DB23-T 3624-2023 机关事务标准化工作指南

ICS01.140.30CCSA00DB23机关事务标准化工作指南IDB23/T3624-2023前言 12规范性引用文件 13术语和定义 14总体要求 25标准体系 36标准制(修)订 7标准培训与宣贯 8标准实施与督查 9标准持续改进 附录A 13附录B 14附录C 16 17附录F 参考文献 20ⅡDB23/T3624-2023本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起本文件由黑龙江省机关事务管理局提出并归口。本文件起草单位：黑龙江省机关事务管理局。本文件主要起草人：马存新、穆艳坤、王鹏、伊广伟、苗启林、田永红。1DB23/T3624-2023本文件给出了机关事务标准化工作的总体要求、标准体系，标准制(修)订及标准持续改进等方面的指导。本文件适用于指导黑龙江省各级机关事务标准化工作。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T41568-2022机关事务管理术语3术语和定义GB/T41568-2022界定的以及下列术语和定义适用于本文件。机关事务保障机关正常运行所需经费管理、资产管理、服务管理、公共机构节约能源资源管理等事项。[来源：GB/T41568-20223.1]机关事务标准为支撑机关事务工作有效运行，按规定要求协商一致制定，规范管理、服务、保障活动中的技术要求和管理要求，供共同使用和重复使用的文件。3.3标准类规范性文件对机关事务工作中因共同使用、重复使用而需要统一的要求、流程等，制定的具有标准属性的规范性文件。组织内部标准在机关事务管理部门内部使用，用于规范内部工作，具有统一要求、流程等内容的内部文件。机关事务标准化把标准化的理念、原理、原则和方法运用到机关事务保障和管理领域，通过制定和实施标准，全面提升保障和管理效能，进而保障机关规范高效运行的过程。[来源：GB/T41568-20223.10]DB23/T3624-20232机关事务标准体系一定范围内机关事务标准按其内在联系形成的科学有机整体。4.1工作原则4.1.1机关事务标准化工作应坚持依法合规、科学规划、突出重点、持续改进的原则。4.1.2机关事务标准化工作实行统筹推进、分工负责。4.2工作职责4.2.1黑龙江省机关事务管理局是全省机关事务标准化工作的主管部门，负责机关事务领域标准化的归口管理工作。承担下列职责：——依据国家标准化法律法规，制定并组织实施标准化工作指南和相关制度；——组织建立标准体系，拟订标准化发展规划，起草年度标准化工作计划和总结；——指导地方标准、标准类规范性文件和组织内部标准的制(修)订工作；——组织标准化工作，联系黑龙江省标准化行政主管部门，完成省标准化工作联席会成员单位承担的工作任务，参与全省标准化相关活动；——组织提出有关地方标准的建议。4.2.2各市(地)机关事务管理部门可设立标准化专职人员，也可由相关部门兼职，组建标准化专项领导小组推进本地区机关事务标准化工作。主要包括：——完成机关事务标准化主管部门部署的工作任务；——根据本地区需要，提出年度地方标准和标准类规范性文件项目制(修)订建议，组织参与有关地方标准和标准类规范性文件的制(修)订工作；——组织有关地方标准和标准类规范性文件在本地区的宣传、培训和实施工作，并对实施情况进行效果评价和监督检查；——组织本地区机关事务地方标准制(修)订、实施、效果评价及监督等工作；——协调处理机关事务标准化的有关问题。4.3工作任务机关事务标准化工作任务包括：——规范机关事务标准化工作流程(见附录A);——制定标准化工作规划、年度计划；——建立和完善标准体系；——实施国家标准、行业标准，制定实施地方标准、标准类规范性文件、组织内部标准；——开展标准宣传和培训；——对标准的实施进行监督和评价；——收集标准化工作相关信息，事件记录和档案管理；——开展标准化工作调研指导、理论研究和业务交流；——参与国家和地方机关事务标准化活动。