设计院档案管理制度制度

第一章总则第一条目的与依据为规范我院档案管理工作，有效保护和利用档案资源，确保档案的真实性、完整性、安全性和可追溯性，为设计业务开展、技术创新及企业发展提供有力支持，依据国家有关档案管理的法律法规及行业规范，结合我院实际情况，特制定本制度。第二条定义本制度所称档案，是指我院在各项生产经营、行政管理、科研开发、设计咨询等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条适用范围本制度适用于我院各部门、各分支机构以及所有员工在工作中形成的各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等管理工作。第四条管理原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、集中管理、规范有序、安全保密、便于利用的原则。第二章管理机构与职责第五条管理机构设置我院档案工作实行统一领导、归口管理的体制。院办公室（或指定专门部门，下同）是档案管理的职能部门，负责全院档案工作的统筹规划、制度建设、业务指导、监督检查和组织协调。各业务部门、项目组应指定专人（兼职档案员）负责本部门/项目档案的形成、收集、初步整理和移交工作。第六条院办公室档案管理职责1.贯彻执行国家及行业档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善我院档案管理制度及工作细则。2.负责全院各类档案的接收、分类、编目、鉴定、保管、统计、利用、保密和销毁等工作。3.指导和督促各部门、项目组做好档案的形成、积累、整理和预归档工作。4.组织档案管理业务培训，提高全院员工的档案意识和业务水平。5.负责档案管理设施、设备的规划、配置与维护。6.开展档案信息化建设，推动档案管理现代化。7.负责对过期档案的鉴定与销毁提出意见，按规定程序报批后组织实施。第七条各部门及兼职档案员职责1.学习并执行院档案管理制度，增强本部门员工的档案意识。2.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的及时收集、系统整理和规范组卷，并按规定时间向院办公室移交。3.确保移交档案的完整性、准确性和规范性。4.协助院办公室开展档案利用和相关业务工作。第三章档案的形成与收集第八条档案形成要求各部门及员工在工作中形成的文件材料，必须符合国家和行业有关规范要求，做到内容真实、数据准确、字迹清晰、格式规范、手续完备。电子文件的形成应符合电子档案管理的相关标准。第九条档案收集范围档案收集范围包括但不限于：1.行政管理类：各类决议、决定、规划、计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度、人事任免、奖惩、合同协议、资质证书等。2.经营管理类：市场信息、招投标文件、客户资料、项目合同、成本核算、财务报告等。3.设计技术类：项目委托书、可行性研究报告、勘察资料、设计输入、设计方案、计算书、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更、校审记录、技术交底记录、竣工验收文件、科研成果、技术标准、规范、手册等。4.声像及实物类：重要会议、活动、工程现场、产品样品的照片、录音、录像，奖杯、奖状、证书等。5.其他具有保存价值的文件材料。第十条收集时间与要求1.日常管理文件应在办理完毕后及时收集。2.项目档案应在项目完成（或阶段性完成）后，由项目负责人组织相关人员进行系统整理，在规定时间内（一般不超过项目验收后三个月）向院办公室移交。3.电子文件应与纸质文件同步形成、同步收集，并确保其真实性、完整性和有效性。第四章档案的整理与归档第十一条档案整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持档案的有机联系，便于保管和利用。第十二条分类与编号1.档案分类采用年度-机构（或项目）-类别三级分类法（或根据设计院特点确定更适宜的分类体系）。2.档案编号应具有唯一性和可追溯性，编号规则由院办公室统一制定并执行。第十三条组卷与装订1.同一项目、同一问题或同一批次的文件材料应组成一卷或数卷。2.卷内文件材料应按形成时间或逻辑关系排列，并编写页号。3.案卷应填写卷内目录、备考表，并拟制规范的案卷标题。4.案卷应采用符合档案保护要求的装订材料和方法进行装订。第十四条电子文件归档1.电子文件归档应包括文件的内容、元数据及相关软件环境信息。2.归档的电子文件应采用通用、开放的格式，确保其长期可读性。3.电子档案应进行异地备份，确保数据安全。第十五条归档验收各部门移交档案时，院办公室应进行验收。对不符合要求的，应退回移交部门补充、整理。验收合格后，双方在《档案移交清单》上签字确认。第五章档案的保管第十六条库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十七条档案装具档案应存放在符合国家标准的档案柜、档案盒中。不同载体的档案应分类存放。第十八条库房管理1.建立库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。2.保持库房整洁有序，定期进行温湿度监测与调控。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理并记录。4.非档案管理人员未经许可不得进入库房。第十九条档案保密严格执行国家保密法律法规，对涉密档案应单独存放，明确保密级别，控制接触范围，确保档案安全。第六章档案的利用与借阅第二十条利用原则档案利用应遵循“为院服务、严格审批、保守秘密”的原则。第二十一条利用范围与权限1.本院员工因工作需要可查阅相关档案，查阅涉密档案须经分管院领导批准。2.外单位查阅我院档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经院办公室负责人批准，必要时报分管院领导审批。3.查阅档案一般不得带出档案阅览室。确因工作需要借出的，须经院办公室负责人批准，严格履行借阅手续，限期归还。第二十二条利用手续查阅、借阅档案须填写《档案查阅/借阅登记表》，注明利用目的、档案名称、编号、借阅期限等。第二十三条利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经院办公室同意。3.涉密档案的利用，必须在指定的保密场所进行，并严格遵守保密规定。4.借阅的档案应按期归还，逾期未还的，院办公室应及时催还。第七章档案的鉴定与销毁第二十四条档案鉴定院办公室应定期（一般每五年或十年）组织有关人员对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应坚持历史唯物主义观点，根据档案的现实价值和历史价值，确定其存毁。第二十五条销毁程序1.对鉴定后确无保存价值的档案，由院办公室提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报院领导审批。2.档案销毁须由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案。3.《档案销毁清册》应永久保存。第八章责任与奖惩第二十六条奖励对在档案收集、整理、保管、利用、开发等工作中做出显著成绩，或为保护档案安全做出突出贡献的部门和个人，我院将给予表彰和奖励。第二十七条处罚对违反本制度，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.不按规定收集、整理、移交档案，造成档案材料丢失、损毁的；2.擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁档案的；3.违反档案保密规定，泄露档案秘密的；4