财务系统权限分级管理方案

财务系统权限分级管理方案一、方案制定背景与总体目标1.1方案制定背景我作为公司财务信息化管理岗的负责人，亲身经历了前两年因为财务权限混乱闹出的两次风险事件，对做这套分级管理方案的必要性感受太深了。前两年公司业务扩张快，陆陆续续开了好几家新的分子公司，财务和业务人员一下子增加了近一倍，那时候我们对财务系统权限管理没当回事，基本上谁要权限就给开，要什么给什么，完全没规矩。结果第一次出事是新来的出纳，入职的时候给他开权限，人手忙脚乱把账套管理的权限也加上了，他自己不懂操作，整理归档的时候误删了三个年度的历史凭证数据，那时候离年度审计没几天了，我们整个财务部门连着熬了五个通宵，找技术恢复数据，最后虽然找回来了，还是差点影响审计结论，吓出一身冷汗。没过半年又出了第二件事，一个业务部门的项目主管要申请项目预算，我们给开了财务系统的查询权限，图省事直接给了全公司数据的查询权限，结果他因为手里的项目要挖我们另一个核心项目的负责人，直接把对方项目的人力成本数据透露给了对方，差点害得我们那个快收尾的项目黄掉，给公司造成了不小的损失。出了这两件事之后，领导直接把制定规范权限管理方案的任务交给了我，要求必须把所有漏洞都补上，所以才有了这套财务系统权限分级管理方案。1.2方案总体目标我们做这套方案，核心要达成三个目标：第一就是防控风险，不管是数据安全风险还是内控合规风险，从权限层面把好第一道关，不该碰的碰不到，从根源上避免误操作和信息泄露；第二就是提升效率，明确了每个岗位的权限之后，大家不用再到处问为什么我进不去，也不用天天找财务调权限，申请流程清晰规范，整体办事效率反而比之前乱开权限的时候更高；第三就是权责清晰，所有操作都留痕，出了问题能直接找到对应的责任人，不会再出现出事之后所有人都推责任的情况。二、权限分级管理的核心原则明确了背景和目标，做方案首先要定好核心原则，不然分级就没了依据，我们定了四个核心原则：2.1最小够用原则就是什么岗位需要什么权限，就只给什么权限，能少给就不多给，能不开就不开。比如普通员工只需要填自己的报销，那就只给他自己单据的填报和查询权限，绝对不会给他看别人数据的权限，够用就行，多一点权限都不给，这是控制风险最基础的一条。说句实在话，我做方案的时候这条抠得最严，很多人说我太死板，但是吃过亏就知道，多给的权限那就是埋了个雷，指不定什么时候炸。2.2权责匹配原则权限完全跟着岗位走，你在什么岗位，担什么责任，就给你配对应的权限，不会给你超出你责任范围的权限。比如你是销售部门的主管，你就只负责审批你们部门员工的报销，查你们部门的费用，那就不给你碰生产部门成本数据的权限，完全对应你的权责，不会乱配。2.3岗位分离牵制原则这条完全符合内控的要求，就是不相容岗位绝对不能给交叉权限。最典型的就是出纳，出纳管钱，按照内控要求不能兼管审核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作，那我们在系统里就直接做出限制，出纳账号绝对开通不了凭证审核、记账结账的权限，从系统层面就把牵制做到位，就算想越权也越不了。2.4动态调整原则权限不是一给就定终身了，跟着人员岗位变化随时调整，离职了就注销，调岗了就换权限，绝对不允许留没用的僵尸账号。我刚梳理权限的时候，光已经离职大半年的人的在用账号就清出来三十多个，想想都后怕，这些账号要是被人盗用，那出的事可就大了，所以动态调整是绝对不能少的。三、具体权限分级设置方案在核心原则的指导下，我们从岗位和数据两个维度做了明确的分级，确保每个账号的权限都清晰合规：3.1按岗位层级划分五级权限我们把所有使用财务系统的岗位分成五个等级，每个等级的权限边界划得清清楚楚：3.1.1一级权限：超级管理员权限这个权限是最高级，只给负责财务系统运维的一到两名管理人员，也就是我和另一个备用管理员。这个权限的范围只有系统配置、用户开户、权限分配、账套维护、数据备份恢复这些核心系统管理操作，超级管理员平时做自己的日常财务工作，都是用自己对应岗位的普通账号，只有需要调整系统配置的时候才会登超级管理员账号，而且调整核心配置必须两个超级管理员同时授权才能操作，就是为了防止单人操作出问题。3.1.2二级权限：财务核心管理岗权限这个权限给财务总监、财务经理这些核心财务管理人员，他们有全公司所有财务数据的查询权限，所有财务流程的终审权限，预算调整的审批权限，但是没有超级管理员的系统配置权限，也不能直接修改已经审核记账的历史业务数据，真的需要调账改数据，必须走正式的审批流程，确认之后再由超级管理员操作，所有操作都留痕，避免暗箱操作。