人力资源流程运转工作

人力资源流程运转工作汇总我在当前这家生产型企业担任HR主管快四年时间，过去大半年里，公司业务扩张新增了两个事业部，人员规模从三百余人增长到近五百人，我全程牵头负责所有人力资源流程的梳理、落地和日常运转跟进，这段实战下来，我对整个人力流程从前端到后端的运转逻辑、卡点问题都有了更具体的实操感受，所以整理这份工作汇总，把全流程的运转情况、存在问题和后续优化方案都梳理清楚，既方便后续工作调整，也给部门新同事做参考。1人力资源全流程现阶段运转整体情况我们按照员工从入职到离职的全职业生命周期，把人力核心流程拆分为四个衔接紧密的模块，每个模块这段时间的运转具体情况如下。1.1招聘入职流程运转原来我们没有明确提报规则的时候，业务部门经常只说一句“我们部门缺人，赶紧招”，啥关键信息都不给，我们问了这边漏那边，折腾好几天才能启动招聘。现在定了标准化规则，所有用人需求必须走统一提报，明确写清楚岗位归属、现有编制缺口、核心任职要求、期望到岗时间以及薪酬预算范围，我这边第一步先核对公司的整体编制计划，没有超编的需求直接推给招聘组启动招聘，超编的需求需要业务线总裁特批之后才能启动。谈薪发offer之前，我也会再核对一遍薪酬有没有超出预算，避免后续出问题。入职前一天我们就会对接行政做好工位、办公设备的准备，我这边提前给员工开通考勤权限、企业办公系统权限，入职当天带好要求的材料，签劳动合同和相关知情同意书，我们会带员工到部门介绍，拉进所有相关工作群，当天就能上岗工作。这段时间我们一共完成了127份入职流程，其中98%都能按照约定的时间节点走完，只有3份因为业务部门临时调整业务方向取消了需求，中途终止了流程，整体来说运转得还算平稳。1.2试用转正与在岗异动流程员工入职之后，流程就自动进入试用期管理环节，我们要求员工在试用期结束前一周提交转正申请，部门负责人需要针对员工试用期的工作表现给出明确的评估意见，提交给我们之后，我这边会先核对员工试用期的考勤记录、任务完成情况，确认没有不符合转正要求的问题，就走转正审批流程，审批通过之后当天就会调整薪酬、更新员工的岗位信息。如果是调岗、调薪这类在岗异动，不管是部门提出还是员工个人提出，都需要先提交异动申请，写清楚异动的原因、调整后的岗位和薪酬标准，再按照职级走审批，职级在经理以下的异动，部门总监审批完成、我们HR核对合规之后就能生效，经理及以上的异动才需要总经理最终审批。这段时间我们一共走完了89份转正流程、17份调岗流程、12份调薪流程，整体出错率很低，只有刚开始的时候有四五个部门负责人忘了给员工提交评估，耽误了一两天转正时间，后来我们定了提前三天给对接人发提醒的规则之后，就很少再出现这种情况了。其实我自己做下来最深的感受就是，这种常规流程不需要多么复杂的规则，关键就是提前提醒，毕竟业务部门天天扑在业务上，哪能记得住这些小事，我们多费心提个醒，流程就能顺很多。1.3薪酬绩效核算流程薪酬绩效是每个月都要走的核心流程，直接关系到所有员工的切身利益，容不得半点儿马虎。我们现在固定的运转流程是，每个月考勤周期截止之后，考勤专员先导出全公司的考勤数据，核对清楚请假、加班、出差、旷工这些异常考勤，整理好之后发给各个部门对接人核对确认，确认无误交回之后，绩效专员再对接各个部门负责人，收集当月的绩效打分和绩效等级，确认没有争议之后，我这边再核对当月的社保公积金基数调整、各类补贴、奖惩扣款，所有信息核对清楚之后做出完整的工资表，再走审批流程，审批完成之后给出纳安排发薪，发薪之后我们还留了三天的疑问接待期，员工对工资有任何问题都可以找我们核对，我们当天给出回复。这段时间一共走了六次完整的薪酬核算流程，只有一次因为某个业务部门赶项目，绩效打分推迟了一天交，导致发薪晚了半天，我们当时挨个给员工说明情况道歉，后来就把绩效打分的截止时间提前了一天，留出缓冲时间，就再也没出过这种问题了。一直以来我们都要求工资表算完之后必须两个人交叉再核对一遍，就是为了避免出错，毕竟员工出来上班就是为了拿工资，哪怕几十块钱的误差，都会让员工心里不舒服，我们多花半小时核对，就能省去后面很多麻烦，这点我一直跟部门的小姑娘强调，千万不能嫌麻烦。1.4离职办理流程天下没有不散的筵席，员工离职我们也一直都是好聚好散的原则，流程上既要合规也要给员工方便。