房地产开发集团：会计档案管理制度

第一章总则第一条为规范本集团会计档案管理工作，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关法律法规及行业管理要求，结合本集团实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称会计档案，是指集团及各下属公司在进行会计核算过程中形成的，记录和反映经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。第三条本制度适用于集团总部及所有下属全资、控股子公司（以下统称“各单位”）的会计档案管理工作。各单位应根据本制度，结合自身实际情况，细化管理措施。第四条会计档案管理工作遵循统一领导、分级管理、规范有序、安全保密、便于利用的原则。集团财务管理中心负责统筹指导和监督全集团会计档案管理工作，各单位财务部门是本单位会计档案管理的责任部门。第二章会计档案的范围与分类第五条会计档案的范围主要包括：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账（包括现金和银行存款日记账）、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。（三）财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报告。（四）其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书，以及其他具有保存价值的会计核算专业资料。（五）电子会计档案：指各单位通过会计电算化系统形成的、存储在计算机硬盘、光盘、U盘等介质上的会计数据和相应的会计软件系统，包括电子凭证、电子账簿、电子报表等。第六条会计档案应按照形成的年度和类别进行分类整理，确保条理清晰，便于检索。第三章会计档案的收集与整理第七条各单位财务部门应指定专人负责会计档案的日常收集、整理和保管工作。会计人员在办理日常会计业务时，应及时收集各项经济业务的原始凭证，并确保其真实、合法、完整。第八条会计凭证的整理：（一）每月终了，会计人员应将本月的记账凭证连同所附原始凭证，按照编号顺序，折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。（二）凭证封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、凭证张数，并由会计主管人员和装订人员签章。第九条会计账簿的整理：（一）年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，应将旧账按照规定整理装订。活页式账簿应撤出空白账页，装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、账簿名称及编号。（二）固定资产卡片在固定资产报废清理后，应继续保存一定年限。第十条财务会计报告的整理：（一）财务会计报告应按月度、季度、年度分别整理装订，加具封面，注明单位名称、报告所属年度、季度、月份，由单位负责人、财务负责人、编制人签章。（二）年度财务会计报告应永久保存，其他期间的报告按规定期限保存。第十一条其他会计资料的整理：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等其他会计资料，应按月或按季整理，装订成册，注明资料名称、年度、月份或季度。第十二条电子会计档案的整理：（一）电子会计档案形成单位应指定专人负责电子会计数据的管理，确保电子会计档案的真实性、完整性、可用性和安全性。（二）电子会计档案应存储在符合安全标准的服务器或存储介质中，并进行定期备份。备份介质应异地存放。（三）电子会计档案的命名应规范统一，便于识别和检索。第四章会计档案的归档第十三条会计档案的归档应在会计年度终了后，由财务部门按照归档要求，负责整理立卷或装订成册，并编制会计档案保管清册。第十四条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务部门保管一年。期满之后，原则上应由财务部门编造清册，移交本单位档案管理部门统一保管；未设立档案管理部门的单位，由财务部门指定专人继续保管。第十五条移交会计档案时，交接双方应办理交接手续，交接双方负责人、经办人均应在移交清册上签字或盖章。移交清册应一式两份，双方各执一份。第十六条电子会计档案的归档，应确保其元数据的完整性，并与相应的纸质会计档案建立关联。第五章会计档案的保管第十七条会计档案保管场所应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件，配备必要的档案装具和消防器材。第十八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为十年和三十年。具体保管期限按照国家《会计档案管理办法》及相关规定执行。（一）永久保管的会计档案包括：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。（二）定期保管的会计档案，其保管期限从会计年度终了后的第一天算起。第十九条对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案保管清册和会计档案销毁清册中列明。第二十条正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。第二十一条电子会计档案的保管应符合国家有关电子档案管理的规定，确保其在规定的保管期限内能够被准确读取和利用。存储电子会计档案的介质应定期检查和复制，防止因介质损坏导致档案丢失。第六章会计档案的查阅与利用第二十二条各单位应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。查阅会计档案必须履行审批手续，并由档案管理人员负责监督。第二十三条集团内部因工作需要查阅会计档案，须经本单位财务部门负责人批准；查阅非本单位的会计档案，须经被查阅单位财务部门负责人批准。外部单位因工作需要查阅本单位会计档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经本单位负责人或其授权的财务部门负责人批准。第二十四条查阅会计档案时，应在指定的地点进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录会计档案。第二十五条复制会计档案，须经档案保管部门负责人同意，并由档案管理人员负责复制，复制件应加盖档案保管部门印章。第二十六条查阅或复制会计档案的人员，应在档案查阅登记簿上详细记录查阅日期、查阅人、单位、查阅事由、查阅档案名称及编号、归还日期等信息。第二十七条会计档案原则上不得借出。确因特殊情况需要借出的，须经单位负责人批准，且必须限期归还。档案借出期间，借出单位和个人对档案的安全、完整负责。第七章会计档案的鉴定与销毁第二十八条会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，共同进行审查和鉴定，并编制会计档案销毁清册。第二十九条会计档案销毁清册应列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。第三十条单位负责人、档案管理部门负责人、财务部门负责人、档案管理经办人、会计管理经办人应在会计档案销毁清册上签署意见。第三十一条销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告本单位负责人。第三十二条对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，以及正在项目建设期间的建设单位保管期满的会计档案，按照本制度第十九条、第二十条规定执行，不得销毁。第八章责任追究第三十三条各单位应加强对会计档案管理工作的领导，建立健全岗位责任制，明确各岗位的职责和权限。第三十四条对在会计档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，集团将给予表彰和奖励。第三十五条对违反本制度规定，造成会计档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁会计档案等行为的，集团将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的