食品企业记录与文件管理制度

PAGE记录与文件管理制度第一章总则第一条为规范公司各类文件的类别、编号、格式、编写、审批、发布、发放、评审、修订和作废管理，保证记录收集及时、传递有序、标识清晰、保管齐全、归档及时、销毁受控，根据《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国食品安全法实施条例》《企业落实食品安全主体责任监督管理规定》及GB14881-2013《食品安全国家标准食品生产通用卫生规范》等法律法规和标准，结合公司实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司内部文件、外来文件和质量记录的管理，包括国家标准、行业标准等外来文件。第三条文件与记录管理遵循以下原则：（一）依法合规，符合国家法律法规和强制性标准要求；（二）受控管理，各相关部门现场使用的必须是最新有效版本；（三）唯一标识，文件和记录均有唯一编号和清晰标识；（四）可追溯，记录真实、完整、保存期限符合法定要求。第四条办公室负责确定公司文件管理要求，负责标准化审查、编号、登记、分发、外来文件收发和公司档案管理；负责文件和资料控制，以及管理体系文件的起草、分发、修改、发布工作。各部门负责编制及审核本部门主管工作所需的文件。质量负责人负责技术性文件的编制、更改和批准发放控制。第二章文件分类与编制第五条公司文件分为以下类别：（一）管理手册：向公司内外部提供关于公司管理体系一致信息的文件；（二）管理制度类文件：以公司通知类公文形式发布，适用于公司各部门或较重要的管理类文件，包括管理制度、方案、办法、细则及各类应急预案；（三）作业类文件：阐明作业标准、作业步骤、作业检查要求的文件，如作业规程、安全操作规程；（四）记录：规定填写内容的格式文件，一般随管理制度类及作业类文件同时发布。第六条各类文件所规定的条款应明确无歧义，在其范围内力求完整、清楚、准确、相互协调，能被未参加文件编制的相关人员理解。文件应充分考虑与现行法律、法规、规章及相关强制性标准的协调性。第七条各层级文件的结构、文体和术语应保持一致，同类文件的结构及章、条编号应尽可能相同，某一给定概念应使用相同术语，相同条款应使用相同措辞。文件内容应便于实施，并易被其他文件引用。第八条管理制度类文件应描述公司层面各项工作的具体要求、方法及应使用的相关记录；作业类文件应描述相关作业要求和步骤；记录应反映管理活动实施过程和主要内容。第三章编制评审、审批与发布第九条公司管理手册由质量管理部门组织编制；管理制度类文件或作业文件由各相关主办部门负责组织编制。第十条文件评审可采用书面评审或跨部门会议评审两种方式。书面评审由编制部门填写文件评审记录，提出审阅要求，评审人员按期返回评审意见；会议评审由分管领导主持，编制部门汇报，形成会议评审记录。编制部门与评审部门意见不能达成一致时，由办公室组织公司领导评审确认。第十一条文件格式由编制部门自查，办公室进行最终审查，不符合要求的退回修改。技术性文件由质量负责人审核、总经理批准。第十二条经评审通过的文件，由办公室按公文管理要求履行审批手续，给予唯一受控编号，在文件管理一览表中登记，并以公司通知类公文形式正式发布。文件及评审记录交办公室归档。第四章文件发放、更改与作废第十三条技术文件按总经理批准的范围发放，由办公室负责发放。文件领用人在文件发放、回收、销毁、保留登记表上签名。文件发放前应做好"受控""非受控"标识，注明相应分发号并归档。第十四条办公室每年对所编制文件进行定期评审。出现组织机构调整、产品结构调整、作业场所重大变化或法律法规标准更新等情况时，应及时评审文件是否适宜。各部门根据使用情况评审文件的持续适宜性，发现问题及时记录。第十五条经确认需更改的文件，一般由原编制部门组织更改，填写文件更改申请，经审批后按编制、评审、发布程序办理。更改后的文件应注明版本号和更改日期。第十六条新文件发放后，旧版本作废。作废文件由办公室负责回收，并及时修订工作文件。因法律或积累知识目的需保留的作废文件，应标识"作废"并单独存放，防止误用；不需保留的作废文件由回收部门销毁并登记。第十七条办公室建立有效文件清单，通过纸质或信息系统公布。文件更改或作废后，应及时更新有效文件清单，确保车间及作业现场使用的文件为最新有效版本。第五章外来文件管理第十八条公司应确定管理所需的外来文件类别和明细，确保外来文件得到识别并控制其分发。相关部门应按类别明细收集国家标准、行业标准、相关法律法规、顾客技术标准或要求等外来文件。第十九条办公室负责识别与本公司有关的国家标准、行业标准等外来文件，验证其有效性。各部门收集到的外来文件应及时交办公室归档管理，分类登记于有效文件清单并备注"外来文件"。第二十条外来文件编号可采用原文件编号，原文件无编号的可自行编号，并在每份外来文件封面右上角注明新编号。外来文件的借阅和发放由办公室负责，保留借阅和发放记录，并在规定期限内收回。第二十一条相关部门应关注外来文件的最新版本。新版本生效时，办公室应及时下发有效版本并将旧版本收回。第六章记录管理第二十二条记录可采用纸质形式或电子媒体形式（录音、录像、光盘、数码照片、信息系统电子记录等）。使用信息系统电子记录的，按系统确定格式执行，并在相应文件中说明。政府机构对记录样式有统一规定的，按其规定执行。第二十三条各种记录应按内容分类，由专人负责填写。记录填写要准确、及时、标识正确、内容具体、字迹清晰、逐栏填写，空项应用"--"划去（备注除外）。填写人对记录数据、文字负责，在记录上签署姓名并注明日期。第二十四条记录不得随意涂改。确需更改时应采用划改方式，划改处应签上更改人姓名及更改日期，不得涂改、刮擦或使用修正液。第二十五条各部门建立本部门记录清单，按名称、产生时间分类标识整理。部门之间移交记录时，对重要记录应填写记录交接清单。需归档的记录按档案管理规定移交办公室存档。第二十六条各部门对需保存的记录应存放于安全、适宜处，做到防潮、防火、防蛀、防丢失。第二十七条记录保存期限按以下规定执行：进货查验记录、出厂检验记录等涉及食品安全的记录和凭证，保存期限不得少于产品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年；食品添加剂使用记录保存期限不少于五年；其他记录最低保管期限不低于一年，具体在记录清单中明确。法律法规另有更长期限规定的，从其规定。第二十八条公司内部人员因工作需要，经部门负责人同意可查阅相关记录；合同有规定时，顾客或其代表可在商定期限内查阅与合同有关的记录。内部审核时，相关部门应在审核计划范围内向审核人员提供查阅记录。第二十九条记录保存到期后，由各部门填写记录销毁清单，报部门负责人批准后销毁。销毁时应有两人以上监销，不得擅自销毁应保存的食品安全记录。第七章考核与奖惩第三十条办公室定期对各部门文件和记录的填写、归档、保存情况进行检查，对使用失效文件、记录填写不规范、缺项漏项、擅自涂改或销毁应保存记录的，责令限期整改。第三十一条因文件失控、记录缺失或弄虚作假造成质量安全事故的，按公司质量安全管理制度追究