企业固定资产存放安全管控

企业固定资产存放安全管控作为一名从事企业资产管理快六年的一线工作人员，我见过太多企业把绝大多数精力放在了固定资产的采购审批、入账核算上，却对买回来之后的存放安全几乎不闻不问。小到几千块的办公电脑，大到几十万上百万的生产设备，随便找个地方一扔，没人管没人问，等要用的时候找不到，或者找到的时候已经坏得没法修，甚至因为存放不当引发安全事故，给企业造成不小的损失。我去年帮集团梳理一家子公司的闲置资产，光因为存放不当造成的丢失、报废、提前损耗，算下来就有小三十万，相当于这个子公司三个多月的纯利润，说不心疼是假的。其实企业固定资产存放安全管控，从来不是可有可无的后勤小事，而是守住企业资产家底、规避安全风险的核心工作，接下来我就结合自己的实际工作经验，从内涵、问题到落地方法，跟大家聊聊怎么做好这块工作。1企业固定资产存放安全管控的核心内涵与价值很多人对这项工作的认知还停留在“看仓库、锁大门”的层面，实际上它是固定资产全生命周期管理中非常关键的一环，有着明确的目标和价值。1.1什么是真正的固定资产存放安全管控我们说的存放安全管控，覆盖了固定资产从验收入库、调配使用、闲置存放直到报废清理前的全周期存放管理，它的核心目标不止是防止资产被偷被盗，还要保障资产存放过程中的性能完好，避免不必要的提前损耗，同时还要防范特殊资产存放不当引发的安全事故，从权责划分、存放环境、动态跟踪多个维度发力，是一套完整的管理环节，而不是简单的看大门看东西。1.2做好存放安全管控对企业的核心价值存放管控的价值往往是隐性的，不像采购砍价能直接看到省了多少钱，但日积月累下来带来的收益一点都不少，主要体现在三个方面：1.2.1直接减少资产流失，降低不必要损耗很多人觉得不就是放坏了几个小东西吗，能值多少钱，其实积少成多真不是小数目。我刚参加工作的时候，公司把十几台备用笔记本电脑放在地下仓库，因为没人管，潮湿加老鼠咬线路，不到一年一半都没法修，直接报废，算下来十几万打了水漂。后来我们调整了存放环境，定期检查，这么多年再也没出现过整批资产坏在仓库里的情况，光这一项每年就能省几万块的报废损失。1.2.2提升资产调配效率，减少重复采购很多企业存在一个很奇怪的现象：账上趴着很多闲置资产，但是各部门因为不知道资产在哪、状态好不好，重新打报告申请采购，平白花了很多冤枉钱。我之前去帮一个客户做资产梳理，他们市场部要申请买一台新的航拍无人机，八万多块，结果我们盘库的时候发现，三年前另一个项目已经买过一台，用完放在仓库角落落灰，把电池重新激活就能用，一下省了八万，这不就是存放管控做好了带来的实实在在的好处吗？1.2.3规避安全事故，避免合规风险这个是最关键也最容易被忽略的一点，很多生产型企业、科研型企业有不少特殊固定资产，比如闲置的氧气瓶、高压反应釜、放射检测设备，这些东西如果存放不当，很容易引发爆炸、泄漏、辐射伤害等安全事故，出了事不光要赔钱罚款，还要停工整改，严重的还要负法律责任。我之前听同行说过一件事，有个小工厂把十几个闲置的氧气瓶堆在厂区围墙边，图省事不用挪去专用存放区，结果夏天太阳直晒温度太高炸了一个，把围墙炸塌了还砸坏了旁边居民的房子，最后赔了几十万，还被安监部门处罚，停产整顿了一个多月，前后损失加起来几百万，就因为图省事放错了地方，太不值得了。说完了存放管控的内涵和价值，我们再来聊聊现在大多数企业在这块普遍存在的问题，这些问题看似零散，实际上都是管控体系缺失带来的，直接影响了资产安全。