供应商管理规范(2026完整版)

供应商管理规范（2026完整版）第一章总则第一条为规范本组织（以下简称“组织”）供应商管理工作，确保持续、稳定、优质、高效的供应链供应，降低采购风险，提升运营效率与核心竞争力，依据国家有关法律法规及组织相关管理制度，特制定本规范。第二条本规范适用于组织所有涉及商品、服务、技术及解决方案采购的供应商选择、评估、准入、合同管理、绩效监控、关系维护、风险管理和淘汰等全部管理活动。第三条供应商管理应遵循公平、公正、公开、客观、高效、合规的原则，坚持战略导向，注重价值创造与风险防范。第四条组织内所有参与采购活动及与供应商相关的管理、使用部门及人员，均应遵守本规范的规定。第五条采购管理部门是供应商管理工作的归口部门，负责本规范的组织实施、监督考核及持续改进。各业务需求部门及相关职能部门应积极配合，共同完成供应商管理工作。第二章供应商分类与分级第六条依据供应商对组织战略的重要性、业务规模、技术复杂度、供应风险等因素，对供应商进行分类。主要分为战略类、核心类、普通类。第七条战略类供应商：指为组织提供关键性、战略性商品或服务，对组织核心竞争力、业务连续性具有重大影响的供应商。通常具有高度协同需求，关系紧密。第八条核心类供应商：指为组织提供主要商品或服务，对组织正常运营有重要影响的供应商。第九条普通类供应商：指为组织提供通用性商品或服务，业务规模相对较小或供应风险较低的供应商。第十条供应商分级应在分类的基础上，结合其年度绩效表现、质量稳定性、交付可靠性、价格竞争力、服务能力、创新潜力等因素，由采购管理部门牵头，相关业务部门参与，进行动态评估和确定。第十一条不同级别的供应商，在准入标准、评估维度、合同条款、资源投入、沟通频率、绩效要求等方面实施差异化管理。第三章供应商准入管理第十二条供应商准入是指对潜在供应商的基本资格、能力、信誉及风险进行审查，确认其具备满足组织采购需求的条件。第十三条供应商信息来源包括但不限于公开市场采购、行业推荐、供应商自行报名、招标采购、比选采购、战略合作引进等渠道。第十四条供应商准入应审查以下基本资质和信息：（一）合法合规性：具备有效的营业执照、相关行业许可资质、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）等法律要求的文件；无重大法律诉讼或不良记录；遵守国家及地方法律法规，符合环保、劳动用工、安全生产、反商业贿赂等要求。（二）财务状况：具备良好的财务健康度，财务报表真实可信，信用记录良好，有能力承担合同约定的付款周期和金额。（三）质量管理体系：具备完善的质量管理体系认证（如ISO9001）或行业特定质量要求，能持续提供符合质量标准的产品或服务。（四）技术能力与生产能力：具备满足组织技术规格和能力需求的生产设备、技术水平、研发能力及产能。（五）服务与交付能力：具备满足组织交付周期、数量、地点等要求的物流能力、仓储能力和售后服务能力。（六）行业声誉与风险：在行业内有良好的声誉，无重大负面事件，供应链风险可控。第十五条供应商准入流程：（一）信息收集与初步筛选：根据采购需求，通过相关渠道收集潜在供应商信息，进行初步资质符合性筛选。（二）资料提交与审核：向符合条件的潜在供应商发出邀请或提供申请表格，要求其提交本规范第十四条规定的相关证明文件和信息。采购管理部门对提交的资料进行完整性、合规性审核。（三）信息库录入与维护：将审核通过供应商的信息录入组织统一的供应商信息库，并进行持续更新和维护。（四）风险评估：对准入供应商进行初步的风险评估，识别潜在风险点。第四章供应商选择与评估第十六条供应商选择是指根据采购需求，从已准入的供应商范围内，通过科学的评估方法，选择最合适的供应商建立合作关系。第十七条供应商评估应在分类分级的基础上，采用定性与定量相结合的方法，设定科学的评估指标体系。评估指标通常包括：（一）质量能力：产品质量、质量控制体系、质量认证、持续改进能力等。（二）技术能力：研发实力、技术创新能力、技术支持、知识产权等。（三）成本与价格：价格竞争力、成本结构、价格稳定性、付款条件等。（四）交付能力：交付准时率、交付可靠性、库存管理、物流能力、地理优势等。