外勤行程报备细则

外勤行程报备细则作为一个做了快十年外勤管理的老员工，我太清楚外勤跑业务、跑现场的不容易，也见过太多因为没有规范的行程报备，闹出的各种各样的麻烦：有的同事临时出去修设备没说，手机没电联系不上，客户那边找不到人投诉，公司上下也跟着着急大半天；还有的同事去偏远地区跑客户出了小车祸，因为没报备准确位置，我们找了半天才找到人，耽误了最早的救治时间。所以今天制定这个外勤行程报备细则，绝对不是为了给大家添活儿，更不是不信任大家，核心就是两个目的：一是理顺工作对接，让内勤、同事、客户都能随时找到你，避免耽误正事；二是给大家的安全加一道保障，你在外面跑，公司永远知道你的动向，真出点什么事，我们能第一时间伸出手。接下来我就把整个细则说清楚，讲明白。1总则1.1制定本细则的目的简单来说就是两句话：保障工作顺畅，保护人员安全。从工作角度说，外勤人员大部分时间不在公司，内勤要找你送紧急材料、领导要给你安排临时任务，要是不知道你在哪，很容易耽误事，甚至会让客户觉得我们公司管理松散，影响合作；从安全角度说，外勤跑外勤，风吹日晒、跑高速跑郊区都是常事，万一遇到突发情况，你手机没电联系不上，有了准确的行程报备，我们就能最快速度找到你，不会像无头苍蝇一样乱撞。我自己当年刚做外勤的时候，就遇到过车子在半路抛锚，手机差点没电，因为提前报备了位置，公司后勤很快就叫了拖车过来，不然我真的要在荒郊野外困好几个小时，这点我自己深有体会。1.2适用范围本细则适用于所有因工作需要，离开公司固定办公场所开展工作的从业人员，不管是销售、运维、采购、行政、市场还是任何岗位，只要外出工作时间预计超过30分钟，都需要按照本细则进行报备。哪怕是前台出去寄超大件快递、行政出去取大型印刷物料，只要离开办公场所时间够长，都需要说一声，我们不搞特殊化。1.3报备基本原则1.3.1提前主动报备原则能提前说的行程一定要提前报，绝对不能不声不响出门，半天没人知道去向，突发情况来不及提前报的，也要出门后第一时间补报，不能先斩后奏甚至不奏。1.3.2信息真实准确原则填报的所有信息都要和实际行程一致，不能虚报地点、瞒报工作内容，这是对自己负责，也是对公司负责，错的信息在关键时候会耽误大事。1.3.3变更及时更新原则行程临时改变的，一定要第一时间更新报备信息，不能抱着“反正没人查”的侥幸心理，耽误自己也耽误大家。讲清楚了制定细则的初衷、适用范围和基本要求，接下来我们就按照不同的外勤类型，拆解具体的报备要求，方便大家对号入座。2外勤报备的分类和具体要求2.1按行程计划性质分类我们按照行程确定的时间，把外勤分为计划性外勤和临时突发性外勤两类，不同类型的报备要求不一样。2.1.1计划性外勤计划性外勤就是提前1天以上就确定好的行程，比如提前一周约好的客户拜访、提前安排好的设备现场运维、提前定好的供应商考察等等，这类行程的硬性要求是：必须至少提前1个工作日完成报备审批，不能当天出门才临时填信息。需要报备的内容一共分三部分，第一部分是基础信息：包括你的姓名、所属部门、计划外出的开始时间、预计返回公司的时间，这部分信息很简单，花一分钟就能填完。第二部分是核心行程信息：必须写清楚具体的前往地点，最好精确到XX区XX路XX大厦XX层XX公司，不能只写“去见客户”这种模糊的描述，还要留下对接客户或者对接方的姓名和联系电话。很多同事问我为啥要留对方的电话，我之前就遇到过一个同事去郊区见客户，半路出车祸手机撞坏了，我们联系不上他，就是凭着报备里留下的客户电话，很快问到了具体位置，联系了救援，要是没有这个信息，我们要在偌大的郊区找一个人，真的像大海捞针。除此之外还要简单写清楚此行的工作内容，不用写长篇大论的方案，一句话说明去干嘛就行，比如“对接XX项目合同签约”“维修XX客户现场打印机”，方便部门安排后续工作。