2当前企业固定资产存放安全管控的常见痛点从我接触过的大大小小几十家企业来看，不管是几十人的小企业还是上千人的集团公司，几乎都在存放管控上存在漏洞，常见的痛点主要集中在四个方面：2.1权责划分模糊，闲置资产“人人都不管”这个是最常见的问题，很多企业部门调整、项目结束之后，淘汰或者闲置下来的固定资产，原部门说我现在不用了，交给行政处理，行政说没地方放也没专人管，最后就随便扔在过道、楼梯间、厂区角落，时间长了谁都忘了有这么个东西，要么被人顺手牵羊拿走，要么风吹雨淋坏了，最后盘点的时候账实不符，谁都说不清楚资产去哪了，只能不了了之报损了事，企业白白受损失。2.2存放条件不符合资产要求，重使用轻养护很多企业在用资产的时候当宝贝，闲置了就当垃圾，不管什么类型的资产都往一块堆。比如大型生产设备闲置了就扔在露天场地，不做防锈处理，不盖防雨布，风吹雨淋一年，钢板都锈穿了，再想用只能报废；普通办公闲置资产放在没有防火防潮的杂物间，潮坏了主板，老鼠咬了线路，一场小火灾就能把一仓库资产烧没；特殊资产和普通物资混放，不做任何安全防护，留下巨大的安全隐患，随时可能出事故。2.3管控手段落后，信息更新不及时，账实不符很多中小企业现在还在用手工台账或者普通Excel表格登记固定资产，资产调配移动之后，没人更新存放位置信息，时间长了，台账上写的存放位置和实际完全对不上，找资产的时候全靠猜、全靠翻，最后很多资产就成了账有实无的“幽灵资产”，年年盘点年年对不上，也没人去追根溯源找回来。2.4动态管控缺失，移动资产全程无记录尤其是便携移动类的固定资产，比如相机、笔记本电脑、手持测量仪器，经常被员工借出去使用，用完之后不归还，随便放在个人工位或者车里，丢了坏了都没人知道，等要登记盘点的时候才发现找不到了，也说不清是什么时候、在哪丢的，最后只能让企业承担损失。其实这些问题都不是什么解决不了的大难题，本质上还是没有建立一套清晰的管控规则，没有把责任落到实处，结合我这么多年的工作经验，做好固定资产存放安全管控不需要花太多的钱，只需要一步步把基础工作做扎实，就能拿到很好的效果，具体可以从以下几个方面落地。3企业固定资产存放安全管控的具体落地措施存放管控的核心就是“理清类、定好人、跟住动、养好货”，四个环节一步步做好，就能基本管住绝大多数风险。3.1先做分级分类，针对不同资产制定差异化的存放标准固定资产种类很多，从几百块的办公椅到几百万的生产设备，存放要求肯定不一样，不能一概而论，我一般会把企业的固定资产分成四类，分别制定存放要求：3.1.1普通办公类固定资产包括桌椅、电脑、打印机、复印机这些，在用的资产直接归使用部门管理，谁使用谁负责存放安全，要求每天下班整理好，私人物品带走，公用资产放在指定位置，不能随便占用消防通道和公共过道。闲置的普通办公资产统一归集到企业的闲置资产仓库，要求仓库通风干燥，做好防火防尘，同类资产放在一起，做好明确标识，好找好拿。3.1.2生产设备类固定资产包括各类机床、大型生产器械、工程设备这些，在用设备要求每天下班之后停放在指定的厂区位置，断电断水，做好日常防护。闲置的大型设备要停放在平整硬化的干燥场地，关键部位做好防锈包扎，做好防雨防晒，电池类部件要定期充放电，压力容器要排空压力，存放在阴凉通风的区域，远离火源和高温。3.1.3特殊安全类固定资产包括危化实验设备、放射检测仪器、高压设备这些，这类资产必须单独划定封闭的专用存放区域，配齐对应的安全防护设施，比如防爆、防泄漏、防辐射装置，配备符合要求的消防器材，实行双人双锁管理，门口贴好醒目的安全警示标识，非授权人员严禁进入，哪怕是授权人员拿放东西也要登记签字，不留任何漏洞。