监理例会组织实施细则

监理例会组织实施细则第一章总则1.1目的依据为规范建设工程项目监理例会的组织流程、明确各方职责、提高会议决策效率、确保项目进度、质量、安全、投资目标受控，根据《建设工程监理规范》GB/T50319-2013、《建设工程项目管理规范》GB/T50326-2017、项目施工合同、监理合同及项目建设单位相关管理制度，制定本细则。1.2适用范围本细则适用于新建、改建、扩建的房屋建筑、市政基础设施、交通水利等各类建设工程项目的例行监理会议组织实施，专题监理会议、专项协调会议可参照本细则部分条款执行。1.3基本原则监理例会组织应遵循“准时高效、问题导向、闭环管理、权责清晰”的原则，所有参会人员须严格遵守会议纪律，会议决议须明确责任主体、完成时限、验证标准，确保各项问题可追溯、可落地、可验证。第二章各方职责划分2.1监理单位职责1.负责监理例会的全流程统筹：包括会议周期确定、会议通知发布、会议签到组织、会议记录撰写、会议纪要签发、决议事项跟踪验证，对会议组织质量和决议落地效果承担监理责任。2.会前3个工作日完成上次例会决议落实情况核查，梳理现场进度、质量、安全、投资等方面存在的突出问题，形成书面核查材料提前送达参会各方。3.会议过程中主持议题讨论，把控会议节奏，对争议事项提出监理专业意见，引导各方形成可落地的共识，避免无意义争论。4.会后24小时内完成会议纪要初稿，征求各方意见后1个工作日内完成签发，定期跟踪决议事项完成情况，对逾期未完成事项及时下达监理通知并上报建设单位。2.2建设单位职责1.负责提供项目决策支持，对涉及设计变更、投资调整、工期顺延、资源协调等重大事项及时作出明确答复，避免因决策滞后影响项目推进。2.派专人参会，反馈甲方供应材料设备到场计划、前期手续办理进展、外部协调（如市政配套、周边关系、行政审批）等相关信息，及时回应施工单位、监理单位提出的需甲方协调的问题。3.监督监理例会组织质量，对会议流程不规范、决议不明确、跟踪不到位的情况及时提出整改要求，对未按要求落实决议的责任单位按合同约定进行考核。2.3施工单位职责1.总承包单位项目负责人、技术负责人、生产经理、安全负责人、质量负责人必须参会，各分包单位负责人按会议通知要求参会，不得随意委派无决策权的人员参会。2.会前2个工作日提交本次会议汇报材料，内容包括：上次例会决议完成情况（未完成事项须说明原因及整改措施）、本期进度完成情况与偏差分析、下期进度计划及保障措施、质量安全问题整改情况、需协调的事项（含设计、甲方、监理、其他分包单位配合需求）、材料设备进场计划、人员机械配置情况等。3.如实汇报现场实际情况，对提出的问题主动提出解决方案，严格落实会议决议，按要求及时向监理单位反馈决议完成情况及佐证材料。2.4设计单位职责1.按会议通知要求派相关专业设计负责人参会，及时答复施工单位提出的图纸疑问、技术参数确认、设计变更需求等问题，对不能当场答复的问题明确答复时限，原则上不超过3个工作日。2.对涉及设计优化、技术方案调整的事项，参会人员需现场给出初步意见，会后按内部流程完善审批后及时反馈，确保不影响现场施工进度。2.5其他参会单位职责勘察单位、检测单位、材料设备供应商、市政配套单位等按会议通知要求参会，及时回应相关问题，落实涉及本单位的决议事项。第三章会议筹备管理3.1会议周期与时间1.常规监理例会每周召开1次，固定于每周五下午14:00-16:00召开，遇法定节假日或重大特殊情况可提前1天调整时间并通知各方。2.项目进入主体结构封顶、装饰装修交叉作业、竣工验收等特殊阶段，可根据建设单位要求调整为每3天召开1次专项协调例会。3.单次会议时长原则上控制在2小时以内，确有大量复杂议题需讨论的，可提前发布补充通知延长时长或分批次召开专题会议。3.2参会人员要求参会单位必到人员可选参会人员请假要求建设单位项目负责人、现场代表成本、采购负责人确需请假的须提前1天向监理单位请假，并委托具备同等决策权的人员参会监理单位总监理工程师、各专业监理工程师监理员、资料员总监理工程师请假须提前1天告知建设单位，委托总监理工程师代表主持会议总承包单位项目经理、技术负责人、生产经理、安全总监、质量总监资料员、各施工班组长项目经理请假须提前1天向建设单位、监理单位书面请假，委托项目执行经理参会分包单位分包单位项目负责人分包技术、安全负责人按监理通知要求参会，请假须提前1天向总承包单位、监理单位报备设计单位对应专业设计负责人项目总设计师按监理通知要求参会，请假须提前1天向建设单位、监理单位报备1.