泛海物业档案管理手册

泛海物业档案管理手册档案管理手册前言档案是历史的真实记录，是企业发展过程的见证。为确保公司档案资源的真实、完整、有效，使档案资源更好地服务于企业的改革与发展，现依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律、法规和制度，坚持系统性、实用性、可操作性原则，针对公司档案工作现状，着眼于公司未来发展，编制了《档案管理手册》（以下简称“《手册》”）。《手册》由“机构设置与职责”、“档案分类方案”和“档案管理制度”三部分组成，其中“档案管理制度”包括“文件归档管理制度”、“公司档案日常保管制度”、“会计档案管理制度”、“声像档案管理制度”、“信用档案管理制度”和“电子档案管理制度”。三部分全面介绍了档案工作的内容、工作方法、操作技能等，直接指导公司档案工作的实践。《手册》中所称“公司”指泛海物业管理有限公司。《手册》中所称“所属各单位”指公司所属子公司、分公司、在京管理处、会所《手册》适用于公司总部及各所属单位。所属各单位参照本《手册》制定本单位档案管理制度。二〇一二年二月

目录TOC\o"1-2"\h\z\u第一部分档案机构设置与职责 1第二部分档案分类方案 4第三部分档案管理制度 23文件归档管理制度 23公司档案日常保管制度 35会计档案管理制度 40声像档案管理制度 48信用档案管理制度 53电子档案管理制度 57泛海物业档案管理手册第一部分档案机构设置与职责总则第一条公司根据物业管理行业特点及公司运行管理模式，按照“统一领导、分级管理”的原则，积极搭建档案管理体系，形成公司和所属各单位齐抓共管的工作格局。档案机构设置及岗位管理职责第二条档案管理机构设置（一）公司总经理是档案管理的最终领导人；公司行政管理部为执行机构，主要负责公司档案的管理，并对所属各单位档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）档案室是集中保管公司档案的馆藏机构，是公司所有档案的最终保管地。公司总部和所属各单位必须配置档案室，部门配置专用档案柜。（三）公司配置公司级档案管理员，同时兼任公司总部单位档案管理员，统筹公司总部及所属各单位档案管理工作；所属各单位配置单位档案管理员，统筹管理所在单位档案工作，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各类档案。各部门按需求配备部门级档案管理员，自行保管档案的部门必须配有部门档案员，负责部门档案管理工作。（三）所属各单位档案的管理分为三个阶段。第一阶段：由部门档案员保管，在项目发生、档案产生时，第一时间交部门档案员保管，将档案进行初步整理，确保第一时间产生的档案不流失。第二阶段：由公司档案员在本单位保管，各部门、项目根据档案的重要程度和移交期限，将档案分类、分批送交档案室。第三阶段：定期向公司行政管理部移交（具体条款见《公司档案日常保管制度》第五章《档案的移交》）。第三条公司及所属各单位档案员职责（一）认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，并对总部各部门、所属各单位档案管理工作进行指导、监督、检查。（二）负责对所在单位各部门各类档案的接收、分类、编制检索工具，进行科学的系统管理，有权拒绝接受不符合归档要求的档案，有权要求有关部门或所属各单位按标准重新收集齐全完整。（三）对档案进行保管、登记、统计和定期清查工作。所属各单位档案员每月对单位档案进行自查，将具体情况以文字形式上报公司行政管理部；公司档案员每年对所属各单位档案管理工作进行抽检，对不符合要求的及时提出整改意见并跟进整改情况。（四）对重要档案进行整理立卷。（五）按照集团要求，建立统一格式的公司档案台帐，规范全公司档案台账系统，所属各单位档案员须将每年档案台帐上报至公司行政管理部备案。（六）公司及单位档案员积极配合人力部门和财务部门档案管理工作，做好整体档案的衔接。（七）提供档案利用服务，并对档案室资源进行开发利用，编写大事记与专题，更好的发挥档案价值，体现公司历程与风采。（八）对档案室馆藏进行补充和完善，如设置分类表、增加新项目、修订目录等。（九）积极开展档案知识宣传工作，增强全体人员的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理意见。（十）组织部门档案员进行业务学习和业务培训。（十一）树立和加强保密观念，做好文件、资料，档案的保密、保管工作。第四条公司各部门、所属各单位部门档案员职责（一）部门档案员负责本部门的档案工作，承担本部门文件、资料、图纸和实物档案的形成、积累、保管、整理、立卷归档工作，工程资料应随工程进度同步收集、整理并按有关要求向单位档案员移交，保证归档文件材料完整、准确、系统。（二）根据部门不同各类文件形成的特征，及时制定案卷类目，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。（三）主动接受单位档案员的业务指导和监督检查，并按规定时间向公司档案员移交。归档案卷要做到：组卷合理，编码页号准确，目录填写清楚，案卷标题简明扼要。（四）财务部门、人力部门的档案员负责该专项档案的管理工作。（五）人事部门档案员负责人事档案的收转，及时将收集的人事档案材料转递至员工档案存放地。（六）积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守秘密法》，注意文件材料的安全和保密工作。泛海物业档案管理手册第二部分档案分类方案档案分类原则第一条档案分类原则是以公司全部档案为对象，依据公司管理职能，结合档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既能满足档案分类管理的需求，又可适应今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。第二条为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。二级及以下类目可根据实际自行调整。类目的设置及标识符号第三条根据管理职能及公司档案的实际情况，本公司档案分类设置六个一级类目。即：党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理类、物业管理类、会计档案类。有些档案难以归入以下大类的，可根据实际需要增设一级类目。第四条类号：类号是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。类目的级位表示上下位的隶属关系。党群工作类A行政人事管理类B经营管理类C品质管理类D物业管理类E会计档案类F第五条分类二级及二级以下类目采用阿拉伯数字数字标识，并采用八分法编号，即从1.2...8，八位数字表示前八个类目，第九类目则在9的后面扩展，第九类目用91，第十类目用92…依此类推，直至第十六类目用98结束。档案的分类方法及编号排列第六条编号是用来标识档案的一组代码，具有唯一性，档号不得重复。档案的编号一般编写在案卷封面和脊背上，在编号时，英文字母与阿拉伯数字之间不用隔开。阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号“．”隔离开，分类号与时间、案卷号中间用间隔号“-”隔离开。第七条党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理类分别按“专题—年度”进行分类，一个年度一个案卷流水号。第八条为了保持项目的完整性，根据物业管理的特点，特规定将基础管理类、房屋管理及维修养护类、共用设施设备管理类、保安、消防车辆管理类、环境卫生管理类、绿化管理类、精神文明建设类、管理效益类作为物业管理类的二级类目。物业管理类的三级类目按物业管理项目设置。第九条会计档案类的二级类目按文件形式（名称）设置。按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按会计凭证、会计账簿、财务报告及其他等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度/月份顺序排列。