4.4标准范围DB23/T3624-202334.4.1对于本地区机关事务工作需要统一的特殊技术要求，可制定地方标准。4.4.2机关事务管理部门及有关职能部门对于需要统一的要求、流程等可制定标准类规范性文件。4.4.3规范内部工作，可制定组织内部标准。5标准体系5.1标准体系结构和要求5.1.1标准体系结构机关事务标准体系由基础通用标准体系、运行保障标准体系、监督评价标准体系三大子体系构成。如图1所示。5.1.2标准体系要求5.1.2.1符合国家有关法律、法规和规范性文件要求。5.1.2.2结合机关事务的供给需求，持续完善标准体系。5.1.2.3标准体系应系统全面、层次恰当、划分明确、相互协调。5.1.2.4定期对标准体系进行评价，确保其有效性和适用性。监督评监督评价标准体系基础通用标准体系行保障标准体系图1机关事务工作标准体系总结构图5.2基础通用标准体系5.2.1体系结构子体系结构如图2所示。4DB23/T3624-2023机关事务基础通用标准体系JC术语缩略语符号与标志数值与数据术语缩略语符号与标志数值与数据量和单位准量和单位华则JC03JC02JCJC03JC02JC05JCO4图2机关事务基础通用标准子体系结构图基础通用标准体系应包括机关事务工作普遍适用和广泛指导的基础性标准，包括但不限于：a)标准化导则；b)术语与缩略语；c)符号与标志；d)数值与数据；e)量和单位。5.2.3标准化导则5.2.3.1适用于机关事务标准化工作的导则类相关的国家标准、行业标准、地方标准。5.2.3.2机关事务管理部门制定的关于机关事务标准化工作的导则类标准。5.2.4术语与缩略语5.2.4.1适用于机关事务工作的术语相关的国家标准、行业标准、地方标准。5.2.4.2机关事务管理部门制定的用于内部信息沟通用的概念定义或术语含义的标准。5.2.5符号与标志5.2.5.1适用于机关事务工作的符号与标志相关的国家标准、行业标准、地方标准。5.2.5.2机关事务管理部门制定的关于符号与标志的样式、颜色、字体、结构及其含义的标准。5.2.6数值与数据5DB23/T3624-20235.2.6.1机关事务保障服务管理活动涉及的数值和数据相关国家标准、行业标准、地方标准。5.2.6.2机关事务管理部门对各种数值和数据的判定与表示所制定的标准等。5.2.7量和单位5.2.7.1机关事务保障服务管理活动中采用的量和单位相关国家标准。5.2.7.2机关事务管理部门对量和单位的选用和确定制定的标准等。5.3运行保障标准体系5.3.1体系结构子体系结构如图3所示。机关事务运行保障标准体系YB住房住房货币化保障及住房改革服务标准Y06机关幼儿园学前教育管理标准Y机关幼儿园学前教育管理标准Y808内部运行管理体系标准Y8内部运行管理体系标准Y810保障性住房管理及服务标准Y805政府投资项目建设管理标准Y804公共机构节能工作标准Y803集中办公区管理标准Y8集中办公区管理标准Y809住房公积金管理标准Y807公务用车管理标准Y02办公用房管理标准Y801图3机关事务运行保障标准子体系结构图5.3.2主要内容依据机关事务工作职能和主要内容构建机关运行保障标准体系，包括但不限于：a)办公用房管理标准；b)公务用车管理标准；c)公共机构节能工作标准；d)政府投资项目建设管理标准；e)保障性住房管理及服务标准；f)住房货币化保障及住房改革服务标准；DB23/T3624-20236g)住房公积金管理标准；h)机关幼儿园学前教育管理标准；i)集中办公区管理标准；j)内部运行管理体系标准。