小微企业降本增效执行方案

小微企业降本增效执行方案我做小微企业运营辅导快十年了，这些年见过太多原本活得不错的小厂子、小工作室，因为看不见的成本内耗，一点点把利润拖没，最后只能关门。也帮十多家小微企业做过成本梳理和优化，大多都能在两三个月里看到明显变化，所以整理了这套实打实能落地的执行方案，没有大企业那套虚头巴脑的框架，完全是针对小微企业抗风险弱、现金流紧、人员少的特点量身打造的，核心就是一句话：不砍该花的钱，不浪费一分不该花的钱，降本同时提效，让企业能稳稳活下去，再慢慢赚钱。1方案制定背景与总体目标1.1方案制定背景这几年市场环境波动大，小微企业本来家底就薄，大多是10人到50人的规模，一年流水几百万，纯利可能才几十万，只要有一块成本没控制住，一年就白干了。我去年帮家附近开图文快印店的老板算过一笔账，他那个店12个员工，一年流水快两百万，纯利才不到二十万，梳理下来，光是闲置设备损耗、无效打印耗材、多租的半间仓库，一年就能浪费快八万，相当于把近一半的纯利扔水里了。还有不少老板，创业初期就想撑门面，租大办公室、买全新设备、养闲人，最后生意起来了，钱都耗在成本上，赚的钱全看不见。还有很多老板对降本有误解，觉得降本就是裁员、砍福利，其实完全不对，我们做降本增效，是挤掉成本里的水分，把钱花在能赚钱的地方，不是硬砍，更不是自断手脚。所以结合我这些年实操的经验，整理了这套可一步一步执行的方案，适合绝大多数中小规模的小微企业直接拿来用。1.2总体目标我们这个方案分短期和长期两层目标，短期就是执行的前三个月，挤掉非必要的无效成本，把整体运营成本降低15%到20%，同时核心业务的运转效率提升10%以上，能直接看到现金流变好。长期就是执行半年到一年，建立适合自己企业的成本管控和效率提升机制，让企业整体抗风险能力提升，纯利润率提升至少10个百分点，能应对市场波动，慢慢稳定发展。2运营端固定与变动成本精细化降本说完目标，我们先从最容易落地、最能马上看到效果的运营成本说起，这块的浪费最隐蔽，积少成多下来数字吓人，挤完水很快就能看到效果。2.1固定成本优化固定成本就是每个月不管赚不赚钱都要花的钱，这块是降本的第一个突破口。2.1.1场地成本优化场地租金几乎是每个小微企业最大的固定开支，我见过太多老板创业初期为了撑面子，租远超实际需求的场地，20个人的团队租三百平的写字楼，一半空间空着放杂物，一年多花十几万租金，完全没必要。其实优化场地成本的方法很多，首先先看自己现有场地的利用率，如果利用率不到六成，可以把多余的空间隔出来，对外共享工位，或者找同行业互补的小微企业合租，比如做设计工作室和做图文印刷的合租，大家共用会客区、会议室，租金直接平摊，一下子就能降一半。如果场地本身签的是短期合同，也可以搬到性价比更高的联合办公空间，或者城郊的产业园，现在很多地方产业园对小微企业有租金补贴，好多老板不知道去申请，我去年帮一家做电商的公司申请补贴，一年补了快四万，相当于白捡四个月租金，这都是纯利润。就算是做线下门店的，也不用非要挤最核心的旺铺，好多做社区服务的门店，开在小区门口比开在商业街租金便宜十分之一，客流还更稳定，完全没必要花高价抢核心路段的门面。2.1.2固定资产与设备成本优化很多老板创业的时候总觉得要买全新的设备才好用，其实对小微企业来说，大多数设备使用率并不高，完全没必要花大价钱买新的。比如做工程设计的大型绘图仪，一年可能也就用个十几次，买一台得好几万，放在那里落灰，现在同城都有共享设备，按次收费，打一次才几十块，一年下来也花不了一千，比买划算太多。就算是常用的设备，也可以买九成新的二手，我认识一个开小型加工厂的老板，一开始打算买全新的切割设备要八十万，后来刚好有同行转行，九成新的同款设备二十万就卖给他，用了五六年一点问题都没有，一下子省了六十万，把这笔钱拿来进原材料接订单，当年就多赚了十几万。还有那些自己买了使用率不高的闲置设备，别放在那里落灰，挂在同城的行业圈里租给同行，每个月还能赚几千块租金，相当于帮你摊成本，何乐而不为。2.2日常变动成本管控变动成本就是每个月随业务变化花的钱，这块最容易被忽略，积少成多也很吓人。