企业管理-采购比价资料缺失的情况说明

会计实操文库1/5企业管理-关于采购比价资料缺失的情况说明致：上级主管部门、审计核查、财务监管部门我公司XXXX有限公司（统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX）。在本次财务基础工作专项自查及审计整改核查过程中，发现公司少量历史采购业务存在采购比价资料不齐全、比价过程留痕不足、询价佐证资料缺失的情况。我公司高度重视采购内控管理缺陷，第一时间组织采购部门、财务部门开展全面复盘、溯源核查及专项整改工作。现将相关问题成因、自查情况、整改结果及长效管控措施专项说明如下：一、问题基本情况经专项梳理核查，公司部分零星采购、小额物资采购、紧急运维服务采购业务，存在未完整留存多家询价记录、比价单、价格磋商台账、市场询价截图等采购比价佐证资料的问题。本次发现问题均为采购内控资料归档不规范、过程留痕不完整的管理瑕疵，对应的采购业务真实发生、物资及服务实际落地、采购价格公允合理，不存在虚假采购、虚增成本、违规采购、利益输送及徇私舞弊等实质性违规问题。3、采购过程台账管理不完善公司前期采购内控制度虽有比价要求，但未细化小额采购、应急采购的资料留存标准，缺乏统一的比价台账模板，经办人员资料留存标准不统一、归档口径不一致，导致部分比价资料散落、遗失、未归集入账。4、财务前端审核管控不严财务部门前期审核重点聚焦采购合同、发票金额、付款流程、验收资料的合规性，对采购前置比价流程、询价佐证资料的完整性审核把关不够严格，未严格执行“无比价、不入账、不付款”的审核原则，导致存量问题累积遗留。三、专项整改落实情况针对本次自查发现的采购比价资料缺失问题，我公司坚持立行立改、溯源补正、闭环清零，已全面完成专项整改工作：1、全面排查梳理，建立问题台账对公司往期所有采购业务开展全覆盖自查，逐笔核对采购流程、比价资料、归档台账，统计缺失比价资料的采购明细，建立专项整改台账，逐一明确整改措施、责任人员及完成时限，实现逐项销号管理。2、溯源补全比价佐证资料针对存量缺失比价资料的采购项目，安排专人追溯采购记录、联系原有供应商及备选单位，补充完善市场询价记录、比价说明、价格核查依据、市场行情佐证等资料，对无法回溯的历史项目，已补充完善《采购情况说明》《价格公允性说明》，证实采购价格贴合市场行情、公允合理。3、严格复核校验，确保价格公允对所有缺失比价资料的采购业务重新开展价格复核，对比同期市场价格、行业均价、往期采购单价，确认本次采购价格无偏高采购、无异常定价、无违规溢价情形，采购成本真实合规、公允合理。4、规范归档管理，闭环整改清零将补全的比价资料、价格说明、复核记录与原采购合同、验收单据、发票凭证统一装订归档，完善采购业务全流程资料链条，目前所有存量问题已全部整改清零。四、长效规范管控措施1、完善采购内控制度，细化比价标准修订完善公司采购管理制度，明确大额采购、常规采购、零星采购、应急采购分类比价标准，统一各类采购业务询价、比价、议价流程及资料留存清单，明确无比价资料不得入账付款，从制度层面杜绝资料缺失问题。2、建立采购比价台账常态化管理机制启用标准化采购比价台账，所有采购业务均同步登记比价单位、询价记录、价格差异、选定理由，做到一笔一档、全程留痕、可查可溯，实现采购比价流程规范化、痕迹化、闭环化管理。3、强化财务前置审核把关压实财务审核职责，将采购比价资料完整性纳入付款入账前置审核关口，严格执行“先比价、后采购、全留痕、再归档”的管控流程，杜绝比价资料缺失、流程不完善的采购业务入账付款。4、加强全员采购合规培训定期组织采购、财务、业务经办人员开展采购内控合规培训，强化比价流程、资料留存、内控规范意识，杜绝因认知不足、流程疏忽导致的采购资料不规范问题。五、自查结论及郑重承诺综上所述，本次采购比价资料缺失问题，系公司前期采购内控流程执行不严、小额采购管控薄弱、过程留痕管理不足导致的流程性、管理性瑕疵，对应的采购业务真实有效、采购价格公允合规、物资服务实际履约，不存在虚假采购、违规操作、利益输送、成本虚增等实质性违规问题，目前所有问题已全部整改到位、闭环清零。我公司郑重承诺，后续将严格遵守采购管理及财经内控相关规定，全面规范采购全流程管控，强化采购比价、过程留痕、资料归档精细化管理，坚决杜绝同类问题再次发生，持续夯实财务及采购基础管理工作，主动接受各级主管部门、审计及监管部门监督核查。特此说明！附件：1.采购比价问题整改台