信息交流与协商控制程序

******有限公司文件名称信息交流与协商控制程序版本号A/0文件编号**-PD-07页数PAGE1/4******有限公司信息交流与协商控制程序文件号：**-PD-07文件分发号：01批准编制日期日期序号修改内容修改人批准人修订日期1目地为规范公司质量、环境与职业健康安全管理体系有关的内外部信息交流的具体事项，确保信息交流畅通有序而制定本程序。2范围适用于有限公司内部沟通、环境与职业健康安全管理、环境因素与危险源有关的内部各职能层次之间及与外部相关方信息交流的管理过程。3职责3.1公司内质量、环境与职业健康安全信息的核心处理部门是管理部，具体负责重大质量、环境与职业健康安全信息的内部交流、公司与环境、职业健康安全政府主管机构、公众及认证机构的外部信息交流。3.2管理部利用网络、文件、公告、通知等形式公开有关质量、环境与职业健康安全信息，并收集内部各部门的人员的意见和建议。3.3员工代表收集员工关服务质量改善、环境管理与职业健康安全管理的意见和建议，并及时向总经理反馈相应的信息。3.4员工可以通过各种途径对公司的质量、环境与职业健康安全管理提出改善的意见和建议。4工作程序4.1内部信息交流4.1.1管理部是公司质量、环境、职业健康安全协商与交流的中枢部门，并负责组织召开公司内有关的质量、环境与职业健康安全会议、选择公司环境与职业健康安全的员工代表、重大内外部环境与职业健康安全信息处理结果的跟踪。4.1.2总经理每年定期召开质量、环境与职业健康安全会议，对有关公司的重大的质量、环境与职业健康安全事项进行决议，管理者代表通报质量、环境与职业健康安全体系运作情况后由总经理提出公司质量、环境与职业健康安全管理的工作要求，管理部负责做好会议的记录。4.1.3员工代表在日常工作中注意收集员工关于公司质量管理、环境与职业健康安全管理的要求、意见和建议，并以《信息联络书》形式反馈给员工总代表，对于合理的信息应组织进行处理和改进并征求员工关于处理结果的意见。4.1.4来自公司内部员工对质量、环境与职业健康安全事务的关注、询问、意见和提案等，可以用各种方式（信件、电话、通过员工代表等）向管理部反映。管理部应及时整理成文字记录，根据具体情况，用《信息联络书》形式反馈给责任部门，责任部门负责人进行处理。4.1.5管理部对员工质量、环境与职业健康安全管理进行调查，可通过会议或文件形式向员工征求有关质量、环境与职业健康安全管理的意见、抱怨和建议（征求意见的员工不得少于总数的20％），管理部针对调查意见进行统计分析，明确各部门在质量、环境与职业健康安全管理方面的改进事项，报管理者代表批准后由有关单位实施。4.1.6各部门负责人应定期组织召开工作会议，通报部门内部质量、环境与职业健康安全管理的现状和存在的问题，针对重要具体问题提出改善要求和建议，结果形成书面的会议记录。4.1.7管理部利用通知、公告、文件等形式，将公司有关的信息如法律法规、方针、目标、运行绩效等传达至各部门。4.1.8质量、环境与职业健康安全方针、目标、重要环境因素、重大危险源及风险、法律法规要求、运行控制程序、应急准备与响应程序、内外部监测结果、内外部审核结果、管理评审内容的传达，按相关程序的规定进行。4.2外部信息交流4.2.1外部信息按以下规定进行接洽（受理），受理部门应准确、及时地将有关信息传达到各责任部门、单位，对外部相关方的要求，应诚恳受理并填写《信息联络书》，交有关部门、单位处理后做出必要的回应。接受信息和处理信息等的责任部门应做好信息交流和处理的记录。信息来源接洽（受理）部门主管部门的要求等信息管理部来自周边社区、集团公司的要求和投诉管理部法律法规及其他要求的变更管理部来自行业及有关学会的协商与交流管理部市场及客户反馈事项营销部来自供应商的协商和交流管理部来自合同方的协商和交流管理部对供应商及合同方的要求事项财务部、相关部门来自保险公司等的信息管理部4.2.2公司的质量、环境与职业健康安全绩效如主要客户或其他外部相关方有要求了解时，由各管理部负责传达相关信息并做好记录，以宣扬公司进行质量、环境与职业健康安全管理的态度和成效。4.2.3公司对于供应商和合同方的质量、环境与职业健康安全要求，由管理部及相关部门以文件、传真、E-mail等方式传达至各供应商和合同方，并签订质量、环境与职业健康安全管理要求和责任协议，要求其遵守服务质量、环境与职业健康安全管理规定，共同提高服务质量，促进环境保护和职业健康安全工作，对社会和员工负责。4.3信息交流的方式4.3.1内部信息交流可以采用网络、内部报刊、安全环保会议（包括部门/单位例会）、员工座谈会、员工意见箱、个别谈话等方式，也可以采用联络书、内部发文、会议纪要、不符合报告、监测报告、培训等有关程序规定的方式。4.3.2内外部的信息交流可采用《信息联络书》的方式，质量、环境与职业健康安全方针、环境和职业健康安全要求、问卷、调查表等可由信件、传真、E-mail等方式传递。4.4环境与职业健康安全信息的交流和处理4.4.1环境与职业健康安全信息受理部门、单位接受了有关信息后要加以分析，对该问题的处理，环境与职业健康安全管理体系文件中已有规定的，按相应规定处理，并做好处理记录，及时给予答复。4.4.2对文件未明确规定其处理方法的信息，应以各种方式反映给管理部或相关部门，管理部或相关部门做好处理记录，并及时给予答复。4.4.3管理部或相关部门确认问题超出现有体系文件控制范围的，应及时向管理者代表请示，按要求组织拟定《信息联络书》，经管理者代表批准后转发责任部门执行和答复。4.4.4重大问题（如投诉、事故等）的处理，应向管理者代表请示。4.4.5环境与职业健康安全信息处理的责任部门应用《信息联络书》等适当的形式向管理部反馈处理情况，并得到信息提出方的认可。4.5重大信息的处理当发生环境与职业健康安全重大事件、事故等情况时，管理者代表视情况召开会议，管理者代表按会议决议负责就紧急情况的应急措施及意外事件、事故同当地