我们现在的流程是，员工需要提前提交离职申请，转正员工提前三十天，试用期员工提前三天，部门负责人签字确认员工的离职时间之后，我们就会给员工发统一的离职交接清单，需要交接清楚手头的未完成工作、公司配发的办公物品、门禁权限等等，每个对接部门签字确认之后，最后到我这边，核算离职工资，停缴社保公积金，开具离职证明。这段时间一共走完了63份离职流程，大部分都很顺畅，只有个别员工因为找到了新工作急着入职，没办法等满三十天，这种情况我们都会跟部门沟通，如果工作能交接清楚，我们都会同意提前走，不会死卡着天数为难人，只有两三个员工没做交接就走了，我们后续对接部门补完了所有交接材料，也都顺利办完了手续。2流程运转过程中暴露的核心卡点问题虽然这段时间整体流程都能正常运转，但是随着人员规模扩大，原来适配小团队的流程也慢慢暴露出来一些问题，总结下来主要有三个方面。2.1跨部门信息不对称导致流程频繁卡壳我大概统计了一下，这段时间所有延迟完成的流程里，有三成左右都是因为业务部门提交的信息不全，我们需要来回核对询问耽误的时间。比如说提招聘需求的时候，有些对接人图省事，任职要求就写一句“有相关工作经验即可”，不说清楚需要多少年经验，需要掌握什么技能，我们招过来的人不符合业务要求，来回折腾，既浪费招聘的时间，也耽误业务部门用人。还有调岗异动的时候，有些部门只说要把员工调到某个岗位，不说清楚调岗之后的薪酬是多少，什么时候生效，我们流程走到一半只能停下来回去问，一来一回就耽误好几天。2.2核心节点审批效率偏低之前我们不管什么层级的离职、调薪都需要总经理最终签字，总经理经常要出差跑业务，有时候出去十几天，流程就卡在那动不了，之前就有一个急着入职新公司的员工，就因为总经理出差没法签字，我们晚开了一周离职证明，员工跟我们闹了好一顿不愉快，我们也很无奈，制度卡着没办法。2.3线下流程存在不少合规漏洞之前有些小流程我们习惯线下签字，纸质材料存档，有时候时间长了或者行政换了人，材料就找不到了，之前就有一份员工的转正确认单，签字之后找不到了，我们不得不挨个找员工和部门负责人重新签字，折腾了整整两天才弄好。还有个别情况，有些部门跟员工熟，就让员工先上岗干活，后面再补入职流程，等到补流程的时候才发现员工的背景调查有问题，不符合入职要求，弄得进退两难，这些都是线下流程留下的隐患。3后续流程优化的具体方案和推进计划针对这些暴露出来的问题，我结合这段时间的实操经验，整理了对应的优化方案，接下来会分步骤推进落地，具体如下。3.1统一模板固定对接，从源头减少信息差接下来我们会给所有部门的流程对接人做一次完整的流程培训，把每个流程需要提交的信息都做成固定的模板，比如招聘需求模板，就把编制、薪酬、任职要求这些必填项都列出来，不填完整根本提交不了，我们也不会接收流程申请。每个部门固定一个专门的流程对接人，所有人力流程都只对接这个对接人，不用我们挨个找部门负责人，对接人稳定了，对接起来也顺畅很多。另外我还会每周一整理一遍上周没走完的流程，发给各个对接人提醒处理，从制度上把提醒环节固定下来，减少遗忘的可能。3.2分级授权简化节点，打通线上审批提升效率接下来我们会重新梳理审批权限，做分级授权，普通员工的转正、离职、常规调薪，只要部门总监审批完成，我们HR核对合规之后就能生效，不需要再找总经理签字，只有经理及以上管理人员的异动，还有薪酬调整幅度超过固定范围的申请，才需要总经理最终审批。而且我们已经把所有审批都搬到了公司的线上办公系统，哪怕总经理出差在外，拿出手机几分钟就能批完，不会再像之前那样卡流程，这两个月我们已经试行了这个方案，整体审批效率比之前快了整整两天，效果特别好。3.3推进全流程线上归档，补全合规漏洞接下来我们会把从招聘需求提报到离职办结的所有流程，全部搬到线上系统运行，每一个节点的签字、每一份上传的材料都会自动在线存档，永远不会丢，随时需要随时就能调出来看。而且我们会在系统里设置规则，新员工没有走完入职审批，系统自动开不了考勤和办公权限，从源头上杜绝了先上岗后补流程的情况，当然我们也留了特殊情况的绿色通道，真的有紧急需要，可以走总经理特批先开通权限，后续补材料，既保证了合规，也不会耽误事情。总结总的来说，这段时间跟着公司业务扩张跑完整个人力资源流程，我最大的感受就是，人力资源流程不是写在制度里死的东西，它就是为公司业务和员工服务的，必须跟着公司的发展不断调整优化，才能转得顺畅。我们做流程运转，核心就是两个点，一个是要合规，不能出漏洞给公司埋雷，另一个就是要人性化，不能死卡着规则为难员工，也不能让业务部门因为流