5.3.3办公用房管理标准收集、制定办公用房的权属、配置、使用、处置、维修、安全、信息化、监督管理等标准，包括但不限于：a)办公用房权属管理标准，包括权属登记、信息统计管理等；b)办公用房配置管理标准，包括配置要求、调剂、置换、租用等；c)办公用房使用管理标准，包括使用面积、使用凭证、规范使用等；d)办公用房处置管理标准，包括调剂使用、置换、出租、拆除等；e)办公用房维修管理标准，包括维修立项、审批等；f)办公用房安全管理标准，包括安全检查、应急预案、物资配备、安全培训、防火演练等；g)办公用房信息化管理标准，包括信息化系统建设与维护、业务办理及统计等；h)办公用房监督管理标准，包括巡检督查、违规情况处理等。5.3.4公务用车管理标准收集、制定公务用车编制、配备更新、使用、处置、信息化、监督管理等标准，包括但不限于：a)公务用车编制管理标准，包括确定车辆编制的机构设置、人员编制、工作需要等；b)公务用车配备更新标准，包括配置要求、配备更新管理、标识化管理、采购规范、配备更新流程等；c)公务用车使用管理标准，包括建立台账、档案管理、保险、加油、维修、单车费用核算等；d)公务用车处置管理标准，包括更新、资产评估、公开拍卖、报废等；e)公务用车信息化管理标准，包括公务用车管理系统和公务用车服务保障平台的建设、运行、维修、信息管理等；f)公务用车监督管理标准，包括统计报告制度、监督制度、监督职责等，对超编制、超标准、违规使用、违规处置等情况的追责。5.3.5公共机构节能工作标准收集、制定公共机构节能统计、节能管理、资金管理及信息化管理等标准，包括但不限于：a)节能统计标准，包括能源资源消费统计数据报表填报、统计指标、数据审核、统计分析报告、数据质量控制等；b)节能管理标准，包括合同能源管理、用能设备设施运行、节能改造、节能示范、能源资源消费统计数据会审、能源资源利用等；c)资金管理标准，包括节能资金专项申领、调配、使用和管理等；d)信息化管理标准，包括专家库建设及管理、公共机构能源资源消费统计系统建设及运行维护5.3.6政府投资项目建设管理标准制定政府投资项目建设管理标准，包括但不限于：DB23/T3624-20237a)项目前期工作阶段的标准，包括项目赋码、项目建议书审批、项目选址审批、用地预审、可行性研究报告报批、建设用地规划许可、征地、青苗补偿、拆迁安置、工程地质勘察、报审市政配套方案、初步设计文件报批、施工图设计及审查、建设工程规划许可证办理等；b)建设实施阶段的标准，包括施工图预算编制、项目申报书编制、项目组织管理模式选择、建设工程项目招标、签订合同、报建备案、工程质量监督、施工许可证办理、质量管理、安全实施、进度控制、投资控制、现场管理、资料与信息化管理、调试与试运行等；c)验收与移交阶段的标准，包括中间结构验收、竣工验收、移交使用、工程价款结算、竣工财务决算、资产移交等。5.3.7保障性住房管理及服务标准收集、制定领导干部公寓管理、周转住房管理、青年(人才)公寓管理及服务标准，包括但不限于：a)领导干部公寓管理及服务标准，包括装修、调配、租金、修缮、腾退、信息管理系统及服务b)周转住房管理及服务标准，包括装修、调配、租金、修缮、腾退、信息管理系统及服务等；c)青年(人才)公寓管理及服务标准，包括装修、调配、租金、修缮、腾退、信息管理系统及服务等。5.3.8住房货币化保障及住房改革服务标准收集、制定职工住房货币化保障及住房改革服务相关标准，包括但不限于：a)住房资金服务标准，包括单位住房资金筹集、拨付、年度财务收支计划、增值收益分配使用计划、年度执行情况报告、增值保值方案编制以及住房维修基金和个人住房资金归集、使用、提取、转移、注销服务等；b)住房改革服务标准，包括政策性住房出售审核、一次性住房补贴和住房公积金补贴审核等；c)住房资金及住房改革服务质量评价标准，包括制定评价与改进计划、信息评估分析、质量改进等。5.3.9住房公积金管理标准收集、制定公积金贷款、还款、缴存、提取服务等标准，包括但不限于：a)公积金缴存标准，包括服务人员、服务对象、服务设施设备，实行年度体检评估；b)公积金提取标准，包括服务人员、服务对象、服务设施设备，实行年度体检评估；c)公积金贷款、还款标准，包括服务人员、服务对象、服务设施设备，实行年度体检评估；d)公积金服务运行管理标准，包括政务公开、工作人员服务行为规范、一次性告知、限时办结、首问负责等。