2026年印章使用管理实施办法

2026年印章使用管理实施办法目录1.总则2.职责划分3.具体管理内容4.违规约束与处理5.申诉机制6.附则7.附件1.总则1.1制定目的为规范公司全体系印章的制发、保管、使用、销毁全流程管理，防范用印法律风险、经营风险，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国社会保险法》及公司各项规章制度，结合2026年公司数字化办公升级要求，制定本办法。1.2适用范围本办法适用于公司总部、所有全资子公司、控股子公司、分公司、外派项目机构（以下统称“各单位”）。纳入管理的印章包括但不限于：实体类的公章、法定代表人签章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、部门业务章、钢印，以及与实体印章具备同等法律效力的电子印章、电子签章系统权限。1.3基本原则印章管理坚持“统一备案、分级负责、审用分离、全程留痕”原则：所有印章均需在总部行政部统一备案；各单位按权属层级承担本单位印章管理主体责任；用印审批人与印章保管人不得为同一人；所有用印行为全流程可追溯、可核查。2.职责划分2.1执行部门（1）总部行政部为全公司印章管理牵头执行部门：负责统筹全公司印章的刻制、印模备案、停用封存、销毁工作；负责总部公章、法定代表人签章的日常保管、使用、登记工作；负责定期组织全公司印章管理培训；负责修订完善印章管理制度。（2）各单位财务部门为财务类印章（财务专用章、发票专用章）的执行管理部门，负责本单位财务类印章的日常保管、使用、登记，接受总部行政部、财务部的双重管理。（3）总部及各单位法务部门为合同专用章的执行管理部门，负责本单位合同专用章的日常保管、使用、登记，接受总部行政部、法务部的双重管理。（4）各部门、各分子公司负责人为所属单位印章管理第一责任人，负责审批本单位用印申请，监督本单位印章保管人依规履职。（5）印章保管人需为公司转正满1年、无违规违纪记录的正式员工，不得由试用期员工、劳务派遣人员、外包人员担任，需签订《印章保管责任书》（见附件1），明确保管责任。2.2监督部门总部审计监察部为全公司印章管理的唯一监督部门：负责每季度抽查各单位印章管理情况，每年开展1次全公司印章管理专项审计；负责受理印章违规使用的举报、调查；负责监督违规处理决定的落地执行。3.具体管理内容3.1印章刻制与备案（1）印章刻制仅可在以下场景发起：新单位注册成立、新部门设立、原有印章磨损无法使用、原有印章遗失补办、业务新增需刻制专项业务章。除此之外不得随意申请刻制印章。（2）刻制印章需通过OA系统提交《印章刻制申请》，注明刻制原因、印章类型、使用范围，经申请部门负责人、分管领导、行政部负责人审批通过后，由行政部统一对接具备资质的刻章机构刻制，任何单位、个人不得私自刻制任何类型的公司印章。（3）印章刻制完成后，行政部需留存2份印模归档，同步在印章管理台账登记印章编号、启用时间、保管人信息，再移交至对应保管人签收。电子印章的权限开通需与实体印章刻制走相同审批流程，印模与实体印章完全一致，权限仅可开放给对应印章保管人。3.2印章保管要求（1）所有实体印章需存放在带锁的保险柜/密码柜中，不得随意放置在办公桌面、敞开式抽屉等无安保措施的区域；电子印章的账号密码需由保管人单独保管，不得转借他人，密码每3个月更换一次。（2）印章原则上不得带离办公场所，确因外勤办事需携带印章外出的，需提交《印章外带申请》，注明外带事由、往返时间、陪同人员，经部门负责人、行政部负责人审批通过后方可带出，外带期间需由2名及以上正式员工共同陪同，全程共同监管印章使用，不得在申请事由之外的文件上盖章，返回后1个工作日内归还印章并登记使用情况。（3）印章保管人临时离岗超过1天的，需向部门负责人申请指定临时保管人，做好交接登记；保管人调岗、离职的，需在调岗/离职审批完成前完成印章移交，由行政部派员监交，三方签字确认移交台账后，方可办理后续离职/调岗手续，未完成移交的不得结算工资、出具离职证明，符合《劳动合同法》离职交接相关规定。（4）印章遗失的，保管人需第一时间向行政部、审计监察部报备，由行政部办理登报挂失、作废手续，同步启动新章刻制流程，隐瞒不报的由保管人承担全部责任。