步骤（1）检查本期所发生的经济业务是否都已填制记账凭证，并据以记入各种账簿。（2）按照权责发生制原则进行期末账项调整。（3）将损益类账户结转入“本年利润”账户，结平所有者损益类账户。（4）在本期全部经济业务登记入账的基础上，结算出所有账户的本期发生额和期末的余额。上一页下一页返回5.4对账与结账2.结账的方法按照结账时间不同，可分为月结、季结和年结三种。（1）对不需要按月结计本期发生额的账户的结账方法。对不需要按月结计本期发生额的账户，如各项应收应付款明细账和各项财产物资明细账等，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线，不需要再结计一次余额。上一页下一页返回5.4对账与结账（2）现金、银行存款日记款和需要按月结计发生额的账户结账方法。现金、银行存款日记款和需要按月结计发生额的成本、损益类等明细账，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录下面通栏划红单线，结出本月发生额和期末余额，在“摘要”栏内注明“本月合计”字样，在下面再通栏划红单线。（3）需要结计本年累计发生额的账户结账方法。需要结计本年累计发生额的某些明细账户，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计数额登记在月份发生额下面，在“摘要”栏内注明“本年累计”字样，并在下面再通栏划红单线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划红双线。上一页下一页返回5.4对账与结账（4）总账账户的结转方法。总账账户平时只需结出月末余额。年终结账时，为了总括反映本年全年的财务状况和经营成果的全貌，核对账目，要将所有总账账户结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划红双线。（5）年终余额的结转方法。年度终了结账时，有余额的账户，要将其余额结转下年。结转的方法是，将有余额的账户的余额直接记入新账余额栏内，旧账有余额的账户摘要写“结转下年”，新账摘要写“上年结转”。不需要编制记账凭证，也不必将余额再记入本年账户的借方或者贷方，使本年有余额的账户的余额变为零。上一页返回5.5会计账簿的更换与保管

5.5.1会计账簿的更换每一个会计年度终了，应按规定进行结账、过账，不论是手工账还是电子账，都应过账到下一个会计年度。在新的会计年度，总账、日记账和多数明细账应当更换新账。5.5.2会计账簿的保管各种账簿同会计凭证及会计报表一样，都是重要的会计档案，必须按照会计制度统一规定的保存年限妥善保管，不得丢失和任意销毁，以供日后检查、分析和审计。会计账簿一般不得外调，如遇特殊情况需要调用时，必须办理借调手续。各种会计账簿的保管年限和销毁的审批程序，应按会计制度的规定严格执行。返回5.6账务处理程序5.6.1会计处理程序概述1.会计处理程序的概念会计处理程序又称会计核算组织形式，是在会计核算中，以账簿体系为中心，把会计凭证、会计账簿、会计报表、记账程序和记账方法等有机结合起来的技术组织形式。2.会计处理程序的基本要求(1)要根据信息使用者的具体要求，设计所需的账簿体系和核算形式，保证正确、及时、完整地提供会计信息使用者所需的信息。(2)要与本企业的经济业务性质、繁简程度、规模大小和管理要求相适应。下一页返回5.6账务处理程序(3)要将内部控制制度融于其中，保证会计凭证、账簿和会计报表的格式和种类的选择及组织，从账证、账账、账实的相互联系中加强牵制和稽核。(4)使会计核算程序所涉及的各项内容达到有机结合，协调一致。(5)要在保证及时提供正确、完整的会计信息的前提，尽可能提高会计工作效率，节约费用。3.会计处理程序的种类（图5-3）上一页下一页返回5.6账务处理程序

5.6.2记账凭证处理程序1.记账凭证处理程序的特点记账凭证账务处理程序是最基本的账务处理程序，其他各种账务处理程序基本上都是在它的基础上发展形成的，其特点是直接根据各种记账凭证逐笔登记总分类账。2.记账凭证账务处理程序（图5-4）3.记账凭证处理程序的优缺点及适应范围这一处理形式比较简单明了，易于理解，根据记账凭证直接登记总分类账，使总分类账记录详细，便于了解经济业务的动态和核对账目。上一页下一页返回5.6账务处理程序5.6.3科目汇总表处理程序1.科目汇总表处理程序的特点其主要特点是：定期将所有记账凭证编制成科目汇总表，以科目汇总表登记总分类账。2.科目汇总表账务处理程序（图5-5）3.科目汇总表账务处理的优缺点及适应范围与记账凭证账务处理程序相比，科目汇总表账务处理程序的主要优点是大大简化了登记总分类账的工作量，同时，通过科目汇总表的编制，检查所汇总的记账凭证借、贷方发生额是否相等。科目汇总表填制示例参见表5-7。上一页下一页返回5.6账务处理程序

5.6.4汇总记账凭证账务处理程序1.汇总记账凭证账务处理程序的特点和要求汇总记账凭证处理程序的特点是：根据记账凭证定期编制汇总记账凭证，再根据汇总记账凭证登记总分类账。采用这种账务处理程序时，不能够设置通用格式的记账凭证，必须设置专用现金收款凭证、银行存款凭证、现金付款凭证、银行存款付款凭证和转账凭证。除此之外，还需设置汇总记账凭证。汇总记账凭证又分为汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证。上一页下一页返回5.6账务处理程序汇总收款凭证和汇总付款凭证均以“库存现金”、“银行存款”账户为中心设置，汇总收款凭证应根据库存现金和银行存款的收款凭证，分别以这两个账户的借方设置，并按与这两个账户对应的贷方账户归类汇总；汇总付款凭证则方向相反，库存现金和银行存款之间相互划转的业务，则视同汇总付款凭证处理。汇总转账凭证根据转账凭证汇总填制。汇总转账凭证一般按有关账户的贷方分别设置，并以对应科目的借方归类汇总。因此，汇总转账凭证只能是一贷一借或一贷多借，而不能相反。上一