第十条声像档案、信用档案及电子档案等其他非纸质形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质档案有不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征在区分载体形式的前提下，同纸质档案对应分类编号，按类别顺序排架。考虑其载体形式和保管要求不同，应分柜保管。声像档案、信用档案、电子档案采用按类别区分代号的大流水编号，按类别分别排架的方法，声像档案的代号为“S”，信用档案的代号为“X”，电子档案的代号为“D”。第十一条档号示意：一、公司总部档号示意：例：F01-2011.01-04第四卷2011年1月一级类目（会计档案）二级类目(会计凭证)二、分公司档号示意：例：民生金融中心行政部2011年1月第四卷档号如下MS-B01.02-2011.01-04第四卷2011年1月一级类目（行政类）二级（公司来文）单位代码第十二条案卷排架（一）党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理类，分别按大类、年度、专题排架，即把同一大类的案卷首先按年度分排。（二）物业管理类按大类、年度、项目（一个项目、一个年度、一个专题）排架。对于分阶段和项目更新、改造、维护、维修中形成归档的文件材料，采取预留空位的方式保持项目档案的完整、系统。（三）会计档案按会计凭证、会计账簿、会计报表、其他分别进行排架。档案分类、归档范围与保管期限表一级类目名称(代号)二级类目名称(代号)基本范围保管期限A党群工作类01党群综合党群综合公司有关党组织、工会工作形成的请示、报告、通知、决定永或长B行政人事管理类01行政工作01公司历史编制工作历史沿革、基本情况介绍、大事记、年鉴及编制永久02公司来文1、公司来文、内部签报三年03公司发文2、公司发文、工作联系函、（红头文件）三年04会议材料1、年度工作会议全套材料三年2、召开的重要专业会议成套材料（需要执行的）3、周工作例会形成的文件材料及会议记录、纪要等4、综合性和专业会议文件材料5、公司内部各部门、各子公司会议纪要05公司综合性事务工作1、年度综合性、专题性规划、方案、计划、总结、报告、通知（重要的）永久2、内部联络单、传阅文件三年3、参与社会活动形成的长或短4、重要信访材料永久5、车辆、会议、出差等行政类规章制度长或短02机构设置与人力资源机构设置与人事任免材料1.公司成立、合并、撤销、企业变更名称、性质、迁址等材料永久2.公司制定的劳动人事方面的规章制度、计划、总结、通知、决定等长或短3.机构设置、人员编制方面的文件材料长期4.公司员工的任免与招聘、升降、奖惩永久5.员工招聘录用、辞退等长或短人力资源管理1.劳动工资计划、总结、报表、工资调整、改革方案等永或长2.员工教育、培训名单、合同、教材等培训方面的文件材料永或长3.公司员工工资、晋级、调资、转正等长或短4.统计报表、员工名册、劳动合同永或长C经营管理类01经营决策企业管理1、公司重大战略性经营决策、企业改革发展规划、方针目标管理（年度的、长远的）永久2、经营工作会议全套材料长期02综合管理综合工作1、企业注册登记、营业执照、资质等级申报、审查资料、法人授权的委托书、公司整顿和升级等资料永久2、公司社会信誉记载资料永久3、管理体系、认证资料、证书等永或长4、奖励证书（重要的/一般的）长或短5、公司经营产生的各类证照永或长03股证业务股证业务1、公司章程，三会议事规则，专门委员会实施细则，股证业务的相关制度等永或长2、董事会（专门委员会）、监事会会议文件材料及会议记录、决议及其他相关永久3、股东大会文件材料及会议记录、决议及其他相关永久4、报送监管机构文件及重要复函原件永或长5、监管机构及证券交易所重要批复文件永或长6、公司定期报告永或长7、投资关系管理有关资料，公司与投资者交流记录长或短8、公司股权变动文件永久高管资料1、基本资料，身份证复印件、声明与承诺等永久2、高管考核文件永久资本运作1、非公开发行文件存档永或长2、公司债包括上报、评级文件永或长公文董事会、监事会公文、红头文件永久合同对外签订合同原件（股证事务相关）永久其他资料泛海物业简讯等长或短04审计管理审计管理1.公司审计工作计划、报告、总结、决定、办法、报表、会议纪录与纪要等永或长2.本企业专项审计的通知、报告、决定、评价书、调查与证明等材料永或长3.财务监督、财务审计永或长4.对所属公司主要成员进行经济责任和资产经营审计永或长5.工程造价管理永或长05案件管理案件管理1、公司涉诉案件报告、总结等文件永或长2、立案、起诉、开庭、上诉等相关材料永或长3、委托代理合同及授权文件永或长4、法律意见书、代理意见和证据材料永或长5、判决书、裁定书、调解书、判决书等司法文书永或长06计划计划1、公司中长期计划、年度计划永久2、有关计划工作的管理长或短07财务管理财务管理1.财务管理制度、规定、办法、通知永或长2.财务管理计划、总结、报表永或长3.流动资金核定永或长4.固定资产的新增、报废、调拨永或长5.专项资金的提取、分配永或长资金管理1、成本核算、经济活动分析等长或短2、工程款清欠工作形成的文件材料长期价格管理关于价格管理、各种补贴补贴标准发放的文件长期08物资管理物资采购与供应1、招标、调研、定标、采购申请、采购计划、合格供方管理档案等永久2、与供货单位签订的料具、购配件供应合同长期09发展经营物业管理投标物业管理业务投标、管理策划类资料长期D品质管理类01管理体系三标一体管理体系策划、管理体系文件、管理评审等长或短长或短长或短02品质监控内、外部审核管理目标控制、品质监控、目标责任考核、内部审核、外部审核等长或短E物业管理类01基础管理按规划要求建设，住宅及配套设施投入使用建设用地规划许可证建设工程规划许可证规划总平面图、道路规划图、市政设施管网综合规划图、绿地规划图、建筑工程消防验收意见书、人防验收报告、建筑名称核准书等与项目建设有关的资料规划变更批准文件临建房屋批准文件竣工备案表项目竣工总平面图单体建筑、结构、设备安装竣工图附属公建配套设施、地下管网工程竣工图设施设备安装、使用和维修保养技术资料各单项工程竣工验收证明材料永久已办理承接查验手续公共区域及共用设施设备承接查验资料业主专属部分分户承接查验资料遗留问题处理记录竣工资料移交记录房屋质量保证书和房屋使用说明书房屋销售合同及附件样本开发企业向第三方承诺与物业服务有关的资料（如销售承诺、设备售后服务资料等）永久由一家物业服务企业实施统一专业化管理物业服务企业营业执照、资质证书永久专项服务单位的营业执照、资质证书等复印件专项服务合同满足物业服务合同和安全生产要求专项服务单位的选择、监督检查、评审记录短期建设单位在销售房屋前，与选聘的物业服务企业签订前期物业服务合同，双方责权利明确1、与建设单位签订的前期物业服务合同永久在房屋销售合同签订时，购房人与物业服务企业签订前期物业服务协议，双方责权利明确1、前期物业服务协议或临时管理规约承诺书永久建立专项维修资金，其管理、使用、续筹符合有关规定专项维修资金缴纳记录（仅适用于住宅项目）专项维修资金使用记录，包括申请、批准、备案、施工管理及验收记录房屋及设施设备大中修管理规定（仅适用于大厦项目）永久房屋使用手册、装饰装修管理规定及管理规约等各项公众制度房屋使用手册装饰装修管理规定管理规约永久业主委员会按规定程序成立，并按章程履行职责1、业主委员会成立的备案资料及履行职责的记录永久业主委员会与物业服务企业签订物业服务合同，双方责权利明确1、与业主委员会签订的物业服务合同永久物业服务企业制定争创计划和具体实施方案，并经业主委员会同意公示争创计划及实施方案专有部分占建筑物总面积的1/2以上的业主且占总人数1/2以上业主同意的证明短期建立健全各项管理制度、各岗位工作标准及应急预案，有落实措施及考核办法行政管理制度人事管理制度财务管理制度工程管理制度客户服务管理制度公共秩序管理制度公共环境清洁管理制度园林绿化管理制度节能环保管理制度公众安全及突发事件应急制度安全生产管理制度安全警示