监理单位会前准备：会前3天完成上次例会决议事项核查，形成《上次例会决议落实情况核查表》，明确已完成、未完成事项，未完成事项标注滞后时长、原因及初步处理建议，提前1天发送至参会各方。梳理本周现场检查发现的质量问题、安全隐患、进度偏差、投资控制问题，形成《现场问题汇总表》，附现场照片、检查记录等佐证材料。收集各方提交的会议议题，整理会议议程，提前1天随会议通知一并发送，会议议程需明确每个议题的汇报单位、预计时长、讨论目标。2.施工单位会前准备：按要求编制《施工单位周汇报材料》，数据须准确真实，进度完成情况需与计划对比，偏差率超过10%的须详细说明原因并提出纠偏措施；质量安全问题需附整改前后对比照片、验收记录。需协调的事项提前分类列明，涉及设计问题的需附图纸疑问清单，涉及其他单位配合的需明确配合内容、完成时限要求，避免会上临时提出无准备的议题。提前将汇报材料报送监理单位审核，不合格的材料须在会前12小时内修改重报，未按时提交汇报材料的不得在会上汇报临时议题。3.建设单位会前准备：会前1天梳理需在会上通报的甲方决策事项、外部协调进展、甲供材到场计划等内容，提前告知监理单位纳入会议议程。对施工单位、监理单位提出的需甲方决策的重大事项，会前提前组织内部沟通，形成初步意见，避免会上久议不决。3.4会议通知要求1.常规例会提前1天通过工作群、邮箱、书面形式发布通知，通知内容包括：会议时间、会议地点、参会人员、会议议程、需携带的资料、注意事项。2.涉及设计交底、专项方案讨论、重大问题协调的特殊例会，提前3天发布通知，并附相关参考资料，便于参会人员提前准备意见。第四章会议召开流程4.1签到与纪律核查1.会议开始前10分钟完成签到，签到表由监理单位统一制作，参会人员须本人签字，不得代签，签到表作为会议纪要附件存档。2.监理单位现场核查参会人员资格，对未按要求参会且未提前请假的，当场记录并纳入会议考核内容，迟到超过10分钟的需说明原因，无故缺席的由监理单位下达工作联系单通报批评。3.会议开始前由主持人宣布会议纪律：所有参会人员须将手机调至静音或震动状态，不得随意接打电话、中途离场，讨论问题不得人身攻击，不得偏离议题，无决策权人员不得随意发表意见。4.2会议议程及管控要求会议按照固定议程有序推进，每个议程严格控制时长，主持人对超时讨论及时提醒，无效讨论直接叫停，确保会议效率。1.第一项：上次例会决议落实情况通报（15分钟）总监理工程师或监理工程师代表通报上次例会决议事项核查结果，逐一说明已完成事项的验证情况，未完成事项的滞后原因、责任单位，听取责任单位的整改说明，各方共同确认未完成事项的整改时限及处罚建议。对连续2次未完成决议且无合理理由的责任单位，当场明确按合同约定的违约条款进行处罚，处罚金额原则上不低于1000元/项，纳入当月进度款支付考核。2.第二项：施工单位汇报（30分钟）总承包单位项目经理或生产经理按汇报材料逐一汇报，内容包括：本周进度实际完成情况：明确总进度计划节点完成率、本周计划完成率，偏差超过10%的说明原因，提出下周纠偏措施，明确增加的人员、机械、材料投入计划。质量安全管理情况：通报本周质量检查合格率、安全隐患整改率，未整改到位的问题说明原因，提出下周质量安全管控重点及保障措施。需协调事项：依次提出需设计单位答复的图纸问题、需建设单位协调的外部事项、需其他分包单位配合的工作，每项诉求明确具体要求及完成时限。专业分包单位依次汇报本分包范围的工作进展及需协调事项，汇报时间控制在5分钟/单位以内。3.第三项：监理单位通报（20分钟）各专业监理工程师分别通报本周现场管控情况：进度管控：对比总进度计划、周进度计划，明确进度偏差影响的后续节点，提出具体纠偏要求，明确施工单位须落实的资源配置指标，如人员数量、机械台班、材料到场时间。质量管控：通报本周质量检查发现的突出问题，如钢筋绑扎合格率、混凝土强度抽检结果、防水施工质量问题等，明确整改要求、整改时限、验收标准，对反复出现的质量通病提出专项整改要求。安全管控：通报本周安全隐患排查结果，明确重大安全隐患（如临边防护不到位、起重机械故障、临时用电不规范）的整改要求，对存在严重安全风险的施工区域明确停工整改要求，对安全管理不到位的班组提出处罚建议。投资管控：通报本周工程签证、进度款申报的审核情况，明确不符合要求的签证整改要求、进度款申报资料完善要求，说明当月进度款支付的预计时间及扣除款项明细。总监理工程师总结监理意见，对施工单位提出的需监理协调的事项当场答复，明确后续工作的监理管控重点。