DB62-T 4233-2020 农业科学技术研究档案数字化规范

ICS01.140.20A14DB62农业科学技术研究档案数字化规范2020-08-25发布2020-09-28实施甘肃省市场监督管理局发布IDB62/T4233—2020前言 II III 12规范性引用文件 13术语和定义 14总则 35农业科学技术研究档案数字化组织 36农业科学技术研究档案数字化准备 57数字化前鉴定 58数字化前整理 59案卷(件)出库管理 610目录数据库建设 611案卷(件)全文数字化数据建设 612数据挂接 813数据库建设 814数据验收与移交 915案卷(件)的归还入库 16数字化数据的查阅利用 17数字化数据与管理系统的运行、维护及安全管理 附录A(规范性附录)档案数字化流程 附录B(规范性附录)计划报批表式样 附录C(规范性附录)前鉴定、整理统计表式样 附录D(规范性附录)数字目录验收登记表式样 附录E(规范性附录)扫描(拍照)质量验收登记表式样 附录F(规范性附录)文件、图像质量验收登记表 附录G(规范性附录)数据验收登记表式样 附录H(规范性附录)数据及载体移交表式样 附录I(规范性附录)数据备份载体移交表式样 20IIDB62/T4233—2020本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则进行起草。本标准由甘肃省档案局提出、归口并监督实施。本标准起草单位：甘肃省农业科学院。本标准起草人：郭秀萍、胡新元、马心科、王来、张雪琴、白玉龙、陈大鹏、秦春林、边金霞、董灵、兰晶、席春艳、李明泽、甄东海。III在信息化、数字化技术广泛应用的背景下，为满足查档用户对农业科学技术研究档案信息快捷高效的查阅利用需求，开发传统农业科学技术研究档案资源信息，促进数字农业科学技术研究档案资源建设发展，全面、系统、科学指导农业科学技术研究档案数字化工作与业务流程的高质量、高效率实施，确保其数字化数据信息的完整、准确、有效与耐久存储、长期可用，制定本标准。本标准适用于传统载体农业科学技术研究档案数字化管理与实施。1DB62/T4233—2020农业科学技术研究档案数字化规范本标准规定了农业科学技术研究档案、农业科学技术研究档案数字化、农业科学技术研究档案数字目录著录、数字目录与数字文件图像关联等术语定义。针对传统载体农业科学技术研究档案数字化组织、数字化前鉴定、数字化前整理、案卷(件)出库管理、数字目录数据库建设、案卷(件)全文数字化数据建设，以及数字化数据挂接、数字化数据验收与移交、数字化数据信息查阅利用、数字化数据与管理系统的运行、维护及安全管理等业务，逐一提出原则目标、操作方法与技术标准。本标准适用于传统载体农业科学技术研究档案的数字化，其它档案的数字化可参考应用。2规范性引用文件下列文件对于体文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范GB/T20530文献档案资料数字化工作导则DA/T1档案工作基本术语DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T31纸质档案数字化规范DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T52档案数字化光盘标识规范DA/T58电子档案管理基本术语DA/T64.1纸质档案抢救与修复规范第1部分：破损等级的划分DA/T64.2纸质档案抢救与修复规范第2部分：档案保护状况的调查办法DA/T64.3纸质档案抢救与修复规范第3部分：修复质量要求DA/T64.4纸质档案抢救与修复规范第4部分：修复操作指南DA/T68.1档案服务外包工作规范第1部分：总则DA/T68.2档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务DA/T77纸质档案数字复制件光学字符识别(OCR)工作规范DA/T81档案库房空气质量检测技术规范DA/T82基于文档型非关系型数据库的档案数据存储规范3术语和定义GB/T20530、DA/T1、DA/T18、DA/T58界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1农业科学技术研究档案2DB62/T4233—2020具有咨询、参考、查证和存史作用的农业科研文件材料组成的记录体系，是反映和再现农业科学技术研究活动与组织管理过程的历史真实记录。