信息共享管理制度

信息共享管理制度一、总则（一）目的与意义为进一步规范公司内部及与外部合作方之间的信息共享行为，确保信息在流转过程中的安全性、准确性、及时性与合规性，最大限度发挥信息资源的价值，提升工作协同效率，防范信息泄露及滥用风险，保障公司整体利益与声誉，特制定本制度。（二）制定依据本制度依据国家相关法律法规、行业标准及公司内部管理规定，并结合公司实际运营需求与信息管理现状制定。（三）适用范围本制度适用于公司各部门、各层级员工在履行工作职责过程中涉及的所有内部信息共享活动，以及公司与外部合作单位、机构之间的信息交互行为。所有参与信息共享的主体均须严格遵守本制度规定。（四）基本原则1.合法合规原则：信息共享活动必须遵守国家法律法规及公司相关规定，不得侵犯任何组织或个人的合法权益。2.安全优先原则：在信息共享的全流程中，应将信息安全置于优先地位，采取必要措施防范信息泄露、丢失、篡改或损坏。3.需求导向与最小必要原则：信息共享应以实际业务需求为出发点，共享范围、内容和权限应控制在完成特定工作所必需的最小限度内。4.权责明确原则：明确信息提供方、接收方及管理方的权利与责任，确保信息共享各环节均有人负责。5.全程可控原则：对信息共享的发起、审批、传输、使用、存储、销毁等环节进行有效监控与管理，确保可追溯。二、信息共享的组织与职责（一）管理部门公司信息管理部门（或指定综合管理部门，以下统称“信息管理部门”）为本制度的归口管理部门，主要职责包括：1.组织本制度的制定、修订、解释与监督执行；2.统筹规划公司信息共享体系建设与优化；3.协调处理信息共享过程中出现的争议与问题；4.组织开展信息安全与共享规范的培训教育；5.对信息共享活动进行定期审计与评估。（二）业务部门各业务部门是信息共享的直接参与方，其主要职责包括：1.在本部门内部及与其他部门间，按照本制度及业务流程要求开展信息共享；2.负责本部门输出信息的准确性、完整性和合规性审核；3.妥善保管和使用所获取的共享信息，防止信息滥用或泄露；4.配合信息管理部门进行信息共享相关的检查与审计；5.及时向信息管理部门反馈信息共享过程中遇到的问题与改进建议。三、信息分类与共享范围（一）信息分类根据信息的敏感程度、重要性及共享需求，公司信息可划分为以下几类（具体分类标准及名录由信息管理部门另行制定并动态更新）：1.公开信息：可在公司内部广泛传播或向外部公开披露的一般性信息。2.内部共享信息：在公司内部特定范围内，为支持日常业务运作所必需共享的非敏感信息。3.限制共享信息：涉及公司商业秘密、核心业务数据、未公开财务信息等，需经特定审批流程方可在限定范围内共享的信息。4.高度敏感信息：涉及国家秘密、个人隐私、关键技术资料等，共享需严格控制，并有特殊保护措施的信息。（二）共享范围界定1.公开信息：原则上可在公司内部无限制共享，对外披露需遵循公司信息发布规定。2.内部共享信息：由相关业务部门根据工作需要确定共享范围，报部门负责人审批后执行。3.限制共享信息与高度敏感信息：共享范围必须严格限定，并履行相应的审批程序。未经授权，任何部门或个人不得擅自扩大共享范围。四、信息共享的流程与管理（一）共享发起与审批1.信息共享需求由业务部门或个人提出，明确共享信息的内容、类别、用途、接收方、共享期限及安全要求。2.根据信息类别及重要程度，执行不同层级的审批流程：*公开信息及内部共享信息：由部门负责人审批。*限制共享信息：需经部门负责人审核后，报信息管理部门及相关业务分管领导审批。*高度敏感信息：在限制共享信息审批流程基础上，需报请公司主要领导审批。3.所有审批过程均应形成书面或电子记录，存档备查。（二）信息传输与交换1.共享信息应通过公司认可的安全渠道或平台进行传输，禁止使用未经授权的个人邮箱、即时通讯工具或存储介质。2.对于敏感信息的传输，应采取加密、访问控制等安全措施。3.信息提供方应对所提供信息的版本和时效性负责，确保共享信息为最新可用版本。（三）信息使用与保管1.信息接收方应严格按照审批的用途使用共享信息，不得挪作他用，不得向未经授权的第三方扩散。2.对接收的共享信息，尤其是敏感信息，应采取必要的保管措施，如加密存储、权限控制等，防止信息丢失或被非授权访问。3.信息使用完毕或共享期限届满，应按照规定进行销毁或归还，确保信息不被长期留存。（四）信息共享的终止与变更1.当共享目的达成、共享期限届满或相关业务终止时，信息共享应自动终止。2.若需变更共享范围、内容、方式或期限，应重新履行审批流程。3.信息共享终止后，接收方应停止使用相关信息，并按要求清理或归还。五、信息安全与保密要求（一）安全防护1.公司应建立健全信息安全技术防护体系，包括防火墙、入侵检测、数据备份与恢复等，保障信息系统及共享平台的安全稳定运行。2.参与信息共享的个人应妥善保管自己的账号密码，定期更换，不转借他人使用。3.严禁在非公司授权的设备上处理、存储敏感共享信息。（二）保密义务1.所有员工对在工作中接触到的敏感信息均负有保密义务，该义务不因劳动合同的解除或终止而终止。2.未经许可，不得将工作中获取的敏感信息用于个人目的或向外界泄露。3.发现信息泄露或疑似泄露情况，应立即向信息管理部门或公司领导报告，并采取补救措施。六、监督与责任（一）监督检查信息管理部门应定期或不定期对公司信息共享制度的执行情况进行监督检查与审计，对发现的问题及时通报并督促整改。（二）责任追究对于违反本制度规定，造成信息泄露、丢失、滥用或其他不良后果的部门或个人，公司将根据情节轻重及所造成损失的大小，依据公司相关奖惩规定给予相应处理；涉嫌违法的，将移交司法机关处理。（三）奖惩机制公司鼓励积极、规范地开展信息共享，并对在信息共享工作中做出突出贡献、有效提升工作效率或防范