施工工程项目合同管理制度

施工工程项目合同管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司施工工程项目合同管理工作，明确合同管理职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国建筑法》及其他相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）对外签订的各类施工工程项目合同，包括但不限于工程施工合同、专业分包合同、劳务分包合同、物资采购合同、设备租赁合同、勘察设计合同、咨询服务合同等。公司内部签订的具有合同性质的协议，参照本制度执行。第三条基本原则合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。（二）平等自愿、协商一致原则：合同当事人法律地位平等，合同的订立应基于双方真实意愿。（三）风险控制原则：强化合同风险意识，对合同签订前的调研、谈判，签订时的审查，履行中的跟踪进行全过程风险管控。（四）效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同的经济效益，维护公司正当权益。（五）分级管理、权责明确原则：根据合同的重要性、金额大小等因素，实行分级管理，明确各部门及人员的合同管理职责。第四条管理部门公司合同管理实行统一领导、分级负责的管理体制。（一）公司层面：[指定部门，如：法务部或经营管理部]为公司合同归口管理部门，负责统筹、指导、监督和检查全公司的合同管理工作，组织合同管理制度的制定与修订，参与重大合同的评审，提供合同法律咨询。（二）项目层面：项目经理部是工程项目合同履约管理的直接责任单位，负责本项目合同的具体履行、跟踪、变更、索赔及资料归档等工作。（三）相关业务部门：根据各自职责分工，参与合同的策划、谈判、评审、履行等相应环节的工作。第二章合同的策划与准备第五条合同策划项目中标或承接后，项目经理部应会同公司相关业务部门，根据项目特点、规模、复杂程度及招标文件要求，进行合同策划。合同策划应明确合同类型、合同结构、主要合同条款、风险分担机制等。第六条市场调研与合作方选择在合同签订前，应对合作方（包括分包商、供应商、服务商等）的资质、信誉、履约能力、财务状况、类似项目业绩等进行充分的市场调研和考察。选择合格的合作方，优先选择资信良好、实力较强、合作记录良好的单位。必要时，可要求合作方提供相应的证明文件。第七条合同文本的准备（一）对于国家或行业有标准示范文本的，应优先采用标准示范文本，并结合项目实际情况进行修改和完善。（二）无标准示范文本的，应根据合同性质和项目特点，参照相关法律法规及公司合同范本（如有）拟定合同文本。合同文本应做到条款齐全、内容严谨、权责明确、文字准确。第八条合同主要条款的审查要点合同文本拟定后，应对以下主要条款进行重点审查：（一）当事人的名称或者姓名和住所；（二）标的（工程范围、产品、服务等）；（三）数量和质量（工程质量标准、产品规格型号、服务标准等）；（四）价款或者报酬及其支付方式、支付期限；（五）履行期限、地点和方式；（六）违约责任；（七）解决争议的方法；（八）合同生效条件、份数、附件等其他必要条款。第三章合同的谈判与订立第九条谈判准备合同谈判前，谈判人员应熟悉项目情况、合同策划内容、对方基本情况，并准备好谈判所需的资料，明确谈判目标、底线和策略。重大合同的谈判，应有法务人员或公司指定的专业人员参与。第十条谈判过程谈判应遵循公平、诚信原则，围绕合同主要条款进行。对涉及工程范围、质量、工期、价款、违约责任等核心条款，应进行充分沟通和协商，争取有利条件，合理分担风险。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。第十一条合同评审合同正式签订前，必须履行合同评审程序。（一）评审层级：根据合同金额、重要性及风险程度，确定相应的评审层级（如项目经理部评审、公司相关部门评审、公司领导评审）。（二）评审内容：包括但不限于合同主体的合法性、合同条款的完整性与合规性、风险的合理性、技术的可行性、经济的合理性等。（三）评审流程：由合同承办部门（通常为项目经理部或相关业务部门）填写《合同评审表》，连同合同草案及相关资料，按规定程序报送相关部门及领导进行评审。评审意见应明确、具体，并由评审人签字确认。对评审中提出的修改意见，合同承办部门应与合作方协商修改，并将修改情况反馈给评审部门。第十二条合同的签署与盖章（一）合同文本经评审通过后，方可签署。合同签署人应为法定代表人或其授权委托人。授权委托人必须持有有效的《授权委托书》。（二）合同用印应符合公司印章管理规定。合同文本应加盖公司合同专用章，不得使用行政公章代替合同专用章（特殊情况除外，但需有充分理由并经公司领导批准）。（三）合同文本一般应一式多份，双方各执份数应明确约定，确保合同管理和履约过程中的需要。第四章合同的履行与跟踪第十三条合同交底合同签订后，合同承办部门应及时组织合同交底。