3.1.3三级权限：财务专职操作岗权限这个就是给各个具体岗位的财务人员，我们还按岗位做了更细的拆分：出纳只有收付款单据录入、银行对账、票据管理的权限，绝对没有凭证审核、记账结账的权限，也碰不到账套管理模块，之前误删数据的事放在现在根本不可能发生；记账会计只有自己负责模块的凭证录入、修改自己录入的未审核凭证的权限，不能碰收付款操作；税务会计只有发票管理、纳税申报相关的权限，不能动成本核算和总账模块的内容；档案管理员只有凭证档案查询归档的权限，不能修改任何数据，每个岗都只守自己的一亩三分地，清清楚楚。3.1.4四级权限：业务部门管理岗权限这个给各部门负责人、项目主管，他们只有本部门员工报销、借款的审批权限，本部门费用、负责项目成本数据的查询权限，系统自动做了数据隔离，你不是这个部门的人，就看不到这个部门的任何数据，之前那个泄露全公司项目数据的事，放在现在根本不可能，他连别的部门数据的页面都进不去。3.1.5五级权限：普通员工权限这个就是给所有需要填报销、填借款的普通员工，只有自己的单据填报、自己报销进度查询、自己个人报销记录查询的权限，除此以外什么都做不了，满足日常工作需求完全够了，也没有任何风险。3.2按数据敏感程度分级管控除了按岗位分级，我们还对系统里所有数据按敏感程度做了分级，匹配不同权限：3.2.1核心敏感数据包括公司整体利润、核心项目的完整成本、全体员工的工资信息、公司融资和投融资信息这些，只有二级及以上权限的用户能看，其他人根本访问不了，把核心信息牢牢把住。3.2.2一般敏感数据包括各部门的费用明细、单个项目的成本数据，只有对应部门和项目的四级及以上权限的用户能看，跨部门的无权访问。3.2.3公开共享数据就是公司的财务制度、报销流程指南、常用审批节点说明这些，所有权限等级的用户都能看，方便大家办事。四、权限全生命周期管理流程分好级之后，必须有清晰的流程管权限从开到销的全流程，不然分级就是空架子，我们定了完整的流程：4.1新权限申请开通流程新入职员工或者岗位调整需要新增权限，必须由本人填写正式的财务权限申请单，写清楚自己的岗位、需要哪些权限、用于什么工作，先交给部门负责人审批，确认确实工作需要，再交到财务部门审核，对照我们的分级标准，确认符合权限要求，最后再由超级管理员开通权限，整个流程所有审批记录都留档，系统里也会记录开通操作，不会再有打个招呼就开权限的情况。4.2权限调整流程员工调岗之后，必须由员工本人和原部门负责人一起发起权限调整申请，先关闭原岗位不需要的旧权限，再按照新岗位的要求申请开通新权限，绝对不允许旧权限不撤就加新权限，之前我们出过调岗之后原审批权限没撤，员工还帮原部门审报销，搞出超预算报销的事，所以现在明确要求，调岗之后三个工作日内必须完成权限调整，逾期没调的，会提醒部门负责人跟进，避免出问题。4.3权限注销流程员工离职的时候，人力资源部门必须在离职审批流程里加上财务权限注销环节，员工办理离职当天，超级管理员就会注销他的所有财务系统权限，确认注销完成之后才能办理后续的离职手续。除此之外，我们每个季度末都会全面梳理一遍所有在用账号，核对人员在岗情况，把漏网的离职、长期离岗人员的权限注销，彻底清理僵尸账号。4.4临时权限管理流程有时候会遇到外部审计、咨询机构来查账，或者内部临时项目需要跨部门访问数据，需要开临时权限，这种情况必须有对应的部门负责人和财务总监双审批，而且开通权限的时候必须设置有效期，最长不超过半个月，到期自动失效，用完之后当天就手动注销，绝对不会把临时权限变成长期权限，避免留下隐患。五、日常监督与考核机制方案落地之后，日常的监督考核必须跟上，不然时间长了大家就松懈了，我们定了三个日常管理的要求：5.1定期复核排查我们要求每个月财务部门抽不少于10%的在用账号做复核，看看权限和岗位是不是匹配，有没有超权限开通的情况，每半年做一次全面的全员权限梳理，我自己每个月都会抽时间看一遍系统的操作日志，看看有没有异常登录、异常越权访问的情况，一旦发现问题立刻核实处理，把风险扼杀在萌芽里。其实这点工作量真不大，但是作用特别大，我上次复核就发现一个调岗的员工，部门忘了申请调整权限，还留着原来的审批权限，及时撤了，没出问题，所以定期排查真的很有必要。5.2明确责任归属我们明确了责任链条，申请人对自己申请的权限用途负责，审批人对权限申请的必要性合规性负责，超级管理员对按流程开通注销权限负责，出了任何问题都能对应到责任人，不会再出现推责任的情况。5.3违规处理机制要是发现有人私自把自己的账号借给别人用，或者越权访问超出自己权限的数据，或者违规申请权限，第一次给予通报批评，扣当月绩效，要是再犯或者因为违规操作给公司造成损失，就按照公司的规章制度严肃处理，我们之前有个同事图省事，把自己的审批账号借给新来的同事用，虽然没出问题，还是给了部门内部通报提醒，就是为了给所有人敲警钟，大家现在都知道权限不能乱借，规矩意识强多了。六、方案实施效果总结这套方案我们实施以来，效果比我预想的还要好，首先就是再也没出过权限相关的风险事件，误操作删数据、越权泄露信息的事完全杜绝了，给公司守住了核心数据的安全关；其次就是权责清晰，所有操作都留痕，出了问题