4.第四项：设计单位答复（15分钟）设计单位专业负责人逐一答复施工单位、监理单位提出的图纸疑问、技术问题，能当场明确的当场给出书面答复意见，不能当场答复的明确答复时限，最长不超过3个工作日，对涉及设计变更的说明变更流程及预计出具时间。5.第五项：建设单位发言（15分钟）建设单位项目负责人通报前期手续办理、甲供材到场计划、外部协调进展等情况，答复施工单位、监理单位提出的需甲方协调的问题，对项目进度、质量、安全管理提出具体要求，对会议讨论的重大事项作出决策。6.第六项：决议事项确认（25分钟）主持人逐一梳理本次会议形成的所有决议事项，明确每项决议的责任单位、配合单位、完成时限、验证标准，所有责任单位当场确认无异议后纳入会议纪要，对存在争议的事项各方充分协商后达成一致，无法达成一致的明确后续协调路径及时间要求，不得搁置无结论。4.3争议事项处理规则1.涉及技术问题的争议，优先以设计单位、监理单位的专业意见为准，确有不同意见的由建设单位组织专家论证后确定，论证时间原则上不超过5个工作日。2.涉及责任划分的争议，以合同约定、现场签证、监理记录为依据，监理单位负责公平公正界定责任，责任单位有异议的可提供佐证材料申请复核，复核期间不影响决议的临时执行。3.涉及工期、投资调整的争议，建设单位3个工作日内组织各方核算后给出明确结论，避免影响后续施工。第五章会议纪要与归档管理5.1纪要编制要求1.监理单位安排专人负责会议记录，记录须客观、准确、完整，如实反映各方发言核心内容，重点记录决议事项、责任主体、时限要求，不得遗漏关键信息。2.会后24小时内完成会议纪要初稿，纪要内容包括：会议时间、会议地点、参会人员（附签到表）、上次决议落实情况、本次会议讨论的主要内容、本次决议事项清单、存在的问题及后续要求。3.决议事项清单须采用表格形式，格式如下：序号决议内容责任单位配合单位完成时限验证标准备注1完成1#楼负一层钢筋绑扎整改总包单位监理单位X年X月X日钢筋间距、锚固长度符合规范要求，监理验收合格2答复2#楼外墙保温图纸疑问设计单位建设单位X年X月X日出具正式书面答复意见并加盖公章1.纪要初稿完成后12小时内发送至所有参会单位征求意见，各方对纪要内容有异议的须在收到初稿后12小时内以书面形式反馈至监理单位，逾期未反馈视为无异议。2.监理单位根据反馈意见修改完善后，由总监理工程师签发，签发时间不得超过会后第2个工作日。3.纪要签发后报送建设单位、发至所有参会单位，纸质版须加盖项目监理部公章，电子版同步上传至项目工作共享平台。5.3资料归档要求1.监理单位负责监理例会全套资料的归档管理，归档资料包括：会议通知、签到表、各方汇报材料、会议记录、会议纪要、意见反馈记录、决议事项验证资料。2.资料按月度整理成册，纳入项目监理档案，项目竣工后随监理资料一并移交建设单位存档，归档资料保存期限符合工程档案管理要求，房屋建筑工程保存期限不少于工程设计使用年限，市政工程不少于15年。第六章决议跟踪与考核管理6.1跟踪验证要求1.监理单位建立《监理例会决议跟踪台账》，安排专人负责跟踪每项决议的落实情况，在决议完成时限前1天提醒责任单位，到期后24小时内完成现场验证。2.责任单位完成决议事项后须向监理单位报送完成佐证材料，包括整改照片、验收记录、相关文件等，监理单位现场核查合格后在台账上标记“已完成”，不合格的下达整改通知要求重新整改，整改时限原则上不超过2个工作日。3.对涉及多个单位配合的决议事项，监理单位负责协调配合单位按时提供支持，因配合单位延误导致决议未按时完成的，追究配合单位责任。6.2逾期处理规则1.决议事项逾期未完成且无合理理由的，监理单位第一时间下达《监理工程师通知单》，要求责任单位提交整改方案，明确整改时限及保障措施，同时扣除当月进度款的0.5%-1%作为违约金，单个事项违约金不低于1000元。2.连续2次逾期未完成的，总监理工程师下达《工程暂停令》（针对责任范围内的施工区域），并约谈责任单位公司负责人，约谈记录纳入项目诚信档案。3.逾期超过7天且严重影响项目总进度的，建设单位有权按合同约定追究责任单位的违约责任，情节严重的启动清退流程。6.3考核管理1.参会纪律考核：无故缺席会议的，处罚责任单位2000元/次；迟到超过10分钟的，处罚500元/次；委托无决策权人员参会且无法答复问题的，处罚1000元/次；违反会议纪律随意接打电话、扰乱会议秩序的，处罚500元/次。2.决议落实考核：未按时完成决议事项的，每项处罚1