采购审批后执行闭环管理强制规定

采购审批后执行闭环管理强制规定第一条核心命令

本制度目的只有一个：采购申请批准后，必须有人办、有单可查、有节点可追、有据付款。

采购申请审批通过后，采购部必须在1个工作日内生成正式采购订单，并进入执行跟踪系统。

没有订单，任何人不许询价、不许下单、不许通知供应商备货、不许收货、不许付款。

审批完成只是授权，不是执行结果。谁批了不跟，谁负责。第二条适用范围及系统定义

公司所有采购，无论金额大小，包括生产物料、设备、办公用品、外协服务、年度框架订单下的批次采购，都按本制度管。金额再小，也得有订单号。

任何部门不得以“紧急”“老关系”“领导口头同意”为由绕开本制度。

本制度所称“系统”，指公司采购管理系统。系统未上线前，由采购部使用内控部备案的电子台账，操作时限、节点、留痕要求与系统完全一致。第三条职责划死

采购员：申请转订单、询价比价、签合同、更新节点、跟到入库。

采购经理：每日检查订单生成和节点更新，处理预警，对部门内违规负直接管理责任。

分管副总：对超期采购事项作出处理，对特批采购负责。

内控部：每周核查，可直接查系统、邮件、聊天记录、合同，发现问题当场开出《内控整改单》。

财务部：没有订单号、合同、验收单的付款申请，一律退回，不得支付。

仓储部：没有订单号的到货，一律拒收，当场报告内控部。

申请部门：只负责发起申请和验收，不得直接找供应商催货、改价、变更数量。第四条审批转订单的操作标准采购申请在系统内批准后，系统自动向采购员下达任务，同时抄送采购经理、内控部。采购员必须在1个工作日内，在该申请项下创建《采购订单执行单》，生成唯一订单号。订单执行单必须写明：物料名称、规格、数量、预算金额、要求到货日期、建议供应商（如审批时已确定）、采购员姓名。创建订单后，采购员才能进行正式询价、比价、下单。没有订单号的任何对外采购行为，都是违规。审批时未确定供应商的，采购员必须在3个工作日内完成正式询价。询价不得使用微信、QQ、个人邮箱等私人工具。必须使用公司指定采购邮箱或采购系统，向不少于3家供应商发出书面询价。报价单必须加盖供应商公章或由供应商授权人签字，扫描上传系统。单一来源采购必须在系统内上传《单一来源说明》，由采购经理、分管副总签字，内控部备案。没有这个说明，不得直接下单。供应商和价格确定后，采购员必须在5个工作日内完成合同签订或订单确认。合同必须使用公司标准采购合同；没有标准合同的，必须经法务或外聘律师审核，审核记录上传系统。合同或订单确认后2个工作日内，采购员必须把合同、报价单、供应商资质文件扫描上传系统，并录入供应商确认日期和预计交付日期。紧急采购也必须先创建订单后操作。特急情况下，由总经理在系统内签署《特批采购指令单》，写明“先执行、后补单”的，采购员可以先通知供应商发货，但必须在24小时内补建订单，并在系统里上传指令单和全部沟通记录。没有指令单，谁先执行谁担责。第五条执行跟踪的操作标准每个采购订单必须在系统或台账里走完节点：订单下达、供应商确认、排产/备货、发货、到货、验收、入库。每个节点完成后24小时内，采购员必须更新系统状态，填写实际日期、经手人、异常说明。供应商确认节点：采购员必须取得供应商盖章的订单回签或书面邮件确认，上传系统。没有确认，不得勾选完成。预计交付日期到期前48小时，系统提醒采购员确认发货情况。采购员必须联系供应商，把结果写入系统。逾期未到货，采购员必须在2个工作日内发出书面催货函，并把催货函上传系统。连续两次催货无果，升级到采购经理，采购经理必须在48小时内拿出处理方案，包括更换供应商、执行违约条款、向法务报备。到货后，仓储部对照订单号和送货单验收。没有订单号，直接拒收，不得先卸货后补单。擅自签收，仓储经办人和仓储主管各记严重违规一次。验收合格后，仓储部在系统内确认入库，采购员才能发起付款申请。验收不合格，仓储部当场拍照、封存，通知采购员和申请部门处理，处理结果上传系统。第六条付款控制财务部付款前，必须核对采购申请单、采购订单、合同、验收单，四单一致。缺少任何一单，或者四单信息不一致，财务部不得付款，直接退回并通知内控部。财务部违规付款，财务经办人和财务经理对造成的损失承担连带赔偿责任。第七条监督检查采购经理每天下班前检查本部门当日新建订单和节点更新情况。未检查，视为失职。内控部每周一上午10点前，调取上一周所有已批准采购申请的订单生成情况。凡有批准未建单，直接向采购经理发出《内控整改单》，限24小时内补办，同时记采购员、采购经理各一次一般违规。内控部每月随机抽取不少于20%的采购订单，核对合同、报价、付款、入库记录。发现问题，直接约谈经办人，调取邮件和聊天记录。内控部发现重大违规，直接向总经理报告，不经过采购分管领导。任何人不得阻挠，阻挠者按严重违纪处理。第八条行为定性与违规处罚下列行为定性为一般违规，每次扣当月绩效工资10%，一个月累计两次记警告一次：未在1个工作日内创建订单；未按时更新执行节点，超过48小时仍不补录；询价、比价记录未按要求上传系统；验收、入库信息填错、漏填，影响付款核对。下列行为定性为严重违规，公司可依据《劳动合同法》第三十九条解除劳动合同，不支付经济补偿；造成损失的，由责任人全额赔偿：未生成订单，直接向供应商询价、下单、通知备货、发货；使用微信、QQ、个人邮箱等私人工具完成正式询价、报价确认、下单，用聊天记录代替正式订单；无订单号到货，仓储部擅自签收；无订单、无合同，财务部擅自付款；伪造、篡改、删除系统记录、询价记录、聊天记录；管理人员对上述行为包庇、不报告、不处理。下列行为定性为重大违规，公司立即解除劳动合同，涉嫌犯罪的直接移送公安机关：无审批、无订单采购金额累计超过5000元；一年内发生两次严重违规；在采购中收受回扣、虚报价格、侵占公司财物，触犯《刑法》第一百六十三条、第二百七十一条的。高层管理人员不得绕过系统，以口头、电话、微信等方式指令采购员先采购后补单。违者，采购员必须当场拒绝，并在24小时内向内控部报告。采购员拒绝后不报告的，与指令者同责。指令者属严重违规，公司可解除劳动合同；因此产生的对外付款，由指令者个人承担。因采购员无授权对外下单，公司不追认的，依据《民法典》第一百七十一条，由采购员个人承担法律后果。相对方善意且公司管理存在过错，构成表见代理的，公司对外承担责任后，依据《民法典》第一百七十二条向采购员及主管人员追偿。第九条证据留存所有采购审批单、订单、询价记录、报价单、合同、验收单、催货函，必须扫描上传系统，纸质原件由采购部保存不少于3年。微信等私人通讯工具中的前期沟通，不得作为采购凭证。但涉及违规时，内控部有权提取相关记录截图保存，作为追责证据。任何人不得删除、撤回采购相关微信消息。一经发现，按毁灭证据加重处罚。第十条附则

