工程资料管理制度

工程资料管理制度一、总则1.1目的为规范工程项目全生命周期资料管理工作，明确各参与方资料管理职责，保障工程资料的真实性、准确性、完整性、可追溯性，满足工程建设、竣工验收、交付运维、改建扩建及审计追责等全流程需求，结合工程建设行业规范及项目实际，制定本制度。本制度适用于本单位所有新建、改建、扩建及检修维修工程项目，参与项目建设的建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位、分包单位及运维管理单位均须严格执行。1.2核心定义工程资料指工程项目从立项、决策、招投标、勘察、设计、施工、监理、验收到交付运维全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像、电子数据等各类形式的记录，具体分为：决策立项文件、勘察设计文件、施工管理资料、施工技术资料、施工物资资料、施工记录资料、施工试验检测资料、监理资料、竣工验收资料、运维资料十大类。二、组织架构与职责划分2.1建设单位建设单位为工程资料总牵头责任单位，设置专职资料管理岗位，配备不少于1名专职资料管理员，项目规模超过10万㎡或合同额超过5亿元的大型项目，配备不少于2名专职资料管理员，主要职责：1.统筹协调各参与方的资料管理工作，制定项目资料管理总体要求，明确资料编制、收集、整理、移交的节点标准；2.负责决策立项、用地规划、工程规划、招投标、造价咨询等建设单位自有资料的收集整理；3.督促勘察、设计、施工、监理单位按规范完成资料编制整理，在项目竣工验收前15天组织资料预验收，预验收不合格的下达整改通知书，整改完成后方可组织竣工验收；4.工程竣工验收后3个月内，完成向单位档案管理部门、城市建设档案馆（以下简称城建档案馆）的资料移交，移交资料合格率需达到100%。2.2勘察设计单位1.勘察单位负责全程收集整理勘察纲要、勘察报告、现场原位测试记录、土工试验记录、点位变更记录等资料，工程勘察外业完成后10天内，形成完整合格的勘察资料，提交建设单位，资料归档率100%；2.设计单位负责整理方案设计、初步设计、施工图设计、设计变更、技术交底、洽商记录等资料，设计变更必须同步形成正式归档资料，每一份设计变更对应归档资料不得缺失，主体结构验收前向建设单位提交完整设计资料。2.3施工单位施工单位为工程施工资料编制整理的责任主体，实行项目经理总负责制，每个项目必须设置1名专职资料员，专业分包单位设置1名兼职资料员，服从总承包单位资料管理统一调度，主要职责：1.随施工进度同步收集整理各类施工资料，做到“完工资料清”，即分部分项工程验收完成后7天内，对应分部分项工程资料必须整理完成；2.负责审核分包单位编制的施工资料，确保资料符合规范要求，统一汇总后移交监理单位审核；3.竣工验收完成后10天内，向建设单位提交符合归档要求的完整施工资料，包含纸质版与电子版，纸质资料组卷合格率不低于98%。2.4监理单位监理单位设专职资料管理员，负责监理规划、监理实施细则、监理通知单、工程暂停令、复工令、旁站记录、平行检验记录、监理月报、监理工作总结等资料的收集整理，对施工单位报送的施工资料进行审核签认，每季度对施工资料整理情况进行一次全面检查，出具资料检查意见书，存在问题要求限期整改，竣工验收前完成监理资料整理，移交建设单位。2.5档案管理部门单位档案管理部门负责接收建设单位移交的竣工档案，进行分类入库保管，建立电子检索目录，档案入库合格率100%，负责提供档案查询利用服务，定期对库存档案进行抽检，抽检比例不低于年度入库档案的10%，确保档案存储安全。三、工程资料编制要求3.1基本要求1.工程资料必须真实反映工程实际情况，严禁伪造、篡改、事后补造虚假资料，所有签字必须为本人手写签字，不得代签，不得打印签名，所有盖章必须为单位鲜章，不得使用复印章；2.工程资料应为原件，确需使用复印件的，必须加盖提供单位鲜章，注明原件存放处、复印日期，由经办人签字，复印件不得超过资料总份数的5%；3.纸张采用A4规格纸，图纸采用国家标准图幅，文字采用国家标准简体汉字，数字采用阿拉伯数字，计量单位采用国家法定计量单位；4.书写材料采用蓝黑墨水、碳素墨水，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水等易褪色材料，电子资料格式符合归档要求，不得存储在涉密设备中，不得使用非正版编辑软件。3.2分类编制标准3.2.1决策立项文件包含项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、立项申请、选址意见书、用地预审意见、环境影响评价报告及批复、节能评估报告及批复，所有批复文件必须为原件，完整保存审批机关公章与审批日期。3.2.2勘察设计文件1.勘察文件：勘察位置图、勘探点平面布置图、工程地质剖面图、原位测试成果表、室内试验成果表、水文地质资料、勘察报告，每一个勘探点对应记录必须完整，不得缺项漏项；2.