2026年人事行政外包合规审查办法

2026年人事行政外包合规审查办法目录第一章总则第二章职责划分第三章人事行政外包合规全流程管理第一节事前准入合规审查第二节服务商资质合规要求第三节外包合同条款合规要求第四节外包过程动态管控第五节外包终止合规要求第四章违规约束与处理第一节内部人员违规处理第二节外包服务商违规处理第五章申诉机制第六章附则附件1：人事行政外包合规审查申请单附件2：服务商合规资质核查清单附件3：外包合同必备条款核对表附件4：外包服务季度合规检查表第一章总则第一条为规范公司人事行政外包业务管理，防范劳动用工、数据安全、履约风险等各类合规问题，保障公司、正式员工、外包服务人员的合法权益，依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国社会保险法》《劳务派遣行政许可实施办法》《个人信息保护法》及公司采购管理、人力资源管理相关制度，制定本办法。第二条适用范围：本办法适用于公司总部及下属全资子公司、控股分公司所有单次服务期限超过3个月、年度合同额超过5万元的人事行政类外包项目，包括但不限于：劳务派遣、人事代理（社保公积金代缴、员工档案托管、薪酬代发）、通用岗位外包（行政、后勤、基础客服、一线运营岗）、行政服务外包（办公区安保、保洁、绿化、前台、员工餐配送）、员工福利外包（年度体检、商业保险采购、节日福利代发）。单次金额低于5万元且服务期限不足3个月的临时劳务采购、核心技术/涉密/管理类岗位外包均不适用本办法，核心岗位严禁以任何形式外包。参股子公司可参照本办法执行。第三条基本原则1.合规优先原则：所有人事行政外包项目必须先完成合规审查，方可进入招投标、合同签署环节，未通过合规审查的项目一律不得立项。2.劳动者权益优先原则：所有外包方案不得损害外包服务人员的合法劳动权益，严禁出现欠薪、社保漏缴、同工不同酬等违反劳动法规的行为。3.全程管控原则：合规审查覆盖外包准入、履约、终止全流程，不得仅做前置审查而忽略过程管控。4.权责对等原则：各责任部门对各自环节的合规性承担对应责任，违规追责覆盖所有参与主体。第二章职责划分第四条执行部门权责1.人事行政部：为人事行政外包项目的归口管理部门，负责需求发起、外包必要性论证、服务商初选、审查资料提交、外包过程日常管理、外包人员权益跟踪、服务商考核等工作，对提交的所有审查资料的真实性、完整性负责，不得隐瞒服务商的违规记录。2.采购部：负责外包项目的招投标组织、服务商报价核查、合同商务条款初审工作，对招投标过程的公平性、商务条款的合理性负责，严禁串通服务商围标、虚报价格。3.法务部：为合规审查主责部门，负责对所有外包项目的服务商资质、合同条款、用工模式、风险兜底机制进行合法性审查，出具正式合规审查意见，对审查结论的合法性、严谨性负责，审查时限不得超过7个工作日。年度外包合同额超过100万元的重大项目，法务部需出具专项合规风险报告提交公司领导审批。第五条监督部门权责内控审计部为合规审查的监督部门，负责每年度开展不少于1次的人事行政外包合规专项审计，抽查审查流程完整性、资料存档情况、过程管控落地情况，对违规行为进行责任认定，对申诉事项进行复核，对监督结论的公正性负责。第三章人事行政外包合规全流程管理第一节事前准入合规审查第六条合规审查需按照以下流程执行：1.需求提报：人事行政部需提前30个工作日提交外包需求申请，附需求说明文件，明确外包岗位属性（需标注是否属于临时性、辅助性、替代性岗位）、外包必要性说明、服务人员数量、服务周期、预算金额、考核标准等内容。2.