3.2农业科学技术研究档案案卷反映同一专题研究形成的互有联系的农业科研文件材料组合而成的保管单元。3.3数字化应用计算机技术、数字技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。3.4农业科学技术研究档案数字化采用拍摄、扫描等方式，对传统载体农业科学技术研究档案进行数字化，将其转换为数字信号，以特定格式存储在磁性介质(硬盘、磁盘、光盘等),按照原生态形式特征建立数字目录与数字文件图像关联关系的处理过程。其数字化数据可被计算机等电子设备识别、检索、阅览和利用。3.5描述文件材料的内容、背景、结构及其整个管理过程的数据。主要包括数字化文件图像的内容信息、来源信息、结构信息及其数字化属性、存储信息等。3.6单位长度内数字文件图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。它是控制传统载体农业科学技术研究档案数字化质量的关键参数。3.7OCR(OpticalCharacterRecognitiin,光学字符识别)电子设备(如扫描仪、数码相机、高拍仪)检查纸上打印的字符，通过检测暗、亮的模式确定其形状，然后用字符识别方法将形状翻译成计算机语言、电子文字的过程。3.8农业科学技术研究档案数字目录以传统载体农业科学技术研究档案案卷目录为基础，应用计算机技术及相关软件录入编辑以揭示其数字化案卷(件)主题内容、形式特征及背景信息的条目汇集，是农业科学技术研究档案数字化数据检索、阅览、输出、报道的工具。3.9农业科学技术研究档案数字目录著录将反映农业科学技术研究档案案卷(件)主题内容、形成过程及背景要素，应用计算机技术及相关软件编辑其目录项目的登录过程。包括全宗号、分类号、案卷号、题名与副标题、责任者、形成日期、密级、保管期限以及排检与编号、附注等。3.10农业科学技术研究档案数字文件图像以数字形式表现传统载体农业科研文件、图像页面的整数阵列。是一个二维或高维的采样并量化的函数，由相同维数和连续图像产生。3.11数字文件、图像地址记录数字农业科学技术研究文件、图像在数据库中存储位置的数据，由制作日期、时间、盘号和光3DB62/T4233—20203.12数字目录与数字文件图像的关联应用计算机档案管理系统及相关软件，实现农业科学技术研究档案数字目录与数字文件、图像的链接。3.13农业科学技术研究档案管理系统由农业科学技术研究档案部门开发建设的，基于计算机、局域网嵌入运行的可采集、整理、著录、存储、组织、管理、检索、阅览、利用农业科学技术研究档案数据信息的应用系统。3.14农业科学技术研究档案数字化数据读取设备同步获取农业科学技术研究档案数字目录、数字文件图像及元数据的输入、显示、输出设备。4总则4.1应用先进信息技术、计算机技术等科学方法，结合农业科学技术研究档案的本质属性和形式特征，科学规范开展数字化。4.2自农业科学技术研究档案数字化开始，应建立指导管控数字化数据目标实现的工作制度、操作规程及技术标准，保障数字化工作效率和全程质量，维护其原始特征与内容全貌，确保其数字化数据的真实、完整、准确、有效、可用与安全。4.3设计农业科学技术研究档案数字化流程，明确数字化任务分工、职责与质量要求。农业科学技术研究档案数字化流程式样，见附录表A。