将合同的主要内容、技术标准、质量要求、工期节点、付款方式、违约责任、双方权利义务及风险防范要点等向项目经理部相关管理人员、技术人员及作业班组进行详细说明，确保合同要求得到准确理解和执行。第十四条履约计划项目经理部应根据合同约定，结合项目实际情况，制定详细的合同履约计划，明确各项工作的责任人、完成时限和保障措施。第十五条履约跟踪与检查（一）项目经理部应建立合同履约跟踪机制，对合同约定的各项义务的履行情况进行日常跟踪和检查，包括工程进度、工程质量、安全文明施工、物资供应、款项支付等。（二）定期对合同履约情况进行分析和评估，及时发现履约偏差和潜在风险，并采取有效措施予以纠正和防范。（三）做好合同履约记录，包括但不限于会议纪要、工作联系单、签证单、验收报告、付款凭证、往来函件等，确保履约过程的可追溯性。第十六条合同变更管理（一）合同履行过程中，因不可抗力、业主需求变化、设计变更或其他客观原因需要变更合同内容的，应及时与合作方协商。（二）合同变更应采用书面形式，并履行相应的评审和审批程序，其流程参照合同订立的相关规定。未经双方书面确认，任何一方不得擅自变更合同内容。（三）对合同变更可能导致的工期、费用、质量等方面的影响，应进行充分评估，并作为变更谈判的依据。第十七条合同价款支付与结算（一）严格按照合同约定的付款方式和期限办理价款支付。付款前，应核实合作方的履约情况，确认符合付款条件，并履行相应的审批手续。（二）工程竣工或合同履行完毕后，应及时办理合同结算。结算工作应遵循客观、公正、准确的原则，依据合同约定和实际履约情况进行。第十八条违约责任处理（一）在合同履行过程中，如发现合作方未按合同约定履行义务，应及时向其发出书面通知，要求限期纠正，并保留相关证据。（二）对于合作方的违约行为，应根据合同约定及造成的损失情况，及时采取索赔等措施，维护公司合法权益。（三）如公司自身可能发生违约行为，应及时采取补救措施，避免或减少违约责任。第五章合同的变更、转让与解除第十九条合同变更合同变更除应遵循本制度第十四条规定外，还应注意以下事项：（一）变更内容应具体、明确，具有可操作性。（二）变更协议是原合同不可分割的组成部分，与原合同具有同等法律效力。第二十条合同转让未经对方书面同意，公司不得擅自将合同权利或义务转让给第三方。如确需转让，应按照合同约定或法律规定办理，并履行内部审批程序。第二十一条合同解除（一）合同的解除应符合法定或约定的条件。（二）解除合同应采用书面形式，并履行相应的通知、协商及审批程序。（三）合同解除后，应清理双方的权利义务，包括已完成工作的结算、款项支付、物资返还等。第六章合同争议的处理第二十二条争议的协商与调解合同履行过程中发生争议时，合同承办部门应首先尝试与合作方进行友好协商或通过调解解决，争取达成和解协议。协商或调解应形成书面记录。第二十三条仲裁或诉讼（一）协商或调解不成的，应根据合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）及时处理。如合同未约定或约定不明确的，可依法选择有利于公司的争议解决方式。（二）在争议处理过程中，项目经理部应及时收集、整理与争议相关的证据材料，并向公司合同归口管理部门报告。公司合同归口管理部门应提供必要的法律支持和指导。（三）参与仲裁或诉讼活动，应由公司法定代表人授权委托专人办理，必要时可聘请外部律师代理。第七章合同的档案管理第二十四条档案收集与整理合同从策划、谈判、评审、签订、履行、变更、索赔到争议解决的全过程中形成的所有文件资料，均属于合同档案范畴。项目经理部应指定专人负责合同档案的收集、整理和保管。合同档案应包括但不限于：合同文本（含附件）、谈判纪要、评审记录、中标通知书、招标文件、投标文件、履约过程中的各类签证、变更单、联系单、函件、会议纪要、验收报告、付款凭证、结算资料、争议处理文件等。第二十五条档案归档与保管（一）工程项目竣工结算完成或合同全部履行完毕后，项目经理部应将整理成册的合同档案，按照公司档案管理规定，及时向公司档案管理部门或指定部门移交归档。（二）合同档案的保管应符合国家及公司关于档案管理的规定，确保档案的完整、安全和保密。第二十六条档案查阅与利用合同档案的查阅、复制应履行审批手续，严格遵守档案管理规定和保密制度。查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。第八章合同管理的责任与考核第二十七条责任追究对于在合同管理工作中出现下列情形之一，造成公司损失的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）未经授权或超越权限签订合同的；（二）在合同谈判、评审中玩忽职守、弄虚作假，或泄露商业秘密的；（三）合同文本未经评审或评审未通过擅自签订的；（四）不履行或不正确履行合同义务，导致公司权益受损的；（五）合同履行过程中发现问题未及时报告或采取措施，造成损失扩大的；（六）在合同纠纷处理中，因处置不当或证据不足导致公司败诉的；（七）违反合同档案管理规定，造成合同资料丢失、损毁或泄密的。第二十八条考核与奖惩公司将合同管理工作纳入对各单位、各部门及相关人员的绩效考核体系。对在合同管理工作中认真负责、