标志管理制度短期项目管理人员和专业技术人员持证上岗；员工统一着装，佩带明显标志，工作规范，作风严谨管理人员接受专业培训并取得证书各类专业人员及各专项服务单位操作人员有专业技术岗位证书，包括消防监控员、电梯维修工、高低压电工、公共卫生从业人员健康检查证明等员工佩戴工牌并对工牌实施管理员工着装整齐，语言、行为规范人事行政管理工作的实施计划、实施记录、考核记录短期应用计算机、智能化设备等现代化管理手段，提高管理效率配备对讲、监控、门禁等不少于3项智能化管理服务设施配备计算机、传真机、网络等办公设备，满足合同要求计算机可实现对客户信息、收费、房屋、设施设备、工作计划、财务、人事等工作的信息化管理长期在收费、财务管理等方面执行有关规定；至少每半年公开一次物业服务费收支情况按合同及相关规定收取各类费用费用收支凭证长期3、物业服务费收支情况每半年公示一次，公示内容符合法规要求及合同约定短期房屋及其共用设施设备等档案资料齐全，分类成册，管理完善，查阅方便一、房屋及设施设备管理资料上年度房屋、设施设备安全检查表房屋完损等级评定记录共用部位及共用设施设备月/年度维修养护计划共用部位及共用设施设备巡视检查、维修养护记录使用环保、节能材料的实施记录有限空间管理记录空置房管理记录二、档案管理资料齐全，分类成册，有目录并查阅方便档案使用管理记录档案保管环境、用具符合档案管理规定短期分户档案、房屋及其配套设施权属清册，查阅方便建立业主分户档案，基本信息齐全共用部位及共用设施设备的产权清册永久24小时值班，设立服务电话，接受业主和使用人对物业服务报修、问询、投诉等各类信息的收集和反馈，并及时处理，有记录值班表、值班/交班记录公示服务电话，24小时受理客户信息，有处理记录，按月进行统计分析设立客户接待室，有专人负责接待客户来访有客户回访记录，入户维修回访率不低于30%、投诉回访率100%，并按月进行统计分析接待人员使用服务语言，具有专业服务素质物业服务中心公示物业服务企业营业执照、资质证书，服务标准、收费依据和标准、项目负责人照片短期定期进行满意度调查，对合理的意见及时整改，满意率达95%以上征询内容应与物业服务合同中约定的服务内容相符每年集中进行一次公开的物业服务满意度调查，每次问卷率不低于85%满意率达到95%，有统计分析征询结果、整改措施及落实情况向业主公示，不少于7天整改措施落实情况记录短期落实维修服务承诺，维修及时率100%、返修率不高于1%，并有回访记录维修工作单管理规范维修记录与服务承诺相符每月对维修工作单进行统计分析，维修及时率100%，返修率不高于1%回访记录与维修工作单相符短期02房屋管理及维修养护主出入口设有小区平面示意图，主要路口设有路标，组团及幢、单元（门）、户门标号标志明显（仅适用于住宅项目）1、现场符合要求永久大厦、栋号、楼层、房号标志明显，大堂内布置合理并设立引路方向平面图，驻大厦各单位名录标识在大堂内显著位置（仅适用于大厦项目）大厦名称及地名标志齐全楼层各类标志齐全、完好、统一大厦平面图大厦内单位位置指引牌永久无违反规划私搭乱建，无擅自改变房屋用途现象1、物业服务企业无违反规划和擅自改变房屋用途的行为，对违规行为进行劝阻、报告相关部门永久房屋外观完好、整洁；外墙饰面、涂料等装饰无脱落、无污渍外墙清洁、完好、无破损、无脱落住宅项目每周对房屋外立面及附着物进行巡视，大厦项目每月对大厦外立面及附着物进行巡视外墙清洗记录短期室外广告牌、霓虹灯等按规定设置，保持整洁统一美观，无安全隐患或破损经主管部门审批，手续齐全室外广告牌、霓虹灯等安装牢固、规范，无安全隐患，有巡视检查记录。存在安全隐患要书面告知，并限期整改对室外广告牌、霓虹灯等设施的管理符合合同约定长期阳台封闭统一有序，色调一致；不得安装防盗网、遮阳篷等对防盗网、遮阳篷安装进行监督管理对违反规定的行为进行劝阻、报告相关部门，存在安全隐患要书面告知，并限期整改长期空调安装位置统一，冷凝水集中收集，支架无锈蚀对空调安装位置进行监督管理冷凝水统一收集，支架无锈蚀存在安全隐患要书面告知并限期整改长期房屋装饰装修符合规定，禁止拆改房屋承重结构及管线等行为按有关规定办理装修手续，对装修方案进行审核装修管理协议、装修安全管理协议装修人员审核、备案记录告知有关装饰装修的禁止行为和注意事项每日巡视检查，对违反有关规定的行为进行劝阻、处理、报告相关部门装修查验记录装修管理资料分户存档未发生擅自变动主体和承重结构影响房屋使用安全的行为装修施工单位营业执照、资质备案记录消防主管部门批准文件、专业改造设计审批文件（仅适用于大厦项目）永久03共用设施设备管理共用配套设施完好，无随意改变用途1、现场查看符合规划设计，配套设施完好永久共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录，无事故隐患，专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范设施设备完好无损设施设备台帐，便于查阅永久绝缘、计量用具清单，按规定检测各专业岗位人员配置方案年度设施设备维修养护计划运行记录齐全，内容满足合同、规范要求设施设备标志管理符合规范，统一、完整，满足安全运行需要能源定期监控、统计、分析，节能措施落实到位设施设备巡检、运行、维修养护记录设施设备安全检查、评定记录排班、交接班记录操作运行分级检查记录记录定期进行统计分析、归档突发事件应急物资专业岗位配置符合合同、行业操作要求，现场操作人员持证件上岗弱电、避雷等安全系统运行正常设备机房有防小动物、防火等安全措施；张贴设备系统图、应急预案流程图、特种作业人员资格证书短期室外无架空管、线1、现场符合要求短期排水、排污管道通畅，无堵塞外溢现象排水排污管道通畅雨水井、化粪池疏通、清掏记录雨水井、排污管道巡检记录排放检测管理记录（仅适用于住宅项目）短期道路通畅，路面平整；井盖无缺损、无丢失道路无堆积物，路面无破损井盖完好短期供水设备运行正常，设施完好、无渗漏、无污染；二次生活用水有严格的保障措施，水质符合卫生标准水箱清洗消毒记录水质化验报告，公示供水卫生许可证、健康证供水故障处理记录水箱间安全管理措施生活用水消毒设备运行正常、紫外线消毒灯管定期更换并记录现场符合要求短期合理安排用水、节水计划节水计划及实施记录用水统计、分析报告短期给排水系统设备、阀门、管道正常1、现场符合要求短期限水、停水按规定时间通知客户1、停水、限水及时告知短期给排水系统遇有故障，维修人员在规定时间内进行抢修1、维修人员15分钟内到达现场短期给排水系统故障应急处理措施1、给排水故障处理记录短期严格执行供电系统管理措施，记录完整；供电设备运行正常，配电室管理符合规定，路灯、楼道灯等公共照明设备完好高压用具配备齐全倒闸操作符合规范并记录停电通知单，限电及时告知配电室安全警示标志齐全临时用电、超负荷用电管理措施并记录临时用电安全检查记录共用部位照明正常配电室操作工具整洁、齐全，便于取用短期电梯按规定或约定时间运行，安全设施齐全，无安全事故；轿厢、井道等保持清洁；电梯机房、井道等通风、照明良好电梯轿厢内张贴年检合格证、乘客须知；明确运行时间定期检查安全装置并记录电梯机房配有盘车手轮、平层标志电梯维保单位监督管理记录电梯运行出现故障，维修人员20分钟到达现场现场检查符合要求机房通风，照明良好电梯运行、维修养护、巡视记录齐全规范安全警示标志齐全短期电梯轿厢、井道、机房保持清洁1、电梯轿厢、井道、机房等保持清洁短期排除电梯险情的处理措施1、电梯险情处置记录长期供暖设施设备正常运行；冬季供暖室内温度不低于18摄氏度供暖温度应符合规定并提供测温记录压力容器、压力表检验报告供暖设施设备定期安全巡检并记录供暖系统打压试水记录事故处理记录短期供暖供气系统管道、阀门运行正常无隐患1、事故处理记录短期设备及机房环境整洁，无杂物。