学术会议共同承办合同

学术会议共同承办合同1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：中国高等教育学会学术交流中心（以下简称“甲方”）。

甲方地址：北京市海淀区中关村大街59号中科智谷大厦A座15层。

甲方法定代表人/负责人：张伟。

甲方联系方式对公电话）负责人手机）。

甲方是中国高等教育学会下属的专业学术机构，致力于推动国内外高等教育领域的学术交流与合作。基于甲方在学术会议组织与承办方面的丰富经验和广泛资源，以及乙方在场地设施、技术支持和服务执行方面的专业能力，双方经友好协商，决定共同承办某年度“人工智能与教育创新国际学术会议”（以下简称“本次会议”）。本次会议旨在汇聚全球顶尖学者、教育专家和技术领袖，探讨人工智能技术在教育领域的最新应用与发展趋势，促进学术思想碰撞与合作项目孵化。甲方作为本次会议的主要发起方和学术指导方，负责会议的总体策划、学术内容设置、参会嘉宾邀请及国际联络工作；乙方作为会议的联合承办方，负责提供会议场地、设备支持、后勤保障及宣传推广等具体执行服务。双方基于平等互利、优势互补的原则，特订立本合同，以明确各自的权利与义务。

本次会议预计参会人数500人，活动时间为期三天，包括主题演讲、专题研讨、圆桌论坛、海报展示及晚宴等环节。会议地点暂定于乙方提供的XX国际会议中心，具体场地配置需根据甲方需求进行细节调整。双方均确认，本次会议的成功举办对推动学术交流、提升行业影响力具有重要意义，且已具备必要的合作前提条件，包括但不限于双方均有能力履行合同约定、相关政府部门已初步批准会议举办、以及乙方场地设施符合会议安全标准。甲方将提供会议所需的全部学术资料及嘉宾信息，乙方将确保场地按时交付并满足会议技术要求。双方合作关系的建立，基于对本次会议战略价值的共同认知，以及通过协同努力实现资源共享与品牌共生的商业目标。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：北京环球会展服务有限公司（以下简称“乙方”）。

乙方地址：北京市朝阳区光华路1号国贸三期写字楼南楼25层。

乙方法定代表人/负责人：李娜。

乙方联系方式对公电话）负责人手机）。

乙方是一家专注于高端会议会展服务的专业公司，拥有丰富的场地运营、设备租赁、技术支持及活动策划经验。乙方在全国范围内合作多家五星级酒店及国际会议中心，并具备承接大型国际学术会议的综合服务能力。鉴于乙方在会议场地管理、智能化设备部署及现场执行方面的专业优势，双方经协商一致，同意共同承办本次“人工智能与教育创新国际学术会议”。乙方将负责提供符合会议需求的场地租赁服务，包括主会场、分会场、展览区及接待区，并配备高清投影系统、同声传译设备、灯光音响系统等必要设施。同时，乙方还将提供会议期间的餐饮服务、安保服务、清洁服务及志愿者管理等后勤保障工作。乙方的专业服务将确保会议流程顺畅、技术支持到位，为参会嘉宾创造优质的交流环境。

本次会议所需的场地总面积约8000平方米，包括3000平方米的主会场、2000平方米的分会场及3000平方米的展览区。乙方承诺提供的场地设施均通过ISO9001质量管理体系认证，并符合消防安全标准。会议期间，乙方将安排专业技术人员7x24小时待命，处理设备故障及应急需求。此外，乙方将协助甲方进行场地布置设计，包括签到台、背景板、指示牌等视觉元素的搭建，并根据甲方要求调整场地布局。双方确认，乙方的服务内容与甲方需求高度匹配，且乙方已具备履行合同所需的全部资质与资源。乙方的参与将弥补甲方在场地运营方面的短板，双方通过合作实现服务能力的互补与提升。

