医院采购内控的管理制度

医院采购内控的管理制度本制度适用于医院所有纳入预算管理的药品、医用耗材、医疗器械、后勤物资、信息化软硬件、工程配套服务及第三方服务类采购项目的全流程内部控制管理，覆盖采购需求申报、预算审核、供应商遴选、合同签订、到货验收、款项支付、档案留存全环节，所有涉及采购活动的科室、人员均需严格遵守本制度要求。医院成立采购内控工作领导小组，由院长任组长，分管采购、财务、纪检监察的副院长任副组长，成员包括医务科、护理部、设备科、药剂科、后勤保障科、财务科、纪检审计科及各临床科室负责人，领导小组主要职责为审定采购内控相关制度、审批年度采购预算与重大采购项目、协调解决内控执行过程中的争议问题、对采购内控整体运行效果负责。采购部门作为采购活动的牵头执行部门，负责归集各科室采购需求、审核采购参数合规性、建立并维护合格供应商库、按照规定流程组织采购活动、跟进合同履约、整理归档采购档案；财务部门负责采购预算的编审与执行管控、采购款项的合规性审核与支付、采购成本核算与预算执行率通报；业务科室负责结合实际工作需求提报真实、合理的采购需求，参与采购参数制定、供应商评审、到货验收，对采购标的的使用效果负责；纪检审计部门负责采购全流程的合规性监督、受理采购相关投诉举报、开展采购专项审计与定期检查、对违规行为进行问责。所有采购活动必须以经审批的预算为前提，无预算项目一律不得启动采购流程。每年10月由财务科牵头组织下一年度采购预算编审工作，各业务科室提报采购预算时需附详细的需求论证材料，其中药品、耗材采购需附上年度使用量、库存周转情况、临床应用价值分析，设备采购需附现有同类设备使用率、预期诊疗量、投资回报周期、场地与配套设施适配性说明，服务类采购需附服务需求明细、现有服务供给缺口分析。财务科收到预算申报材料后，牵头组织采购、医务、纪检等部门人员及外邀专业专家开展预算评审，按照“刚需优先、厉行节约”的原则排序，优先纳入直接提升诊疗能力、保障医疗安全的临床刚需项目，严格控制非必要的办公类、宣传类、后勤服务类采购预算，超出上年度同品类采购规模20%以上的项目需提交院党委会单独审议。预算执行过程中，采购部门每月统计各科室采购预算执行率，对预算执行率低于60%的科室下达预警通知，连续两个季度预算执行率低于50%的科室，核减其下一年度对应品类10%-30%的采购预算额度。临时追加的采购预算，金额在1万元以下的由分管财务副院长审批，1万元至10万元的由院长审批，10万元以上的由院党委会集体审议通过后方可生效，严禁任何科室拆分采购项目、化整为零规避预算审批。业务科室提报采购需求时，需明确采购标的的技术参数、数量、使用期限、服务要求，不得设置倾向性、排他性参数，不得指定特定品牌、特定供应商的专利技术作为准入条件，若因临床特殊诊疗需求，仅有唯一供应商可满足采购要求的，需提交3名以上对应专业副高职称专家的共同论证意见，经采购部门审核、纪检审计部门备案后方可采用单一来源采购方式。采购部门收到采购需求后3个工作日内完成初审，重点核查参数是否存在倾向性、是否符合预算标准、是否符合医院采购目录要求，对涉及3个及以上特定品牌独有技术参数的直接判定为倾向性参数，要求申报科室修改，申报科室拒不修改的，采购部门有权驳回采购需求；确因临床技术要求需要使用特定参数的，需提交省级以上医学会相关专业委员会的论证意见，证明该参数为临床诊疗必需的通用技术标准而非特定品牌独有。对初审通过的采购需求，采购部门按照采购金额确定对应采购方式：金额在5000元以下的零星采购可由采购部门直接从合格供应商库中遴选3家以上开展比价采购，5000元至5万元的采用院内询价采购，5万元至20万元的采用院内竞争性谈判，20万元以上的必须委托具备资质的第三方招标代理机构开展公开招标，属于政府采购目录范围内的项目严格按照政府采购相关规定执行。医院建立合格供应商准入与动态管理制度，供应商入库需满足以下基本条件：具备独立法人资格、对应品类经营资质齐全（药品、耗材供应商需具备药品经营许可证、医疗器械经营许可证，设备供应商需具备对应品类的生产或代理资质，服务类供应商需具备对应服务的执业许可）、近3年无重大违法违规记录、未被纳入失信被执行人名单、未被政府采购监管部门列入失信主体名单。