4.4根据传统农业科学技术研究档案的利用频率、珍贵与亟待抢救程度、安全保密以及数字化工作经费等实际，合理确定传统农业科学技术研究档案数字化的内容、范围与数字化形式，分步实施，有序推进。4.5农业科学技术研究档案数字化原则：a)规范操作：根据农业科学技术研究档案数字化流程，组织实施。包括数字化前案卷(件)的再鉴定、再整理，编制数字化案卷(件)目录，实体出入库清点交接、数字目录与文件图像建库，数字化数据挂接、检测检验，数据信息检索、阅览及利用，数字化工作文件资料整理归档等；b)目标质量：遵循传统载体农业科学技术研究档案形成规律与内在联系，建设数字化数据库。数据信息应真实反映原有内容、要素和相关信息，最大程度地呈现原件原貌，确保数字化数据质量；c)准确可用：根据农业科学技术研究档案数字化数据检测技术标准，严格数字化各类数据的检测验收，确保数字化全程技术环境、技术参数及识别、读取技术性能的可靠、有效、准确；d)安全运行：建立农业科学技术研究档案实体与信息安全管理制度，杜绝案卷、卷内文件的破坏、损伤、丢失。注重涉及国家秘密、知识产权保护等案卷(件)及数据信息的安全保密管理。5农业科学技术研究档案数字化组织5.1机构与人员5.1.1确立农业科学技术研究档案数字化工作负责部门和负责人，对数字化工作的规划、实施、检查、验收以及技术、安全、保密、运行经费等进行协调保障，保证数字化工作顺利开展，按期完成。4DB62/T4233—20205.1.2配备具备农业科学技术研究档案工作经验、现代信息技术应用能力和安全保密组织观念的技术人员。建立数字化工作职责与业务培训制度，保证数字化工作的科学、规范推进，保质保量完成。5.2数字化设备条件5.2.1确定农业科学技术研究档案数字化工作场地，配备实体案卷(件)临时存放装具、鉴定整理工作台等必要设备。工作人员休息、个人物品存放的区域应与数字化工作区域分设。5.2.2配备满足农业科学技术研究档案数字化质量标准的技术设备，保证案卷(件)著录、扫描(拍照)、数字转化等专用设备的先进、可用和安全：a)开发建设农业科学技术研究档案数据管理系统，主要包括应用服务器、终端计算机、数据存储、网络设备及其配套设备。终端设备包括输入、输出设备，通常指独立工作的计算机、打印机、复印机等；网络设备主要包括传输介质、集线器、交换机、路由器、防火墙、光电转换等；b)配备性能优良的数字化设备及存储设备，主要包括计算机、扫描仪(高拍仪)、非线性编辑系统及磁盘、光盘、移动硬盘、磁盘阵列、防磁柜等。5.2.3数字化工作场地与数据存储库房，应配备防盗、防火、防水、防鼠、防有害生物、防紫外线、防磁化以及电子监控等安全防护设备，工作室、库房内温、湿度及其环境条件有利于案卷(件)实体与数据信息的安全保护。按GB/T18894、DA/T81的规定执行。5.3数字化计划5.3.1在充分调研的基础上，制定科学、合理、易操作的农业科学技术研究档案数字化工作方案，确保数字化工作计划目标的实现。5.3.2农业科学技术研究档案数字化方案，主要包括数字化计划、目标、内容、技术方法、技术参数、验收指标、人员分工、安全措施以及经费预算等。经主管部门审批后执行，并以此作为数字化工作检查验收的依据之一。5.4数字化制度5.4.1农业科学技术研究档案数字化制度，是指以涉及数字化工作中的重复性事项、概念和目标对象，遵循相关法律法规并结合客观条件和内在联系制定的规范性文件。主要包括：农业科学技术研究档案数字化中(长)期规划、年度计划和规章制度，维护数字化工作科学、严谨、有序实施，形成促进工作效率、目标质量及全面安全的机制保障。5.4.2农业科学技术研究档案数字化规程，主要包括：应当遵循的国家档案法律法规，制定的数字化操作规范、数据检测验收标准、数字化场地及设施设备、安全保密技术方法等。5.4.3农业科学技术研究档案数字化培训与问题反馈制度，针对数字化工作过程中发现的遗漏、错误等不良状况及时反馈，形成组织协调、加以修正、畅通运行的机制保障。