双方均同意，本合同项下的合作是基于长期战略伙伴关系的考量，而非单次交易行为。甲方将优先选择乙方作为未来同类学术会议的场地服务供应商，乙方也将为甲方提供会议行业的最新动态与技术方案支持。本次会议的成功举办，将进一步提升双方在高等教育领域的品牌影响力，并为后续合作奠定坚实基础。双方均确认已充分了解本合同的内容，并自愿基于平等、诚信的原则签署本合同，共同推动本次会议的顺利实施。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的是明确甲乙双方在共同承办“人工智能与教育创新国际学术会议”（以下简称“本次会议”）过程中的权利与义务，确保本次会议按照既定计划顺利实施，并达到预期学术交流效果。具体内容涉及以下几个方面：首先，甲方负责本次会议的学术内容策划、议程安排、国内外专家邀请与联络、会议论文评审与收录、以及会议的整体宣传推广工作。甲方有权对会议主题、演讲嘉宾、学术论坛等核心内容进行最终审核与决定。其次，乙方负责本次会议的场地提供、设施设备租赁与维护、后勤保障服务（包括餐饮、住宿、交通、安保、清洁等）、现场技术支持（如音视频设备、同声传译系统等）以及会议期间的接待工作。乙方有义务确保所提供的场地设施符合会议安全、卫生及使用标准。此外，双方共同负责本次会议的预算管理，甲方提供会议经费支持，乙方根据合同约定提供服务并开具相应发票。双方还将协同处理会议期间的突发事件，共同维护会议秩序与形象。本合同旨在通过双方的专业合作，打造一场具有国际影响力的学术盛会，促进人工智能与教育领域的深度交流与合作。

第二条定义

本合同中下列词语具有以下含义：

（1）“本次会议”指由甲乙双方共同承办的“人工智能与教育创新国际学术会议”，会议时间、地点及主要内容以双方另行签署的会议方案为准；

（2）“学术内容”包括但不限于会议主题、特邀报告、专题研讨、海报展示、圆桌论坛等学术活动形式及相应的内容材料；

（3）“场地设施”指乙方提供的用于本次会议的主会场、分会场、展览区、签到处等区域，以及配套的照明、空调、消防、网络等基础设施设备；

（4）“服务费用”指乙方根据本合同约定提供场地租赁、设备租赁、后勤保障等服务的报酬，具体金额以合同附件或双方确认的报价单为准；

（5）“会议方案”指双方就本次会议的具体执行细节（如议程安排、场地布局、设备需求、人员安排等）签署的补充协议或执行清单；

（6）“不可抗力”指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等；

（7）“合同期限”指本合同自双方签字盖章之日起至本次会议结束且所有款项结清之日止。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务：