3.1.4移动便携类固定资产包括笔记本电脑、相机、手持检测仪、无人机这些，这类资产是最容易丢失的，要求每次使用结束之后必须归还到指定的带锁存放柜，外出携带必须提前登记审批，不允许私人长期占用，更不允许随便放在私人车辆或者家里过夜，归还要当场检查资产完好性，确认没问题再登记入库，从流程上堵住丢失的风险。3.2明确权责划分，把存放安全责任落到具体人头上要想管好资产，没人负责肯定不行，所以一定要把权责理清楚，不能模糊：3.2.1建立“谁使用谁负责、谁存放谁管理”的基本规则每一台固定资产不管是在用还是闲置，都要明确具体的责任人，在用资产的责任人就是使用人或者部门资产管理员，闲置资产的责任人就是仓库管理员，责任人的名字和存放位置直接标注在资产卡片上，出了问题直接找责任人，不会出现互相推锅的情况。3.2.2资产调配必须同步更新信息资产调配或者部门变更的时候，必须同步完成交接，更新存放位置和责任人信息，双方签字确认，不能资产走了信息还留在原部门，导致两头都不管。我现在要求我们公司只要资产动地方，24小时之内必须更新信息，不然不给办理调配手续，从流程上卡死，就不会出问题。3.2.3适度和绩效考核挂钩不用罚太多钱，就是起到提醒作用，比如一个年度内部门出现两次以上因为存放不当造成资产丢失损坏的，扣一点部门绩效，这样一来部门负责人就会上心，会督促底下的人按规则做，毕竟很多人就是觉得东西是公司的，无所谓，挂钩之后就会主动管起来了。3.3升级管控工具，实现存放信息动态可追溯现在工具很发达，完全不用再靠手工登记费力气了，花很少的钱就能提升很多效率：3.3.1用二维码实现一物一码管理我推荐中小企业都可以用带二维码的固定资产管理工具，不用买很贵的系统，很多低成本的工具就能满足需求，给每台固定资产打印一个专属二维码贴在上面，二维码里存着资产的存放位置、责任人、检查记录，资产移动了，责任人换了，扫一下就能更新信息，任何人想找这台资产，拿出手机扫一下就知道在哪，非常方便。我之前用手工台账盘点，全公司一千多台资产要盘半个多月，现在用二维码，三个人三天就能盘完，存放位置的准确率能到98%以上，省了太多力气。3.3.2建立定期巡检盘点制度不能等到年底才盘一次，闲置资产要求仓库管理员每个月检查一次，看看存放位置对不对，有没有损坏，有没有受潮生锈，在用资产要求每个季度部门自查一次，全公司每年大盘一次，发现问题马上整改，比如发现有设备放在露天淋雨了，马上移到合适的地方，做好防锈，把问题消灭在萌芽状态，不要等坏了再处理。3.3.3给重点存放区域做安全升级闲置资产仓库、特殊资产存放区都装上监控和门禁，无关人员进不去，一方面防偷，另一方面也防止无关人员误碰特殊资产引发安全事故，花不了几千块钱，但是作用很大，值得投入。3.4做好存放过程中的日常养护，减少不必要损耗很多人觉得存放就是把东西放那不动就行了，其实不对，存放也要定期养护，才能保持资产的性能，延长使用寿命。比如大型机械设备闲置存放，每个月要启动运转十几分钟，给油路打打防锈，给电池充充电，防止电池亏电报废、油路凝固；珍贵的展示类资产、图纸类资产，要控制存放环境的温度湿度，定期放防虫药，防止发霉虫蛀；闲置的办公电子资产，每隔两三个月拿出来通通电，驱赶一下潮气，防止线路发霉短路。这些工作花不了多少时间，也花不了多少钱，但是能大大延长资产的使用寿命，我之前碰到过一台五十多万的进口检测设备，项目结束之后闲置了一年多，就是因为我们每个月按要求养护，后来新上项目直接拿过来用，不用重新采购，一下子给公司省了五十多万，太值了。4结语总的来说，企业固定资产存放安全管控，从来不是什么高大上的战略级管理项目，也不需要投入巨额的成本，它就是由一件件不起眼的小事组成的