5.5数字化工作文件资料存档5.5.1建立农业科学技术研究档案数字化工作文件材料的收集、整理、归档制度。5.5.2农业科学技术研究档案数字化工作文件归档范围，主要包括农业科学技术研究档案数字化规划、计划、方案，数字化安全保密责任书，以及相关业务审批书、流程单、验收单、数字化数据移交清单等。5.5.3农业科学技术研究档案数字化采取外包形式的，包括招标文件、投标文件、中标通知书，数字化协议(合同)、保密协议(协定),数字化数据验收交接凭据等。5.6数字化形式5DB62/T4233—20205.6.1农业科学技术研究档案数字化，遵照执行《中华人民共和国保守国家秘密法》《国家科学技术保密条例》以及《农业工作国家秘密范围的规定》等相关规定。5.6.2农业科学技术研究档案数字化形式，一般有自行开展、委托外包等。5.6.3自行开展农业科学技术研究档案数字化形式。应确定数字化工作场地，配备性能优良的扫描仪(或高拍仪)、计算机、磁盘、硬盘以及装订机等设施设备。确定数字化工作责任部门与工作人员，明确责任分工，制定规章制度，组织必要的业务培训。5.6.4农业科学技术研究档案数字化的外包：a)选择有实力、信誉好、具有承接传统载体农业科学技术研究档案数字化资质与保密资质的企业委托实施。数字化资质与保密资质审查，按DA/T31的规定执行；b)在数字化实施前，应明确委托数字化工作的任务、内容与质量要求，作为数字化数据验收、支付服务费用的依据。双方签订《农业科学技术研究档案数字化合同》《农业科学技术研究档案数字化保密协定》,以及外包数字化案卷(件)页号核对、破损页面技术修复、数字化数据验收标准等约定文书，按DA/T68.1、DA/T68.2的规定执行；c)委托方应指派专人负责对数字化外包业务的监督指导。协商制定农业科学技术研究档案数字化管理制度、监督员职责，确保数字化工作的时效和质量，保证数字化工作中案卷(件)与数据信息的齐全、完整、准确、可用及全面安全。按DA/T68.1、DA/T68.2的规定执行。6农业科学技术研究档案数字化准备6.1确定开展传统农业科学技术研究档案数字化的范围、内容和期限。6.2编制农业科学技术研究档案数字化报批表，经审核认定。农业科学技术研究档案数字化报批表式样，见附录表B。6.3确定农业科学技术研究档案数字化形式。与本标准5.6相一致。7数字化前鉴定7.1成立数字化前鉴定、整理小组，一般3至5人，由农业科研档案人员、农业科研管理人员、立卷责任者组成。建立农业科学技术研究档案数字化前鉴定、整理统计表。农业科学技术研究档案数字化前鉴定、整理统计表式样，见附录表C。7.2根据传统农业科学技术研究档案的利用价值、开放程度、知识产权保护等，逐一对案卷(件)状态、形式结构、记录内容及其利用频率、珍贵与亟待抢救程度等进行全面检查鉴定，确定传统农业科学技术研究档案数字化内容、范围及优先秩序。按DA/T64.1、DA/T64.2的规定执行。7.3确定扫描与不扫描对象。对于未经鉴定、整理的案卷、重份文件、空白页面以及成批报表中内容相同的填表说明，或者是确定没有保存利用价值的案卷(件),不应进行数字化，并加以标注。7.4编制《传统农业科学技术研究档案数字化案卷鉴定目录》,作为数字化案卷(件)再整理的依据。8数字化前整理8.1针对《传统农业科学技术研究档案数字化鉴定目录》,开展农业科学技术研究档案数字化案卷(件)的整理：a)核对页号：没有编写页号或页号漏编、页号不正确的重新编写。页号应当清楚公正、且不压盖档案内容。书写页号的笔、墨等不应破坏案卷(件)原件或影响长期保存、利用效果；6DB62/T4233—2020b)技术修复：对破损的卷皮、内容页面等进行修补、完善，并做好登记。破损严重或无法直接进行扫描的案卷、卷内文件，应由专业技术人员进行技术修复，折皱不平影响扫描或拍照质量的应进行压平、恢复等技术处理。按DA/T64.3、DA/T64.4的规定执行；c)检查完善案卷(件)主题内容、形式、结构：核对传统农业科学技术研究档案案卷目录与卷内文件目录及原文、图像，以及档号、备考表。