建筑工程资料管理方案

建筑工程资料管理方案说句实在话，我干建筑资料管理快十年了，见过太多因为资料管理混乱吃大亏的项目：有竣工的时候资料缺东少西，竣工验收卡了快一年交不了房的；有资料丢了一半，全团队蹲在档案馆补了俩月的；还有就是签证变更不及时签字，最后结算扯皮亏了几十万的。我至今还记得好几年前那个项目，就是因为资料没人盯，攒到最后一起补，错漏百出，连累整个项目组挨骂还扣奖金，那个教训我到现在都忘不了。这次我们这个商住项目进场第一时间，我就牵头做了这套完整的资料管理方案，就是想把从开工到交付全流程的资料管明白，不踩之前的坑，保证项目顺顺利利推进，给甲方、给公司都交一份完整清晰的底。1编制说明1.1编制目的本方案针对我们项目从开工准备、施工过程、竣工验收交付到后期维保全阶段的所有工程资料管理工作做明确规定，核心目的就是三个：第一，保证所有工程资料真实、完整、可追溯，完全符合国家规范、地方住建部门以及城建档案馆的归档要求，不会因为资料问题影响竣工验收；第二，理顺项目内部各岗位的资料管理责任，避免出现“大家都管又大家都不管”的尴尬情况，提高资料整理效率；第三，给工程结算、后期维保提供完整准确的依据，避免因为资料缺失造成经济损失，保障我们项目的合法权益。说白了，我们干工程干的是实物，最后留的就是资料，资料管不好，活干得再好也白搭，这个是我这么多年最深的体会。1.2编制依据本方案主要依据几个方面的要求编制：第一，国家现行的《建筑工程施工质量验收统一标准》《建设工程文件归档规范》等国家标准；第二，项目所在地住建部门发布的本地建筑工程资料管理规程，不同地方对资料组卷、编号的要求不一样，我们完全按当地要求来，不自己瞎搞；第三，我们公司内部的档案管理办法、项目管控体系要求；第四，本项目的施工合同、设计图纸、甲方对资料管理的专项要求，所有内容都贴合我们项目的实际情况，不是照搬网上的模板应付事。2管理组织机构及人员职责说完了为什么做这个方案、依据什么做，接下来明确谁来管、管什么，把责任落到人头，就不会出乱子。2.1组织机构设置我们项目建立了“三级管控”的资料管理体系：第一级是项目负责人总牵头，负总责；第二级是我作为专职资料主管，全权负责日常管理工作；第三级配两名专职现场资料员，分别负责土建和安装专业的资料收集，同时要求所有分包班组、各专业施工队都配一名兼职资料联络员，对接日常资料上报工作。整个体系从项目负责人到一线班组，层层覆盖，不会出现资料没人收的情况。2.2各级人员具体职责2.2.1项目负责人职责项目负责人作为第一责任人，主要负责统筹协调全项目的资料管理工作，每周定期检查资料进度，协调各部门配合资料收集整理，对需要项目负责人签字审批的资料，要求三个工作日内必须签完，不能压着不签。之前我碰到过好几个项目经理不重视资料，签字压半个月，最后监理那边退回来重弄，耽误事，所以这次项目负责人特意明确了，只要资料上来，绝不压件，这点给我们干活省了好多心。2.2.2资料主管（本人）职责我作为牵头落实的人，主要负责几个事：第一，根据本方案制定详细的资料收集进度计划，跟着施工走，什么时候收什么资料心里有数；第二，指导现场资料员开展工作，每天核对当天收集的资料，检查有没有错漏；第三，对接甲方、监理、城建档案馆的资料负责人，提前沟通清楚要求，有问题及时调整；第四，负责资料的组卷、归档、移交全流程的统筹，最后对所有资料的完整性真实性负责。我自己给自己定的规矩就是，当天的事当天清，每周做一次复盘，绝不把问题攒到最后。2.2.3专职现场资料员职责两名专职资料员分专业负责，土建资料员跟进所有土建施工过程的资料，每天跟着施工员跑现场，当天完成的检验批当天做好，隐蔽验收提前一天整理好资料给监理审核，验收合格当场找相关人员签字，绝不拖到第二天。安装资料员同理，跟进所有水电、消防、智能化专业的物资进场、施工记录、验收资料，原材料进场第一时间收集合格证、厂家资质，跟进见证取样和检测报告，拿到报告三天内整理归档。两个人每天下班前跟我对接一次当天的进度，有拿不准的当场解决。2.2.4兼职资料联络员职责每个分包班组和专业施工队的联络员，主要负责两件事：第一，班组进场第一时间，把班组资质、作业人员上岗证、特种作业操作证整理好报给我们，不合格的我们提前换，不会等到施工了才发现资料不全；第二，施工过程中只要有设计变更、现场签证，或者现场实际做法跟图纸不一样的，第一时间通知我们，我们好及时做资料找甲方签字，不会等干完了才说，耽误签证。之前就是吃过班组不及时通报的亏，改了做法没人说，最后结算的时候拿不出资料，钱要不回来，所以加了这个岗位，把口子堵上。3工程资料分类与收集整理基本要求责任明确了，接下来就说具体管什么东西，按什么要求整理。3.1工程资料分类我们完全按当地规程要求，把资料分成五大类，每一类都明确管理要求：3.1.1基建类资料，主要是甲方负责办理的各类审批文件，比如规划许可证、施工许可证、施工图审查合格书这些，我开工前半个月就会跟甲方资料员对接，拿到完整的加盖公章的复印件，留存一套在我们项目，平时要用随时能拿出来，不用每次都找甲方要。