2.2.1日常耗材与能耗管控就拿办公耗材来说，我之前统计过，一家20人的小微企业，没有管控的话，每个月打印纸、笔、各种办公文具能花三百多，还很多都是浪费，比如打错了就把整张纸扔了，领笔随便领，丢了就再领，其实只要做一点小规则，就能省一半多。比如默认所有打印都是双面，废纸回收打草稿，领耗材必须以旧换新，每个人每个季度定额，多余的自己掏钱，这么下来一个月一百都花不到，一年就能省两千多。还有水电能耗，很多公司下班之后没人关灯关空调，我见过一家小公司夏天空调一个月整月不关，多交一千多电费，其实只要安排值班的人每天下班查一遍，装个定时开关控制公共区域的电源，这点小事一年就能省大几千，都是纯利。2.2.2批量采购成本优化小微企业分散采购，拿不到低价，其实很简单，抱团取暖就行了，同城同行业的几家小微企业联合起来，集中采购耗材、原材料，量上去了就能给供应商砍价，一般都能便宜一成到一成五，我知道几家开餐馆的老板，几家联合起来一起进蔬菜粮油，比自己单独采购便宜一成多，每个月能省小一千，一年就是一万多。还有就是尽量固定长期合作的供应商，不要今天换这家明天换那家贪小便宜，长期合作不仅价格稳定，还能争取到账期，对小微企业的现金流太重要了，缓一个月付款，就能缓解好多压力。另外也可以多对比线上的B2B采购平台，很多平台对小微企业有新人优惠和批量折扣，有时候比线下采购还便宜，多看看没坏处。3人力成本优化与激活增效运营成本挤完水，接下来就是占小微企业成本大头的人力成本，这块我们讲究的是优化不伤人，提效不降福利，不能为了省成本寒了核心员工的心。3.1梳理优化人员结构，不搞一刀切裁员3.1.1岗位梳理与合并转岗首先我们要把所有岗位的工作量梳理一遍，看看有没有岗位重叠、人浮于事的情况，很多小微企业招人没计划，做着做着就多出来不必要的岗位，比如本来一个行政就能把前台、行政、人事的活都干了，结果招了两个人，工资多发好几千，完全没必要。梳理清楚之后，能合并的岗位就合并，多余的人员优先内部转岗，调到缺人的核心业务岗位，不用上来就开掉，我之前帮一家15人的电商公司梳理，原来有三个运营助理，其实活一个人就能干完，我们把多余的那个转岗做了客户运营，刚好原来客服缺口一直没招人，省下了招新人的四千多工资，还给老员工了新的发展机会，皆大欢喜。就算真的人员多了，也要好好协商补偿，不要寒了大家的心，毕竟小微企业靠的就是老员工撑着。3.1.2非核心业务外包，把钱花在核心业务上小微企业千万不要什么都自己做，什么都想养个全职的，好多非核心业务根本没多少活，养个全职太亏了。比如财务做账、社保申报，一个月没多少活，招个全职会计得四千起，找个靠谱的代账公司一个月才两三百，差十倍都不止。还有设计、短视频拍摄、网站维护这些，不是天天有活，外包给兼职的自由职业者，按项目结算，一个项目几百几千，比养个全职一年几万块划算太多了。把省下来的钱招更优秀的核心业务人员，比如销售、产品开发，这些才是给你赚钱的人，把钱花在他们身上才对。3.2激活现有人员，提效就是变相降本其实人还是那些人，只要把积极性调动起来，效率提上去，一个人能干原来两个人的活，相当于省下了一个人的工资，员工还能多赚钱，双赢。3.2.1改成直接透明的绩效考核，不要吃大锅饭小微企业人少，考核千万别搞复杂，直接和业绩挂钩就行，原来固定工资，大家干多干少一个样，肯定都摸鱼。比如做销售的，把底薪降一点，提成提两个点，多卖多拿，能力强的销售一个月能赚原来的两倍，能力差的自己就走了，最后留下来的都是能干活的，老板总的人力成本没涨，业绩还能涨一大截。做运营、做服务的，也可以按项目分成，做成一个项目拿多少提成，大家都盯着把活做好，效率自然就上去了。3.2.2培养一人多岗，给员工补贴不招新人小微企业本来活就不规律，有时候这个岗位闲有时候那个岗位忙，完全可以培养员工一人多岗，比如门店的收银员，没事的时候可以理货，可以做客户社群运营，前台没事的时候可以帮忙剪短视频做宣传，不用每个岗位都招一个人。只要给员工每个月加两三百到几百的岗位补贴，员工大多都愿意，毕竟多学一门技能，还能多赚钱，对老板来说，比再招一个人一个月发几千块工资划算太多了。我那个开图文店的朋友，原来五个员工，现在培养成每个人都能接单、排版、操作设备，四个人就完全够运营，每个月给每个人加三百块补贴，一个月才多花一千二，比原来少发一个人五千块工资，一年省了四万五千多，员工也开心，何乐而不为。