对不准确、不完整的进行补充、完善。a)遵循档案目录规则，逐一校对传统农业科学技术研究档案案卷(件)档号及目录。按DA/T31、DA/T18的规定执行；b)对照案卷及卷内文件原件内容校对完善目录内容、类目。对需要在目录数据库中进行录入登记的情况进行标记、说明。8.3编制《传统农业科学技术研究档案数字化前整理目录》,作为数字化案卷(件)出入库清点交接9案卷(件)出库管理9.1建立农业科学技术研究档案案卷(件)出入库工作制度。根据《传统农业科学技术研究档案数字化前整理目录》,档案人员与数字化责任人(经办人)办理案卷(件)交接手续，填写出库移交清册，双方签字认可，经审核后加盖公章。移交清册应归档，保管期限为永久。9.2传统农业科学技术研究档案数字化进程中，建立临时存放案卷(件)周转保管柜，加强领取与归还的检查、清点、登记管理，保证案卷(件)的全面安全。10.1制定《农业科学技术研究档案数字目录数据库规则》,包括著录项目、项目数据字段要求、字段类型及其目录字符识别、输出、呈现过程等，按DA/T18、DA/T77的规定执行。10.2选定农业科学技术研究档案数字目录通用数据格式。长期保存格式为TIFF、JPEGAKJPEG2000等通用格式。为满足查阅利用需求，应将数字文件图像同步转化为OFD、PDF等通用格式。按GB/T18894、DA/T77的规定执行。10.3目录数据库结构设计，应保持案卷(件)的形成规律和内在联系。10.4目录数据检测检查。包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性。一般采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，发现不正确、不合格的数据及时修改、完善。确保目录数据可识别、可阅读，保证目录数据输出、呈现的完整、准确。10.5建立农业科学技术研究档案数字目录质量验收制度，编制农业科学技术研究档案数字目录验收登记表。农业科学技术研究档案数字目录验收登记表式样，见附录表D11案卷(件)全文数字化数据建设11.1.1案卷(件)扫描(拍照),应当根据传统农业科学技术研究档案内容、数字化目标、数字化规范、计算机条件和档案管理系统等确定扫描(拍照)设备，对相关参数进行设置、调整。参数的设置、调整，应当保证数字化文件、图像清晰、完整、不失真、接近原貌，数字化文件、图像的字符形状能够正常识别，满足文字转换和文本、图像输出、呈现及阅览、利用的目的。7DB62/T4233—202011.1.2选择设定案卷(件)扫描(拍照)数字化数据的结构、组织类型，有利于优化数字化数据存储、导入及运行维护，按DA/T82的规定执行。11.1.3建立农业科学技术研究档案扫描(拍照)质量验收制度，编制农业科学技术研究档案扫描(拍照)质量验收登记表。农业科学技术研究档案扫描(拍照)质量验收登记表式样，见附录表E。11.2数字化设备技术要求11.2.1为保护农业科学技术研究档案实体，应当选择破坏性小的扫描、拍摄设备进行数字化，并遵循设备的性能特点和使用规律进行维护保养。11.2.2对于超出所选扫描仪、拍摄仪幅面尺寸的案卷、卷内文件，应采用超大幅面扫描仪或高拍仪进行数字化。或采用分幅扫描后进行图像拼接处理。分幅扫描的，相关图像之间应留有适宜的重叠，并且采用标板等方式说明分幅方法，如果后期采用软件自动拼接的，重叠尺寸应当不小于单幅文件图像对应原件尺寸的1/3。11.2.3对于极其珍贵且尺寸不规则的案卷、卷内文件，可采用标板、标只等方式，标识原件大小等信息，便于直观显示原件大小。11.2.4对于特殊案卷、卷内文件。纸张较薄、容易破损、透光的，可在纸张下加入白色衬纸，扫描仪调整为厚纸模式，用中、低速扫描；有破损的纸张，将破损纸张夹入透明塑料薄膜内，扫描仪调整为厚纸模式，用中、低速扫描；破损严重且极不平整，采用夹板扫描方式。