本制度由内控部制定、解释并监督执行。自签发之日起生效。此前制度与本制度冲突的，以本制度为准。附件1：《采购订单执行单》模板序号字段填写要求责任人1申请单号系统自动带出系统2订单号创建订单后系统生成，唯一系统3物料/服务名称按申请单填写采购员4规格型号按申请单填写采购员5数量按申请单填写采购员6单位按申请单填写采购员7预算金额按申请单填写采购员8供应商名称正式询价或比价后确定采购员9询价方式系统/邮件/单一来源采购员10报价金额供应商盖章报价单金额采购员11合同编号合同签订后录入采购员12合同签订日期实际签订日采购员13供应商确认日期回签或邮件确认日采购员14预计交付日期合同约定交货日采购员15实际到货日期到货验收日仓储部16验收人仓储部验收人签字仓储部17入库日期系统确认入库日仓储部18状态进行中/已完成/异常采购员19异常说明超期、质量问题等采购员20采购员电子签名采购员21采购经理电子签名采购经理附件2：违规追责对照表违规行为定性处罚措施法律依据审批后1个工作日未创建订单一般违规扣当月绩效10%，警告《劳动合同法》第三十九条未生成订单先询价、下单、发货严重违规解除合同，全额赔偿损失《民法典》第一百七十一条、《劳动合同法》第三十九条用微信等私人工具完成正式询价、下单严重违规解除合同，全额赔偿损失《劳动合同法》第三十九条无订单号到货，仓储部擅自签收严重违规解除合同，全额赔偿损失《劳动合同法》第三十九条无订单、无合同，财务部擅自付款严重违规解除合同，连带赔偿损失《劳动合同法》第三十九条管理人