服务商初选：人事行政部联合采购部筛选不少于3家符合资质的服务商，收集服务商全套资质文件、近3年合规经营证明、同类项目服务案例。3.资料提交：人事行政部将全套资料提交法务部开展合规审查，提交资料包括：外包需求说明、服务商资质文件加盖公章复印件、服务商近3年无重大劳动仲裁败诉/人社部门行政处罚/失信被执行人记录的证明材料、初步服务方案。4.意见反馈：法务部在7个工作日内出具审查意见，审查不通过的需明确标注整改要求，人事行政部整改后重新提交审查；审查通过的加盖合规审查专用章，方可进入后续招投标、合同签署环节。第七条准入审查红线：存在以下情形的项目直接驳回，不得进入后续环节：1.外包岗位属于公司核心技术、涉密、管理类岗位的；2.劳务派遣项目的派遣人员占公司总用工人数比例超过10%的；3.初步方案存在“假外包、真派遣”风险，即约定由公司直接对外包人员进行考勤、调岗、辞退、薪酬发放等直接管理的；4.服务商资质不符合要求的。第二节服务商资质合规要求第八条不同类型服务商需满足对应资质要求，未达到要求的不得纳入合作范围：1.劳务派遣类服务商：注册资本不低于200万元，持有有效期内的《劳务派遣经营许可证》，近2年无人社部门行政处罚记录，服务过同规模企业不少于5家，已建立完善的劳动风险应对机制。2.人事代理类服务商：持有有效期内的《人力资源服务许可证》，具备社保公积金代缴属地资质，近1年无社保漏缴、欠缴、代缴主体不符的投诉记录，有专人对接社保申报、待遇申领等服务。3.行政服务/福利外包类服务商：具备对应经营服务范围，已为所有服务人员缴纳足额意外险、社保，近1年无群体性服务投诉、食品安全/安全事故记录。第九条所有服务商需签署《合规承诺书》，承诺严格遵守国家劳动法规，不损害服务人员及公司合法权益，不转包、分包中标项目。第三节外包合同条款合规要求第十条所有外包合同必须包含以下必备条款，缺失的不得签署：1.权责划分条款：明确外包服务人员的管理权归属于服务商，公司仅对服务成果进行考核，不得直接对服务人员进行考勤、调岗、辞退、发放劳动报酬，避免被认定为事实劳动关系。2.劳动权益保障条款：明确服务商需为所有服务人员签订正式劳动合同、按属地标准足额缴纳社保公积金、按时足额发放工资，劳务派遣人员需与公司同岗位正式员工同工同酬；服务人员发生工伤、劳动纠纷的，全部由服务商负责处理，给公司造成损失的由服务商全额赔偿。3.风险兜底条款：明确服务商出现欠薪、社保漏缴、群体性劳动纠纷等违规情形时，公司有权直接从待付服务费中扣除对应金额用于垫付员工权益损失，不足部分有权向服务商追偿。4.数据安全条款：明确服务商不得收集、留存、泄露公司员工信息、办公信息等敏感数据，服务终止后7个工作日内需删除所有公司相关数据，违反的需支付合同总金额20%的违约金。5.退出条款：明确服务商连续3个月考核不达标、出现重大违规行为时，公司有权单方解除合同且无需支付解约赔偿金。第十一条劳务派遣类合同还需明确派遣岗位属于临时性、辅助性、替代性岗位，派遣期限不得超过6个月，符合《劳动合同法》相关要求。第四节外包过程动态管控第十二条人事行政部每季度需开展一次外包合规核查，核查内容包括：1.服务商提供的服务人员劳动合同签署记录、社保公积金缴纳凭证、工资发放流水；2.服务人员权益访谈：随机抽取不少于20%的服务人员了解是否存在欠薪、违规加班、未享受法定休假等情况；3.服务成果达标情况：对照合同约定的考核标准核查服务是否达标。第十三条核查发现问题的，人事行政部需向服务商出具《整改通知书》，明确整改时限，整改期间暂停支付对应比例服务费。人事行政部需将每季度核查记录存档，存档期限不少于3年，以备审计检查。