11.2.5需要拆除装订扫描、拍摄的案卷(件)应拆除装订物。拆除装订物时应当保护纸质案卷(件)原貌不受损害，并且便于恢复原貌。11.3色彩模式11.3.1扫描、拍摄案卷(件)封面、卷内文件、图像，一般采用彩色模式，最大限度保留文件、图像原貌，以便于多种方式利用。11.3.2案卷(件)封面、卷内文件材料中有红头、印章或插图、照片、多色彩文件材料等页面的，应全部设定为彩色模式进行扫描或拍照。11.3.3页面为黑白两色，字迹清晰、没有插图的页面，可设定为黑白二值模式或彩色模式。11.3.4页面为黑白两色，字迹不清晰或带有插图的页面，可设定为灰度模式或彩色模式。11.3.5对于底灰较深(如草浆纸、油印纸)、字迹较浅(如铅笔字迹),宜采用彩色模式或灰度模式扫描，尽量拉大字迹与原稿的反差。11.4分辨率11.4.1扫描、拍摄分辨率的设定，应保证数字文件、图像的清晰、完整，便于识别、阅览、利用。11.4.2扫描、拍摄分辨率设定应不小于300dpi。对于文字偏小、密集、字迹不清晰的案卷、卷内文件扫描、拍摄分辨率设定大于300dpi。11.4.3对于需要计算机输出缩微摄影(COM)、投影展示、仿真复制用途的案卷、卷内文件，扫描、拍摄分辨率应不小于500dpi;对于需要进行印刷出版、输出展览等特殊用途的案卷、卷内文件，可结合原始幅面、印刷幅面、印刷精度要求等设定适宜的分辨率。11.5存储格式11.5.1一般标准，农业科学技术研究档案数字文件、图像保存格式为TIFF(G4)、JPEG或JPEG2000等通用格式。11.5.2农业科学技术研究档案数字文件、图像存储时，也可借助计算机浏览速度、易操作性、存储空间占用等技术性能考虑，将数字文件图像转换为OFD、PDF等其他通用格式。8DB62/T4233—202011.5.3同一批次农业科学技术研究档案的数字化，应当设定相同的存储格式。11.6文件图像数据命名11.6.1一般以农业科学技术研究档案案卷档号为基础对数字文件、图像命名，确保其唯一性。11.6.2数字文件、图像需存储为单页的，按档号与文件图像流水号的组合命名；存储为多页的，采用该案卷的档号命名。11.6.3应当科学规范建立农业科学技术研究档案数字文件、图像的存储路径，确保数字目录与文件、图像数据的完全挂接、正常运行。11.7.1图像拼接。对农业科学技术研究档案案卷文件、图像幅面大于A4型纸张的，应分幅扫描或拍摄，并作拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证数字文件、图像的整体性。拼接处应平滑融合且无明显拼接痕迹，尽可能接近原件原貌。11.7.2旋转与纠偏。对不符合阅读方向的数字文件、图像应进行旋转处理。对出现偏斜的文件、图像应进行纠偏处理，达到视觉上基本不感觉偏斜为准。11.7.3裁边。需要对数字文件、图像进行裁边的(如案卷内文件、图像纸张幅面小于A4型的，空白面过多),应在距页边向最外延，至少2mm-3mm处裁剪图像，不能影响阅览、利用目的。11.7.4去污。应当去除数字化过程中产生的污点、污线、黑边等影响阅览、利用效果的杂质。对于文件、图像纸张页面原有的斑点、水渍、装订孔等痕迹不宜去除。11.8文件、图像数据质量检查11.8.1针对农业科学技术研究档案数字文件、图像数据不完整、无法识别、清晰读取或文件、图像失真度较大的，应重新扫描数字化。11.8.2检查发现漏扫、重扫、多扫等情况的，应及时更正。11.8.3数字文件、图像排列顺序与纸质案卷(件)排列不一致的，应及时调整，达到一致。11.8.4对数字文件、图像拼接、旋转以及纠偏、裁边、去污等处理情况进行细致检查，发现错误、或不符合文件、图像识别、阅览、利用等质量要求的，应及时更正。11.8.5建立农业科学技术研究档案数字化文件、图像质量验收制度，编写农业科学技术研究档案数字化文件、图像质量验收登记表。