供应商报价异常识别与围标串标查处强制规定

供应商报价异常识别与围标串标查处强制规定第一条核心命令

比价采购，报价文件必须独立收集、独立保存、独立评审。出现本制度第五条所列异常情形，无需讨论，直接暂停评审，启动复核，冻结拟选供应商资格。

查实围标串标，立即废标，所有涉事供应商全部拉入黑名单，经办人、审批人按严重违规处理。第二条适用范围

公司所有通过比价方式确定供应商的采购，包括材料、设备、外协、服务、工程，金额不限。

单一来源采购不适用比价，但必须同时适用《供应商引入利益冲突申报与关联关系核查强制规定》。

招标采购同时适用本制度。第三条报价文件的法定要求采购员必须要求每家供应商以公司指定格式提交书面报价单，加盖公章或由授权人签字，写明报价日期、有效期、付款条件、税率、运费承担。报价单必须由供应商通过公司采购邮箱或采购系统直接提交，不得由采购员代收、代转、代改。供应商联系人、电话、收款账户、营业执照复印件、授权委托书必须随报价单一并提交。不接受口头报价、微信报价、QQ报价。已在私人工具中形成的报价，必须在24小时内转为正式书面报价，并将聊天记录截图上传系统，作为辅助证据。第四条报价收集的操作标准采购员在比价前，必须从合格供应商名录中随机选取不少于3家供应商，或者经审批新增供应商。选取记录必须上传系统。询价函必须同时发给所有入选供应商，写明技术要求、数量、交付时间、付款条件、报价截止时间。不得私下单独发不同条件。报价截止后，采购员必须在2个工作日内将全部报价文件扫描上传系统，原件交采购经理签字确认后归档。采购经理收到报价文件后1个工作日内，必须完成初步审核，填写《报价异常识别清单》（附件1），签字确认。没有识别清单，不得进入评审环节。第五条报价异常情形，出现即触发复核三家报价中，任意两家总价差异不超过1%，或最低价与最高价差异不超过3%；三家报价单格式完全相同，包括字体、排版、错别字、项目顺序、备注文字；报价单抬头、联系人、电话、邮箱、地址出现相同或指向同一控制人；报价文件电子版文档属性显示同一作者、同一创建时间、同一修改人，或提交IP地址相同；报价保证金、保函、投标费用从同一账户支付；三家报价的分项报价呈规律性差异，例如第二家总比第一家低2%，第三家总比第二家低2%；报价单分项报价此消彼长，总价一致，明显拼凑；供应商注册地址、实际经营地址、仓库地址相同或相近，或法定代表人、股东存在亲属、交叉持股；报价时间密集且文件大小相同，或发送邮箱后缀一致；采购员、采购经理或其他评审人员与其中一家或多家供应商存在利益冲突未申报。出现上述任何一项，采购经理必须当场暂停评审，在1小时内书面报告内控部，同时锁定全部报价文件和沟通记录。不报告、不暂停，直接按严重违规处理。第六条复核程序内控部接到报告后，必须在5个工作日内完成复核，出具《围标串标复核意见书》。复核内容包括：核对工商信息、IP地址、银行账户、联系人关系、报价文件属性、电话录音、邮件记录。内控部有权直接调取采购系统记录、邮箱服务器日志、办公电脑文件、监控录像、员工手机记录。任何部门和个人不得拒绝、拖延。拒绝提供，按严重违纪处理。复核期间，涉事供应商全部冻结，已选中供应商暂停签订合同、暂停付款、暂停发货。采购员、采购经理不得与涉事供应商私下联系。复核不能排除异常的，内控部必须启动第三方询价。第七条第三方询价内控部独立从公司合格供应商名录之外，通过公开渠道或行业协会，选取不少于2家供应商，重新询价。询价条件与原采购条件完全一致，由内控部直接发送询价函并接收报价，采购部不得接触。