集团公司档案管理制度汇编77p

引言档案乃企业过往之足迹，未来之镜鉴，是集团公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的历史记录，亦是公司核心竞争力的重要组成部分。为规范集团档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全与有效利用，促进集团各项事业健康、有序、可持续发展，特制定本制度汇编。本汇编立足于集团公司实际，融合档案管理之实践经验与理论成果，旨在为集团及各成员单位的档案管理工作提供系统、全面、可操作的行为准则。全体员工务必高度重视，认真学习，严格执行，共同守护好这份宝贵的企业记忆。第一章总则第一条目的与依据为加强集团公司档案管理工作，提高档案管理科学化、规范化、制度化水平，有效保护和利用档案资源，根据国家有关法律法规及行业标准，结合集团公司实际情况，制定本制度。第二条定义与范围本制度所称档案，是指集团公司及各成员单位在生产经营、行政管理、科研开发、企业文化等各项活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。档案管理是指对档案从形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用到销毁的全过程进行的科学管理活动。本制度适用于集团公司总部及所有成员单位（以下统称“各单位”）的档案管理工作。第三条基本原则档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理：集团公司对全集团档案工作实行统一领导，各单位负责本单位档案的具体管理，并接受集团公司的监督与指导。（二）真实准确、完整系统：确保档案的内容真实可靠，各项活动形成的档案材料收集齐全、整理规范、保持有机联系。（三）安全保密、规范利用：建立健全档案安全保密制度，严防档案失泄密和损坏，在确保安全的前提下，积极为公司各项工作提供有效利用。（四）依法管理、与时俱进：遵守国家档案法律法规，适应企业发展和信息化建设要求，不断提升档案管理现代化水平。第四条工作地位档案工作是集团公司重要的基础性工作，是集团公司信息资源管理的核心组成部分。各单位应将档案工作纳入本单位的发展规划和年度工作计划，保障档案工作所需的人员、经费和设施设备，确保档案工作与其他各项工作同步协调发展。第二章档案管理机构与职责第五条集团档案管理机构集团公司综合管理部门是全集团档案工作的职能管理部门，负责统筹规划、组织协调、监督指导集团及各成员单位的档案管理工作。其主要职责包括：（一）贯彻执行国家及上级主管部门有关档案工作的法律法规和方针政策，制定集团档案管理规章制度和工作规划。（二）指导、监督、检查各成员单位的档案管理工作，组织档案业务培训和交流。（三）负责集团总部形成的重要档案的接收、整理、保管、利用和鉴定销毁工作。（四）组织集团档案信息化建设工作，推动档案管理现代化。（五）协调处理集团档案工作中的重大问题。第六条成员单位档案管理机构各成员单位应根据实际情况设立相应的档案管理部门或指定专人负责本单位的档案管理工作，明确其职责，并报集团档案管理部门备案。其主要职责包括：（一）贯彻执行集团档案管理规章制度，制定本单位档案管理实施细则。（二）负责本单位各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作。（三）指导本单位各部门、各项目的文件材料形成、积累和预归档工作。（四）按规定向集团档案管理部门或上级主管部门移交有关档案。（五）负责本单位档案信息化建设的具体实施。第七条档案工作人员档案工作人员应具备良好的政治素质和专业素养，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。档案工作人员享有以下权利：（一）参加档案业务培训和专业技术职务评聘。（二）对本单位各部门档案工作进行指导和监督。（三）对违反档案管理规定的行为予以制止，并向有关部门报告。档案工作人员应履行以下义务：（一）认真执行档案管理的各项规章制度。（二）努力学习档案专业知识，不断提高业务能力。（三）维护档案的完整与安全，保守档案秘密。第三章档案的收集与归档第八条归档范围各单位在各项活动中形成的具有查考利用价值的各种载体形式的文件材料，均属归档范围。主要包括：（一）行政管理类：包括各类会议文件、决议、纪要、工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、通报、规章制度、人事任免、奖惩、合同协议等。（二）经营管理类：包括经营决策、市场分析、营销策划、客户资料、招投标材料、财务报告、审计报告、统计报表等。（三）生产技术类：包括生产计划、工艺文件、技术标准、科研项目材料、设计图纸、技术改造、设备资料等。（四）科研开发类：包括科研项目立项、研究报告、实验记录、成果鉴定、专利申请等。（五）企业文化类：包括企业历史沿革、宣传资料、荣誉奖励、重要活动记录等。（六）其他具有保存价值的文件材料。具体归档范围由各单位根据本制度并结合实际情况制定详细目录。第九条归档要求（一）归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，手续完备。（二）文件材料的书写和载体应符合档案保管要求，字迹清晰、耐久，一般应使用蓝黑墨水、碳素墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色的书写工具。（三）电子文件的归档应符合国家及行业关于电子文件归档与管理的相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。（四）外文材料应附有中文译本。第十条归档时间（一）文书档案一般应在次年上半年完成归档。（二）项目档案应在项目完成后三个月内完成归档。（三）会计档案由财务部门整理立卷后，在会计年度终了后暂存一年，期满后移交档案部门。（四）其他专业档案的归档时间，由各单位根据实际情况确定，但最迟不得超过形成后的次年年底。第十一条归档手续文件材料形成部门或个人应将整理好的归档材料向本单位档案部门或档案员移交，双方应办理交接手续，填写《档案交接登记表》，签字确认，以备查考。第四章档案的整理第十二条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十三条分类方法集团档案采用年度-机构（或部门）-保管期限的分类方法。各单位可根据本单位档案的实际情况，在集团统一分类原则下，确定具体的分类方案。第十四条组卷与排列（一）归档文件材料应按照一定的逻辑关系进行组卷，卷内文件应排列有序，一般应按文件形成时间或重要程度排列。（二）案卷应有规范的卷内目录和备考表。（三）不同载体的档案应分别整理，但内容有联系的应建立参见号。第十五条编目与编号（一）档案应按照分类方案和排列顺序进行系统编目，编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具。（二）档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于识别和管理。