3.3优化福利成本，不降福利反而提升满意度我最反对一降本就砍员工的那点福利，本来小微企业留个人就不容易，你把生日福利、过节补贴砍了，人心散了，核心员工走了，招新人不仅要花培训费，还要耽误两三个月的业务，算下来亏的更多。其实福利不用花好多钱就能让员工开心，只要优化一下结构就行。比如原来过节每个人发三百块的定制礼品，很多员工根本用不上，不如改成三百块的福利积分，员工自己选要米面油还是购物卡还是带薪假，好多人宁愿多休一天假也不要几百块的礼品，这样算下来成本没涨甚至还降了，员工满意度反而更高。还有团建，原来动不动就出去吃大餐住酒店，一次花好几千，很多员工还觉得尴尬放不开，改成近郊徒步野餐，或者部门一起凑钱烧烤，花几百块大家玩的还更开心，不用搞那种形式主义的团建，花钱不讨好。4业务流程梳理与提效增收降本是省，增效是赚，我们要两手抓，把流程里的水分挤掉，同样的成本就能赚更多钱。4.1低成本数字化改造，不用花大价钱买系统很多老板一听数字化就觉得要花好多钱买系统，其实完全没必要，小微企业业务简单，用免费的基础工具就完全够用。比如沟通和文件管理，用免费的协同办公工具，所有项目文件都存在一起，不用天天翻微信找文件，找半天找不到，审批用免费的在线审批，老板不在家也能随时批，不用员工等老板签字等一天，活都干不了。客户管理用免费的CRM工具，把所有客户信息都录进去，跟进记录都写清楚，就算员工走了，客户也不会带走，新来的员工接手就能干，不会耽误业务。这些工具的基础功能都是免费的，完全够用，不用花几万块买定制系统，那都是给大企业准备的，小微企业没必要花那个冤枉钱。4.2获客成本优化，把钱花在高转化的地方获客成本现在是小微企业最大的开支之一，好多老板乱投广告，花了好几万，没几个有效客户，太可惜了。其实获客性价比最高的就是老客户转介绍，老客户转介绍的转化率比陌生获客高好几倍，成本几乎为零，只要给老客户一点小优惠，介绍新客户就送一次免费服务，或者返几十块红包，大家都愿意帮你介绍。我认识一个开美容院的老板，原来每个月投两万块的平台推广，获客成本高还留不住人，后来停了推广，专门做老客户社群，老客户带新客户各减一百，现在每个月新客比原来还多，省下来两万块推广费就是纯利润，太划算了。做本地生意的，多做做同城免费的短视频，多混周边的社区群，慢慢积累客户，成本就是花点时间，比投广告划算太多了。4.3库存成本管控，不要把利润压在仓库里做贸易、做产品的小微企业，最容易被库存拖死，好多老板赚的钱都压在库存里，现金流都没了。其实很简单，坚持小批量多频次补货，不要一下子进一大堆货压在那里，卖不掉就砸手里了。比如做服装的，每个新款少拿几件，卖的好再补，不要一下子拿几十万的货，卖不掉最后只能一折清仓，亏得底掉。还有滞销库存，别舍不得清，放一年只会越来越不值钱，哪怕亏一点清掉，把钱拿出来进好卖的货，总比压在仓库里落灰强，我见过做食品批发的老板，十几万临期库存放了一年，最后全扔了，早一点打五折清掉，还能收回几万块，最少少亏几万。5方案落地保障机制有了好方法，还要能落地才行，不然都是空的，我们小微企业不用搞复杂的保障机制，做好这三点就行。5.1成立极简专项小组不用搞复杂的架构，老板自己当组长，每个部门出一个员工代表，总共就四五个人，每个月抽一个下午开一次会，梳理这个月降本增效的成果，看看哪里做的不好，哪里还能优化，不用天天开会耽误干活，一个月一次足够。5.2建立激励机制，调动大家的积极性降本增效不是老板一个人的事，要让所有员工都参与进来，谁提出好的降本增效办法，省了钱，就拿出省下来钱的十分之一奖励给这个人，比如有人提出来改双面打印一年省了两千块，就奖两百，大家都有积极性，就能找到更多省钱的办法。每个部门定好成本和效率目标，完成了部门一起发奖金，没完成一起找原因，不用上来就罚，以鼓励为主。5.3定期复盘调整市场一直在变，我们的方案也要跟着变，每个季度复盘一次，看看哪些做法有效，哪些没效果，比如我们原来计划找合租伙伴，找了两个月都找不到合适的，那就换个方法，把多余工位对外共享，一样能降成本，不要死抱着原来的计划不变，灵活调整才能