（五）服务能力：服务响应速度、问题解决能力、售后服务、客户满意度等。（六）财务状况：偿债能力、盈利能力、财务稳定性等。（七）合规与风险：法律法规遵守情况、社会责任履行情况、供应链风险、环境安全等。（八）战略匹配度：与组织战略目标的契合度、协同潜力等。第十八条评估方法可采用综合评分法、加权评分法、定性评审、现场审核、样品/服务测试等多种方式。第十九条供应商选择决策：（一）采购管理部门根据评估结果，形成供应商推荐名单及评估报告。（二）组织成立供应商选择决策小组，由采购管理负责人、相关业务部门负责人、技术专家、质量专家、法务专家等组成。（三）决策小组对推荐名单进行评审，结合采购策略、预算、技术要求等因素，最终确定中选供应商。（四）供应商选择决策过程应有书面记录，并存档备查。第五章供应商合同管理第二十条合同管理是指对与供应商签订的合同进行全生命周期的管理，确保合同条款清晰、权责明确、履行顺利、风险可控。第二十一条采购管理部门负责合同模板的制定、更新和管理，确保模板符合法律法规及组织要求。第二十二条合同谈判应在充分评估和准备的基础上进行，明确双方的权利、义务、交付标准、验收方式、价格与付款、知识产权、保密、违约责任、争议解决、合同变更、终止等关键条款。第二十三条合同评审：所有采购合同必须经过法务部门或合同管理相关部门的评审，重点关注合同的合法性、合规性、风险控制及条款的严谨性。第二十四条合同签署：合同经评审通过并履行必要的审批程序后，由授权代表正式签署。第二十五条合同履行监控：建立合同履行跟踪机制，采购管理部门负责监控关键合同条款的执行情况，如交付进度、质量合格率、服务响应等。业务需求部门负责配合确认交付和验收。第二十六条合同变更管理：合同履行过程中如需变更，应遵循原合同约定的变更程序或签订补充协议，变更过程需履行审批手续，并通知相关方。第二十七条合同终止与结算：合同到期或符合终止条件时，采购管理部门负责发起合同终止程序，进行善后处理（如资产处置、数据迁移、最终结算、评价反馈等），并按流程办理付款。第六章供应商绩效管理第二十八条绩效管理是指对供应商在合同履行期间及持续合作过程中的表现进行系统性监控、评估和反馈，促进供应商持续改进，并作为供应商分级、奖惩、淘汰的重要依据。第二十九条供应商绩效评估应依据合同约定及本规范第三十七条设定的绩效指标体系进行。评估周期根据合同类型和业务特点确定，可为月度、季度、半年度或年度。第三十条绩效数据收集：通过采购系统、ERP系统、质量管理系统、物流系统、客户反馈、供应商报告、现场检查、审计等多种渠道收集绩效数据。第三十一条绩效评估方法：可采用定量评分、定性评价、趋势分析等方法。评估结果应形成正式的供应商绩效评估报告。第三十二条绩效沟通与反馈：采购管理部门应与供应商就绩效评估结果进行及时、坦诚的沟通，肯定成绩，指出问题，共同制定改进计划。评估报告应存档备查。第三十三条绩效结果应用：（一）激励：对绩效优秀的供应商，可在续签合同、增加订单、联合创新、授予荣誉等方面给予激励。（二）改进：对绩效中等的供应商，提出具体的改进要求和期限，提供支持，帮助其提升。（三）淘汰：对绩效持续不达标或存在严重违约、重大风险的供应商，启动淘汰程序，寻找替代供应商。（四）分级调整：根据绩效评估结果，动态调整供应商的分级分类。第七章供应商关系管理第三十四条关系管理是指在与供应商建立和维护合作关系过程中，通过有效沟通、协同合作，构建长期、稳定、互信、共赢的合作关系。第三十五条建立常态化的沟通机制：根据供应商级别和合作需求，建立定期或不定期的沟通会议制度（如供应商大会、季度例会、专项会议等）。明确沟通内容、频率、方式和责任人。第三十六条信息共享与协同：在合规和商业秘密的前提下，与供应商共享组织的市场信息、需求预测、技术方向等，促进双方更好地进行需求规划和资源调配。鼓励与战略级供应商在技术、研发、市场等方面开展协同创新。第三十七条建立供应商协同平台：利用供应商关系管理（SRM）系统或其他信息化工具，提升沟通效率，共享信息，管理合同，处理订单，反馈问题，提升合作透明度。第三十八条维护供应商关系：关注供应商的合理诉求，帮助解决合作中遇到的困难，增进相互理解和信任。