3.1.2施工管理与技术资料，包括项目部的组建文件、人员资质、施工组织设计、专项施工方案、技术交底、设计变更、工程洽商这些。这里我要特意强调一下设计变更，我拿到设计变更第一时间，不仅原件归档，还要给所有施工员、班组长发一份，让大家都按变更干，同时做签收记录，避免有人没收到变更干错活，之前就出过这种事，所以现在卡得特别严。3.1.3施工物资资料，就是所有进场原材料、构配件、设备的质量证明资料，包括合格证、厂家检测报告、我们的见证取样复试报告这些。我们要求进场一批，收集一批，每一批的型号、批次、炉批号都要对应上，绝对不能混，复试报告没出来之前，绝不允许材料用到工程上，资料也跟着卡，不会出现材料用了半个月，资料还没影的情况。3.1.4施工质量验收资料，包括隐蔽工程验收记录、检验批、分项工程、分部工程验收记录这些，我们要求完全跟施工进度同步，施工到哪一步，资料做到哪一步，隐蔽验收必须提前做好资料，监理验收签字之后才能进入下一道工序，不会先施工后补资料，补的资料很容易错，也经不起查。3.1.5竣工图，很多项目都是最后竣工验收了才一起改竣工图，很容易漏改变更，我们要求施工过程中改，每出一份变更，就立马在对应的竣工图上修改，改完标注清楚变更编号，签上修改人名字，我每个月都会核对一次，当月的变更有没有改到竣工图上，等到工程完工的时候，竣工图基本上就改完了，直接组卷就行，省了好多事，也不会漏。3.2收集整理的基本要求3.2.1真实准确，所有资料都必须跟现场实际情况一致，绝对不允许造价，数据都是现场实际测量的，签字都是本人签字，绝不代签，我每次都会核对，真签假签一眼就能看出来，这点绝不含糊，造假最后坑的是我们自己。3.2.2完整齐全，所有资料该有的签字、盖章一个都不能少，分包单位的资料必须要有分包单位的鲜章，复印件必须注明原件存放单位，加盖存放单位的公章，签字确认，不会糊里糊涂就收进来。3.2.3整理规范，所有资料统一用A4纸，小于A4的要粘贴在A4纸上，大于A4的按规范要求折叠，不露出签字，编号统一按当地要求的规则编，每一份资料都有唯一编号，方便查找，不会乱编。4过程管控与归档移交资料整理不是一劳永逸的，过程管控才是关键，不能等到最后才收拾烂摊子。4.1过程管控机制4.1.1定期核查制度，我们每周一项目例会最后留十分钟，我会把上周缺的、没签字的资料列出来，明确哪个部门谁负责，限三个工作日内补上，到期没补的在例会上通报，跟绩效挂钩。我每个月还会做一次全面排查，把资料进度跟实际施工进度对比，施工干到哪里，资料必须到哪里，不允许资料落后施工进度超过两层，绝对不会出现主体封顶了，资料才做到基础的情况。4.1.2常态化对接机制，我每周跟监理资料员对接一次，每两周跟甲方资料员碰一次面，有什么不符合要求的地方当场调整，早改早完事，不会等到竣工验收的时候，监理拿出一堆问题让我们改，那时候时间紧，很容易改漏出问题。比如说之前我碰到过监理对检验批划分有不同要求，我们提前改了，后面就没事，要是等到最后才改，不知道要费多少劲。4.1.3签证变更专项管理，签证变更是最容易出问题的地方，我们要求，只要现场发生了变更签证，施工员必须三天内把现场情况说明、工程量核算报给我，我三天内把资料做出来，找甲方监理签字，能当场签的当场签，绝不等，很多时候时间长了，现场负责人换了，就容易不认账，我们吃过这个亏，所以现在卡得特别死，绝不拖。4.2组卷归档要求我们组卷完全按城建档案馆的要求来，按单位工程、分部工程组卷，每一卷的厚度不超过两厘米，方便翻阅，每一卷前面有卷内目录，后面有备考表，写清楚卷内有多少份资料，整理人是谁，有没有错漏。存储我们做双备份，一份纸质档案，放在专门的资料柜里，一份电子档案，所有资料都扫描成PDF，存在项目云端，我自己的专用移动硬盘也存一份，双保险，就怕电脑坏了或者丢了，之前有个项目资料员电脑丢了，资料全没了，补了三个多月，那个场景我现在都记得，所以我们绝对不把宝押在一个地方。4.3移交要求工程竣工验收合格之后，三个月内我们就会整理好三套完整的资料，一套移交城建档案馆，一套移交甲方，一套交回公司档案部门留存，移交的时候必须做移交记录，双方交接的人签字，单位盖章，清清楚楚，不会出现最后甲方说你没给我资料，我们说给了，扯不清楚的情况。5资料安全与应急保障管资料，安全和应急也不能少，不怕一万就怕万一。5.1日常安全管理纸质资料放在专门的资料室，资料室有防盗门窗、灭火器，绝对不允许在资料室抽烟，我每个月都会检查一次防潮防虫，放了干燥剂和防虫药，尤其是雨季，一定会开门通风，避免资料发霉。电子资料都做了加密，只有我和项目负责人能看，u盘都是专用的，绝不随便插外面的电脑，避免中病毒丢文件，涉及项目结算、报价的涉密资料，绝不随便对外泄露，这点职业操守我们还是有的。5.2应急保障措施万一真出了问题，我们也有应对办法：如果出现部分资料丢失，第一时间分类处理，能补的检测报告找检测单位补开，能补签字的找当时的负责人补签，我们提前把所有对接过的相关人员联系方式都留存了，就是为了应对这种情况；如果出现资料员人员变动，必须做完整的交接，所有资料列清楚清单，交接双方签字，项目负责人监交，我也会给新人带至少一个星期，把所