3.3用印审批流程所有用印申请均需通过OA系统提交，上传用印文件完整版本、相关佐证材料，不得线下口头申请，紧急情况需先行用印的，需经行政部负责人口头同意，使用后2个工作日内补全全部审批手续，具体审批权限如下：（1）行政类用印（在职/离职证明、介绍信、对外报送的行政类报表、公司发文等）：由申请人部门负责人审核，行政部负责人审批；涉及员工社保、公积金缴纳、待遇申领等内容的用印，需同步经人力资源部负责人审核，符合《社会保险法》相关规定。（2）合同类用印（各类业务合同、合作协议等）：由申请人部门负责人审核，法务部合规审核，业务分管领导审批；单笔金额超过100万元的重大合同需经总经理审批。（3）财务类用印（支票、票据、报税材料、财务报表等）：按公司财务管理制度要求，经部门负责人审核、财务负责人审批。（4）重大事项用印（对外投资、融资、担保、股权变更等文件）：需经法务审核、总经理、董事长审批。（5）严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信、未填写完整的授权委托书上加盖任何印章，所有用印文件内容需与审批通过的版本完全一致，印章保管人核对内容不一致的，有权直接拒绝用印。3.4用印登记与归档（1）实体印章使用后，保管人需在《用印登记台账》（见附件2）登记用印日期、申请人、用印事由、用印份数、审批人、盖章人信息，同步留存1份用印文件复印件归档，电子用印由系统自动记录操作日志，不可篡改。（2）用印归档材料保存期限不低于5年，涉及未结清债权债务、未完结法律纠纷的用印材料需永久保存。3.5印章停用与销毁（1）单位注销、部门撤销、印章更换后，旧印章需在10个工作日内交回行政部封存，任何单位、个人不得私自留存已停用的印章。（2）封存满3年的停用印章，行政部可发起销毁流程，提交《印章销毁申请》（见附件3），经行政部负责人、审计监察部负责人审批通过后，由2名以上工作人员共同监销，销毁时需拍摄照片、视频留存归档，不得私自丢弃、转卖印章。4.违规约束与处理4.1奖励情形（1）印章保管人全年无违规用印记录、台账完整清晰的，年终考核可直接评为良好及以上等次，给予相当于1个月绩效工资的额外奖励，优先参与年度优秀员工评选。（2）员工发现违规用印行为及时上报、制止，避免公司经济损失、名誉损失的，经审计监察部核实后，给予500-20000元的现金奖励，奖励金额按避免损失金额的1%-5%核算，最高不超过2万元，可同步给予记功奖励。4.2违规处理所有违规处理结果均同步录入员工个人绩效档案，处理标准符合《劳动合同法》及公司规章制度要求：（1）轻微违规（未造成经济损失、名誉损失）：包括未按规定登记用印台账、审批手续不全用印、未按要求保管印章未造成遗失的，给予责任人通报批评，扣除当月绩效的10%。（2）较重违规（未造成损失但存在风险隐患）：包括私自外带印章、在空白文件上盖章、私自转借印章权限、印章遗失隐瞒不报的，给予责任人记过处分，扣除季度绩效的30%，可同步予以调岗处理。（3）严重违规（造成经济损失或名誉损失）：包括私自刻制印章、使用印章谋取个人利益、违规用印造成公司被投诉、诉讼、经济损失的，公司有权按照《劳动合同法》第39条规定解除劳动合同，无需支付经济补偿，同时责任人需承担损失赔偿责任，涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。（4）用印审批人违规审批、监督部门发现违规未及时处置的，与直接责任人承担同等责任。5.申诉机制（1）当事人对违规处理决定不服的，可在收到处理通知之日起5个工作日内，向审计监察部提交书面申诉材料，附相关佐证证据，逾期未申诉的视为认可处理决定。（2）审计监察部收到申诉材料后，需在10个工作日内开展独立复查，出具最终复查结论并告知申诉人，申诉期间不停止原处理决定的执行。6.附则（1）本办法自2026年1月1日起正式实施，此前发布的印章管理相关办法同步废止。（2）本办法未尽事宜，参照国家相关法律法规、公司其他规章制度执行。（3）本办法由总部行政部负责解释。7.附件附件1：《印章保管责任书》模板内容包括：印章名称、印章编号、保管人姓名、保管期限、保管人职责、违规责任约定、签字栏（保管人、部门负责人、监签人）。附件2：《用印登记台账》模板内容包括