5.3.10机关幼儿园学前教育管理标准制定学前教育服务设施设备、服务环境、服务人员、服务项目、服务质量控制等标准，包括但不限a)学前教育服务设施设备标准，包括园舍(如活动室、寝室等)、户外活动场地、卫生用具、桌椅、玩具与图书等；b)学前教育服务环境标准；包括室内环境、美化绿化、卫生条件等；c)学前教育服务人员标准，包括资质、职业道德、服务行为、服务态度、培训等；d)学前教育服务项目标准，包括膳食营养、安全保卫、卫生消毒、保育保健、教育教学等；8DB23/T3624-2023e)服务质量控制标准，包括服务过程控制、服务监督与评价、投诉处理等。5.3.11集中办公区管理标准收集、制定集中办公区机关食堂管理、设施设备维护、房屋养护维修、卫生保洁、绿化美化、安全保卫、服务质量控制等标准，包括但不限于：a)餐饮管理标准，包括安全管理、场所及设施设备管理、制度建设、人员管理、卫生管理、采购管理、仓储管理、餐饮制作、食品留样、餐厨垃圾处理等；b)餐饮服务标准，包括膳食搭配、就餐服务等；c)会议服务标准，包括服务内容、礼仪、安全要求等；d)设施设备维护标准，包括供变电、给排水、电气、暖通、高压设备、供热供冷、特种设备、消防、燃气、煤气安全维保、安全监控等设施设备的安全巡查、定期检查、应急处理等；e)房屋养护维修标准，包括办公楼主体结构日常维护要求和装饰装修部位维护、维修服务等；f)卫生保洁标准，包括公共区域清洁、垃圾清运、卫生消杀、清除冰雪等；g)绿化美化标准，包括室内外绿化美化管理、绿化养护、绿化病虫害防治等；h)安全保卫标准，包括安全管理、安全建设、安全应急预案、安全保卫服务质量评价等；i)服务质量评价与改进标准，包括评价指标、评价流程、评价结果处理等。5.3.12内部运行管理体系标准机关事务管理部门内部运行管理制定的标准，包括但不限于：a)综合管理标准，包括机关设施设备用品(含用品选购、运行维护、报废处置等)、文档管理(含公文、文档行文格式、归档等)、会务管理(含会议安排、会议流程、会议记录及归档等)、机构运行与管理(含机关工作规则、保密、信访、督查、印信、重要事项报告等);b)资产管理标准，包括机关事务专属国有资产管理、专属国有资产损失赔偿处理、通用办公设备家具实物定额及配置等；c)经费管理标准，包括办公费管理、水电费管理、维修(护)费管理、会议费管理、培训费管理、差旅费管理、“三公”经费管理、政府采购及采购经费管理、费用报销管理流程、审计及内控管理办法等；d)机关党建标准，包括机关党委(党委换届、工作会议、学习教育、党务管理、机关工会管理等)、机关纪委(纪委会议、廉政建设、约谈、违纪案件处置等)、机关党支部(支部设置与换届、党支部会议、党组织关系接收转移、发展党员、离退休干部党支部管理等)、党员管理(党员会议、党员教育学习等)、党建考核(党建工作述职评议、考核评价、持续改进e)人事管理标准，包括人员培训教育(培训教育计划、实施、记录等)、人员考勤考核(人员考勤、绩效考核等)、人员请销假管理(事假、病假、产假、年假、因私出国〈境〉等)、人员晋升管理(机构编制、岗位竞聘、工资福利等)、人事档案管理(档案的建立、使用、保管等)、离退休干部管理(组织关系管理、教育学习管理等);f)信息标准，包括信息通用标准(含信息术语与编码、软件与设备、存储技术与管理、网络技术与信息安全等)、信息应用标准(含文件格式、业务流程与应用、信息交换、数据处理等)、信息管理标准(含文档管理、信息分类与控制要求、管理流程、评审与更新、识别与检索、追溯等)。5.4监督评价标准体系5.4.1体系结构9DB23/T3624-2023子体系结构如图4所示。