组织应定期开展供应商满意度调查，了解供应商的合作感受。第八章供应商风险管理与合规监控第三十九条风险管理是指对供应商可能存在的各类风险进行识别、评估、控制和监控，以minimizing对组织造成的不利影响。第四十条供应商风险识别：应识别包括但不限于以下风险：（一）供应中断风险：如自然灾害、生产事故、罢工、财务困难等导致无法按时按量供货。（二）质量风险：供应商提供的产品或服务不符合质量标准，导致质量问题。（三）合规风险：供应商违反法律法规、环保要求、社会责任（如使用童工、强迫劳动、歧视）等，给组织带来声誉或法律风险。（四）财务风险：供应商财务状况恶化，无法履行付款义务或存在欺诈行为。（五）信息安全风险：供应商处理组织敏感信息不当，导致数据泄露或安全事件。（六）地缘政治风险：供应商所在地政治不稳定、贸易政策变化等影响供应。（七）技术泄密风险：供应商获取组织的技术秘密或商业秘密。第四十一条风险评估与监控：对识别出的风险进行评估，确定风险等级，并制定相应的风险控制措施和应急预案。建立供应商风险监控机制，定期或不定期对高风险供应商进行重点监控，必要时进行现场审核或委托第三方进行评估。第四十二条合规监控：建立供应商合规管理体系，将合规要求嵌入供应商准入、选择、合同签订、绩效评估等各个环节。定期对供应商的合规状况进行审查，如环境审计、社会责任审计、反腐败合规审查等。第四十三条风险预警与处置：建立风险预警机制，当识别到供应商出现潜在风险时，及时采取措施，如加强沟通、要求其提交改进计划、调整合作策略、寻找替代供应商等。对于发生重大风险事件的供应商，启动应急预案。第九章供应商信息管理与保密第四十四条供应商信息管理是指对供应商的基本信息、资质证明、合同信息、绩效记录、风险信息等数据进行收集、存储、维护、使用和共享的管理。第四十五条建立统一的供应商信息库：由采购管理部门负责建立和维护组织统一的供应商信息库，确保信息的准确性、完整性、及时性和安全性。第四十六条信息安全与保密：供应商信息属于组织的重要商业信息，应设定严格的访问权限，仅授权人员可访问相关数据。与供应商签订保密协议，明确其对其获取的组织信息负有保密义务。严禁任何人员泄露供应商信息。第四十七条数据应用：供应商信息数据应用于供应商准入、评估、选择、绩效管理、风险监控等供应商管理活动中，并为组织决策提供支持。第十章供应商淘汰管理第五十条淘汰是指对于不再符合组织需求、持续表现不佳、存在严重风险或违规行为的供应商，终止与其的合作关系。第五十一条淘汰条件：供应商出现以下情形之一，可考虑淘汰：（一）合同到期未续约，且无续约意向或谈判失败。（二）持续无法满足合同约定的关键绩效指标，经沟通改进无效。（三）发生重大质量问题，造成组织重大损失或声誉影响。（四）提供虚假信息或在合作过程中存在严重不诚信行为。（五）违反法律法规或组织重大合规要求，情节严重。（六）财务状况恶化，明确无法继续履行合同义务。（七）自身经营发生重大变化，无法继续提供所需商品或服务。（八）组织战略调整，不再需要该供应商提供的商品或服务。第五十二条淘汰流程：（一）启动淘汰程序：由采购管理部门根据绩效评估结果、风险监控情况或违规事实，启动淘汰程序。（二）正式通知：向供应商发出正式的淘汰通知，说明理由，并告知后续处理事宜（如剩余订单处理、资产回收、数据交接、费用结算等）。（三）协商与交接：与供应商就淘汰事宜进行协商，妥善处理合同未尽事宜，完成必要的交接工作。（四）档案归档：将淘汰过程的相关文件、记录进行整理归档。（五）评估与总结：对淘汰事件进行评估和总结，分析原因，为未来的供应商管理提供经验教训。第十一章内部控制与审计第五十三条组织应建立与供应商管理相关的内部控制流程，明确各环节的职责、权限和操作要求，确保供应商管理活动规范、高效、风险可控。第五十四条内部审计部门有权对供应商管理规范的执行情况、供应商选择与评估的公平性、合同管理的合规性、绩效评估的客观性、风险监控的有效性等进行定期或不定期的内部审计。第五十五条对内部审计发现的问题，相关责任部门应及时进行整改，并形成书面报告。第十二章持续改进第五十六