机房符合设备要求明确设备机房管理、安全责任人设备、机房及重点部位有完善的安全管理措施并有效执行设备机房按规范配备消防器材设备机房配备必要的应急照明、通讯等设施设备机房配置温湿度计环境监测设备和保障设备，环境符合要求短期配备专业技术人员，严格执行操作规程1、配备专业技术人员符合合同、行业操作要求短期设施设备良好，运行正常现场重要设备运行状况良好，符合合同约定标准设施设备管理责任事故记录短期备用发电机管理措施（仅适用于大厦项目）备用发电机管理记录备用发电机油料存储安全、充足短期按工作标准规定时间排除故障，保证各弱电系统正常工作弱电设施设备巡视检查、维修养护并记录弱电设施设备故障处理记录短期监控系统等智能化设施设备管理措施运行信息按规定时间保存，满足查询需求监控系统运行、测试记录短期中央空调系统运行正常测温记录水塔噪音管理记录空调系统清洗消毒记录短期空调系统遇有故障，维修人员在规定时间内进行抢修1、维修人员15分钟内到达现场短期空调系统故障应急处理措施1、空调系统故障处理记录短期道路、楼道、大堂等公共照明完好共用部位照明正常短期04保安、消防、车辆管理小区封闭式管理秩序维护方案岗位分布图、监控点位图、红外报警位置图等出入口有人员值守短期24小时值班及巡逻；秩序维护员熟悉小区环境，落实岗位职责秩序维护员具备专业素质，应熟知岗位职责、突发事件应急预案，服务规范实行24小时值班并记录秩序维护员名单、排班表及岗位分配表巡逻路线图及巡逻记录短期危及人身安全部位有明显标志和具体的防范措施安全标志设置清单，设置合理危及人身安全部位的防范措施短期消防设施设备可随时启用，消防通道畅通消防器材、设施分布图及台帐，安全疏散图，配置符合规范。消防器材及其标志完好引路标志齐全消防器材、设施保养计划并定期巡视、维修养护、检测并记录消防通道通畅义务消防组织，逐级签订消防安全责任书消防安全巡视检查并记录消防安全检查隐患整改记录消防管理人员应掌握消防知识，培训、演习计划、记录，每年演习两次消防设备设施故障处理记录短期消防控制中心24小时值班，消防系统可随时启用实行24小时值班并记录消防控制中心人员名单、排班表短期无火灾安全隐患易燃易爆危险物品、场所等重点事项及重点部位管理记录现场无安全隐患短期机动车停车场管理责任明确，车辆进出有登记停车场车位平面图停车管理服务协议停车场巡视检查记录固定车辆登记表及出入证发放记录临时出入车辆记录公示停车收费标准、停车场管理规定车辆停放有序岗位设置图标志标线规范、清晰短期进出车辆管理有序交通警示标志齐全车辆行驶有序短期非机动车车辆停放有序公示车辆停放管理须知摆放整齐、无随意停放短期结合项目特点，制定安全防范措施重点部位安全管理记录现场符合要求短期05环境卫生管理卫生设施完备，实施垃圾分类管理清洁工具、设施设备清单及设施点位图垃圾容器分类配置清洁工具、设施设备保持清洁短期明确清洁人员责任范围，实行标准化清洁保洁员岗位分配名单和保洁负责区域制定保洁工作计划、巡视检查记录重点部位的定期消毒计划并记录清洁剂、药剂符合环保要求，有专人管理短期垃圾日产日清，定期消毒灭杀垃圾清运记录消毒灭杀计划并记录灭鼠、除虫点位图、管理记录短期房屋共用部位共用设施设备无蚁害1、现场符合要求短期小区内道路等共用场地无纸屑、烟头等废弃物1、现场符合要求短期房屋共用部位保持清洁，无擅自占用和堆放杂物；楼梯扶栏、门、窗等洁净1、现场符合要求短期商户管理有序，符合卫生标准商户管理记录现场符合要求短期无违反规定饲养宠物1、对违规行为进行劝阻，报告相关部门短期油烟排放符合环保标准排放管理记录对违规行为进行劝阻、报告相关部门短期06绿化管理绿化管理措施与小区环境相符绿化现状平面图绿化设备、工具台帐重点树木品种标牌管理短期绿地无改变使用用途和践踏、占用绿地巡视检查记录现场符合要求短期花草树木长势良好，修剪整齐美观，无病虫害，无斑秃绿化档案绿化药剂、肥料使用管理记录作业有安全防护措施符合一级养护标准短期绿地无纸屑、烟头等1、现场符合要求短期落实项目内部、天台、屋顶等绿化管理措施1、绿植摆放满足合同要求并记录短期07精神文明建设开展有意义、健康向上的社区文化活动小区内设置宣传、告示栏等各类宣传资料及宣传栏内容健康、有益举办各类活动的计划、记录、照片等短期积极配合社区文化建设1、实施活动记录短期全体业主和使用人能自觉维护公众利益，遵守项目的各项管理规定1、现场符合要求短期项目管辖范围内未发生违法案件1、无重大违法案件的证明材料短期08管理效益物业服务费用收缴率98%以上1、项目费用收缴情况短期提供便民有偿服务提供特约服务清单、收费标准，适当形式公示，符合合同约定或业主需求便民服务记录短期本小区物业服务经营状况1、项目费用收支情况统计表短期F会计档案类01会计凭证会计凭证原始凭证、记账凭证15年其中：涉及外单位的凭证永久银行对账单及银行存款余额调节表10年02会计账簿会计账簿现金和银行存款日记账15年明细账25年总账15年固定资产卡片15年涉及外单位的会计账簿15年辅助台账永久03财务报告财务报告月季度会计报表5年年度会计报表（决算）永久审计报告永久04其他其他发票、收据永久税务资料永久会计移交清册永久会计档案保管清册15年会计档案销毁清册25年各类会计软盘、磁盘永久S声像档案1.党和国家领导人、有关上级领导以及知名人士来本公司视察、检查工作或从事其它重大活动所形成的声像材料永久2.反映公司概貌的声像材料3.反映公司名称、公司历届主要领导人的照片4.公司工商、税务注册登记、行业许可、资质等级、房产土地证等各类证书照片5.荣获国家、省（部）、市、总公司、局（院）以上荣誉称号的各类证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗照片以及授奖仪式的声像材料6.公司召开的各类重要会议形成的主要声像材料（包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面）7.反映公司生产、经营、管理、历史面貌等方面重大事件或重要活动的声像材料8.出国考察、接待来访、与外商洽谈、签约、索赔等对外交往活动中形成的声像材料9.公司在对外宣传报道中形成的声像材料以及各电台、电视台有关本单位宣传报道的声像材料长期10.公司或公司参与制发的科教片、电视片、新闻记录影片等声像材料11.公司有参考利用价值的外购、交换、征集的声像材料X信誉档案1.资质凭证材料：营业执照、税务登记证、财务登记证、法人代码证、资质（许可）证、质量认证体系证书、验资报告等文件永久2.荣誉证书材料：奖杯、奖状、奖牌、锦旗等文件3.年检资信材料：工商年检、税收缴纳、年度审计、资产评估、信用评估等文件4.经营服务材料：客户、代理商和其他合作者的资质、信誉文件，客户反馈、投诉记录，产品售后服务记录5.企业各项专利证书6.各种学会、协会证书7.馈赠礼品D电子档案按《档案分类、归档范围和保管期限表》收集归档，并应包括相关的支持软件和相关数据永久泛海物业档案管理手册第三部分档案管理制度文件归档管理制度总则第一条为做好文件资料的立卷归档工作，保证案卷质量，以达到档案规范化、标准化的要求，根据《中华人民共和国档案法》，结合我公司的实际情况，特制定本制度。第二条归档的文书档案按年度和组织机构分类，并整理立卷；各部门或所属公司在各项工作、活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，都要按照文件资料立卷归档要求分别立卷归档。第三条单位档案员负责归档文件整理工作的指导、检查；各部门负责归档文件的整理和归档。第四条各所属单位要建立健全归卷制度。对处理完毕或者领导批存的文件材料，由本部门、所属单位档案员及时收集、归档。归档范围及保管期限第五条文件材料的归档范围及保管期限按照《档案分类、归档范围与保管期限表》执行。第六条文件材料的保管期限分为永久、长期(16－50年左右)和短期(3-5年)三种。（一）凡是记述和反映各单位主要职能活动和基本历史面貌的，对各单位工作有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。（二）凡是反映各单位一般活动的，在相当长时期内对公司工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。（三）凡是在较短时期内各单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。第七条文件材料保管期限的计算，文书文件材料应从案卷所属年度，物业管理类材料应从归档以后(如一个项目分批归档，则从最后一批档后)的下一年一月一日算起。