报表数据处理课件

報表數據處理

一、表頁管理(一)插入和追加表頁在一個報表中增加表頁有追加和插入兩種方式。插入表頁即在當前表頁前面增加新的表頁；追加表頁即在最後一張表頁後面增加新的表頁。單擊螢幕左下方的“格式”按鈕，使報表處於“數據”狀態。點取要插入表頁的表頁頁標，使它成為當前表頁，然後調用“編輯”菜單中的“插入/表頁”功能，系統將彈出“插入表頁”對話框。在“插入表頁數量”編輯框中輸入要插入的表頁數，確認後在當前表頁之前就增加了新表頁。追加表頁時則選取“追加/表頁”功能。(二)交換表頁交換表頁是指兩張或兩張以上的報表相互交換數據。交換時，要確保報表處於數據狀態，然後調用“編輯”菜單下的“交換/表頁”功能，系統將彈出“交換”對話框，在“源表頁號”和“目標表頁號”編輯框中輸入要互相交換位置的表頁頁號。可以一次交換多個表頁，多個表頁號間用逗號隔開。(三)刪除表頁刪除表頁是將指定的整個表頁刪除，報表的表頁數相應減少。刪除時，應確保報表處於數據狀態，然後調用“編輯”菜單下的“刪除/表頁”功能，系統將彈出“刪除表頁”對話框。如果不指定表頁號和刪除條件，則確認後刪除當前表頁；如果要刪除指定的表頁，則在“刪除表頁”編輯框中輸入要刪除的表頁號。可以同時刪除多張表頁，多個表頁號之間用逗號隔開。(四)表頁排序UFO提供了表頁排序功能，可以按照表頁關鍵字的值或者按照報表中的任何一個單元的值重新排列表頁。“第一關鍵值”指根據什麼內容對表頁進行排序；“第二關鍵值”指當有表頁的第一關鍵值相等時，按照此關鍵值排列；“第三關鍵值”指當有多張表頁用第一關鍵值和第二關鍵值還不能排列時，按照第三關鍵值排列。應注意，以關鍵字為關鍵值排序時，空值表頁在“遞增”時排在最前面，在“遞減”時排在最後面。(五)查找和定位查找和定位都是為了在存在多張報表和多表頁的情況下，快速地找到所需要的報表。查找分為查找表頁和查找可變區。查找表頁是根據給定的條件，在報表中找到符合條件的表頁，並使它成為當前表頁。查找時，應確保報表處於數據狀態，點擊“編輯”菜單下的“查找”程式項，將彈出“查找”對話框，在“查找內容”中點取“表頁”，在“查找條件”框中定義查找條件。點取“查找”按鈕後，第一個符合條件的表頁將成為當前表頁。點取“下一個”按鈕後，下一個符合條件的表頁將成為當前表頁。如果沒有符合條件的表頁，或查找過程已到達最後一個符合條件的表頁時，狀態欄中將顯示“滿足條件的記錄未找到！”。二、報表數據生成報表系統在“格式”狀態下定義的表頭、表體、表尾以及報表公式等完成後，可以通過單擊“格式”按鈕，由“格式”狀態轉換為“數據”狀態，報表會自動計算出相應報表的數據，生成所需要報表。或者通過“報表重算功能”也可以生成報表數據。如果在所有的表頁中沒有本期的報表表頁，則需要先在本報表中插入新表頁，可點擊“編輯”菜單下的“插入/表頁”功能項，系統提示需要輸入“插入的表頁數量”，輸入為1時，表示只插入一個新表頁，點擊“確認”鈕，則一張新表頁隨即被插入到此報表中，接著用戶需要輸入關鍵字的值，可調用“數據”菜單下的“關鍵字/錄入”功能，輸入本表頁所對應的年、月、日等關鍵字的值，系統提示是否重算本表頁，選擇“是”，本期的報表即可編制完成。隨後，可調用“數據”菜單下的“審核”功能對新編制完成的本期報表進行平衡關係檢查，檢查沒有問題，則說明本期的報表編制無誤，接下來就可以將此表頁列印輸出了。三、報表審核當報表系統處於數據處理狀態，在表頁計算執行完畢之後，用滑鼠選取“數據”菜單下的“審核”功能，系統將按審核公式逐條審核表內的關係。當報表數據不符合勾稽關係時，顯示MESSAGE後的資訊，記錄該提示資訊後按任意鍵繼續審核其餘的公式。例如執行資產負債表的審核，若發現單元D39與H39的實際數據不等，則系統會彈出一提示框，提示資訊為“期末資產總計不等於期末負債及所有者權益總計”。按照記錄的提示資訊修改報表數據，重新進行審核，直到不出現任何提示資訊時，則表示該報表各項勾稽關係正確。每當對報表數據進行過修改或重新計算後，都應該進行審核，以保證報表各項勾稽關係正確。四、舍位平衡當本期報表編制完畢，需要對報表進行舍位平衡操作時，可按以下要求操作：確保報表處於數據處理狀態，用滑鼠選取“數據”菜單下的“舍位平衡”項，系統將按照所定義的舍位關係對指定區域的數據進行舍位操作，並按照平衡公式對舍位後的數據進行平衡調整，將舍位平衡後的數據存入指定的新表或他表中。五、報表輸出報表輸出包括報表的螢幕輸出和列印輸出，輸出時可以針對報表格式輸出，也可以針對某一特定表頁輸出。輸出報表格式須在格式狀態下操作，而輸出表頁須在數據狀態下操作。輸出表頁時，報表和報表數據一起輸出。輸出表頁數據時會涉及表頁的相關操作，比如表頁排序、查找、透視等。螢幕輸出時，可以對報表的顯示風格、顯示比例加以設置。列印報表之前可以在預覽窗口預覽，列印時還可以進行頁面設置和列印設置等操作。列印輸出一般包括頁面設置、列印設置、列印預覽和列印幾個步驟。(一)頁面設置調用“檔”菜單下的“頁面設置”功能即可進入到“頁面設置”窗口，如圖4-17所示。1.頁首和頁尾。一個完整的報表由表頭、表體、表尾三部分組成。表頭包括表的標題、編制單位和會計期等，表體是報表的數據，表尾包括報表的附注、說明等。列印報表時，在每張紙上都應列印表頭和表尾。如果一張表頁的長度大於設定的紙張長度，這張表頁將分為幾張打印紙列印。報表的表頭列印在第一頁上，報表的表尾列印在最後一頁上，中間的幾頁就會只有數據沒有表頭和表尾。因此為了使分開列印的幾頁都有相同的表頭和表尾，應把表頭設為頁首，把表尾設為頁尾，設定的頁首和頁尾在分開列印的每一張紙上都列印一遍，使所有的紙上都有相同的表頭、表尾和不同的報表數據。2.頁邊距。頁邊距是指起始列印位置、末尾列印位置與打印紙邊界的距離。頁邊距以像素為單位，可分為上邊距、下邊距、左邊距和右邊距。(二)列印設置列印設置包括設置印表機、打印紙、列印品質等。