采购合并审查与拆分规避认定强制规定

采购合并审查与拆分规避认定强制规定第一条核心命令

采购金额按“合并计算”原则认定。同一品类、同一供应商、同一需求项目、同一时间段内的多笔采购，必须合并计算总金额。

合并后达到招标或更高级审批标准的，必须走招标或更高级审批。已经拆开的订单，立即冻结，全部作废，重新立项。

任何部门、任何人不得以拆单、分批、换抬头、换品类编码等方式规避招标或审批权限。一经查实，按严重违规处理，公司依据《劳动合同法》第三十九条解除劳动合同，不支付经济补偿。第二条适用范围

公司所有采购，包括生产物料、辅材、设备、备件、外协服务、工程维修、办公用品等，金额不分大小，全部适用。

同一需求项目定义为：同一使用部门、同一用途、同一生产任务、同一工程、同一时间段内提出且具有明显关联性的采购需求。

同一时间段定义为：任意连续30个自然日内。第三条职责划死

采购员：下单前必须查询合并记录，确认累计金额不超阈值。对拆分规避负第一责任。

采购经理：审核订单，核查合并情况，对拆分行为负直接管理责任。

使用部门：提报需求必须一次性提报完整，不得配合采购拆分。

财务部：付款前核对合并审批记录，发现拆分暂停付款并报告内控部。

内控部：负责合并审查、拆分认定、追责。

系统管理员：负责合并累计规则配置，不得擅自修改、关闭。第四条合并计算规则系统按以下维度自动合并累计采购金额：同一物料品类编码；同一供应商；同一使用部门；同一需求项目编号；任意连续30个自然日内。合并后金额达到下列标准，必须执行对应程序：合并金额≥5万元：必须招标或比价评审，由分管副总审批；合并金额≥10万元：必须招标，由总经理审批；合并金额≥30万元：必须公开招标，由总经理办公会集体决策。已经按合并金额执行程序的，后续新订单可直接追加，但追加后总金额不得超过原审批金额10%。超过10%，重新走程序。系统实时更新累计金额，当累计金额达到阈值80%时，自动向采购员、采购经理、内控部发出预警。任何人不得修改系统合并规则、关闭预警、删除累计记录。第五条拆分行为认定

出现下列任一情形，直接认定为拆分规避：同一需求项目，在任意连续30天内，分2次及以上向同一供应商下单，且单次金额均低于招标/审批标准，合并后达到标准；同一物料，拆分到不同供应商，但实际由同一控制人供货；同一批货物，拆分到不同使用部门或不同项目编号，但实际为同一需求；人为将一笔采购拆成预付款、进度款、尾款等名目，单笔金额均低于审批标准，合并后达到标准；系统预警后，采购员仍继续拆分下单；其他足以认定拆分规避的情形。

内控部认定拆分，不需要采购员承认。系统数据、订单记录、收货记录、付款记录就是证据。第六条拆分后的处理程序内控部发现或接到举报后，在24小时内冻结涉事订单，暂停付款、暂停收货。采购部必须在3个工作日内重新合并立项，按合并后金额对应的程序完成招标或审批。重新审批通过的，原订单作废，供应商已供货部分按实际验收结算；未供货部分重新下单。重新审批未通过，或采购部拒不重新立项，内控部直接报总经理，涉事人员停职调查。已付款的拆分订单，财务部必须暂停后续付款，并追回多付、错付款项。第七条系统强制拦截采购申请提交时，系统自动计算该申请关联的合并累计金额。累计金额达到招标标准，但该申请未上传招标文件、评标报告、总经理审批记录的，系统自动拦截，禁止提交。累计金额达到更高级审批标准，但审批层级不足的，系统自动退回。财务付款时，系统自动校验合并记录和审批记录。不符，付款指令无法发出。系统管理员不得为任何人解除拦截。确需解除，必须经内控部负责人和总经理双重签字，并在系统留痕。第八条监督检查内控部每周一导出上一周全部采购订单，按合并规则重新计算，比对系统累计记录。内控部每月重点核查以下内容：同一供应商当月订单数量；同一品类当月订单数量；单笔金额刚好低于招标/审批标准的订单；连续30天内累计金额接近阈值的订单。内控部有权调取采购系统、财务系统、仓库记录、供应商对账记录、聊天记录、邮件。任何部门不得拒绝、拖延。内控部每季度对合并审查制度执行情况进行专项审计，形成报告报总经理。发现拆分行为，内控部必须在24小时内启动调查，并在5个工作日内出具《拆分规避认定书》。第九条违规行为定性与处罚一般违规：系统预警后未及时处理，但未实际拆分；合并记录查询不及时，但补充后未达到招标标准；使用部门需求提报不完整，但未造成拆分后果。