农业科学技术研究档案数字化文件、图像质量验收登记表式样，见附录表F。12.1应用计算机技术及相关软件对农业科学技术研究档案数字化目录数据和与其对应的数字文件、图像数据进行挂接。与本标准3.12相一致。12.2开发建设农业科学技术研究档案管理系统，应具备“采集、存储、管理、阅览和利用”基本功能，以及数字化数据信息用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、管理系统与存储数据安全运维、数据著录、修改、扩充等功能。与本标准3.13相一致。12.3数据检测检验。应逐条对数字化数据挂接结果进行检验，包括数字目录与数字案卷、卷内文件、图像对应的准确性、完整性，已挂接数字文件、图像与案卷(件)原件的一致性，数字文件、图像可识别、可读取、可利用等，发现错误及时更正。9DB62/T4233—202013.1农业科学技术研究档案数字化数据库建设。一般包括数字化目录数据集合、文件图像及相关组件数据集合等的汇集。亦是数字农业科学技术研究档案资源建设发展的基础。13.2农业科学技术研究档案数据库的主要路径：a)通过人工应用计算机及相关软件录入建立的传统农业科学技术研究档案数字化目录数据、数字文件图像及相关组件数据等信息资源；b)通过计算机档案管理系统及相关业务系统，自动采集生成或从数字农业科学技术研究档案元数据库中提取形成并经过数据整理、标引、著录的电子目录数据、电子文件图像数据等信息资源。14数据验收与移交14.1验收方式14.1.1由数字化前鉴定、整理小组负责，对农业科学技术研究档案数字化数据进行检测验收。14.1.2采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式，对农业科学技术研究档案数字化数据进行检测验收。14.1.3建立农业科学技术研究档案数字化数据质量验收制度，编制农业科学技术研究档案数字化数据验收登记表。农业科学技术研究档案数字化数据验收登记表式样，见附录表G。14.2验收内容14.2.1农业科学技术研究档案数字化数据，包括数字目录数据、数字文件图像数据、元数据、挂接运行、检索阅览利用以及开展数字化工作中形成的文件、合同、协议、移交表格的归档与数字化数据备份存储载体等。14.2.2数字目录数据的检查验收，主要包括目录数据库中条目的格式、内容、结构等方面的准确性、完整性和有效性。14.2.3数字文件图像的检查验收，主要包括数字化参数、存储路径、图像命名、组件排序等方面的准确性、完整性和有效性。与本标准11.8相一致。14.2.4元数据的检查验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。14.2.5数据挂接验收，主要包括目录数据和与其对应的数字文件、图像链接的准确性、可识别、可读14.2.6数字化工作文件验收，主要包括应归档数字化工作文件材料的真实、齐全、完整和有效。14.2.7备份数据及其载体质量、标识内容形式的验收，主要包括备份数据真实、完整、有效、可用，存储载体的性能达到可识别、可读取，载体表面无划伤痕迹，载体运行无感染病毒等。数据载体的标著准确、规范，有利于保管与调取。按DA/T15、DA/T52的规定执行。14.3验收指标14.3.1应逐批对农业科学技术研究档案数字化数据进行检查验收。检查验收分为计算机检测和人工抽检两种方式。14.3.2计算机自动检测检验。应采用汁算机自动检测的方式进行全面检验，检验合格率应为100%。14.3.3对于无法采用计算机检测的数据内容，应采用人工抽检方式验收检查，抽检比率应当≥30%,检验合格率应为100%。14.4验收报告DB62/T4233—202014.4.1农业科学技术研究档案数字化数据质量检验，符合本标准14.2和14.3的规定，属于验收“通过”。验收未通过的，应当及时进行返工、修改、更正，并重新进行检查验收。