（1）甲方有权对本次会议的总体主题、学术方向、议程安排、演讲嘉宾邀请等核心内容进行策划与主导，并有权对乙方提交的会议方案进行审核与修改；

（2）甲方负责向乙方提供本次会议的详细需求清单，包括场地布局图、设备配置表、后勤服务标准等，并确保所提供资料的真实性与准确性；

（3）甲方有义务按照合同约定向乙方支付服务费用，并按时提供必要的会议资料（如嘉宾名单、论文摘要、宣传物料等）供乙方使用；

（4）甲方负责本次会议的学术评审工作，并对参会嘉宾的资质进行最终确认，确保会议学术质量；

（5）甲方有权监督乙方服务质量的履行情况，如发现不符合合同约定之处，有权要求乙方及时整改；

（6）甲方负责办理本次会议所需的政府审批手续（如临时活动许可证等），并承担因自身原因导致的审批延误责任；

（7）甲方有义务维护本次会议的知识产权，对会议产生的所有学术成果及资料享有著作权或使用权，乙方提供的设备设施的使用权仍归甲方或其授权人员所有；

（8）会议期间，甲方指派专人负责与乙方面对面协调工作，处理突发事务，并承担因协调不当导致的损失。

2.乙方的权力和义务：

（1）乙方有权要求甲方提供本次会议的详细需求清单及预算方案，并有权根据自身资源情况对服务内容提出合理建议；

（2）乙方有权按照合同约定收取服务费用，并有权要求甲方按时支付款项，如甲方延迟付款，乙方有权根据逾期天数收取滞纳金（每日万分之五）；

（3）乙方有义务按照合同约定提供符合标准的场地设施，包括但不限于场地平整度、采光通风、消防合规性等，并确保设备设施在会议期间正常运行；

（4）乙方负责本次会议场地的整体布置工作，包括签到台、背景板、指示牌、展位等视觉元素的搭建与维护，布置方案需经甲方书面确认后方可实施；

（5）乙方有义务配备专业的技术支持团队，为本次会议提供全程技术保障，包括设备操作培训、故障排查、同声传译调试等，并安排足够数量的工作人员负责现场服务；

（6）乙方负责会议期间的餐饮、住宿、交通、安保、清洁等后勤保障服务，服务质量需达到行业标准，并接受甲方的监督与评价；

（7）乙方有权要求甲方提前15天提供会议嘉宾名单及特殊需求（如素食、无障碍设施等），并有权对临时增加的服务需求收取额外费用；

（8）乙方负责办理本次会议场地的临时占用许可及水电申请等行政手续，并承担因自身原因导致的行政延误责任；

（9）会议期间，乙方指派现场总负责人全程协调各环节工作，及时响应甲方的需求变更，并有权对可能出现的风险进行预先管控；

（10）乙方有义务对本次会议的服务过程进行保密，不得向第三方泄露甲方商业秘密或会议敏感信息，但法律法规另有规定的除外；

（11）会议结束后，乙方负责场地的恢复工作，清理垃圾、拆除临时搭建物，恢复至双方约定的状态，并配合甲方进行会议效果评估。

第四条价格与支付条件

本次会议共同承办服务的总价款为人民币捌拾万元整（¥800,000.00），该价格包含乙方提供的场地租赁、设备租赁、技术支持、后勤保障（含餐饮、住宿、交通、安保、清洁等）、会议布置、宣传物料制作（基础部分）以及其他根据本合同约定应由乙方承担的服务费用。此价格为固定总价，原则上不因市场波动或服务量微小变动而调整，但如遇政府政策调整、重大自然灾害等不可抗力因素导致乙方服务成本显著增加，双方应友好协商调整方案。

支付方式采用银行转账方式。甲方应在本合同签署后7个工作日内向乙方支付合同总价款的50%，即人民币肆拾万元整（¥400,000.00），作为乙方服务的预付款；剩余50%即人民币肆拾万元整（¥400,000.00）作为尾款，应在本次会议圆满结束且乙方提交完整结算资料（包括发票、收支明细表等）后30个工作日内支付。甲方指定收款账户信息如下：开户名称：北京环球会展服务有限公司；开户银行：中国工商银行北京光华路支行；账号：622202************。乙方应在收到每笔款项后向甲方提供等额正规发票。如甲方因故延迟支付任何一期款项，每逾期一日，应按逾期金额的万分之五向乙方支付违约金，逾期超过30日，乙方有权暂停服务或解除合同并要求赔偿损失。

第五条履行期限

本合同自双方签字盖章之日起生效，至本次会议结束且所有服务费用结清之日终止，合同有效期预计为180天。

关键时间节点安排如下：

（1）合同签署后15日内，甲乙双方完成《会议方案》的最终确认及签署；

（2）会议开始前120日，甲方需向乙方提供参会嘉宾名单及特殊需求清单；

（3）会议开始前90日，乙方完成场地初步勘察并提交场地符合性报告；

（4）会议开始前60日，双方召开筹备会议，明确各环节责任人及联络方式；

（5）会议开始前30日，甲方支付预付款；乙方完成所有设备采购及人员培训；

（6）本次会议暂定于XXXX年X月X日至X月X日举行，会议开始前10日，甲乙双方进行最终联调验收；

（7）会议结束后7日内，乙方提交完整结算资料；甲方在收到资料后30个工作日内支付尾款。

如遇节假日，相关期限相应顺延。任何一方因不可抗力导致无法按期履行义务，应立即通知对方并提供证明文件，经对方确认后可相应延长履行期限。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）如甲方未按本合同第四条约定的支付条件按时足额支付款项，每逾期一日，应按应付未付金额的万分之五向乙方支付违约金，违约金总额不超过合同总价款的30%。逾期超过30日，乙方有权解除合同，甲方除支付全部款项及违约金外，还应赔偿因此给乙方造成的直接经济损失，包括但不限于乙方已产生的服务成本、为甲方提供的预备性服务等。