机关事务监督评价标准体系机关事务监督评价标准体系JP质量控制标准JP02评价与改进标准图4机关事务监督评价标准子体系结构图针对机关事务标准及标准化工作构建监督评价标准体系，包括但不限于：a)质量控制标准；b)评价与改进标准。5.4.3质量控制标准在机关事务工作过程中，为识别、分析对保障服务管理质量有重要影响的关键环节，并对其加以控制而收集、制定的标准，包括但不限于：a)服务质量的监督评价方法和控制措施；b)不合格服务的纠正与管理，如分析、识别、评审和处置等控制方法；c)预防性措施的要求及评价标准。5.4.4评价与改进标准对管理服务的有效性、适宜性和标准化工作实施情况进行评价而收集、制定的标准，包括但不限于：a)评价的基本条件、原则和依据；b)评价的组织机构和人员；c)评价的程序和方法；d)检验和验证；e)数据分析、处理和评价；f)改进的原则与方法。DB23/T3624-20236标准制(修)订6.1基本要求6.1.1内部运行管理标准的制(修)订按照本文件给出的标准立项、标准起草、标准征求意见、标准审查、标准批准发布、标准复审等程序进行。其他层次标准的制(修)订应遵守相关法律法规和规范性文件的要求。6.1.2制(修)订标准时应与国内现行的其他相关标准协调一致。6.1.3适时对发布实施的标准进行复审和修订，以确保标准的适用性。6.1.4标准应结构合理、层次分明、内容具体、具有可操作性和可检查性。6.2标准立项6.2.1由标准编制部门(单位)向机关事务管理部门提出立项建议，递交《标准项目立项建议书》(见附录B),经机关事务管理部门标准化工作机构或协调机构审核，报机关事务管理部门负责人审批后予以立项。6.2.2由机关事务管理部门按照标准体系、标准化发展规划和业务发展需求等下达立项计划，按照标准归口部门进行任务分配，归口部门按照下达任务制(修)订标准。6.3标准起草6.3.1收集、分析相关法律法规、规章、方针政策文件，国内外先进标准，提取与标准相关的内容。6.3.2广泛调研标准化需求，识别标准的关键技术要素。6.3.3在广泛调研的基础上，充分论证，征求意见。6.3.4标准的编写符合GB/T1.1的规定。6.4标准征求意见6.4.1应广泛征集标准执行部门、监督部门和服务对象代表等多方意见，重点征集服务对象的意见。6.4.2征求意见期限一般不少于30日。6.4.3可采用文件、会议等形式进行征求意见。6.4.4对意见的处理结果应协商一致。6.4.5对征求意见稿进行修改，形成标准送审稿。6.5标准审查6.5.1标准审查可采用会议或函件形式进行，审查内容包括但不限于：——与有关法律法规、规章、规范性文件和政策要求是否保持一致；——是否符合实际工作需要，达到预期的目标；——是否与标准体系内的其他标准相协调；——标准格式及编辑性审查；——标准的内容是否合理、完整，标准涉及的各方是否协调一致。6.5.2根据审查意见，形成报批稿。6.6标准批准发布6.6.1标准类规范性文件DB23/T3624-2023标准编制部门(单位)将标准报批稿、编制说明、规范性文件合法性审查意见、标准审查纪要、征求意见汇总表等文件资料报送相应的机关事务标准化管理机构批准发布。6.6.2组织内部标准标准编制部门(单位)将标准报批稿、报审表(见附录C)、编制说明(见附录D)、征求意见汇总表(见附录E),报送相应的机关事务标准化管理机构批准备案，黑龙江省机关事务管理局赋码编号，内部标准编号规则见附录F。6.7标准复审6.7.1标准应定期复审，复审周期一般不超过三年；当外部或系统内部运行条件发生变化时，应及时对标准进行复审。6.7.2复审的结论包括继续有效、修订、废止三种：a)继续有效：标准内容不作修改仍能适应当前需要，确认继续有效；b)修订：标准内容需要改动才能适应当前使用的需求和时代的发展，予以修订；c)废止：标准已完全不适应当前需要，予以废止。7标准培训与宣贯7.1.1标准培训对象包括标准化工作人员和标准使用人员。7.1.2培训内容包括但不限于：——标准化相关法律法规和政策文件；——标准化基础知识；——专项标准解读；——标准化专业知识。