2025年行政行业档案科档案员档案归档手册

2025年行政行业档案科档案员档案整理归档手册适用单位：机关、事业单位、国企行政综合档案科

执行依据：《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》（国家档案局13号令）、DA/T22-2015《归档文件整理规则》

版本：2025实操版

使用对象：档案科专职档案员、兼职档案工作人员前言本手册为行政档案标准化实操指引，统一档案收集、组件、修整、装订、编号、编目、装盒、归档、保管、利用全流程操作规范，适用于行政文书档案、会议档案、合同档案、行政事务档案；照片、声像、电子档案、会计、人事档案参照专项规范执行。所有档案整理坚持遵循文件形成规律、保持有机联系、区分保存价值、便于保管利用原则。第一章岗位职责与基本要求1.1档案员岗位职责负责各部门文件材料接收、清点、审核，指导业务部门预归档；按照标准完成档案整理、装订、编目、著录、装盒、入库；维护档案库房秩序，做好档案保管、防潮防虫、保密管理；办理档案借阅、复制、归还登记，做好档案利用记录；组织年度档案移交、到期档案鉴定、销毁前期工作；配合档案数字化、档案检查、审计、上级档案馆移交工作。1.2工作纪律严守保密规定，涉密档案单独管理，严禁私自摘抄、外传、拍照；不得涂改、抽取、撕毁、损毁原始档案文件；金属装订物（回形针、订书钉）全部拆除；整理工作全程留痕，交接、鉴定、借阅均履行书面手续；档案整理优先保存原件，复印件仅作补充，原件缺失予以备注说明。第二章文件收集与归档范围2.1归档时间年度常规文书：次年3月底前完成上一年度文件收集整理；专项工作、项目、会议文件：工作结束后1个月内完成归档；合同、协议、证照：办结即时归档；电子文件：纸质同步归档，电子元数据一并收集。2.2行政文件归档范围（行政通用）✅需要归档：

收文、发文正本+定稿、签发稿、附件；会议通知、议程、纪要、签到表、材料；请示、批复、函件；工作计划、总结、报告；规章制度、应急预案；各类合同、协议、中标资料；审计、检查、督查材料；证照复印件、批复文件；信访、行政事务处置材料；重要通知、通报、请示批复成套材料。❌不归档（临时文件）：

草稿（无签发）、重复文件、一般性通知、广告宣传、日常传阅件、非正式征求意见稿、无保存价值临时通知。2.3组件规则（以“件”为整理单位）一件判定标准文件正本+定稿+附件=一件；请示与批复成套为一件；转发文与被转发文件为一件；报表、会议成套材料独立成件；文件排序规范：正本在前、定稿在后；批复在前、请示在后；正文在前、附件在后；原件在前、复印件在后。第三章档案整理标准化操作流程（核心实操）流程：收集清点→筛选判定→组件→修整→分类排列→编页码→加盖归档章→装订→编目著录→装盒→入库归档3.1文件修整（装订前预处理）拆除所有金属装订物：订书钉、回形针、夹子；纸张统一为A4规格，小于A4小票、单据粘贴在A4衬纸；大于A4图纸横向折叠，文字朝外，不压住内容；破损文件托裱修复；字迹模糊、热敏纸复印件优先扫描留存电子件；清除文件上多余便签、胶带；左侧预留装订边≥2.5cm，避免装订压字。3.2档案分类方案（行政单位通用复式分类）年度—机构（问题）—保管期限

示例：2025年—办公室—永久；2025年—行政科—定期30年保管期限划分（通用标准）永久：重要制度、重大会议、重要批复、机构沿革、重要合同、重大事项材料；定期30年：常规行政管理文件、中长期协议；定期10年：一般性通知、常规事务文件。重要提醒：不同年度、不同保管期限文件严禁混装同一档案盒。3.3文件排列同一类目下，按文件形成时间先后排序；成套专项材料集中排列；涉密文件单独分类、单独排序、单独装盒。3.4编制页码以件为单位编页码；每页有文字内容均编号；正面右上角、背面左上角；空白页不编页码；已有规范连续页码可不再重编；页码使用阿拉伯数字，字迹清晰，不遮挡文字。3.5加盖归档章归档章加盖在文件首页上方空白处；归档章必填项目：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、页数；3.6装订规范（DA/T22-2015标准）永久保管档案：优先三孔一线线装；薄件可直角装订；禁止普通订书钉长期保存；定期档案：三孔一线或符合耐久性要求装订；禁止使用普通胶水、塑料封条；装订要求：牢固平整、不倒页、不压字、不损伤文件。第四章档号编制与归档目录著录4.1档号结构（通用格式）全宗号-WS・年度-保管期限-机构代码-件号

示例：Q01-WS・2025-Y-BGS-0068WS：文书档案门类代码Y=永久；D30=30年；D10=10年

件号在同一类目下从0001连续编号，不重号、不断号。4.2归档文件目录必填字段序号、档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限、备注题名填写要求：完整准确，不随意简化；无正式标题文件自拟标题，简明概括事由。4.3档案盒与备考表填写档案盒封面：单位全称；盒脊：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号；盒内备考表：填写盒内文件数量、整理情况、缺损说明、整理人、审核人、日期；一盒内文件连续排序，件号不得跨盒。第五章涉密档案专项管理（重点）涉密文件收集、整理必须在涉密场所开展；秘密、机密、绝密文件单独分类、单独装盒，盒外标注密级；涉密档案禁止使用非涉密电脑扫描、禁止微信传输；涉密档案借阅执行双人审批，登记涉密档案专用台账；涉密与非涉密档案严禁混放、混编目录。第六章电子文件归档配套要求纸质档案同步归档电子扫描件，分辨率≥300dpi，PDF格式；文件名统一规范：档号_文件题名；同步收集元数据：成文日期、责任者、文号、保管期限；电子档案异地备份，定期校验，防止文件损坏丢失。第七章入库、保管、借阅管理7.1入库归档整理完成→档案科长审核→打印纸质目录+电子目录→清点移交→上架入库，填写《档案移交登记表》，移交人、接收人双方签字。7.2库房保管标准温湿度：温度14℃～24℃，相对湿度45%～60%；防火、防水、防尘、防光、防虫、防鼠；禁止食物、水杯带入库房；档案按年度、类别顺序排架，张贴排架指引标识；定期库房巡查，做好巡查记录。7.3档案借阅流程填写《档案借阅申请表》，部门负责人审批；涉密档案须分管领导审批；登记借阅台账，限定借阅期限（一般不超过5个工作日）；归还时核对档案完整性，确认无缺页、涂改后销账；档案原则不外借，确需复印由档案员统一复印并加盖档案证明章。第八章档案鉴定、销毁与移交到达保管期限档案，组织档案鉴定小组开展价值鉴定；仍有保存价值延长保管期限；无保存价值编制销毁清册；销毁档案须双人监销，清册永久留存；按当地档案馆要求，定期向国家综合档案馆移交永久档案。第九章常见错误与禁止事项（档案员自查清单）❌金属