归档立卷第八条归档文件立卷即将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒、使之有序化的过程。第九条归档文件中以下文件不应当列入公司归档范围：（一）本单位产生的不归档文件材料1、任免、奖惩非本公司人员的文件；2、普发供参阅，不办的文件材料；3、重份文件；4、无查考利用价值的事务性、临时性文件；5、未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿(公司总经理及以上级别领导的亲笔修改稿和最后定稿除外)；6、各单位内各部门相互抄送的文件材料，不履行公文的行文、介绍信等；7、各部门收集供参考的文件材料。（二）下级单位报送的文件材料：1、简报、情况反映类文件；2、不应抄报或越级备案的文件；3、抄报备案的一般性、临时性文件。明确列入单位归档范围外的材料，允许部门档案员留存以便备查；无需留存的文件，各部门档案员应当统一按照公司要求进行处理。第十条立卷的分工（一）规章制度、会议纪要、红头文件、文件批复、抄送文件等，由下发、编制部门（所属各单位）立卷归档；（二）专业性的或具体业务性的，由各部门（所属各单位）立卷归档；（三）各部门（所属各单位）召开的专门会议或研究专题汇报所形成的材料，由各部门（所属各单位）负责立卷归档；（四）两个以上部门（所属各单位）共同完成的工作，由主办部门（所属公司）负责立卷归档。第十一条立卷的程序文件材料要按年度、专题、价值分类立卷。（一）文件按年度立卷的，必须正确区分文件的所属年度，对于跨年度进行的，或写成年份和内容针对年份不完全一致的,应具体分析，才能确定放在哪一年度立卷。具体如下：1.一般的收文和发文，放在文件形成的年度，即文件落款年度；2.年度计划、总结、报告、预决算、统计报表放在针对的年度；3.跨年度的计划、规划、预算放在开始的年度；4.上一年的总结和下一年的计划写在一起，以总结为主的放在总结年度；以计划为主的，放在计划年度；5.跨年度的会议文件，有针对年的放在针对年，无针对年的放在开始的年度；6.跨年度的请示与批复，放在批复的年度，也可以放在批复事件的针对或生效年度立卷；无批复的重要请示放在请示年度，并在备考表内说明。（二）档案按专题立卷的，必须将文件按其内容所反映的问题分开。1.一个专题、一项工作、一起案件、一次会议形成的文件必须组成一卷或连续几卷；2.一份文件的正本与定稿、正件与附件、请示与批复、转发文与被转发文和多种文字形成的同一份文件，必须放在一起立卷；3.同一事、同一专题的文件、传真，应一起立卷；4.反映两个以上专题相近的文件材料，以其反映的主要问题为准；（三）分价值：按照《档案分类、归档范围与保管期限表》规定的保管期限，将文件按永久、长期、短期三个不同的保管期限分别组卷。第十二条档案管理员每月应将收集的文件材料清理一次，对文件要标注密级。秘密级是公司的一般秘密，泄露会在一定程度上使公司权益遭受损害；机密级是公司的重要秘密，泄露会使公司遭到较大的损害；绝密级是公司的最重要秘密，泄露会使公司遭到严重的损害。不标注视为一般档案，即普通级档案，指公司员工应知、应晓的一般事项，泄露不会对公司的权益造成损害。第十三条归档时间（一）行政人事类档案按形成自然年度归档，将需归档的文件收集齐全，组成保管单位，于次年三月底以前归档；（二）会计类在会计年度终了后，立卷归档，暂在财务部门保管一年；（三）物业管理类档案资料要与项目物业管理过程同步。（四）企业注册登记文件等资料，部门档案员或（该部门未设置档案管理员的）经办人须在取得证照、资料后五个工作日内送本公司公司档案员归档保存；各公司档案员在收到上述重要资料后，一个工作日内整理完毕录入更新档案管理台账；（五）合同在签订后一个周内完成正本原件扫描并归档；（六）案件类档案在案件结案后，次年三月底前立卷；（七）专项活动的声像材料在活动结束后一个月内归档，工程项目声像材料在工程竣工后随工程施工资料一并归档；（八）信用档案应随时归档；（九）电子档案应按照相对应的纸质文件规定时间归档；（十）其他类文件根据其特殊性由产生部门确定适宜归档的时间，一般在事件完结后次年三月前；（十一）各部门不需要随时利用的档案原件，应及时完成档案的整理立卷和档案台账的录入，移交到单位档案室集中管理。所属各单位每年定期向公司上报归档计划，确保历史档案的完整，同时为公司档案的编研提供保障；（十二）公司档案室作为接收方应对未及时移交档案的单位需进行催办。具体形式采取巡检、抽查和收集电子目录台账的方式。第十四条装订（一）装订时，批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；正本在前，定稿在后；非诉讼案件结论、判决性材料在前，依据性材料在后；（二）一个卷内有重要的和次要的文件，按重要程度、时间顺序装订；（三）工程按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等排列装订；（四）科研课题按准备阶段、研究阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励等时间阶段排列装订；（五）案卷内工程文件材料的排列要求文字材料在前，图样在后。（六）装订时，尽量保持文件的原始面貌。采用左上角装订，应将左、上侧对齐；采用左侧装订，应将左、下侧对齐。永久保存的文件用原子夹或无酸纸封套符合档案保管要求的材料。长期、短期保存的文件可用钉装，必须使用不锈钢钉。第十五条全宗卷内文件材料，是随着全宗管理的延续而逐渐增加的，平时须注意积累，把全宗卷管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，于次年三月底前进行整理立卷归档。采取单项内容独立成册的方式装入全宗卷盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表。项目文件材料过多时，可分装数盒。形成的分卷，可在全宗卷号后加短横和分卷序号。第十六条编目、编号（一）编制卷内目录（附表1）1、序号：填写顺序号2、文件编号：按原文件编号据实著录3、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者项时使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。4、文件材料题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，外加“[]”号。5、日期：文件的归档时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2010年1月1日6、页号：应填写每份文件首页上标注的页号，该卷最后一份文件标注起止页号(例如100-120)。7、备注：注释文件需说明的情况。（二）编制卷内备考表卷内备考表（附表2）要说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明卷内文件的组卷情况及修改、补充、移出、销毁、参照等情况和鉴定性意见。1、立卷人：由组成本卷的责任者签名。2、检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。3、立卷时间：指立卷人完成立卷的时间。4、检查时间：指检查人检查案卷的时间。第十七条归档的档案资料需及时建立和更新《档案台帐》。（附表3）。如归档文件内容涉及多个公司的，应分别在相关单位目录表中进行著录，并注明原件的存址号，以便检索。归档时为原件，后因报政府部门备案或移交无法归还的文件应对目录相应内容及时调整。实物档案（如奖牌、奖杯等）应用数码相机拍照转为电子文件形式录入台账存档。第十八条单位档案员要随时更新档案台账，并以年度将归档文件目录刻制光盘保存。第十九条为了便于利用和保管，归档的案卷质量必须符合下列十条标准。（一）归档文件，齐全完整；（二）分类清楚，保持联系；（三）题名确切，容易查找；（四）卷内排列，系统条理；（五）保管期限准确；（六）密级划分恰当；（七）蓝图折叠，符合要求；（八）卷皮书写，正楷整洁；（九）案卷装订，整齐美观；（十）声像资料，清楚清晰。