高校基层部门如何开展档案管理工作

高校基层部门如何开展档案管理工作

成都理工大学档案馆

副研究馆员：乔建勤1从以下七个方面讲解:一、高校档案工作的地位和作用二、高校档案工作的现行法规三、高校档案管理的内容四、高校档案的收集和整理五、学生档案管理六、如何维护档案的完整与安全2一、高校档案工作的地位和作用1、高校档案的定义：是指高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。3一、高校档案工作的地位和作用

2、高校档案的作用

（1）具有贮藏高校文化的作用

档案自古以来就是人类社会的一种信息或贮存的形式，即档案记录着、积累着高校各种文化，是一种文化资源；

（2）具有教育的作用真实记录了高校的教学、科研、党政管理等方面的情况，是对师生员工进行校史、校情、爱校教育的真实生动的教材。

4一、高校档案的作用与地位

（3）为教学科研服务的作用。高校要加快全面发展一刻也离不开管理，而档案作为一种管理工具对任何工作都具有基础作用，同时高校档案对于学校的教学、科研、行政管理具有重要的参考和凭证价值。（4）资政决策功能。高校档案馆保存了高校诞生和发展过程中的各种活动的历史纪录，其中凝聚了高校诞生和发展过程的经验和智慧，它可以让后人了解学校从事政务的经验和教训，通过这些档案对于保证高校决策正确，提高工作质量和效率具有重要的借鉴作用。

5一、高校档案的作用与地位

3、高校档案工作与高校评估的关系（1）档案资源是高校评估工作的基础和依据高校的档案对高校教学评估的基础和依据可以从教学评估体系中的七个一级指标体现出来：一是办学指导思想；二是师资队伍的情况；三是教学条件与利用；四是教学建设与改革；五是教学管理；六是学风建设；七是学风建设6一、高校档案的作用与地位

（2）评估工作对高校档案工作的促进作用教学工作评估对高校档案完善起到了促进作用；增强了各归档部门的档案意思；通过评估补充了以往欠缺的档案材料；又产生了大量重要的具有保存价值的档案；强化了档案部门的服务意识。7二、高校档案工作的现行法规1、《中华人民共和国档案法》及中华人民共和国档案法实施办法》

2、中华人民共和国教育部第27

号令《高等学校档案管理办法》

3、《高等学校档案实体分类法》及《高等学校档案工作规范》国家教育委员会文件，教办[1993]429号8二、高校档案工作的现行法规4、四川省教育厅、四川省档案局、川教（2009）204号四川省《高等学校档案管理办法》实施细则参引了20个相关标准、规范：（1）《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令)（2）《四川省普通高等学校学生档案管理办法》

（川教[2007]26号）（3）《国家重大建设项目文件归档要求与档案

整理规范》（DA/T28-2002）9

9二、高校档案工作的现行法规（4）《四川省重大建设项目档案管理办法》

（川档发[2008]45号）（5）《四川省档案工作规范化管理办法》

（川办函[2005]103号）（6）《高等学校教学文件材料归档范围》

（（87）教办字016号）（7）《科学技术研究档案管理暂行规定》

（国档发[1987]6号）

10二、高校档案工作的现行法规（8）《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

（国档发[1988]4号）（9）《会计档案管理办法》

（财会字[1998]32号）（10）《干部人事档案材料收集归档规定》

（组通字（1996）14号）（11）《电子公文归档管理暂行办法》（12）《电子文件归档与管理规范》

（GB／T18894-2002）11二、高校档案工作的现行法规（13）《四川省重大活动档案管理办法（试行）》

（川委厅[2007]26号）（14）《机关文件材料归档范围和文书档案保管

期限规定》

（国家档案局8号令）（15）《档案著录规则》

（DA／T18-1999）（16）《档案馆建设标准》

（建标103-2008）12二、高校档案工作的现行法规（17）《档案馆建筑设计规范》

（JGJ25-2000）

（18）《归档文件整理规则》

（DA/T22--2000）（19）《照片档案管理规范》

（GB/T11821--2002）（20）《四川省文书立卷与案卷构成的一般要求》(DB51/T171--93)13三、高校档案管理的内容

管理的内容十二类：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类、人事类。档案业务工作内容有个八环节收集、整理、鉴定、检索、保管、编研、统计、提供利用14三、档案管理工作的内容收集