14.4.2检查验收完成后，数字化鉴定验收小组撰写验收“通过”的报告，验收组成员签字，并经负责人审核认定。14.5数据移交建立农业科学技术研究档案数字化数据及其数据备份载体移交工作制度，保证验收合格的农业科学技术研究档案数字化数据及其备份数据载体、相关存储设备的全面移交，履行移交手续，移交手续归档保存，保管期限为永久。农业科学技术研究档案数字化数据及载体移交表式样，见附录表H。15案卷(件)的归还入库15.1恢复装订农业科学技术研究档案数字化工作完成后，对拆除装订物的案卷(件)应按照原装订痕迹恢复装订，保持案卷(件)的原貌，保证牢固、安全、无遗漏。15.2实体入库按照传统农业科学技术研究档案入库制度，检查、清点无误后办理交接手续。入库交接手续归档保存，保管期限为永久。16数字化数据的查阅利用16.1建立数字农业科学技术研究档案数据信息查阅利用制度，设立数字化数据管理员。16.2对于公开的农业科学技术研究档案数字化数据，应开放检索、阅览和利用权限，扩大信息利用范围；对于限制的数字化数据，应依据权限访问申请，经管理员审核同意后，方可进行检索、阅览、利用。按GB/T18894的规定执行。16.3建立数字农业科学技术研究档案资源信息阅览、利用登记台账，及时跟踪记录查档用户及查阅利用效果。数字化数据信息阅览利用登记台账归档保存，保管期限为永久。16.4数字农业科学技术研究档案资源信息利用，应遵守国家安全保密、知识产权保护等有关规定。对具有保密要求的目录及文件、图像数据，应加强安全保密管理，合理依法查阅利用，杜绝泄密。与本标准5.6.2相一致。17数字化数据与管理系统的运行、维护及安全管理17.1安全管理17.1.1建立数字农业科学技术研究档案资源信息安全管理制度，定人定岗，做好数据的检测、维护和补充、完善。17.1.2应对农业科学技术研究档案数字化数据信息采用加密技术管理，设定访问权限与查阅利用范17.2数据备份DB62/T4233—202017.2.1应建立数字农业科学技术研究档案资源信息备份制度，确保各类资源信息耐久存储、有效可用和安全。编写农业科学技术研究档案数据备份移交清单。农业科学技术研究档案数据备份移交清单式样，见附录表J。17.2.2应制作农业科学技术研究档案数据备份载体，实行数据迁移异质载体存储。异质备份1式3优良、标识著录完整准确。按DA/T38、DA/T52的规定执行。17.2.3对农业科学技术研究档案数字化数据运行系统及相关软件，增加电磁屏蔽等安全防护措施。对于小规模离线备份载体，如磁光盘等应配备恒温恒湿防磁柜保存，按DA/T81的规定执行。17.2.4建立农业科学技术研究档案数字化数据及备份载体的检查保护制度，实行定期或不定期检测检查，对已到保管期限的备份载体，应及时迁移到适宜长期保存的介质上，再备份管理，确保数据信息安全有效。17.2.5对农业科学技术研究档案数字化数据及备份载体的删除、销毁，按GB/T18894的规定执行。DB62/T4233—档案数字化流程数字化数字化质量要求数字化录验收案卷(件)案卷(件)案卷(件)扫描(拍照)转化案卷(件)案卷(件)安全管护图A.1农业科学技术研究档案数字化流程式样DB62/T4233—2020(规范性附录)计划报批表式样部门负责人(签字):部门负责人(签字):负责人(签字):单位(盖章):说明：纸张采用国家标准A4型(210mm×297mm),表格尺寸根据内容调整。图B.1农业科学技术研究档案数字化计划报批表式样DB62/T4233—2020前鉴定、整理统计表式样起始号扫描页数总体质量检查特殊情况记录备注案卷鉴定人：完成时间：年月日案卷整理人：完成时间：年月日检查验收人：完成时间：年月日说明：纸张采用国家标准A4型(210mm×297mm),表格尺寸根据内容调整。图C.1农业科学技术研究档案数字化前鉴定、整理统计表式样DB62/T4233—2020(规范性附录)数字目录验收登记表式样农业科学技术研究档案数字目录验收登记表档号案卷起止号条目特殊情