第四章附则第二十条本制度由公司行政管理部负责解释。第二十一条本制度自发布之日起执行（试行）。泛海物业档案管理手册附件1卷内文件目录顺序号题名归档人归档日期页号备注泛海物业档案管理手册附表2卷内备考表本卷情况说明：立卷人________________________检查人________________________立卷时间______________________检查时间______________________泛海物业档案管理手册附件3档案台账序号档案编号档案名称卷内档案资料名称归档日期保存期限存档人备注编制人：泛海物业档案管理手册公司档案日常保管制度档案保管制度第一条具有专用的档案室，门窗坚固，确保档案的安全。第二条公司档案室在条件允许的情况下，应安装专业密级架，以增大库房容量。或配备专用档案柜、架，排列方法科学有序，各类档案按类别要求排架，柜、架应注明标识。第三条档案室内绘制档案存放示意图，方便利用，便于存取。第四条档案室中专项档案采取专柜保管的方式。每柜中档案按卷宗号列。（一）标准档案柜：指各单位各业务的标准文件，包括公司章程、制度、标准图、合同范本等。（二）工程档案柜：指各单位针对项目生产的主营业务生成的档案，包括设计图纸、施工图纸、项目证照、项目技术文件、项目合同、竣工档案等。（三）行政档案柜：指各单位形成的行政、经营文书类档案，包括公文发文、来文处理、会议材料等。（四）信用、声像、电子档案柜：由于这三类档案载体不同分别分柜保管。（五）绝密档案专柜（预留柜）：存放企业重要的、绝密性高、利用性低的档案。该柜须严格管理，控制使用。第五条档案在部门保管期间，各部门须将档案存放在专用柜中并上锁。禁止出现档案随意堆放，分散放置的情况。第六条各单位人力部门和财务部门产生的专项档案由本部门自行保管，单位档案员作为辅助管理人员须做好所在单位整体档案衔接工作并提供档案存放的硬件设施。第七条库藏档案如有移交、销毁等情况时，需注明原因，并保存依据。第八条底图存放应有专柜，以平放为宜。电子档案需防磁、防病毒。第九条单位档案员必须熟悉档案库存情况，每年对库藏档案进行检查核对，做到账、物相符。如发现有误，应立即更正。对破损和变质的档案，要及时进行修补和复制。档案保密制度第十条档案室是公司机要机构，非档案工作人员未经同意不得擅自抽取档案、资料。第十一条档案管理员要遵守职业道德，严守企业秘密，不准向外泄露有关机密性内容，不该说的绝对不说，不该借阅的绝对不借，不该复制的绝对不复制。第十二条企业重要档案应另柜保管，专人负责，严格管理，控制使用。第十三条凡查阅属于保密的文件或涉及个人的文件材料，须经总经理批准。第十四条借阅档案人员要在指定的地点查阅档案。第十五条利用公司重要档案，应严守公司秘密，不得擅自抄录、复制和对外公布。第十六条凡因违反档案保密制度，造成失、泄密事故，应视情节轻重，给予批评教育或纪律处分，情况严重者追究法律责任。档案统计制度第十七条档案统计要有专人负责，实事求是填报各种数据。第十八条建立健全档案统计台账，随时做好档案的统计工作。第十九条认真做好档案材料的收集、整理、保管、鉴定、移出、利用等登记工作。第二十条认真做好档案管理基本情况统计、档案库藏量统计、档案提供利用统计及其效果的统计工作。第二十一条每年年初填报档案室基本情况年报。第二十二条各种统计材料及有关数字均应有情况分析，并留底存档，以备查考。档案借阅、复制、查阅制度第二十三条公司员工因工作需要借阅、复制、查阅本部门的一般档案，须填写《档案利用登记表》（见附表1），完成借、查阅登记程序后，方可查阅和借阅。第二十四条借阅、复制、查阅审批权限如下：一、董事长、总经理可利用公司所有档案。二、总监及以上级别人员可利用分管工作内容的档案。三、部门负责人可利用与该部门职能相关的档案。四、其他人员根据审批的权限利用有关档案。第二十五条借阅档案时，将所借文件的年限、文号名称、内容等填入利用登记表，完成登记、审批程序后，档案管理员取出资料，借阅者应当面验明利用项目是否相符，如无误方可阅览、复印和借出。查档一般应在档案室指定地点查阅。会计档案的借阅参照手册《会计档案管理制度》。第二十六条档案的利用审核一、凡利用档案者均须填写《档案利用登记表》。二、凡利用在权限外的机密（含）级以上档案资料，还须填写《档案利用审批表》（附表2），标明越权限利用文件的密级程度，完成登记和审批程序后，方可办理相关手续。三、紧急借阅文件手续欠齐备，如领导不在无法签字，应视情况进行电话请示，事后及时补签手续。四、档案管理员借出档案前必须审核借阅手续是否完备，是否经有审批权限的领导审批。不得向未办理借阅手续或手续不全的人员提供或透露档案信息。第二十七条借阅期限一般最长不得超过十天，经批准借阅的绝密档案和孤本档案最长不得超过一周。借阅的档案使用后应立即归还，如不能按期归还，可续借，但需重新办理借阅手续。第二十八条借阅档案者有责任对所借档案加以爱护，保持整洁，严禁涂改，拆卷、抽页剪裁，不得折叠、损坏。注意安全和保密。第二十九条档案归还时，档案管理人员要将归还的档案当面检查有无损坏现象，与原借阅登记项目逐一核对清楚，验明无差错后，方可销清手续。第三十条凡借阅者离职，所借档案，需在离开前归还，办理离职手续，须有档案室签字，证明无借失关系。第三十一条外单位利用档案资料，经总经理批准后方能利用，原则上不能将档案带离档案室。对摘抄、复印的材料，档案室有责任进行审查。档案的移交第三十二条移交内容（一）所属各单位自行做好档案和资料的归档和使用管理工作，每年度将电子档案台账移交公司备案；（二）各部门按照《档案分类、归档范围与保管期限表》定期将档案归集、移交至公司档案室（公司人力部门、财务部门除外）。第三十三条移交要求（一）各部门（公司人力部门、财务部门除外）于次年三月底前将文书档案及其电子目录按形成自然年度归档，移交至公司档案室；（二）声像档案根据归档时间完成归档后移交，信用档案形成后随时移交公司档案室；（三）工程全部结算手续办理完毕后三个月内将完整的项目档案（包括档案目录编制原则、分类原则，检索目录及卷宗文件目录）整理完毕并根据公司要求做好移交工作；（四）人力资源档案、会计档案根据实际情况可由本部门自行保管，不再移交；（五）公司领导批存的档案，各部门（所属公司）须按公司要求移交。第三十四条公司在工作活动中形成的档案，公司各部门和各所属单位将工作中形成的有保存价值的档案材料分类，组卷或装盒后，向档案室移交。第三十五条档案交接双方要当面清点核对好，并履行签字手续，不得任意转移、分散或销毁。档案室应做好案卷的接收、移出、保管、利用等情况的统计工作。第三十六条案卷质量检查为了保证移交档案的质量，在档案移交时，单位档案员须对归档材料进行案卷质量检查，对于不合格的归档材料应提出改正要求，由立卷人改正后再办理移交手续。第三十七条立档部门编制《档案移交审批表》（附表3）、《档案资料移交登记薄》（附表4），《档案资料移交登记薄》一式贰份，同时提供部门(所属各单位)的档案目录编制原则或分类原则，并将归档文件检索目录及卷宗文件目录交公司档案员，交接双方逐项核对后签字认可，各留一份备查。档案鉴定与销毁制度第三十八条为了保证公司档案存贮的优质化，充分的发挥档案的作用，对确无保存价值的档案应进行鉴定、销毁。第三十九条档案鉴定工作是关系档案存毁政策性、政治性很强的工作，要严肃认真，十分谨慎，任何人不得随意决定销毁任何档案材料。第四十条根据国家档案保管期限规定，制定公司档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。第四十一条成立由公司总经理、专业人员和档案管理人员参加的鉴定领导小组。第四十二条凡经过鉴定提出失去利用价值和超出保管期限的档案要登记造册，写出书面销毁报告。第四十三条将销毁清册和报告提交鉴定小组审批，经总经理签字后方可销毁。第四十四条销毁档案，要指定两人（专业人员、档案管理人员）监销，监销人员要在销毁清册上签字以示负责。第四十五条不得私自留存、转让或出售待销毁的档案。第四十六条为防止丢失泄密，应指派专人监护，并派专车送指定造纸厂监销。档案室管理制度第四十七条档案室应集中布置，自成一区。