（2）如甲方未按时提供会议所需的关键资料（如嘉宾名单、论文摘要等），导致乙方无法按时准备服务，每延迟一日，应向乙方支付合同总价款千分之一的违约金，违约金总额不超过合同总价款的5%。延迟超过15日，乙方有权顺延服务期限并要求甲方承担相应损失。

（3）如甲方单方面变更会议主题、规模或主要议程，且该变更导致乙方需额外投入资源（如增加场地、设备或人员），甲方应承担由此产生的全部额外费用，并按新增费用30%支付违约金。

2.乙方违约责任：

（1）如乙方未按本合同第三条约定的标准提供服务，导致甲方或参会嘉宾直接利益受损，乙方应立即采取补救措施，并承担由此产生的一切责任。若损失可通过金钱补偿，乙方应在收到甲方书面索赔通知后30日内支付全额赔偿金。对于因场地设施质量问题（如结构安全、消防不达标等）导致的后果，乙方应承担全部赔偿责任，包括但不限于整改费用、损失赔偿及法律诉讼费等，且甲方有权解除合同并不退还已支付的预付款。

（2）如乙方提供的设备设施出现故障未能及时修复，或技术支持不到位导致会议现场中断，每发生一次重大故障（定义为影响超过30%参会人员体验的事件），乙方应向甲方支付合同总价款5%的违约金，且甲方有权要求乙方立即更换合格设备或派遣合格技术人员，相关费用由乙方承担。

（3）如乙方未按约定提供后勤保障服务（如餐饮卫生问题、住宿条件不达标等），经甲方书面指出后未能及时整改，乙方应向甲方支付合同总价款2%的违约金，并承担受影响的参会嘉宾的相应索赔。若因此造成重大负面影响，甲方有权解除合同，乙方应支付合同总价款20%的违约金并赔偿全部损失。

（4）如乙方未按时交付场地或未按甲方确认的方案进行布置，导致会议无法按时开始，每延迟一日，应向甲方支付合同总价款千分之五的违约金，违约金总额不超过合同总价款的10%。延迟超过7日，甲方有权解除合同，乙方应退还预付款并支付合同总价款30%的违约金。

3.不可抗力免责：任何一方因不可抗力（定义见本合同第二条）导致无法履行合同义务，应在不可抗力发生后7日内书面通知对方，并提供相关证明。双方应根据不可抗力影响程度协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。因不可抗力造成的损失，双方互不承担责任，但应采取措施减少损失。

4.紧急补救责任：任何一方违反本合同约定，给对方造成损失的，违约方应在收到守约方书面通知后立即采取有效措施消除或减轻损失，否则还应就扩大的损失承担赔偿责任。

5.争议优先解决：本合同项下的违约责任争议应优先通过协商解决，协商不成的，任何一方均有权向合同签订地有管辖权的人民法院提起诉讼。

第七条不可抗力

1.定义：不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律法规变更、政策限制、征收征用等）、流行病疫情、网络攻击或系统故障等。不可抗力应发生在本合同签订之日起至合同履行完毕之日间的任何时间。

2.通知义务：任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行本合同义务时，应在不可抗力发生后七个工作日内以书面形式通知对方，详细说明不可抗力的性质、影响范围以及预计持续期限，并附相关证明文件（如政府公告、新闻报道、保险理赔通知等）。若不可抗力影响持续超过三十日，双方应协商是否解除合同或修改合同条款。

3.责任免除：因不可抗力导致任何一方不能履行或不能完全履行本合同义务的，根据不可抗力的影响，部分或全部免除其违约责任，但法律另有规定的除外。双方互不承担违约金或赔偿责任，已支付的款项（除预付款外）不予退还，合同期限自动顺延。

