入库实物核验与单据签字强制管理规定

入库实物核验与单据签字强制管理规定第一条核心命令

所有到货，仓储验收员必须当场清点实物，核对送货单，确认数量、规格、外观无异常后，才能签字。

签字后，验收员必须监督货物搬入指定库位、完成上架，并在系统内确认入库完成。

先签字后点货、签了字不跟进、让供应商代搬后不管，一律按严重违规处理。少了货，签字人全额赔偿。第二条适用范围

公司所有采购到货、退货入库、调拨入库，包括生产物料、辅材、设备、备件、办公用品、外协加工件、工程材料，全部适用。

任何部门任何人，只要在入库单上签字，就受本规定管。第三条职责划死

仓储验收员：唯一有权在入库单上签字确认货物数量和质量的人。对实物清点、签字、上架全过程负责。

仓库主管：对验收员的操作进行现场抽查和每日复核，负直接管理责任。

采购员：负责协调供应商到货，不得代替验收员签字，不得干预验收。

供应商送货人：只负责把货送到指定区域，不得要求验收员先签字后卸货，不得代搬、代放后直接走人。

财务部：没有完成系统确认的入库单，不得作为付款依据。

内控部：监督入库全流程，抽查监控录像，追责违规。第四条入库操作强制流程到货后，验收员必须对照采购订单和送货单，逐项清点实物。清点内容包括：品名、规格、数量、外观、合格证、说明书。清点数量必须全数清点，不得抽点、估算。供应商说“五十件”，必须一件一件数。清点无误后，验收员在送货单和入库单上签字，写明实收数量。签字必须由验收员本人签，任何人不得代签。签字后，验收员必须当场监督货物搬入指定库位。搬运过程中，验收员不得离开。货物上架完成，验收员在系统内确认入库，生成正式入库单。系统确认时间必须与实际入库时间一致。整个流程从开始清点到系统确认，必须在2小时内完成。超时未完成，仓库主管必须到场说明。第五条签字与实物责任签字即确认。入库单上签了字，就代表验收员已核对实物，确认数量准确、质量合格。签字后发现数量短少、质量异常、货物未入库，验收员承担全部责任。不得以“忙不过来”“供应商说帮忙”“领导没安排”为由推脱。供应商送货人说“单子你先签，货我帮你搬”，验收员必须当场拒绝，并报告仓库主管。验收员不得在货物未清点、未看到实物的情况下，仅凭供应商描述或送货单签字。验收员不得让供应商代搬、代放后，自己不去检查。供应商代搬属于违规，验收员默认同样违规。第六条上架与系统确认上架不是走过场。验收员必须亲眼看到货物放入指定库位，数量与签字数量一致。上架完成后，验收员必须在系统内逐项录入实际到货数量、库位、批次号。系统确认后，库存账自动增加。财务部凭系统确认的入库单进行对账和付款。系统确认前，货物不得被领用、挪用。上架过程中发现数量差异、货物损坏，验收员必须当场拍照，填写《入库异常记录表》，报告仓库主管和内控部。第七条财务付款控制财务部付款前，必须核对采购订单、送货单、系统入库单三单一致。系统入库单必须有验收员签字和系统确认记录。没有系统确认，财务不得付款。财务部发现入库单签字与系统记录不一致、数量异常，必须暂停付款，报告内控部。财务部违规付款，财务经办人和财务经理对损失承担连带赔偿责任。第八条监督检查仓库主管每日下班前，对当日入库记录进行复核，核对签字、系统确认、实物上架情况，填写《入库每日复核记录》。内控部每周抽查入库记录，比例不低于30%，重点核对监控录像、签字时间、系统确认时间、实物库存。内控部每月对库存进行全面盘点或抽盘，发现账实不符，立即启动调查。内控部有权调取监控录像、系统日志、入库单、送货单。任何部门不得拒绝、拖延。供应商代搬货物、验收员不监督的，内控部直接调取监控，确认真实性。第九条违规行为定性与处罚一般违规：清点后未在2小时内完成系统确认，但实物与单据一致；上架后未及时录入库位、批次号，24小时内补正；仓库主管未进行每日复核，但未造成损失。

处罚：每次扣当月绩效10%，记警告一次；一个月累计3次，升级为严重违规。严重违规：先签字后点货，或未看到实物就签字；签字后不监督上架，导致货物未入库或短少；让供应商代搬、代放，自己不检查；系统确认数量与实际入库数量不符；财务部凭未完成系统确认的单据付款；仓库主管包庇、不处理。

处罚：公司依据《劳动合同法》第三十九条解除劳动合同，不支付经济补偿；造成损失的，全额赔偿。短少货物价值超过5000元，移送公安机关按职务侵占处理。重大违规：内外勾结，虚签入库单、伪造入库记录；私自放行货物不入库，变卖、侵占公司财物；一年内两次严重违规。

处罚：立即解除劳动合同，移送公安机关。涉嫌职务侵占的按《刑法》第二百七十一条处理；涉嫌盗窃的按《刑法》第二百六十四条处理；涉嫌非国家工作人员受贿的按《刑法》第一百六十三条处理。第十条证据留存送货单、入库单、系统入库记录、每日复核记录，纸质原件保存3年，扫描件上传系统。监控录像覆盖卸货区、入库区、库位，保存不少于90天，涉及短少争议的保存至争议解决后2年。入库异常记录表、内控部检查记录、追责决定书保存5年。任何人不得删除、修改系统确认记录、监控录像、入库单，一经发现按毁灭证据加重处罚。第十一条附则

本制度由内控部制定、解释并监督执行。自签发之日起生效。此前制度与本制度冲突的，以本制度为准。附件1：入库点货确认表字段内容到货日期供应商名称采购订单号物料名称/规格送货单数量实收数量清点方式□全数清点□抽点（禁止）外观检查□正常□异常验收员签字签字时间上架完成时间系统确认时间备注附件2：入库异常记录表字段内容日期供应商名称采购订单号异常类型□数量短少□质量异常□货物损坏□供应商代搬□其他异常描述现场照片/录像编号验收员签字仓库主管签字内控部意见日期附件3：每日入库复核记录日期入库单号验收员签字时间系统确认时间实物上架情况仓库主管签字附件4：违规追责对照表违规行为定性处罚法律依据超时未系统确认，实物一致一般违规扣绩效10%，警告《劳动合同法》第三十九条先签字后点货、未看货就签字严重违规解除合同，全额赔偿《劳动合同法》第三十九条签字后不监督上架，导致短少严重违规解除合同，全额赔偿《劳动合同法》第三十九条供应商代搬，自己不检查严