第三部分是同行人员信息，如果是和同事一起外出，一定要把所有同行人员的姓名写上，一是方便清点人数，二是万一有情况我们知道有几个人需要联系。报备渠道统一走公司OA系统的外出申请模块，没有OA的也可以在部门专属的工作报备群里报备，由部门负责人登记留存。2.1.2临时突发性外勤临时突发性外勤就是突然接到工作安排，来不及提前一天报备的情况，比如客户现场突然出故障必须马上过去处理、临时接到通知去政务大厅拿紧急文件、或者突然要去给客户送重要盖章材料等等。这类行程我们也不卡流程，要求就是必须在出发后15分钟内完成报备，内容要求和计划性外勤一模一样，不能因为急就少填信息，实在腾不出手打字，可以先发一条语音说清楚你去哪了、去干嘛、预计什么时候回来，到了地方之后再补填文字信息走流程，绝对不能不声不响就出门，半天没人知道你去向。我这里多说一句，我知道很多同事觉得“不就是出去俩小时，有啥好报的”，我之前也有这个想法，直到之前说的那个同事摔了腿找不到的事儿出了之后，我才彻底改变了想法，真就是不怕一万就怕万一，报备花不了你两分钟，真出事能帮你大忙。2.2按行程时长分类除了按计划性质分，我们再按时长把外勤分为单日外勤和多日外勤，要求也略有不同。2.2.1单日外勤单日外勤就是当天外出、当天返回公司的行程，除了按照上面的要求填好信息之外，还有一个非常重要的环节容易被大家忽略：就是返回公司之后一定要做“销报备”，也就是在OA系统里点击“已返回”，或者在报备群里说一声已经回到公司。很多同事觉得反正我回来了没人说也没事，其实不是，到了预计返回的时间，负责人看不到你回来，也没你的消息，就要惦记着，就要联系你确认安全，你花10秒钟说一声，大家都踏实，真不费事儿。如果原来预计的返回时间有变，比如客户临时要延时长谈，你要晚点回来，甚至需要留下来过夜，一定要第一时间更新报备信息，告诉你的部门负责人新的返回时间和行程变化，别让大家瞎等瞎找。2.2.2多日外勤多日外勤就是出去两天及以上，也就是大家常说的出差，这类行程要求会更细致一点，毕竟出去时间长，变数也多。首先除了基础的行程信息之外，你要把每天大致的行程安排都报清楚，比如第一天到A市见甲客户，第二天去A市下属的工业区看工厂，第三天转去B市对接合作，这样公司有紧急工作找你的时候，能快速找到你，也能安排好对接。其次你需要留下你外出期间的住宿地址和联系电话，电话不用说了，住宿地址主要是万一晚上有紧急的工作或者突发情况，我们能找到你。然后就是行程变动第一时间更新，这个说过很多次了，多日行程变数大，改地方改时间都是常有的，改了就说一声，别捂着。另外我也提倡大家，尤其是去路况不好的偏远地区，或者去陌生的城市，每天晚上方便的话，在部门群里说一句平安，这个不是强制要求，就是让大家放心，毕竟你出来好几天，同事领导都惦记着，一句话的事儿，暖大家也暖自己。最后和单日外勤一样，回到公司之后一定要做销报备，更新自己的在岗状态，方便部门给你安排接下来的工作。讲完了不同类型外勤的具体报备要求，接下来我们再理清楚审批流程和各个岗位的责任，做到权责清晰，不搞模糊化管理。3外勤报备的审批流程与责任划分3.1审批流程我们尽量简化流程，不搞层层审批耽误大家的时间，具体的审批层级分三种情况：3.1.1单日不涉及差旅费预支的普通外勤只需要部门负责人审批就可以，部门负责人主要核对你的行程和当前手上的工作有没有冲突，确认信息无误就可以通过，不需要再找更高层领导签字，节省大家的时间。3.1.2多日外勤或者需要预支差旅费、申请公务用车的外勤在部门负责人审批通过之后，再提交给分管领导做二次审批就可以，主要是确认行程符合公司整体工作安排，费用和车辆安排符合规定，避免后续报销和调度出问题。