处罚：每次扣当月绩效10%，记警告一次；一年累计三次，调岗或降薪。严重违规：故意拆分采购订单，规避招标或审批权限；系统预警后仍继续拆分下单；采购经理、使用部门负责人配合拆分、不制止、不报告；财务部发现拆分仍付款；伪造合并记录、删除系统日志、干扰系统累计；内控部调查时，拒绝提供资料、销毁证据。

处罚：公司依据《劳动合同法》第三十九条解除劳动合同，不支付经济补偿；造成损失的，全额赔偿。重大违规：拆分采购并收受供应商回扣、好处费；拆分采购导致公司重大损失或严重违法；一年内两次严重违规。

处罚：立即解除劳动合同，移送公安机关。涉嫌非国家工作人员受贿的按《刑法》第一百六十三条处理；涉嫌职务侵占的按《刑法》第二百七十一条处理；涉嫌串通投标的按《刑法》第二百二十三条处理。第十条供应商违约责任供应商配合采购员拆分规避招标或审批的，公司直接解除合同，列入黑名单，永久取消合作资格。供应商通过拆分方式获取订单，公司依据《民法典》第一百五十四条主张合同无效或撤销，供应商无权要求支付任何款项。已支付的，公司有权追回全部款项并要求赔偿损失。供应商涉嫌对非国家工作人员行贿的，公司移送公安机关，按《刑法》第一百六十四条处理。第十一条高层管理人员的约束任何高管不得指示、暗示、默许采购员拆分采购订单。采购员必须当场拒绝，并在24小时内向内控部报告。不报告，与指令者同责。高管强令拆分，由指令者个人承担全部后果，包括对外付款责任和公司损失。公司可解除劳动合同并追偿。高管包庇拆分行为、干预内控部调查，直接按严重违规处理，并依据《公司法》第一百四十八条追究赔偿责任。第十二条证据留存系统合并累计记录、订单记录、审批记录、付款记录、预警记录，保存不少于5年。内控部调查记录、拆分规避认定书、追责决定书保存5年。供应商沟通记录、邮件、聊天记录由采购部保存3年，内控部可随时调取。任何人不得删除、修改合并记录、系统日志、订单数据，一经发现按毁灭证据加重处罚。第十三条附则

本制度由内控部制定、解释并监督执行。自签发之日起生效。此前制度与本制度冲突的，以本制度为准。附件1：采购合并审查表审查项目内容需求项目编号使用部门物料品类编码供应商名称连续30天内订单数量单笔金额明细合并累计金额是否达到招标/审批标准□是□否系统预警次数采购员签字采购经理签字内控部审查意见日期附件2：拆分规避认定书字段内容采购员采购经理使用部门供应商名称涉及订单号拆分事实描述合并后金额应执行程序内控部认定结论□拆分规避成立□不成立证据清单内控部签字日期附件3：违规追责对照表违规行为定性处罚法律依据系统预警后未及时处理一般违规扣绩效10%，警告《劳动合同法》第三十九条故意拆分采购订单规避招标严重违规解除合同，全额赔偿《劳动合同法》第三十九条财务部发现拆分仍付款严重违规解除合同，连带赔偿《劳动合同法》第三十九条伪造合并记录、删除系统日志严重违规解