供应商提交入库申请后，采购部门牵头组织财务、纪检、业务科室代表组成评审组开展资质审核，审核通过的纳入合格供应商库，未入库的供应商原则上不得参与医院采购活动，特殊情况需要临时引入的，需经采购内控工作领导小组审批。合格供应商库实行动态评级管理，每年年末开展一次供应商履约评价，评价由业务科室、采购部门、质控部门共同打分，其中业务科室占40%权重，重点评价产品使用体验、售后服务响应速度；采购部门占30%权重，重点评价交货时效、价格合理性；质控部门占30%权重，重点评价产品质量合格率、合规性。评价得分低于60分的供应商直接移出合格供应商库，3年内不得参与医院任何采购活动；评价得分80分以上的供应商可获得下一年度优先报价资格，评价结果在医院内部公示，接受各科室监督，对存在提供假冒伪劣产品、围标串标、利益输送等行为的供应商，直接列入黑名单，永久不得参与医院任何采购活动，同时将相关信息上报政府采购监管部门。所有参与采购活动的工作人员、评审专家与供应商存在亲属关系、投资关系、雇佣关系或其他可能影响采购公平性的关联关系的，必须主动申请回避，未主动回避的一经发现立即暂停其参与采购活动的资格，视情节轻重给予通报批评、岗位调整直至解除劳动合同的处分，涉嫌利益输送的移交纪检监察或司法机关处理。院内采购的评审专家从医院采购专家库中随机抽取，专家库成员涵盖医疗、护理、设备、药学、财务、法务、纪检等领域的专业人员，单次采购评审组人数不得少于3人且为单数，其中对应业务领域专家占比不得低于三分之二。专家抽取过程全程录音录像，由纪检审计部门人员现场监督，严禁任何人员指定评审专家、干预专家评审意见，公开招标项目的评审专家严格按照政府采购监管部门要求从公共资源交易中心专家库中抽取，医院仅派1名代表作为采购人代表参与评审，不得干预其他专家的评审工作。采购过程全程留痕，院内询价、竞争性谈判的现场报价、评审记录、谈判过程全部录音录像，相关音视频资料由纪检审计部门留存至少5年，采购结果确定后2个工作日内，采购部门将中标供应商名称、中标价格、服务内容在医院内部公示栏、官方网站公示，公示期不少于3个工作日，公示期内收到异议的，由纪检审计部门牵头在3个工作日内完成核查，核查发现采购过程存在违规行为的，立即作废本次采购结果，重新组织采购，并对相关责任人进行问责。采购结果公示无异议后，采购部门牵头在10个工作日内与中标供应商签订采购合同，合同文本采用医院统一制定的标准模板，明确采购标的的数量、质量标准、交货时间、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款，涉及临床使用的药品、耗材、设备的合同必须明确质量不合格的退换货条款、医疗不良事件的赔偿责任条款，服务类合同必须明确服务考核标准、未达标时的扣款及解约条款。金额在50万元以上的采购合同必须明确质保金条款，质保金比例不低于合同金额的5%，质保期届满后经业务科室确认无质量问题、无未解决的售后服务纠纷的，方可支付质保金，对质保期内出现质量问题的，直接从质保金中扣除相应的损失金额，不足部分向供应商追偿。合同初稿形成后，必须提交法务部门、财务部门、业务科室共同审核，法务部门重点审核合同的合法性、合规性，财务部门重点审核合同金额、付款方式是否符合预算要求，业务科室重点审核合同条款是否满足采购需求，所有审核通过后，由法定代表人或其授权委托人签字并加盖医院公章后方可生效，严禁任何人员签订未经过审核的合同，严禁签订与采购结果不一致的阴阳合同。到货验收环节由业务科室、采购部门、质控部门共同组成验收组，按照合同约定的标准开展验收，验收内容包括产品的规格、型号、数量、质量证明文件、合格证书，进口设备还需查验报关单、商检证明，药品耗材需查验检验报告、有效期，对有效期不足6个月的药品、有效期不足3个月的耗材一律拒收。验收合格后三方共同签署验收合格单，作为款项支付的依据，验收不合格的，验收组当场出具拒收通知书，要求供应商在规定期限内退换货，逾期未退换的按照合同约定追究违约责任，严禁未经验收即办理入库、支付款项。