4.协商处理：不可抗力消除后，受影响方应尽快恢复履行合同义务，双方应就合同是否需要变更或解除进行友好协商。若协商不成，任何一方均有权依据本合同第八条约定解决争议。

5.不可抗力证明：双方对于不可抗力事件的证明责任由主张该事件发生的一方承担。对方有权要求其提供充分、有效的证明材料。如一方未能提供或提供的证明材料不足以证明不可抗力事件的存在或影响，则不免除其违约责任。

6.防范措施：双方在签订合同时已尽合理注意义务，且在发生不可抗力后已采取一切必要措施减少损失，仍发生损失的，不视为违约。

第八条争议解决

1.争议类型：本合同在履行过程中发生的任何争议，包括但不限于合同解释、履行争议、违约责任等，双方应首先通过友好协商的方式解决。协商应本着公平、合理的原则，由双方授权代表进行沟通，寻求达成一致解决方案。

2.协商不成：若双方在收到对方争议通知后三十日内未能通过协商解决争议，任何一方均有权选择以下一种方式解决：

（1）调解：提交北京仲裁委员会，按照其届时有效的仲裁规则进行调解。调解成功的，双方应签署调解书；调解不成的，调解书自动失效，仲裁委员会应立即转入仲裁程序。

（2）仲裁：提交北京仲裁委员会，按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。仲裁庭由三名仲裁员组成，按照多数仲裁员的意见作出裁决。双方应在仲裁规则规定的期限内选定仲裁员，逾期未能选定的，由仲裁委员会主任指定。

（3）诉讼：向合同签订地（即北京市海淀区）有管辖权的人民法院提起诉讼。选择诉讼方式的一方应负责提供诉讼所需的全部证据材料，并承担相应的诉讼费用，但胜诉方有权要求败诉方承担其合理律师费。

3.争议解决原则：在争议解决过程中，双方应本着诚实信用原则，保护对方商业秘密和知识产权，避免因争议解决方式的选择不当造成不必要的损失扩大。仲裁或诉讼过程中，除争议事项外，双方应对合作期间的积极履约行为予以确认。

4.专属管辖：双方特别约定，本合同项下的任何争议，仲裁或诉讼均适用中华人民共和国法律。选择仲裁方式的，仲裁地为本合同签订地；选择诉讼方式的，管辖法院为北京市海淀区人民法院。任何一方在本合同有效期内就本合同项下的争议向其他管辖机构提出诉讼或仲裁的，该管辖机构无权受理，且由此产生的费用由提出错误主张的一方承担。

5.临时措施：在争议解决期间，不因争议的存在而影响本合同中关于保密、知识产权、不可抗力等条款的效力。如发生任何一方可能违约导致对方损失扩大的情况，守约方有权申请仲裁庭或法院采取临时措施（如财产保全、行为禁令等）以防止损失扩大，相关费用由申请人承担。

第九条其他条款

1.通知方式：本合同项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件、快递服务）发送至本合同首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应至少提前十个工作日以书面形式通知对方。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以快递服务发送的，签收日视为送达；以传真或信函发送的，发送日（以邮戳或发送记录为准）视为送达。对于紧急情况下的重要事项，可同时采用多种方式通知。

2.合同变更：对本合同的任何修改或补充，均须由双方授权代表签署书面文件，经双方盖章后方能生效。任何口头约定或非正式的变更均无效。合同变更不得违反法律法规的强制性规定，且不得损害守约方的合法权益。

3.分包与转包：未经甲方事先书面同意，乙方不得将本合同项下的任何服务内容（除纯粹的技术支持、劳务派遣等经甲方明确授权的外）转包或分包给任何第三方。任何分包或转包行为均需符合本合同约定的服务标准，并由乙方对分包方的行为向甲方负全部责任。

4.独立合作：双方系平等的合作关系，乙方提供的服务仅限于本次会议的约定范围，乙方及其工作人员应根据甲方指示独立完成工作，除本合同另有约定外，乙方及其工作