设计文件：规划批准文件、设计说明书、施工图、设计变更通知单、工程洽商记录，设计变更必须标注变更原因、变更部位、变更工程量，涉及结构安全的变更必须附计算书，每份设计变更必须有建设、设计、施工、监理四方签认。3.2.3施工管理资料包含中标通知书、施工合同、分包合同、项目部组织机构及人员岗位职责、施工管理人员资质证书、施工许可证、工程开工报审表、开工报告，施工管理人员资质证书必须在有效期内，项目经理、技术负责人、安全员、质检员等关键岗位人员证书必须加盖单位鲜章。3.2.4施工技术资料包含施工组织设计、专项施工方案、技术交底、图纸会审记录、设计变更洽商，施工组织设计必须有施工单位技术负责人审批签字、单位公章，监理单位总监理工程师审核签字，超过一定规模的危大工程专项方案必须有专家论证意见，所有技术交底必须分级进行，交底人与被交底人必须签字确认，留存完整交底记录。3.2.5施工物资资料1.进场物资必须附带质量证明文件，包括出厂合格证、性能检测报告、厂家生产资质，进场后按规定进行见证取样复试，每批次进场物资对应一份质量证明文件，一份复试报告，不得混批归档；2.钢材、水泥、防水材料、节能材料等主要物资，复试报告必须由具备相应资质的第三方检测机构出具，试验资质证书复印件必须附在试验报告首页，不合格物资必须有退场记录，监理单位签认的不合格处理记录，严禁不合格物资资料混入合格资料归档。3.2.6施工记录资料1.地基验槽记录：必须标注基坑尺寸、标高、土质类型、地基处理情况，附基坑平面示意图、截面图，勘察、设计、施工、监理四方单位项目负责人共同签认；2.隐蔽工程验收记录：必须标注隐蔽部位、材质、规格、数量、施工做法，附隐蔽部位现场照片，照片分辨率不低于300dpi，标注拍摄时间、部位，施工、监理单位现场质检员、专业监理工程师共同签认，涉及结构隐蔽的必须邀请设计单位参加签认；3.交接检查记录：不同施工单位之间工序交接必须填写交接记录，移交单位、接收单位、监理单位三方签认，注明交接时间、交接部位、质量情况，签认率100%；4.沉降观测记录：沉降观测点布置符合规范要求，首次观测必须进行两次复核，施工期间每增加1-2层观测一次，竣工后第一年观测不少于4次，第二年不少于2次，第三年起每年不少于1次，观测精度达到二等水准测量要求，所有观测数据原始记录完整，不得涂改。3.2.7施工试验检测资料1.混凝土试块抗压强度试验：每100盘相同配合比混凝土取样不少于1次，连续浇筑超过1000m³时每200m³取样不少于1次，每次取样留置一组标准养护试块，同条件养护试块留置组数根据实际需要确定，试块试验报告完整，强度评定符合规范要求，不合格试块必须有回弹或钻芯检测报告，不合格处理记录完整；2.钢筋连接试验：焊接接头每300个为一批，机械连接每500个为一批，每批抽样试验一次，接头试验不合格必须加倍抽样，不合格处理记录归档；3.土方压实试验：环刀法试验每100-500㎡取1点，灌砂法每200-500㎡取1点，每个基坑不少于1点，压实系数符合设计要求，试验报告完整。3.2.8监理资料监理规划由总监理工程师主持编制，监理单位技术负责人审批签字；监理实施细则按专业编制，包含工程特点、监理流程、监理要点、控制措施；旁站记录真实记录旁站部位、施工时间、施工内容、人员到位情况、发现问题及处理情况，每一个旁站部位对应一份完整旁站记录；监理通知单要求施工单位整改必须有回复单，闭环率100%。3.2.9竣工验收资料包含单位工程竣工验收报审表、单位工程质量竣工验收记录、单位工程质量控制资料核查记录、单位工程安全和主要使用功能核查及抽查结果记录、单位工程观感质量检查记录、竣工验收报告、工程质量保修书，所有验收记录参与验收单位必须签字盖章，验收结论明确，不得模糊表述。3.2.10电子工程资料电子资料应当与纸质资料内容一致，文件格式为：文档采用PDF/A格式，图纸采用DWG或PDF格式，照片采用JPEG格式，视频采用MP4格式，电子资料应当包含元数据，记录文件创建时间、修改时间、创建单位、责任人，加密电子资料必须提供解密密钥，存储在不可改写的光盘或移动硬盘中，一式两份分别存储。四、资料收集与整理流程4.1收集要求1.工程资料实行“谁形成、谁收集”的原则，各责任单位按职责分工同步收集，严禁滞后收集，施工资料必须随施工进度收集，不得在竣工验收前一次性补做；2.所有工程资料收集必须完整，涵盖从项目启动到交付运维的全部过程，不得遗漏任何分部、分项工程资料，不得遗漏任何变更、洽商、试验记录；3.对重要的声像资料，必须标注工程项目名称、拍摄时间、拍摄部位、主要内容，由拍摄人签字后归档。4.2整理组卷要求1.组卷遵循工程建设程序，按专业、分部、分项工程分类组卷，建设单位资料按前期、勘察设计、施工、监理、竣工验收顺序组卷；施工单位按施工管理、施工技术、施工物资、施工记录、试验检测、竣工验收顺序组卷，每卷厚度不超过25mm，图纸卷厚度不超过40mm；2.