整理

检索保管编研统计提供利用三鉴定15四、高校档案的收集与整理1、高校文件材料的收集范围（一）DQ党群类：主要包括高校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与高校有关的党群管理的文件材料。

（二）XZ行政类：主要包括高校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与高等学校有关的人事管理、行政管理的材料。16四、高校档案的收集与整理

1、高校文件材料的收集范围

（三）XS学生类：主要包括高校培养的学历教育学生的入校前档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等，按四川省教育厅《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（川教[2007]26号）的相关规定执行。

（四）JX教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

17四、高校档案的收集与整理

1、高校文件材料的收集范围

（五）KY科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。（六）JJ基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。重大建设项目按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）和《四川省重大建设项目档案管理办法》（川档发[2008]45号）执行。18四、高校档案的收集与整理

1、高校文件材料的收集范围

（七）SB仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）CP产品生产类：主要包括高校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。（九）CB出版物类：主要包括高校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。19四、高校档案的收集与整理

1、高校文件材料的收集范围

（十）WS外事类：主要包括高校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；高校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；高校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；高校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）CK财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

（十二）RS人事类：纳入高校管理的教职工人事档案按照中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字（1996）14号）执行。20四、高校档案的收集与整理

2、收集工作中必须注意的问题：（1）收集文件材料的原则：必须对学校、社会有史料和研究价值，具有参考或凭证作用，反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的档案。（2）收集的重点是：本校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件及需本校承办的文件材料。21四、高校档案的收集与整理2、收集工作中必须注意的问题：

（3）收集具体要求有：(3.1)归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整；(3.2)在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别归类在一起，不得分开；纸介文档和电子文档应合一立卷。22四、高校档案的收集与整理2、收集工作中必须注意的问题：

（3）收集具体要求有：

(3.3)卷内质量（3.4）以学校名义举办的重大活动或召开的全校性、综合性会议形成的文件材料（3.5）上级来文需要有关部门办理的

（3.6）归档材料涉及多个部门的

23四、高校档案的收集与整理2、收集工作中必须注意的问题：

（3）收集具体要求有：

（3.7）党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、办公会所形成的材料

（3.8）各临时机构、撤销机构形成的材料（3.9）因机构调整而导致部门职责分工变化24不归档的文件材料

1.上级机关普发的供参阅、不办的文件；

2.上级机关发来供工作参考的抄件；

3.上级机关征求意见未定稿的文件；

4.无查考价值的事务性、临时性文件；

5.重份文件；

6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件

7.从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；

8.无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的群众来信；

25不归档的文件材料9.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍等；

10.为参考目的从各方面收集的文件材料；

11.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；13.未生效的合同、协议、单据。26四、高校档案的收集与整理

3、整理档案的方法以自然件为单位，逐件整理归档。档案整理的规范《归档文件整理规则》档案行业标准（2000-12-06批准2001-01-01实施DA/T22-2000）整理档案的必备工具去订机、号码机、装订机、棉线、针、化学浆糊、白纸、卷皮（盒）、计算机（归档文件软件）。（如图）27

8四、高校档案的收集与整理3、整理档案的方法

3.1常用的分类方法：年度分类和问题分类

3.1.1年度分类：这是一种保持文件材料在形成时间上紧密联系的分类方法

29四、高校档案的收集与整理3、整理档案的方法

3.1.2问题分类这是一种保持文件材料在内容方面密切联系的分类方法。类目体系力求简明，合乎逻辑。首先。一般情况下类目设置的层次不宜过多，通常都要设置“综合类”，以解决一些难以明确归类的文件材料的归类问题。其次，各级分类标准要统一，同级类别的划分只能按照一个标准进行，类与类之间必须是并列关系，不得互相包容和交叉。30四、高校档案的收集与整理3、整理档案的方法