3.1.3负责人不在无法及时审批的情况如果遇到部门负责人或者分管领导外出开会、手机信号不好没办法及时审批的情况，不用等，可以先在部门工作群里发报备信息，得到口头同意之后就可以出发，后续回来再补填OA审批流程，我们不会死卡流程耽误大家的工作，这点大家放心，人性化还是第一位的。3.2责任划分3.2.1外勤人员本人责任你是自己行程的第一责任人，必须保证填报的所有信息真实准确，不能为了出去办私事就瞒报行程，也不能随便填个错的地址，这不仅是违反规定，更是对自己的安全不负责，行程变更一定要及时更新，不能偷懒。3.2.2部门负责人责任部门负责人要及时处理本部门人员的报备审批，不能压着审批不处理，耽误大家出发，同时要每天掌握本部门所有外勤人员的动态，到了预计返回时间没有消息的，一定要主动联系确认情况，不能不管不问。3.2.3行政后勤部门责任行政部会负责存储所有报备信息，保证信息安全不泄露，每月会做一次例行的报备情况统计，主要是看看大家有没有什么不习惯的地方，哪里需要改细则，不是为了抓错处罚，另外如果真的出现外勤人员联系不上的情况，行政部会第一时间协调资源，帮忙联系救援或者对接，做好后勤保障。说完了流程和责任，相信不少同事心里还有一些细节上的小疑问，我们整理了平时大家问得最多的几个问题，在这里统一给大家解答，也补充几个容易忽略的注意事项。4常见问题答疑与注意事项4.1常见问题解答4.1.1问：我就是下楼去银行取个款，或者出去买个办公用的东西，来回也就20分钟，也要走OA报备吗？答：这里给大家明确说，不用走复杂的OA审批，这种短时间的外出，你只需要在部门的工作群里说一句“我去楼下XX银行取钱，半小时就回来”就可以，我们不搞形式主义，只要让大家知道你去哪了就行。4.1.2问：我周末私人时间临时出去见客户，谈工作，还要报备吗？答：只要是工作内容，就建议大家报备，一方面报备了之后可以给你算加班，后续调休或者算加班费都有依据，另一方面真出点什么事公司也能帮到你，如果是纯私人外出，当然不用，我们不会管大家的私人行程。4.1.3问：我不小心忘了改行程，或者忘了报备，会有很重的处罚吗？答：这里和大家说清楚，我们制定这个细则的初衷是保障不是处罚，第一次漏报忘报，我们只是口头提醒，第二次会给你发个书面警告，只要不是故意瞒报，都不会扣工资罚款，毕竟大家天天跑外勤，事情多，偶尔忘一次太正常了，我们就是提醒大家养成习惯，不是为了罚大家的钱。4.1.4问：报备了我的行程，公司会不会泄露我的隐私，会不会天天盯着我定位？答：这点我给大家打保票，我们只要求你填报工作时间的外勤行程，不会要你私人时间的任何信息，也不会要求大家开实时定位，所有的报备信息只有部门负责人和行政部的两个专门管理员能看到，绝对不会对外泄露，也不会用你的行程信息做任何别的用途，隐私这块大家完全可以放心。4.2日常注意事项4.2.1第一点，安全永远是第一位的跑外勤大家本身就辛苦，风吹日晒雨淋的，我们要工作业绩，更要大家平平安安，报备真的不是为了盯着你有没有偷懒摸鱼，我干了这么多年外勤，见过太多因为没报备出事找不到人的情况，所以真的希望大家能把这个习惯养成，对自己没坏处。4.2.2第二点，特殊行程多做一道保障如果你去见不太熟悉的客户，或者去比较偏的地方，建议你出门前把你的实时位置共享给部门的一个同事，多一份保障总没错，这个又不费什么事儿，关键时候能起大作用。4.2.3第三点，不要帮同事瞒报或者代报备同事要出去工作，让他自己报备，你帮他瞒了，万一出点事说不清楚，对谁都不好，按规矩来对大家都负责。总结总的来说，这个外勤行程报备细则，从头到尾都不是为了约束大家的自由，也不是公司对大家不信任，恰恰相反，是因为我们把每一个外勤同事都当成自己人，知道大家在外面打拼不容易，公司作为后盾，就得给大家把保障