第五章档案的保管第十六条库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。库房内应保持适宜的温度和湿度，配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十七条档案装具档案应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具进行存放，做到整齐有序，便于管理和利用。第十八条保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。（一）永久保管：凡是反映本单位主要历史面貌、具有长远查考利用价值的档案，列为永久保管。（二）长期保管：凡是反映本单位一般工作活动、具有较长时间查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为三十年。（三）短期保管：凡是在一定时期内有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为十年。具体档案的保管期限，应按照国家有关规定和本单位制定的《档案保管期限表》执行。第十九条档案库房管理档案库房应建立严格的管理制度，非档案工作人员未经许可不得进入。档案工作人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。第二十条档案保护积极采用先进的档案保护技术和方法，对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。对重要档案应采取备份措施，异地保存。第六章档案的利用第二十一条利用原则档案利用应遵循“为公司发展服务、严格保密、规范有序”的原则，在规定的范围内提供利用。第二十二条利用范围与权限（一）集团公司及各成员单位内部人员因工作需要查阅档案，须持单位或部门介绍信或有效工作证件，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。（二）查阅本单位形成的档案，由本单位档案管理部门负责人批准；查阅集团总部或其他单位形成的档案，须经档案形成单位或集团档案管理部门负责人批准。（三）查阅涉及党和国家秘密、商业秘密及个人隐私的档案，须经集团或单位分管领导批准，并严格遵守保密规定。（四）外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经集团或单位档案管理部门负责人批准，并由档案工作人员陪同查阅。第二十三条利用手续查阅档案须填写《档案查阅利用登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间、查阅人等信息。档案管理人员应对查阅过程进行监督。第二十四条利用要求（一）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（二）不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案工作人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。（三）查阅的档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任。（四）归还档案时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可收回。第二十五条档案证明档案管理部门可根据利用者的申请，出具档案证明。档案证明须由档案管理部门负责人审核签字，并加盖档案证明专用章。第七章档案的鉴定与销毁第二十六条鉴定组织档案鉴定工作由集团档案管理部门牵头，各成员单位档案管理部门配合，组织有关业务部门人员组成档案鉴定小组进行。第二十七条鉴定内容档案鉴定主要包括对档案价值的鉴定和保管期限的复核。对已到保管期限的档案，应重新进行鉴定，确定其是否继续保存或予以销毁。第二十八条销毁程序（一）对鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门填写《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，方可销毁。（二）档案销毁应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。监销人应对销毁全过程进行监督，确保档案全部销毁。（三）《档案销毁清册》应永久保存。第二十九条特殊档案处理对于虽已到保管期限，但尚有未了事项或特殊利用价值的档案，应延长保管期限。对于涉密档案的销毁，应按照国家保密规定执行。第八章档案的保密第三十条保密责任档案工作人员和所有接触档案的人员，必须严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，严守档案秘密，不得泄露档案内容。第三十一条涉密档案管理涉密档案的管理应严格按照国家有关保密规定执行，实行专人负责、专库（柜）存放、专柜保管。涉密档案的复制、传递、使用、销毁等环节，须严格履行审批手续。第三十二条保密检查定期组织对档案保密工作的检查，发现问题及时整改，堵塞泄密漏洞。对违反档案保密规定的行为，应视情节轻重给予批评教育、纪律处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。第九章电子档案管理第三十三条管理原则电子档案管理应遵循“统一规划、全程管理、规范标准、安全可控”的原则，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。第三十四条系统建设各单位应根据档案信息化发展规划，建设或选用符合要求的电子档案管理系统，实现档案的电子化接收、整理、存储、管理、利用和备份。第三十五条元数据管理电子档案应包含必要的元数据，确保其能够被准确识别、检索和利用。元数据的采集、著录应符合相关标准。第三十六条存储与备份电子档案应存储在安全可靠的存储介质中，并进行定期备份。重要电子档案应实行异地备份。存储介质应符合长期保存要求，并进行规范管理。第三十七条迁移与转换随着技术的发展，应定期对电子档案进行迁移和格式转换，确保其长期可读性。迁移和转换过程中，应保证电子档案的真实性和完整性不受破坏。第三十八条安全管理电子档案管理系统应具备严格的身份认证、权限控制、日志审计等安全保密功能。加强对电子档案数据的安全防护，防止数据丢失、损坏或泄露。第十章责任追究第三十九条奖励对在档案管理工作中做出突出贡献的单位和个人，集团公司及各成员单位应给予表彰和奖励。第四十条处罚对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）擅自涂改、勾画、抽取、撤换、增删、损毁档案材料的；（二）擅自提供、复制、拍摄、摘录、公布档案内容的；（三）在档案收集、整理、保管、利用等环节中，玩忽职守，造成档案严重损坏或丢失的；（四）违反档案保密规定，泄露档案秘密的；（五）擅自销毁档案的；（六）擅自扩大档案利用范围或违反档案借阅规定的；（七）其他违反档案管理规定的行为。第十一章附则第四十一条制度解释本制度由集团公司综合管理部门负责解释。第四十二条