卷内资料排列顺序为：封面、卷内目录、资料正文、卷内备考表，封面标注工程项目名称、卷号、专业、分部工程名称，卷内目录标注每份资料的序号、文件编号、文件名称、形成日期、页码，页码标注在资料右下角，空白页不标注页码；3.卷内备考表标注卷内资料份数、页数，组卷单位、组卷人、组卷日期，注明资料有无缺损、修改情况；4.竣工图整理要求：凡施工图结构、工艺、平面布置有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图，竣工图加盖竣工图章，竣工图章尺寸为50mm×80mm，包含施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人、编制日期，监理单位名称、现场监理、总监理工程师，所有内容填写完整，签字齐全，竣工图章加盖在蓝图右下角标题栏空白处，不得覆盖图纸内容。五、资料审核与审批流程1.施工单位资料员收集整理完成分部分项工程资料后，首先由施工单位项目部技术负责人审核，审核内容包括资料完整性、真实性、签字盖章合规性，审核合格后签字，报送监理单位；2.监理单位专业监理工程师对施工单位报送的资料进行审核，重点审核物资质量、试验结果、隐蔽验收记录，审核合格后签字，报送总监理工程师签认，不合格资料退回施工单位整改，整改完成后重新报送；3.单位工程完工后，施工单位完成全部资料整理，由施工单位技术负责人、质量负责人审核签字，加盖单位公章后报送监理单位，监理单位总监理工程师组织监理工程师全面审核，出具监理审核意见，合格后报送建设单位；4.建设单位在竣工验收前组织城建档案馆、勘察、设计、施工、监理单位进行竣工预验收，对全部工程资料进行检查，资料检查合格的出具《工程资料预验收合格通知书》，不合格的出具整改通知书，要求责任单位在15天内完成整改，重新组织预验收。六、资料移交与归档管理6.1内部移交施工单位在竣工验收合格后10天内，将完整施工资料移交总承包单位，总承包单位审核合格后7天内移交监理单位，监理单位整理完成本单位监理资料后7天内，一并移交建设单位，建设单位收到全部资料后，组织专人核对，核对内容包括：资料总份数、组卷质量、签字盖章情况，核对无误后，由交接双方填写《工程资料交接单》，注明交接日期、资料卷数、交接人签字，双方各留存一份。6.2向城建档案馆移交按照《城市建设档案管理规定》要求，建设单位在工程竣工验收后3个月内，向项目所在地城建档案馆移交符合要求的竣工档案，移交资料符合下列要求：1.原件数量符合城建档案馆要求，一般不少于一套完整原件；2.组卷符合城建档案馆规范，卷盒统一采用无酸档案盒，标注项目名称、卷号、专业；3.同时移交符合要求的电子档案，电子档案与纸质档案内容一致；4.移交完成后领取城建档案馆出具的《工程档案验收认可文件》，作为竣工验收备案的必备资料。6.3单位内部归档建设单位移交城建档案馆后，留存一套完整工程档案，移交单位档案管理部门归档，归档流程：1.建设单位项目资料管理员填写《档案入库审批单》，附档案目录，报建设单位项目负责人签字审批；2.单位档案管理部门核对档案数量、内容，符合归档要求后办理入库手续，建立电子档案检索目录，目录包含项目名称、档案编号、存放位置、形成时间、责任单位，检索准确率达到100%；3.纸质档案存放在符合防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫要求的档案库房，库房温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，定期进行检查，每半年检查一次，发现问题及时处理；4.电子档案一式两份，分别存储在不同存储设备中，定期进行备份，每年备份一次，防止数据丢失。七、资料借阅与利用管理1.单位内部人员借阅工程档案，填写《档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、部门、档案名称、档案编号、借阅日期、用途，由部门负责人签字批准，档案管理员办理借阅手续，借阅期限不超过15天，需要续借的办理续借手续，续借期限不超过10天；2.外部单位借阅工程档案，凭单位介绍信，注明借阅用途、借阅人身份信息，经单位分管领导批准后方可借阅，一般只提供复印件，确需借阅原件的，借阅期限不超过7天，到期必须归还；3.借阅档案不得涂改、勾画、裁剪、损坏、转借，严禁擅自带出规定借阅场所，违者按档案价值的2-5倍予以赔偿，情节严重的追究法律责任；4.工程档案利用完成后，档案管理员及时收回档案，检查档案完好情况，放回原存放位置，做好归还记录。八、质量考核与责任追究8.1质量考核1.单位每季度组织一次工程资料管理专项检查，检查对象为在建项目的各责任单位，检查内容包括资料同步性、完整性、真实性、组卷质量，采用百分制评分，90分以上为优秀，75-89分为合格，75分以下为不合格；2.检查结果纳入参建单位信用考核，连续两次检查优秀的给予通报表扬，在后续招投标中给予加分，一次不合格给予通报批评，限期整改，连续两次不合格的，扣除一定比例的工程