第四十八条档案室要做到八防。即：防火、防光、防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘。第四十九条档案室内装具布置应成行地垂直于有窗的墙面，外墙采光墙宜与装具间的通道相对应，不得少于50cm，便于通风降湿。第五十条档案室内装具布置应考虑到防火通道。第五十一条档案室应科学地安设温湿度记录仪表，安装必备的设备，采取相应的措施。第五十二条将档案室的温度应控制在14—24摄氏度，相对湿度控制在45—60％之间。第五十三条档案室内柜架排列应科学有序，便于查找。柜架编号应从左至右自上而下不间断。第五十四条定期投放防虫药物，发现虫霉及时处理。第五十五条档案室内必须配备相应的档案消防器材，并按设备要求定期检查更换。第五十六条档案室不宜采用自然光源，有外窗应有窗帘、遮阳蓬等避光措施。第五十七条档案管理员离开档案室时随手关窗、关灯、锁门。并须对档案室定期进行检查，发现问题及时报告并采取措施予以处理。档案防火安全制度第五十八条建立健全档案库房防火组织。第五十九条制定安全防火责任制并落实到人。第六十条档案室内、外部防火通道要畅通。第六十一条档案室配备相应的灭火器材，要会同消防部门定期检查灭火器的效能，对不合格的器材应及时更换。第六十二条档案室禁止烟火，禁止存放易燃、助燃、易爆物品。第六十三条档案库房内的一切电器、电线要安全可靠。不能有超负荷、漏电现象。每年请安全部门和电工技师检查一次，不安全隐患要随时排除。第六十四条定期组织档案管理员学习防火、灭火知识，经常进行消防安全教育。第六十五条因管理不慎造成火灾事故的，要负刑事责任。第九章附则第六十六条本制度由公司行政管理部负责解释。第六十七条本制度自发布之日起执行（试行）。泛海物业档案管理手册附表1序号日期利用人所在部门借阅内容事由利用形式利用人签名归还备注档案编号文件（档案）名称日期经手人档案利用登记表泛海物业档案管理手册附件2档案利用审批单编号：LY-××××-×××申请单位申请时间经办人利用文件资料名称事由利用形式文件密级绝密□机密□秘密□普通□部门负责人意见：年月日相关领导意见：年月日总经理批示：年月日附件3档案移交审批表编号：LY-××××-×××附移交清单张移交部门接收部门文件类别移交事由份数移交部门负责人意见：年月日接收部门负责人意见：年月日相关领导意见：年月日总经理批示：年月日附表4档案资料移交登记表序号档案编号档案名称卷内档案资料名称数量备注移交部门接收部门交接人呈送人日期日期会计档案管理制度总则第一条为加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，根据国家相关法律、法规和公司《资产财务基本管理制度》，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部、各所属单位以及纳入公司合并会计报表范围内的其他主体。会计档案种类第三条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。（五）会计信息化所存储在磁性介质或光盘上的会计数据。会计档案的保管及调阅第四条财务部门专门负责保管会计档案，定期将财务部归档的会计资料按类别、按顺序立卷登记入册，专室专柜保存。财务部门档案员是会计档案保管的主要负责人；公司档案员辅助财务部门进行档案的管理工作，做好全公司档案工作的衔接。第五条会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第六条会计档案的调阅所有会计档案的查阅，必须填写《会计资料调阅审批单》（见附件1），按规定程序办理。（一）财务人员因工作需要调阅会计档案时，必须按规定顺序，及时归还原处，若要调阅入库档案，应办理相关借用手续。（二）公司内各部门因公需要调阅会计档案时，必须经本部门主管领导批准、经主管会计工作负责人同意，方可办理相关调阅手续。（三）外单位人员因公需要调阅会计档案，应持有单位介绍信，经主管会计工作负责人同意后，由档案员接待查阅，并详细登记调阅会计档案人员的工作单位、查阅日期、查阅理由、会计档案的名称、归还时间等。（四）调阅会计档案一般不得携带外出，若确实需要将调阅的会计档案携带外出，必须经主管会计工作负责人同意，填写借据，办理借阅手续后，方能携出，并在约定的限期内归还。（五）若需要复印会计档案时，应经主管会计工作负责人同意，并按规定办理登记手续后才能复印。（六）查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上图画、拆封和抽换。会计档案的移交第七条由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理转交手续，并由监交人、移交人、接交人签字或盖章。第八条财务部门各岗位人员根据业务性质和需要制作的符合管理规范的各项会计档案，应按规定期限移交保管人。第九条会计人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项。第十条会计人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作：（一）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕；（二）尚未登记的账目，应当登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章；（三）整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面材料；（四）编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；（五）实行会计电算化的资料，移交人员还应当在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘(磁带等)及有关资料、实物等内容。第十一条会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交。一般会计人员交接，由财务部经理监交；财务部经理交接，由公司主管会计工作负责人监交，必要时可由上级主管部门派人会同监交。第十二条移交人员在办理移交时，要按移交清册逐项移交，接替人员要逐项核对点收。（一）现金、有价证券要根据会计账簿有关记录进行点交。库存现金、有价证券必须与会计账簿记录保持一致。不一致时，移交人员必须限期查清。（二）会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺，必须查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责。（三）银行存款账户余额要与银行对账单核对，如不一致，应当编制银行存款余额调节表调节相符，各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户余额核对相符；必要时，要抽查个别账户的余额，与实物核对相符，或者与往来单位、个人核对清楚。（四）移交人员经管的票据、印章和其他实物等，必须交接清楚；移交人员从事会计电算化工作的，要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。第十三条财务部经理移交时，必须将全部财务会计工作、重大财务收支和会计人员的情况等，向接替人员详细介绍。对需要移交的遗留问题，应当写出书面材料。第十四条交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名或者盖章。并应在移交清册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人员的职务、姓名，移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。移交清册一般应当填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。