对外联络制度

对外联络制度前言对外联络是单位与外部环境建立有效沟通、拓展合作空间、塑造良好形象的重要工作。为规范对外联络行为，确保信息传递的准确、及时与安全，提高联络工作效率与质量，明确各相关人员的职责与权限，特制定本制度。本制度旨在为单位各项对外联络活动提供行为准则和操作规范，保障单位整体利益与发展战略的顺利实现。一、适用范围本制度适用于单位所有部门及员工以单位名义或在执行单位任务过程中进行的各类对外联络活动。包括但不限于与政府机构、企事业单位、行业协会、新闻媒体、合作伙伴及其他相关社会组织或个人的沟通、协调、合作洽谈等事宜。二、基本原则（一）合法性原则对外联络活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定，遵守社会公德，坚决杜绝任何违法违规行为。（二）诚信原则在联络过程中，应秉持诚实信用的态度，提供真实、准确的信息，信守承诺，维护单位的信誉和形象。（三）保密原则（四）效益原则对外联络应围绕单位中心工作和发展目标展开，注重实际效果，力求以合理的投入获得良好的社会效益和经济效益。（五）归口管理与分级负责原则对外联络工作实行统一归口管理与各部门分级负责相结合的方式，确保联络渠道畅通、责任明确。三、联络流程与规范（一）联络发起与审批1.常规性、事务性联络由各部门根据职责范围自行发起，并指定专人负责。2.涉及重大事项、重要合作、高层互访或可能对单位产生重大影响的联络活动，需事先填写《对外联络审批表》，说明联络事由、对象、主要内容、预期目标及所需资源等，按审批权限报请相关领导审批。3.未经批准，任何部门或个人不得擅自以单位名义进行上述重大对外联络活动。（二）联络准备1.联络前应充分了解对方单位的基本情况、业务范围、合作意向等背景信息，明确联络目的和沟通要点。2.准备好必要的资料，如单位介绍、相关项目材料、资质证明等，并确保资料的准确性和规范性。3.对于重要的联络活动，应提前制定联络方案，包括时间、地点、人员、议程、应急预案等。（三）联络实施1.联络人员应着装得体，举止文明，言语礼貌，展现单位良好精神风貌。2.沟通时应主题明确，表达清晰，积极倾听对方意见，准确传递单位信息。3.严格遵守时间约定，如遇特殊情况不能按时赴约，应提前告知对方并说明原因。4.在联络过程中，对于不确定或无权答复的问题，应及时向相关领导请示，不得随意表态或承诺。5.鼓励通过多种方式进行联络，如当面拜访、电话、邮件、视频会议等，选择最适宜的联络方式以提高效率。（四）联络记录与反馈1.每次联络活动后，联络人员应及时填写《对外联络记录表》，详细记录联络对象、时间、地点、主要内容、达成共识、存在问题及后续行动计划等。2.《对外联络记录表》应按要求及时归档，以备查阅。3.对于联络中发现的重要问题、获得的重要信息或达成的重要意向，应及时向部门负责人及相关领导汇报。四、重要事项审批（一）对外合作洽谈涉及单位战略合作、重大项目合作、资产处置、对外投资等事项的洽谈，须经单位主要领导批准后方可进行实质性谈判。（二）对外宣传与信息发布以单位名义对外发布新闻通稿、接受媒体采访、举办新闻发布会或参与公开性活动，需经单位宣传部门（或指定负责人）审核，并报请相关领导批准。发布内容应真实、客观、准确，符合单位整体宣传策略。（三）对外签署文件以单位名义对外签署合同、协议、备忘录等具有法律约束力的文件，必须严格按照单位合同管理规定及审批流程执行，未经授权，任何个人不得擅自签署。（四）重要接待与出访上级单位福建、重要客户来访或单位人员因公出访，应提前制定接待或出访方案，明确活动安排、人员陪同及经费预算等，按审批权限报批。五、信息管理与保密（一）信息收集与整理对外联络过程中收集到的各类信息，应及时进行整理、分类和归档，建立信息资源库，实现信息共享与有效利用（涉密信息除外）。（二）保密要求1.严禁在非保密场合谈论涉密信息，严禁使用非涉密通讯工具传输涉密信息。2.对外提供资料时，应严格把关，防止涉密信息外流。涉及单位核心技术、商业秘密的资料，需经单位保密管理部门（或指定负责人）批准。3.联络人员离岗离职时，应按规定办理涉密文件资料的交接手续。六、责任追究1.对于严格遵守本制度，在对外联络工作中表现突出，为单位赢得良好声誉或带来实际利益的部门或个人，单位将予以表彰或奖励。2.对于违反本制度规定，造成信息泄露、工作失误、单位声誉受损或经济损失的，单位将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、附