7.1.3培训可采用专题讲座、考察学习、学术交流、短期培训、知识竞赛等方式进行。7.2标准宣贯7.2.1应优化组织管理、加强领导、广泛动员，完善标准宣贯环境、营造良好标准宣贯氛围。7.2.2宜采取标准宣贯会、标准解读讲座等形式开展标准宣贯，宜采用宣传册、展板、海报、图片等丰富宣贯形式。7.2.3收集对标准宣贯情况的反馈，提升宣贯效果。8标准实施与监督8.1标准实施8.1.1标准实施前，应制定实施计划并明确预期达到的目标。8.1.2组织相关人员对实施标准的目的、意义、作用及标准内容等进行培训与宣贯。8.1.3标准实施过程中，记录和保存实施证据，包括记录表/卡、音视频、照片等记录信息和通知、报告、计划等工作文件。记录表/卡按要求进行设计，能反映记录时间、内容和记录人等相关信息。8.1.4各部门、单位和人员在实施标准过程中，应及时反馈标准实施效果，对实施效果不佳的标准说DB23/T3624-2023明问题并提出改进措施。8.2标准监督8.2.1标准监督可组建专门组织或临时机构，根据计划组织安排，督查内容包括但不限于：a)标准内容与实际工作的符合情况；b)职工对标准的掌握程度；c)机关事务各岗位工作与标准要求的符合情况。8.2.2可采取定期或不定期督查、重点督查或普遍督查等形式开展督查，各类督查宜在计划中予以确8.2.3监督可采用现场查看与问询、对记录数据进行核实与分析等手段。8.2.4监督结果应形成记录或文件，作为考核、改进的输入数据并进行处置，处置方式为：a)标准内容不符合实际的情况及时修订或废止；b)标准内容符合实际工作需要，各部门(单位)执行不力的，应采取有效措施，加强其对标准的执行力。9标准持续改进9.1各级机关事务管理部门的标准化工作部门应制定标准化工作持续改进程序。9.2各部门(单位)应针对标准实施中发现的问题，制定相应的改进措施，按照持续改进程序修改和完善机关事务标准，实现持续改进。DB23/T3624-2023机关事务标准化工作流程机关事务标准化工作流程见图A.1确定机关事务标准化工作目标，健全管理组织机构建立标准体系持续改进标准制持续改进立项征求意见审立项征求意见审查起草批准起草批准有效修订废止有效修订废止标准培训与宣贯标准实施与督查图A.1机关事务标准化工作流程图DB23/T3624-2023(资料性)机关事务内部标准项目立项建议书机关事务内部标准项目立项建议书样式如下。机关事务内部标准项目立项建议书项目名称：项目提出部门(单位)项目负责人联系方式制定或修订项目计划完成时间立项说明(标准制(修)订的必要性、标准范围和主要技术内容等)负责人签字：DB23/T3624-2023(资料性)标准报审表机关事务内部标准报审表样式如下。机关事务内部标准报审表标准名称起草部门(单位)标准主要依据：标准起草负责人：年月日领导小组办公室意见：领导小组批准意见：应备附件：1.标准报批稿；2.征求意见汇总处理表；3.标准审查会议纪要；4.标准审查人员名单；5.其他(必要时提供)。DB23/T3624-2023一、工作简况，包括任务来源、项目意义、主要工作过程；二、标准编制原则和标准主要内容的确定依据；三、重大分歧意见的处理结果和依据；四、与有关的现行法律、法规和国家标准的关系；五、标准预期的经济效益和社会效益；六、贯彻实施标准的要求和措施建议；七、废止现行有关标准的建议；八、其他应予以说明的事项。DB23/T3624-2023标准征求意见汇总表机关事务内部标准征求意见汇总表样式如下。机关事务内部标准征求意见汇总表标准名称：负责起草单位：xxxx年xx月xx日填写序号章条编号(包括前言、正文章节号、具体代码表编号、附录等)提出单位处理意见处理说明123456789说明：①发送《征求意见稿》的单位数：个。②收到《征求意见稿》后，回函的单位数：个。③收到《征求意见稿》后，回函并有建议或意见的单位数：个。④没有回函的单位数：个。DB23/T3624