第十五条接替人员应当继续使用移交的会计资料，不得自行另立新账，以保持会计记录的连续性。第十六条会计人员临时离职或者因病不能工作且需要接替或者代理的，财务部经理或者公司主管会计工作负责人必须指定有关人员接替或者代理，并办理交接手续。临时离职或者因病不能工作的会计人员恢复工作的，应当与接替或者代理人员办理交接手续。移交人员因病或者其他特殊原因不能亲自办理移交的经公司主管会计工作负责人批准，可由移交人员委托他人代办移交，但委托人应当承担相应的法律责任。第十七条移交人员对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。会计档案的销毁第十八条保管期限届满的会计档案，除本制度第十九条规定的情形外，按照以下程序销毁：（一）由各单位财务部门提出销毁意见并编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）公司总经理和财务负责人在会计档案销毁清册上签署意见后报上一级控股公司审批。（三）会计档案销毁时，应当由各公司资产财务部门及其他相关部门共同派员监销。（四）在会计档案销毁前，监销人员应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点、核对所要销毁的会计档案；在会计档案销毁后，监销人员应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告给公司总经理和财务部门负责人。第十九条保管期限届满但尚未结清的债权、债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。财务信息化档案的管理第二十条财务信息化档案主要包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的资产、财务、会计数据和计算机打印出来的书面等形式的财务数据。会计核算数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。第二十一条财务信息化档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。第二十二条对信息化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点第二十三条采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。第二十四条公司所使用的财务软件（网络）的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止至该软件停止使用或有重大更改之后的五年。第七章附则第二十五条本制度由公司行政管理部负责解释。第二十六条本制度自发布之日起执行（试行）。泛海物业档案管理手册附件1：会计资料调阅审批单编号：调阅部门或单位日期年月日资料名称及内容资料共页使用方式1、查阅□2、复印□3、借用□在相应方式后的□上划“√”调阅原因调阅人:部门负责人:归还时间年月日备注归还人:公司领导：财务总监或财务负责人：档案经管人：注：会计档案经管人员应严格执行会计档案管理制度，对发生的“会计资料调阅申请单”要作好登记，并妥善保管。泛海物业档案管理手册声像档案管理制度总则第一条声像档案是指企业在从事生产、技术、经营等工作活动中直接形成的，具有保存利用价值以磁性材料或感光材料为载体、以影像、声音为主要反映方式的历史记录。管理职责第二条单位档案员负责对声像档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和利用，并对声像档案材料的形成、积累和归档工作进行督促、指导和检查。第三条各声像档案材料形成部门和个人负责声像档案的积累和整理，并按规定向单位档案室移交归档。归档要求及归档范围第四条归档要求（一）声像档案的归档实行“谁主办，谁负责收集整理”的原则。任何公司个人不得据为己有。（二）单位档案员定期或不定期对各部门的声像材料进行收集，保证材料的完整和齐全。（三）归档声像档案应是原始记录。对某些需经常使用或素材过长需编辑整理的声像材料，可归原版复制片。（四）录像带必须画面清晰、声音清楚，录像带盒上要贴上标签，注明录制内容、录制时间、地点、机器型号及摄像者等。（五）录音带必须声音清楚，录音带盒上贴上标签，注明录音内容、录制时间、地点、盒数、编号及录制者等。（六）照片档案必须内容真实、主题突出、画面清晰。数码照片应挑选有代表性的冲洗为纸质照片归档。照片底片不得磨损，每幅照片或每组照片都要有文字说明，说明该片所反映的内容、时间、地点、人物、背景、摄影者等。（七）缩微片上贴上标签，注明内容、编号及责任者等。（八）同一项目同一类别声像记录应存贮在同一磁性载体上。（九）底片册、照片册要立放；录音（像）带分别装盒放入专用贮存柜存放。第五条归档范围（一）党和国家领导人、有关上级领导以及知名人士来本公司视察、检查工作或从事其它重大活动所形成的声像材料；（二）反映各单位概貌的声像材料。（三）反映各单位名称、历届主要领导人的照片。（四）公司工商、税务注册登记、行业许可、资质等级、房产土地证等各类证书照片。（五）荣获国家、省（部）、市、总公司、局（院）以上荣誉称号的各类证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗照片以及授奖仪式的声像材料。（六）各单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料（包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面）。（七）反映各单位生产、经营、管理、历史面貌等方面重大事件或重要活动的声像材料。（八）出国考察、接待来访、与外商洽谈、签约、索赔等对外交往活动中形成的声像材料。（九）各单位在对外宣传报道中形成的声像材料以及各电台、电视台有关本单位宣传报道的声像材料。（十）各单位或各单位参与制发的科教片、电视片、新闻记录影片等声像材料。（十一）各单位有参考利用价值的外购、交换、征集的声像材料。整理方法第六条底片不分属类，按形成时间先后顺序编号入底片册，并将底片号完整的写在底片册对应的位置及底片袋上，同时标注照片编号，装满一册为一卷，每一卷底片编一个流水号，底片不需要编制卷内目录。底片与照片分别存放。第七条照片的整理（一）照片档案的整理应有利于保持照片之间的有机联系，一般按年度专题进行整理。（二）照片构成应包括照片、底片和文字说明三部分，按照国家标准《照片档案管理规范》（GB/T11821－89）进行整理。照片原版，以及翻版的底片均应标注清楚。（三）相册内独立编流水号；大幅照片应放入专用的档案盒或档案袋，与照片说明一起存放，档案盒（袋）、照片应注明照片档号，相册内编号、填写单张照片说明，注明“大幅”，标明存放地点。第八编目（一）声像档案在区分载体形式的前提下与纸质档案对应分类编号，按一级类目顺序排架。因载体形式和保管要求不同应分库或分柜架保管。（二）声像档案载体用英文大写字母S标识。（三）声像档案应编写说明，一个保管单位应有一个文字说明包括：内容、时间、地点、人物、背景、摄影（像）者六要素。文字说明要概括地揭示照片影像所反映的全部信息，做到文字简练、语句通顺。用阿拉伯数字表示时间，照片说明要以自然张为单位编写。（四）编制案卷号：由类号、载体代号和案卷顺序号组成。即：AS.1第一卷声像类党群工作类保管第九条保管（一）保管声像档案应有专室或专用装具。（二）保管声像档案应按不同载体材料分别排架、保管。（三）照片与底片应分开保管，底片应装入特制的底片袋或底片夹内,再装入专业底片档案册。接触底片时防止用手触摸。（四）经常检查声像档案的保存情况。对长期保存的录像带、录音带应每年倒带一次，发现变形、断裂、磁粉脱落等现象，要及时修补、复制。（五）库存声像档案要两年检查一次。第十条保管期限分别按对应纸质档案划分为永久、长期、短期。第十一条利用（一）利用声像档案要严格办理借阅登记手续。（二）外单位借阅声像档案时，办理档案借阅审批表方可借阅。（三）涉及专利和版权的声像档案