第十四条服务过程中出现服务人员工伤、劳动纠纷的，人事行政部需第一时间督促服务商按法定流程处理，不得拖延、推诿，严禁出现服务人员到公司办公区聚众维权的情况。第五节外包终止合规要求第十五条外包合同到期或提前终止的，人事行政部需督促服务商做好服务人员安置工作：1.服务商需依法向需解除劳动关系的服务人员支付经济补偿金，不得欠付任何劳动报酬；2.服务商需在7个工作日内归还所有公司财物、删除所有公司相关数据，办理工作交接；3.人事行政部需对服务商的履约情况出具最终考核意见，作为后续合作的参考依据。第十六条因服务商违规导致合同提前终止的，人事行政部需联合法务部按合同约定追讨违约金、赔偿损失。第四章违规约束与处理第一节内部人员违规处理第十七条存在以下情形的，对相关责任部门及人员进行处理：1.人事行政部提交虚假审查资料、隐瞒服务商违规记录、未开展季度合规核查、未经合规审查擅自签署外包合同的，对部门负责人扣发当年绩效10%-20%，对直接经办人扣发当年绩效5%-10%；造成经济损失的，需承担不低于损失金额10%的赔偿责任；情节严重的解除劳动合同。2.采购部串通服务商围标、虚报价格、未经合规审查启动招投标流程的，对部门负责人扣发当年绩效8%-18%，对直接经办人扣发当年绩效4%-9%；情节严重的解除劳动合同。3.法务部审查疏漏导致合同存在重大合规风险、未按规定时限出具审查意见的，对部门负责人扣发当年绩效5%-15%，对直接经办人扣发当年绩效3%-8%；造成损失的承担对应赔偿责任。4.内控审计部未按规定开展年度专项审计、隐瞒违规问题的，对部门负责人扣发当年绩效7%-17%，对直接经办人扣发当年绩效4%-8%。第十八条所有内部人员违规处理结果需纳入个人年度绩效考核档案，作为晋升、评优的参考依据。第二节外包服务商违规处理第十九条服务商违规按情节严重程度分等级处理：1.一般违规：单次社保漏缴不超过2人次、工资晚发不超过3天、未造成任何损失的，出具《整改通知书》限期3天整改，扣付当月服务费的5%，整改合格后方可恢复付款。2.较重违规：社保漏缴超过3人次、工资晚发超过7天、出现1起劳动仲裁败诉、服务连续2个月不达标、擅自转包分包项目的，限期15天整改，扣付当月服务费的20%，整改期间暂停所有付款；整改不合格的直接解除合同，纳入公司服务商黑名单，1年内不得参与公司任何采购项目。3.严重违规：出现群体性劳动纠纷、服务商失联跑路、欠薪超过10万元、泄露公司敏感数据、发生重大安全事故给公司造成损失超过10万元的，直接单方解除合同，要求服务商支付合同总金额15%的违约金，不足弥补损失的另行追偿，纳入公司服务商黑名单，永久不得参与公司任何采购项目，涉嫌违法的移交司法机关处理。第五章申诉机制第二十条内部人员对违规处理结果不服的，可在收到处理通知之日起5个工作日内，向内控审计部提交书面申诉材料及相关证明，内控审计部需在10个工作日内完成复核，出具最终处理意见，申诉期间原处理决定正常执行。第二十一条外包服务商对处理结果不服的，可在收到处理通知之日起7个工作日内，向法务部提交书面申诉材料，法务部联合人事行政部、采购部、内控审计部共同开展复核，15个工作日内出具最终处理意见，申诉期间不停止原处理决定的执行，除非复核后撤销原处理决定。第六章附则第二十二条本办法由法务部负责解释，若国家相关法律法规更新，按最新法规要求调整执行。第二十三条本办法自2026年1月1日起施行，此前公司发布的相关管理规定与本办法不一致的，以本办法为准。附件附件1：人事行政外包合规审查申请单包含字段：项目名称、需求部门、服务类型、服务周期、预算金额、服务商名称、提交资料清单、人事行政部经办人签字、采购部