第三方询价结果出来后，与原中标价对比。差价超过15%的，认定原比价价格虚高，作废原采购结果，重新采购，并对原采购员、采购经理启动问责。差价未超过15%但有明显异常证据的，仍按本制度第八条认定围标串标，不受差价比例限制。第八条围标串标认定有下列行为之一，直接认定为围标串标：两家以上供应商之间协商报价、轮流中标、陪标；一家供应商以两家以上名义报价；采购员、采购经理、其他评审人员与供应商串通，提前泄露报价、评标标准、竞争对手信息；供应商之间或供应商与公司员工之间存在资金往来、利益输送；报价文件由同一人制作、同一台电脑、同一网络提交；报价后要求修改总价或分项报价，且修改后出现明显规律性结果；复核中发现其他足以认定串通的事实。围标串标行为导致合同已经签订的，公司依据《民法典》第一百五十四条主张合同无效，或依据第一百四十八条主张撤销合同，供应商无权要求支付货款、服务费。已支付的，公司有权追回全部款项，并要求赔偿损失。第九条证据固定内控部在复核过程中，必须对报价文件、邮件记录、聊天记录、银行流水、IP地址、文档属性进行截图、打印、公证或时间戳固定，形成证据卷宗。所有证据材料由内控部保存不少于5年。涉及诉讼的，保存至案件终结后2年。任何人不得删除、修改、隐藏报价记录、邮件、聊天记录。一经发现，按毁灭证据加重处罚。第十条违规追责一般违规，每次扣当月绩效20%，记警告一次：未在规定时限内上传报价文件；未填写《报价异常识别清单》；发现异常未在1小时内报告内控部，但未造成损失；报价单要素不全，经内控部指出后24小时内补齐。严重违规，公司依据《劳动合同法》第三十九条解除劳动合同，不支付经济补偿，并追偿损失：发现异常不报告、不暂停，继续推进评审、签约、付款；明知供应商围标串标，仍推荐其参与比价；伪造、篡改报价文件、比价记录、识别清单；采购经理、分管副总对围标串标行为包庇、不处理；拒绝内控部调查、拒绝提供证据、阻碍复核。重大违规，立即解除劳动合同，移送公安机关：收受供应商回扣、好处费、干股，参与围标串标；一年内两次严重违规；围标串标造成公司直接经济损失超过5000元；涉嫌触犯《刑法》第二百二十三条串通投标罪、第一百六十三条非国家工作人员受贿罪、第一百六十四条对非国家工作人员行贿罪、第二百七十一条职务侵占罪的。高层管理人员不得以任何形式指定供应商、干预比价过程、要求内控部停止复核。采购员、内控人员必须当场拒绝，并在24小时内向内控部负责人或总经理报告。不报告，与指令者同责。指令者按严重违规处理，由其个人承担全部付款责任。第十一条黑名单制度经内控部认定围标串标，涉事供应商全部列入公司供应商黑名单，永久取消合作资格，不得以任何形式重新入库。黑名单信息在公司采购系统内公示，财务部、仓储部、质量部同步执行。任何人不得与黑名单供应商新签合同、付款、收货。供应商通过更换公司名称、法定代表人、注册地址等方式重新参与报价的，一经查实，仍按黑名单处理，并追究推荐人责任。第十二条附则

本制度由内控部制定、解释并监督执行。自签发之日起生效。此前制度与本制度冲突的，以本制度为准。附件1：报价异常识别清单序号供应商名称报价金额报价差异格式一致性联系方式核对异常情形勾选采购经理签字日期123附件2：围标串标复核意见书复核项目复核结果证据清单认定结论内控部签字日期工商信息IP地址银行账户联系人关系报价文件属性其他附件3：围标串标追责对照表违规行为定性处罚法律依据未上传报价文件、未填识别清单一般违规扣绩效20%，警告《劳动合同法》第三十九条发现异常不报告不暂停严重违规解除合同，追偿损失《劳