高值医用耗材验收时需扫描产品唯一标识（UDI），录入医院耗材管理系统，确保每一件高值耗材的流向可追溯；大型医疗设备验收时需进行装机调试、性能检测，确保设备的各项技术参数符合合同约定，调试合格后试运行1个月，试运行期间无故障的方可签署正式验收合格单，必要时可委托第三方检测机构开展质量检测，检测费用由医院承担，若检测发现质量问题的，检测费用由供应商承担。款项支付严格按照合同约定执行，供应商提交付款申请时，必须附上采购合同、验收合格单、正规增值税发票，发票内容必须与合同约定的采购标的、金额一致，财务部门收到付款申请后，重点审核采购项目是否纳入预算、采购流程是否合规、相关证明材料是否齐全、发票是否真实有效，审核通过后按照医院资金支付审批流程办理付款：金额在1万元以下的由财务科主任审批，1万元至10万元的由分管财务副院长审批，10万元以上的由院长审批，属于重大采购项目的需提交院党委会审议通过后方可支付。财务部门审核发票时，需通过税务部门发票查验平台核查发票的真实性，对虚开发票、发票与实际采购内容不符的，一律不予受理，同时将相关供应商列入失信名单，3年内不得参与医院任何采购活动。严禁提前支付款项，严禁超合同金额支付款项，除应急采购外，预付款比例原则上不得超过合同金额的30%，且必须在供应商提交等额银行保函后方可支付。因供应商履约符合奖励条款需要增加支付金额的，必须提交履约考核证明材料，经采购部门、财务部门、纪检审计部门共同审核后，按照审批流程办理。采购款项必须通过银行对公账户转账支付，严禁以现金方式支付采购款，严禁将采购款项支付至供应商对公账户以外的其他账户，特殊情况需要变更收款账户的，供应商必须提交加盖公章的账户变更申请，经采购部门、财务部门审核确认后方可变更。采购档案实行“一项一档”管理，每个采购项目的档案包括采购需求申报材料、预算审批文件、参数论证材料、供应商报名材料、评审专家抽取记录、评审过程资料、中标公示材料、采购合同、验收记录、付款凭证等所有相关资料，所有档案资料由采购部门指定专人负责整理归档，保管期限按照国家相关规定执行，其中政府采购项目档案保管期限不少于15年，其他采购项目档案保管期限不少于10年。档案查阅必须履行审批手续，院内人员查阅采购档案需经采购部门负责人审批，外单位人员查阅采购档案需持单位介绍信，经分管采购副院长审批后方可查阅，严禁私自复印、泄露采购档案内容，涉及商业秘密的档案内容必须严格保密，泄露的依法追究相关人员责任。发生突发公共卫生事件、重大事故应急救治等紧急情况需要开展应急采购的，可豁免常规采购流程，由业务科室直接提报需求，经分管院长、院长审批后，采购部门可直接从合格供应商库中遴选供应商开展采购，事后3个工作日内补齐相关采购审批材料，应急采购的物资、服务必须严格用于应急场景，严禁挪作他用，纪检审计部门对应急采购的使用情况进行全程监督。对常用的后勤物资、低值耗材等品类，医院每年度通过公开招标确定定点供应商，约定供货价格、服务标准，定点周期内业务科室需要采购相关物资的，直接在定点供应商处采购，采购部门每月对定点采购的数量、金额进行汇总核对，财务部门每季度与供应商结算一次，每年年末对定点供应商的履约情况进行评价，评价不合格的取消下一年度定点资格。纪检审计部门每季度开展一次采购内控执行情况专项检查，重点检查采购项目是否符合预算要求、采购流程是否合规、参数设置是否存在倾向性、合同履约是否到位、款项支付是否符合规定，每年至少开展一次采购内控专项审计，对审计发现的问题及时下达整改通知书，要求相关科室限期整改，整改结果纳入科室年度绩效考核。开展专项检查时，纪检审计部门有权调阅所有采购相关的档案资料、音视频资料，有权询问相关人员，相关科室、人员必须配合，不得隐瞒、篡改相关资料，对拒不配合检查的人员，直接给予通报批评处分，专项检查结果每季度在院办公会上通报，对存在的共性问题组织相关科室开展集中整改。医院建立采购投诉举报机制，在医院公示栏、官方网站公布投诉举报电话、邮箱，安排专人负责受理采购相关的投诉举报，所有举报线索由纪检审计部门牵头核查，核查属实的按照相关规定严肃处理，对举报有功人员给予奖励，奖励金额按照查实违规金额的5%计算，最高不超过5万元。对于违反本制度规定的人员，视情节轻重给予相应处分：情节较轻、未造成经济损失的，给予通报批评、扣发当月绩效的处分；情节较重、造成经济损失在10万元以下的，给予岗位调整、降职、扣发半年绩