3.1.2问题分类法归类时，应按照文件的主要内容来归类，对于一些不易归类的文件材料，应制定一个统一的规定来妥善解决其归类问题，以防因人而异，各行其是，不便利用。

31四、高校档案的收集与整理3、整理档案的方法

3.2.卷内文件的排列顺序(1)卷内文件材料按文号顺序、重要程度或时间顺序排列；(2)同一件文件材料，按正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后排列；(3)同一年度、同一问题的请示与批复排列在一起，批复在前，请示在后，批复与其请示不在同一年度的，可分别归档，但须在备注栏注明参见号；32四、高校档案的收集与整理3、整理档案的方法

3.3卷内文件的编号卷内文件排定后，就要统一编号来固定其物理位置编号分为：（1）编件号（2）编页（张）号卷。内文件应逐件加盖档号章;并填写档号章的各个项目，编制件号;档号章的位置在每件文件首页的右上角、卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件;请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数;正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数;正件与附件，按一件计算。（如图）3334四、高校档案的收集与整理

3.4、档号的编制档号:是存取档案的代号,排架的依据。它必须反映档案的分类体系和物理位置。档号编制的原则:必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分的扩展余地；不能随意变动；能使用计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。35四、高校档案的收集与整理3.4、档号的编制

档号的标识：采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号件号之间，用连接符号“一”连接。例如：1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案，可标为：1990一JX14一23。

36四、高校档案的收集与整理3.4、档号的编制党群类档案档号=年度号十党群档案分类号十案卷号、档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“一”连结。例如:1990年内容是党群管理DQ综合11第1-n号卷的档案，可标为:1990一DQ11一1-n。年度号+分类+案卷号

37其模式如下:3839四、高校档案的收集与整理3.5检查案卷质量整齐、完整、不漏、不散、不重复、不混等3.6装订文件规格、除去金属物等、三点一线等3.7填写卷内文件目录

卷内文件目录的项目依次有顺序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注

402026/8/2741装订用三孔一线2026/8/2742不装订的可以用缝纫机照片档案的归档范围

1、反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案。

2

、领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的照片档案。

3、

记录本校召开的国际、国内学术会议等各类重要会议、庆典等重要活动、重大事件的照片资料4

、历届毕业生集体合影，民主党派、无党派人士、海内外校友活动，博士、硕士论文答辩，学生重要社团活动，历届运动会、军训等的照片资料。5、记录本单位、本部门重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。6、其他具有保存价值的照片档案。43

照片档案的归档要求文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

a.

事由：照片影像所反映事件，事物的情由；

b.

时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；

c.

地点：被摄物所在的具体地点；

d.

人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；

e.

背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；

f.

摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

44照片档案文字说明的编写要求综合运用上述文字说明六个要素，概括地揭示照片影像反映全部信息。b.

文字简洁、语言通顺。一般不超过200字；

c.

用阿拉伯数字表示时间。年、月、日用“.”表示

例；1953年3月22日写作1953.3.22.或1953322

45四、高校档案的收集与整理3.8将文件条目录入计算机归档文件目录统一用计算机档案管理软件编制，按盒打印一式两份，每盒内装一份，另一份按期限、年度装订，附上目录封面。

3.9填写案卷标题和封面案卷标题：要求结构完整、确切、书写工整清晰，案卷标题不超过50个汉字。一般包括卷内文件主要责任者、内容、名称。46四、高校档案的收集与整理3.10移交档案3.11高校档案材料归档时间

（1）各部门应当在次学年六月底前归档；（2）各院系应当在次学年寒假前归档；（3）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；（4）学生类档案应当在档案材料形成后两个月内归档；（5）重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档。47

五、学生档案管理1、学生档案的作用（1）是记载人生经历的重要依据（2）是用人单位选拔、任用、考核的主要依据

(3)关系到学生毕业后的保险、养老、出国等一系列问题48五、学生档案管理2、大学生档案的基本内容（1）高中材料（2）高考材料（3）大学学习期间的材料49五、学生档案管理3、新生档案

（1）新生档案的接收（2）新生档案的整理（3）新生档案的入库（4）大学期间档案材料的归档50五、学生档案管理4、毕业生档案的转递（1）各学院在整理毕